Guide du gestionnaire en matière de ressources humaines pendant une pandémie de COVID-19

• 6.1.1  En tant que gestionnaire, puis-je partager des informations sur la santé d’un employé ?

  Il y a certaines considérations desquelles vous devez tenir compte concernant les informations personnelles.

  Il existe deux scénarios possibles dans lesquels vous pouvez partager des informations sur la santé d’un employé :

  • Avec le consentement : si l’employé accepte que vous partagiez des informations sur son état de santé avec d’autres personnes, ces informations peuvent être partagées
  • Considérations d’intérêt public : dans certains cas très spécifiques, si la personne diagnostiquée a été en contact avec un individu précis, il peut y avoir une raison de partager l’identité de l’individu diagnostiqué. Ces cas seraient rares et uniques.

  Si l’employé ne donne pas son consentement, le partage des informations d’une manière plus générale permet probablement d’atteindre l’objectif de transmettre des informations importantes sur la santé aux employés qui peuvent avoir été en contact étroit avec l’employé en question.

  L’information la plus importante à partager est que « les employés peuvent avoir été en contact avec un collègue ayant reçu un diagnostic positif » et il faut leur conseiller de suivre les conseils de santé publique de leur ville ou région.

  Si vous êtes pressés sur la question de révéler l’identité de la personne, la réponse suivante est recommandée :

  • La personne qui a subi un test positif de la COVID-19 n’a pas consenti à ce que son nom soit divulgué.
  • Le plus important est que vous soyez informés qu’un de vos collègues a un diagnostic positif.
  • Par conséquent, il est très important que vous preniez des mesures pour vous assurer que vous suivez les conseils de santé publique pour les personnes dans votre situation.
• 6.1.2  Si un employé vous informe qu’il pense avoir été exposé à un cas de COVID-19 ou que son cas est confirmé, quelles sont mes obligations en tant que gestionnaire pour garantir sa vie privée, tout en équilibrant le bien-être du reste de mon équipe ?

  • Confirmez avec l’employé s’il est en accord que l’équipe soit mis au courant de son diagnostic.
  • S’il accepte de partager cette information avec l’équipe, il n’y a aucune restriction à l’information de ses collègues.
  • Si l’employé souhaite que son diagnostic demeure confidentiel, suivez les lignes générales comme indiqué plus haut.
  • Le plus important est de prendre des mesures pour protéger les autres employés. Savoir précisément qui a reçu un diagnostic n’est pas vraiment crucial pour formuler votre réponse.
  • Dans des circonstances très spécifiques, il pourrait arriver qu’une situation exige que des informations sur un diagnostic soient partagées alors que la personne concernée n’a pas donné son consentement. Toutefois, ces situations seraient rares et uniques.

  Si vous croyez être confronté à une situation qui relève de la catégorie de l’intérêt public, veuillez consulter la division de la gestion de la vie privée nc-privacy-protection_rens_pers-gd@hrdc-drhc.gc.ca pour obtenir des conseils supplémentaires.

• 6.1.3  Un gestionnaire peut-il demander à un employé s’il a un cas confirmé de COVID-19 ?

  • Si un gestionnaire a des raisons de croire qu’un employé peut être malade et qu’il vient quand même au travail, il peut être raisonnable de lui poser cette question compte tenu de la situation actuelle.
  • En posant la question à titre d’employeur, la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, les politiques connexes du Conseil du Trésor et le Code canadien du travail, partie II, confèrent à l’employeur le pouvoir légal de veiller à ce que le lieu de travail soit sûr.
  • Si l’employé indique un diagnostic positif, votre réponse devrait alors être guidée par la section précédente.

  Pour de plus amples informations, consulter Répondre à des cas suspects ou confirmés de COVID-19 – Tableau d’aide-mémoire (PDF, 664 Ko).

• 7.2.1  Que doit faire un employé s’il présente des symptômes pseudo-COVID-19, tels que la fièvre, la toux ou difficulté respiratoire?

  Si un employé présente des symptômes pseudo-COVID-19 à la maison, tels qu’une fièvre, une toux, la difficulté de respirer ou pneumonie aux deux poumons, il ne doit généralement pas aller travailler. Il doit informer son chef d’équipe ou son gestionnaire de son absence.

  Les employés qui présentent des symptômes pseudo-COVID-19 au travail doivent quitter immédiatement le lieu de travail, contacter leur fournisseur de soins de santé ou leur autorité locale de santé et faire un suivi auprès de leur chef d’équipe ou de leur gestionnaire dès que possible. Le gestionnaire devra demander des services de nettoyage améliorés (Annexe F).

  Cependant, dans certains cas, le gestionnaire peut utiliser son pouvoir discrétionnaire pour permettre à un employé de continuer à se présenter au travail (par exemple, l'employé avait précédemment indiqué qu'il souffrait d'une condition médicale comme des allergies ou une bronchite qui entraîne une toux). La gestion doit être consciente qu'en gardant l'employé au travail, cela peut augmenter l'anxiété des autres employés. En tant que tel, il est recommandé de fournir un message général et rassurer les employés, tout en respectant la confidentialité de l'employé en question.

  Vous demanderez à l’employé d’entrer en contact régulièrement avec vous pendant son absence en vertu des pratiques administratives établies.

  Les employés doivent communiquer avec leur gestionnaire avant de réintégrer le milieu de travail. Les employés ne doivent pas retourner au travail tant qu’ils présentent des symptômes semblables à ceux de la COVID-19 et ne se sentent pas suffisamment bien pour participer à toutes les activités ou avant une date de retour déterminée par un médecin (le cas échéant).

• 7.2.2  Que doit faire un employé s’il observe des symptômes pseudo-COVID-19 chez un collègue?

  Lorsqu’une personne présente des symptômes pseudo-COVID-19, elle ne doit généralement pas se trouver en milieu de travail. Si un employé observe des symptômes pseudo-COVID-19 chez un collègue, il est encouragé à le signaler à son chef d’équipe qui devra contacter l'employé potentiellement malade pour discuter de ses symptômes (c'est-à-dire l'employé se sent-il malade, les symptômes sont-ils liés à des allergies, à l'asthme, etc.). S'il est déterminé que les symptômes pourraient être lié à la COVID-19, l'employé devrait être ordonner de rentrer chez lui et doit communiquer avec son fournisseur de soins de santé et son autorité locale de santé.

  Le gestionnaire devra demander des services de nettoyage améliorés (Annexe F).

• 7.2.3  Un employé peut-il demander à rester à la maison par crainte d’être infecté ou exposé à la COVID-19 sur le lieu de travail?

  Il importe de noter que l’ASPC et Santé Canada ne recommandent pas l’isolement volontaire comme mesure préventive de la transmission de la COVID-19. Les employés doivent suivre les consignes de la direction en ce qui concerne leur présence au travail et se plier aux procédures sanitaires prescrites en milieu de travail dans le contexte de la COVID-19. On étudiera les circonstances de chaque employé individuellement. La communication entre employés et gestionnaires est essentielle.

• 7.2.4 Que se passe-t-il si un employé est au travail et ne présente pas de symptômes pseudo-COVID-19, mais qu’il craint pour sa santé et sa sécurité?

  Les employés qui ne présentent aucun signe de maladie doivent se présenter au travail et sont encouragés à signaler toute question ou préoccupation à leur chef d’équipe ou à leur gestionnaire. Il faut également rappeler aux employés qu’un Programme d’aide aux employés est disponible pour leur fournir un soutien psychologique supplémentaire si nécessaire.

• 7.2.5 Est-il attendu des employés qu’ils produisent un rapport de blessure ou remplissent un formulaire d’indemnisation des accidentés du travail s’ils contractent une maladie à la COVID-19?

  A. Rapport de blessure : Si un employé contracte la COVID-19 et l’employé s’est présenté sur le lieu de travail dans le 14 jours avant le test COVID-19 ou l’apparition des symptômes, selon la première de ces deux éventualités, vous devez suivre les étapes établies dans les procédures pour Répondre à des cas suspects ou confirmés de COVID-19 sur le lieu de travail.

  Dans de tels cas, vous devez remplir un Rapport d’enquête de situation comportant des risques (LAB 1070), car la présence de COVID-19 constituerait un risque sur le lieu de travail. L’enquête doit porter sur le risque en milieu de travail et sur les mesures correctives à prendre pour éviter que la situation se reproduise.

  Si l’employé ne s’est pas présenté à un lieu de travail dans les 14 jours avant le test COVID-19 ou l’apparition des symptômes, ou la maladie de l’employé n’est pas liée à un incident sur le lieu de travail ou signalée comme telle, vous n’êtes pas tenu d’enquêter sur l’incident ou de remplir les formulaires susmentionnés.

  B. Formulaire d’indemnisation des accidentés du travail : Un employé peut soumettre une demande d’indemnisation à leur commission provinciale s’il croit avoir contracté le virus au travail ou dans le cadre de son emploi.

  Si l’employé soumet une demande, le gestionnaire doit soumettre le formulaire de l’employeur. Toutes demandes liées à ce processus peuvent être transmises par l’entremise du portail du CSRH avec un Formulaire demande de renseignements généraux en RH, sous Gestion des limitations et Indemnisation des accidents au travail.

  Les provinces ont des approches variées pour évaluer les demandes COVID-19 et la majorité va arbitrer les demandes sur une base de cas par cas.

  Si les employés sont dans l’impossibilité de travailler à cause de la COVID-19, consultez le guide pratique sur l’Utilisation du congé payé pour d’autres motifs (699) qui fourni les différents scénarios disponibles pour gérer cette situation.

• 7.2.6  Quelles mesures doivent être prises si un employé se présente au travail ou est au travail et présente des symptômes de coronavirus pandémique?

  Si l’employé est sur le lieu de travail et présente des symptômes de pseudo-COVID-19 (fièvre et toux, nez qui coule, mal de gorge, courbatures, fatigue et manque d’appétit), vous devez contacter l'employé potentiellement malade pour discuter de ses symptômes (c'est-à-dire l'employé se sent-il malade, les symptômes sont-ils liés à des allergies, à l'asthme, etc.). S'il est déterminé que les symptômes pourraient être lié à la COVID-19, l'employé devrait être ordonner de rentrer chez lui et doit communiquer avec son fournisseur de soins de santé et son autorité locale de santé.

  Vous demanderez à l’employé d’entrer en contact régulièrement avec vous pendant son absence en vertu des pratiques administratives établies. Les employés ne doivent pas retourner au travail tant qu’ils présentent des symptômes semblables à ceux de la COVID-19 et ne se sentent pas suffisamment bien pour participer à toutes les activités ou avant une date de retour déterminée par un médecin (le cas échéant).

• 7.2.7 Est-il nécessaire d’intensifier le nettoyage du poste de travail d’un employé pendant une pandémie?

  L’intensification du nettoyage des postes de travail individuels ou des postes de travail partagés par des personnes en bonne santé n’est pas une pratique régulière. Encouragez donc les employés à continuer de garder leurs lieux de travail propres dans le cadre des pratiques de nettoyage de bureau générales habituelles.

  Pendant une pandémie, le Ministère a intensifié le nettoyage de l’équipement dans les zones que beaucoup de personnes touchent dans les centres Service Canada et les centres des passeports, comme les postes d’accès de service aux citoyens et les téléphones publics.

  Dans le cas où un employé tombe malade pendant la journée, un nettoyage amélioré du poste de travail est requis et doit être demandé. Veuillez consulter les Procédures de demande de nettoyage supplémentaire (cas suspects de maladie à coronavirus 2019 [COVID-19]) (Annexe F).

• 7.2.8 Que dois-je faire si l’employé qui présente des symptômes pseudo-COVID-19 refuse de quitter le bureau?

  La responsabilité d’assurer la santé et la sécurité de tous les employés est une responsabilité partagée et n’est pas seulement l’affaire du gestionnaire. Les employés ont aussi la responsabilité de prendre les précautions raisonnables et nécessaires pour protéger les autres employés, conformément au CCT, Partie II, paragraphe 126 (1).

  Parmi les symptômes, mentionnons la fièvre, la toux, le nez qui coule, le mal de gorge, les courbatures, la fatigue et le manque d’appétit.

  Dans une telle situation, vous devez expliquer votre obligation et celle de l’employé de protéger tous les employés et que quitter le lieu de travail est la meilleure démarche à suivre étant donné le risque possible de propagation du virus.

• 7.3.1 Un lieu de travail doit-il être fermé s'il n'y a pas suffisamment de secouristes pour répondre aux exigences ?

  Non. Un nombre insuffisant de secouristes n'est pas un motif valable pour fermer un lieu de travail.

  Si votre section ou votre lieu de travail connaît une pénurie de secouristes disponibles, veuillez consulter le bulletin SST 20-001 pour connaître les options permettant de pallier à cette pénurie pendant la pandémie.

• 7.3.2  Le gestionnaire ou superviseur est-il obligé de payer pour le transport d’un employé qui tombe malade au travail?

  Oui. Lorsque la consultation d’un médecin est jugée nécessaire, l’employé doit être orienté rapidement vers une installation de traitement médical. Le Ministère doit veiller à ce que toutes les dispositions nécessaires soient prises pour assurer son transport et son accompagnement. Tous les frais d’ambulance ou autres frais de transport seront pris en charge par le Ministère, conformément au Guide du programme des premiers soins (PDF. 660 Ko) d’EDSC.

  Remarque : Le gestionnaire qui détient le pouvoir financier délégué approprié devra remplir un formulaire de Demande de paiement (FIN2865) pour organiser le paiement de tous les frais d’ambulance. Le code GL approprié à inclure dans le formulaire est le 533521.

7.4  L’isolement, l’auto-isolement, la quarantaine et l’autosurveillance

• 7.4.1  Quelle est la différence entre l’isolement, l’auto-isolement, la quarantaine et l’autosurveillance?

  L’isolement est recommandé pour les personnes symptomatiques soupçonnées d’avoir, ou dont on sait qu’elles ont, la COVID-19. Elles sont enjointes, par une autorité de la santé publique, de s’isoler dans leur foyer et éviter tout contact, jusqu’à avis contraire.

  L’Auto-isolement est recommandé pour une personne asymptomatique lorsqu’il y a un risque élevé qu’elle ait été exposée à la COVID-19, par un contact étroit avec une personne symptomatique ou ses fluides corporelles. Il lui est alors demandé de s’isoler chez elle pour éviter tout contact avec d’autres personnes

  Quarantaine est la séparation imposée ou la restriction de la circulation des individus, groups ou collectivités, pour une période définie et dans un lieu déterminé par l’autorité de la santé publique.

  Autosurveillance signifie la surveillance de soi-même pour des symptômes de fièvre, de toux et de difficulté à respirer, et d’éviter les endroits où vous ne pouvez pas facilement vous séparer des autres si vous tombez malade.

  Source : Mesures communautaires de santé publique pour atténuer la propagation des maladies à coronavirus (COVID-19) au Canada

• 7.4.2 Quand un employé devrait-il être mis en isolation, s’auto-isoler, être mis en quarantaine ou s’autosurveiller?

  Un employé se verrait normalement demander de s’auto-isoler lorsque l’ASPC ou une autorité de santé provinciale le lui recommande ou le lui demande.

  Tous les voyageurs qui reviennent au Canada sont tenu de s'isoler, de s'auto-isoler ou de s'auto-surveiller pour une période de 14 jours dès leur retour.

  Veuillez-vous référer aux conseils de voyage de la section restrictions et avis  sur Canada.ca/coronavirus ou suivez les conseils les conseils de la santé publique.

  Veuillez consulter Répondre à des cas suspects ou confirmés de COVID-19 – Tableau d’aide-mémoire (PDF, 664 Ko) pour obtenir une liste des scénarios de SST sur le lieu de travail qui peuvent s’appliquer.

• 7.4.3 Quelles mesures faut-il prendre pour limiter le contact avec les autres?

  • Ne quittez pas la maison à moins que cela ne soit absolument nécessaire, par exemple pour consulter un médecin.
  • Ne pas aller au travail ou dans d’autres espaces publics et ne pas utiliser les transports en commun (p. ex., autobus, taxis).
  • Faire en sorte que votre épicerie et que vos fournitures sont déposés à votre porte pour minimiser vos contacts.
  • Si possible, séjournez dans une pièce séparée et utilisez une salle de bain séparée des autres dans votre maison.
  • Si vous devez être en contact avec d’autres personnes, gardez au moins 2 mètres entre vous et l’autre personne. Gardez les interactions brèves et portez un masque.
  • Éviter tous contacts avec les personnes âgées et les personnes atteintes de maladies chroniques ou d’un système immunitaire compromis.
  • Éviter tous contacts avec des animaux de compagnie si vous vivez avec d’autres personnes qui peuvent également toucher l’animal.

• 7.5.1  Que peuvent faire les employés qui fournissent des services en personne pour se protéger?

  Lorsqu’ils interagissent avec des clients dans des points de service en personne, les employés doivent continuer de prendre les mesures de précautions. Des services supplémentaires sont en place pour les employés du Centre de Service Canada.

• 7.5.2  Comment les employés peuvent-ils faire en sorte que les postes d’accès de service aux citoyens (PASC) et les équipements biométriques demeurent sécuritaires pour les clients et les employés?

  Les centres de Service Canada fourniront aux clients des lingettes désinfectantes ainsi que des instructions concernant les PASC et l’équipement biométrique.

• 7.5.3 Pendant une pandémie, quelles mesures supplémentaires les gestionnaires devraient-ils prendre pour préparer les employés à effectuer le dépistage chez les clients qui se présentent?

  Pendant une pandémie, les gestionnaires et les chefs d’équipe des centres de Service Canada et des bureaux des services de passeport doivent consulter les Procédures de triage des clients des centres Service Canada (partagé le 13 mars 2020) pour informer leurs employés des procédures renforcées à suivre lorsqu’ils servent des clients en personne.

• 7.5.4  Un employé peut-il refuser de servir un client qu’il croit malade?

  En règle générale, nous ne refusons pas de servir les citoyens. En cas d’une pandémie de COVID-19, cependant, vous devez fournir à vos employés des directives concernant les mesures appropriées à prendre pour protéger leur santé et leur sécurité et pour empêcher la propagation de la maladie conformément aux recommandations de l’ASPC.

  Des affiches ont été distribuées et installées dans les centres de Service Canada pour encourager les citoyens à accéder à d’autres modes de service, comme les services en ligne ou par téléphone. Si les clients éprouvent des symptômes de la COVID-19 ou s’ils ont été invités à s’isoler ou à s’auto-isoler, ils peuvent être dirigés pour rentrer chez eux.

  Vous devez continuer à rappeler à vos employés qu’ils devraient en tout temps vous consulter lorsqu’ils croient que leur santé et leur sécurité sont à risque.

• 7.7.1 Que dois-je faire si un employé au travail qui ne montre pas de signes de la COVID-19 fait part de ses préoccupations pour sa santé et sa sécurité?

  Les employés qui ne présentent pas de signes de la COVID-19 doivent se présenter au travail. Réitérez qu’EDSC se tient au courant des mesures pour s’assurer que le lieu de travail est sain et sécuritaire et que les mesures simples suivantes de prévention de la propagation de la COVID-19 pandémique recommandées par l’Agence de santé publique du Canada ont été communiquées à tous les employés :

  • Lavez-vous les mains à l’eau chaude pendant au moins 20 secondes avec du savon ou utilisez de l’assainissant (c’est-à-dire un désinfectant à base d’alcool);
  • Éviter de toucher les yeux, le nez et la bouche avec les mains non lavées;
  • Pratiquez une bonne étiquette de toux et d’éternuement. Couvrez votre bouche et votre nez avec votre bras ou un tissu pour réduire la propagation des germes. Rappelez-vous si vous utilisez un tissu, pour vous en débarrasser dès que possible et vous laver les mains par la suite;
  • Gardez les surfaces communes propres;
  • Si vous êtes malade, demeurer à la maison;
  • Évitez les contacts étroits avec les personnes malades;
  • Maintenez autant que possible une distance d'au moins 2 longueurs de bras (environ 2 mètres) avec les autres;
  • Envisagez de saluer les personnes autrement qu’en vous serrant la main; et
  • Nettoyez et désinfectez votre poste de travail régulièrement.

  Si vous avez des symptômes qui ressemblent à ceux de la COVID-19 et que vous êtes enceinte ou que vous avez déjà un problème de santé, ou encore si vos symptômes s’aggravent, communiquez sans délai avec un professionnel de la santé.

  Vous devez rappeler aux employés que les services de consultation du Programme d’aide aux employés (PAE) leur sont offerts au 1-800-268-7708 (en tout temps) ou au 1-800-567-5803 (ATS).

• 7.7.2  Qu’est-ce que je fais si je reçois une plainte de SST concernant la COVID-19 pandémique?

  Un employé a le droit de déposer une plainte à son superviseur s’il croit que la partie II du Code canadien du travail n’a pas été respectée ou qu’il est probable qu’un accident ou une blessure se produise en raison de la situation qui prévaut dans le cours de l’emploi.

  Vous devriez tenter de résoudre la question en discutant avec l’employé. Vous pouvez également consulter votre conseiller régional en SST pour obtenir des directives.

  Si vous et l’employé ne pouvez pas résoudre la question, il sera nécessaire de procéder à une enquête à laquelle participera un membre du comité de santé et sécurité ou un représentant en santé et sécurité, conformément au Processus interne de règlement des plaintes.

  Si les parties ne peuvent trouver une solution à l’interne, il faudra communiquer avec un agent de santé et sécurité du Programme du travail, qui examinera alors la plainte.

• 7.8.1  Un employé a-t-il le droit de refuser de faire un travail qu’il croit dangereux?

  Oui. Aux termes du Code canadien du travail, partie II, un employé au travail peut refuser d’utiliser ou de faire fonctionner une machine, de travailler dans un lieu ou d’accomplir une tâche s’il a des motifs raisonnables de croire que, selon le cas :

  1. l’utilisation ou le fonctionnement de la machine ou de la chose constitue un danger imminent pour lui-même ou un autre employé;
  2. un aspect du travail constitue un danger imminent pour l’employé;
  3. l’accomplissement de la tâche constitue un danger imminent pour lui-même ou un autre employé.
• 7.8.2 Quelles étapes doivent être suivies si un employé refuse un travail dangereux?

  1. Notification : L’employé doit vous informer sans délai de son refus de travailler et vous expliquer les circonstances.

     Vous devez communiquer avec votre conseiller régional en SST pour obtenir des directives et informez votre CROU.

  2. Enquête de l’employeur : Vous devez alors faire enquête à ce sujet en présence de l’employé.
     1. Si vous reconnaissez l’existence du danger, vous devez prendre immédiatement les mesures qui s’imposent pour protéger les employés.
     2. Vous devez informer le comité du lieu de travail du problème et des mesures prises pour le résoudre.
  3. Maintien du refus : Si l’employé estime toujours que le problème n’est pas résolu, il peut maintenir son refus et signaler les circonstances, sans délai, à vous ainsi qu’au comité ou au représentant de la Santé et sécurité au travail.
  4. Enquête du comité ou du représentant : Après avoir été informé, le comité du lieu de travail doit nommer deux de ses membres (ou le représentant) pour qu’ils enquêtent de façon plus approfondie sur la question en présence de l’employé.
  5. Décision de l’employeur : À la réception du rapport d’enquête du comité, vous devez déterminer si un danger existe ou non et s’il est sécuritaire pour l’employé de retourner au travail.
     1. Si vous convenez qu’il existe un danger, vous devez immédiatement prendre des mesures pour protéger les employés de ce danger.
     2. Vous devez informer le comité du lieu de travail du problème et des mesures prises pour le résoudre.
  6. Décision de l’employé : Si l’employé convient que le problème a été résolu, il doit retourner au travail. Cependant, si l’employé n’est pas d’accord, il doit vous en informer et vous devez communiquer avec un agent de santé et sécurité pour qu’il enquête sur la question en composant le 1-800-641-4049 (en tout temps).
  7. Enquête du Programme du travail : Un agent de santé et sécurité enquêtera et vous informera de sa décision et de toutes les mesures de suivi nécessaires.
  8. Suivi : Vous devez informer le comité et le conseiller régional en SST des résultats de l’enquête et compléter et soumettre le Rapports d'enquête du milieu de travail lors d'un refus de travail. (LAB-1184).

  Pendant une pandémie, les conseillers en SST nationaux ou régionaux peuvent être en mesure de remplir les fonctions d’un gestionnaire dans le cadre de l’enquête ou de s’occuper d’un refus de travailler, au besoin.

  Pour de plus amples informations, consultez :

  • Conseiller régional en SST
  • Processus de refus de travail d’EDSC en cas de pandémie de COVID-19
  • Procédures de la SST sur le droit de refuser un travail dangereux

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la section Exigence de vaccination contre la COVID-19 pour les fonctionnaires fédéraux du Guide de retour au travail d'EDSC.

• 7.9.1  Existe-t-il un vaccin contre la COVID-19?

  Santé Canada a approuvé certains vaccins pour utilisation au Canada. Dans la plupart des situations, les provinces et territoires sont responsables pour les plans de vaccination détaillés pour leurs résidents selon une priorisation des groupes de population plus à risque. La vaccination a commencé et sera étendue à l’ensemble de la population, gratuitement, pendant l’année 2021 au fur et à mesure que les réserves de vaccins augmentent.

  Pour plus d’information sur les vaccins COVID-19, veuillez consulter Aperçu : Vaccins contre la maladie à coronavirus (COVID-19).

• 8.3.1  Est-ce que les gestionnaires sont autorisés à changer les heures de travail de leurs employés?

  Les gestionnaires ont le droit d’assigner des heures de travail conformément aux dispositions de la convention collective pertinentes ou aux conditions d’emploi visées. De plus, par mesure de précaution, les gestionnaires peuvent échelonner les heures de travail de leurs employés. Ils devront discuter de tout changement apporté aux heures de travail avec leurs employés.

  Les gestionnaires ont aussi la responsabilité de s’assurer que leurs employés ne sont pas exposés à des risques additionnels en raison d’un changement à leur horaire de travail.

• 8.4.1  Est-ce que les gestionnaires peuvent demander aux employés de faire des heures supplémentaires?

  Les gestionnaires peuvent demander aux employés de faire des heures supplémentaires en raison d’exigences opérationnelles. Dans ce cas, il faut d’abord considérer des options telles que les heures supplémentaires sur une base volontaire ou la mise en disponibilité. Si un employé est tenu de faire des heures supplémentaires ou se porte volontaire pour le faire, les dispositions appropriées de sa convention collective ou de ses modalités et conditions de travail s’appliquent.

• 8.4.2 Les heures supplémentaires peuvent-elles être attribuées à un employé le jour même où un congé payé pour d’autres motifs (699) a été accordé?

  Un employé pourrait être autorisé à travailler au-delà de ses heures prévues s'il n'a pas bénéficié d’un congé payé pour d’autres motifs (699) le même jour.

• 8.5.1  Qui prend la décision qu’un bureau doit fermer?

  La décision de fermer des bureaux pendant une pandémie revient au chef de l’exploitation de Service Canada en consultation avec les SMA et selon les conseils de la DGSRH, de la DGDPF, de l’ASPC, du SCT, de SPAC et d’autres intervenants. Les scénarios de fermeture de bureaux sont énoncés dans les procédures pour Répondre à des cas suspects ou confirmés de COVID-19 sur le leiu de travail.

• 8.5.2 Qu'arrive-t-il aux employés, travailleurs occasionnels, étudiants, ou personnes nommées pour une période déterminée de moins de trois mois dans l'éventualité d'une fermeture de bureau?

  En cas de fermeture temporaire d’un bureau, vous êtes vivement encouragé à envisager des modalités de travail alternatives. Les employés qui disposent d’un accès à distance (par exemple, un réseau privé virtuel) doivent travailler à distance. Pour ceux qui n’ont pas d’accès à distance, une formation sur Saba ou GCcampus devrait être envisagée.

  Si le travail à distance n’est pas possible, tous les employés touchés (y compris les travailleurs occasionnels, étudiants, personnes nommées pour une période déterminée de moins de trois mois ou travailleurs à temps partiel) doivent continuer de recevoir une rémunération pour leurs heures normales de travail pendant la période au cours de laquelle les bureaux sont fermés. Les employés qui occupent un poste intérimaire au moment de la fermeture des bureaux continueront à toucher la rémunération d’intérim.

• 8.5.3  Qu’arrive-t-il au personnel d’agences d’aide temporaire et aux entrepreneurs dans l’éventualité d’une fermeture de bureau?

  En cas de fermeture des bureaux, les employés provenant d’agences d’aide temporaire et les entrepreneurs doivent communiquer avec leur employeur pour obtenir d’autres renseignements et précisions sur leur situation particulière. Les obligations du Ministère envers l’agence d’aide temporaire ou l’entrepreneur, s’il en est, doivent être établies conformément au contrat de services.

• 8.5.4  En tant que gestionnaire, si je demande à un employé de ne pas se présenter au travail en raison de la fermeture d’un bureau, celui-ci doit-il soumettre une demande de congé?

  Non. Les employés ne sont pas tenus de soumettre des formulaires de congé pour les périodes où la direction a suspendu les activités habituelles. Cela ne se limite pas aux employés permanents, mais comprend également les employés nommés pour une période déterminée, aux employés occasionnels et aux étudiants.

  Cette situation ne s’applique toutefois pas aux employés des agences d’aide temporaire et aux entrepreneurs. Ils sont tenus de communiquer avec l’organisme dont ils relèvent pour obtenir de plus amples renseignements et avoir des précisions au sujet de leur situation.

• 8.5.5  Si les employés ont recours aux services de garderie se trouvant dans un édifice gouvernemental fermé à ce moment-là, le Ministère assumera-t-il les frais de garderie?

  Non. Les frais de service de garde ne seront pas remboursés. L’employeur n’est responsable d’aucuns frais liés au service de garde. De plus, les employés ont la responsabilité de prendre d’autres arrangements pour la garde des enfants en cas de pandémie de COVID-19.

• 8.6.1  Qu’est-ce qu’un service indispensable?

  Un service indispensable est un service dont la compromission en termes de disponibilité ou d'intégrité entraînerait un degré élevé de préjudice pour : la santé, la sûreté, la sécurité ou le bien-être économique des Canadiens, ou pour le fonctionnement efficace du gouvernement du Canada et qui doit être fourni de façon continue (sans temps d'arrêt ou avec un temps d'arrêt très limité). (Source : Sécurité publique Canada)

• 8.6.2 Est-ce que EDSC est tourjours seulement concentré sur la prestation des services indispensables ?

  Non. Même si EDSC a réactivé la majorité de ses services, le ministère continue de prioriser les activités et les fonctions axées sur la prestation des services indispensables aux Canadiens.

  Ceci signifie que certains employés devront se présenter au milieu de travail tandis que d'autres continueront de travailler à distance. Pour le moment, l'accès à nos lieux de travail continu d'être limité aux employés faisant la prestation des services indispensables qui ne peuvent pas faire leur travail à distance et à qui on a fourni l'approbation d'être dans le lieu de travail physique.

  Veuillez prendre note que les employés assignés à des fonctions non indispensables pourraient être affectés pour appuyer la prestation de service indispensable au besoin .

• 8.6.3  Quelle direction devrait-on donner aux employés qui performent des services non indispensables?

  Les employés qui performent des fonctions/services non indispensables ne devraient pas se présenter au lieu de travail; et, les gestionnaires doivent envisager des modalités de travail flexibles (par exemple, le travail à distance, la formation par l'intermédiaire de Saba ou de GCcampus, tout autre travail qui peut être complété sans le réseau) pour ces employés.

  Dans le cas où les employés qui performent des services non indispensables ne sont pas en mesure de travailler à distance conformément aux directives ci-dessus, le congé payé pour d'autres motifs (699) peut s'appliquer, après consultation avec les Relations de travail. Cependant, ils doivent rester disponibles car ils peuvent être réaffectés pour appuyer la prestation de services indispensables ou dans le cas où leur statut change de non indispensable à indispensable.

• 8.6.4  Si on demande à un employé d'utiliser son téléphone personnel, le ministère remboursera-t-il les frais d'interurbain?

  Les téléphones personnels ne doivent pas être utilisés pour effectuer des opérations ministérielles.

  On ne s'attend pas à ce que les employés contractent des frais d'interurbain additionnels lorsqu'ils travaillent à leur domicile. L'utilisation de la technologie et d'autres méthodes alternatives de communication (p. ex. : ligne de téléconférence sans frais, courriel, Skype, MS Teams) devraient être utilisées.

  Pour plus d'informations sur la façon de demander un appareil émis par le ministère, veuillez soumettre une demande à l'InfoService national.

  Un gestionnaire doit approuver, par écrit, tous les frais d'interurbain avant qu'ils ne soient engagés. Le ministère remboursera les frais d'interurbain seulement pour la durée de la pandémie de la COVID-19.

  Pour obtenir les détails sur le processus ministériel de paiement de factures (fonctionnement et entretien), veuillez consulter la feuille de route sur iService.

  • Le formulaire FIN2865 complété incluant le numéro de réservation de crédit (engagement) pour fin de paiement.
  • Fournir toutes les pièces justificatives pertinentes tel que les formulaires d'autorisation et les reçus.
  • Pour soumettre votre demande de paiement ou pour obtenir des renseignements concernant l'état de votre demande, consulter la page de  Demande de paiement

  Pour obtenir les détails sur le processus ministériel de paiement de factures (fonctionnement et entretien), veuillez consulter la feuille de route sur iService.

  • Le formulaire FIN2865 complété incluant le numéro de réservation de crédit (engagement) pour fin de paiement.
  • Fournir toutes les pièces justificatives pertinentes tel que les formulaires d'autorisation et les reçus.
  • Pour soumettre votre demande de paiement ou pour obtenir des renseignements concernant l'état de votre demande, consulter la page de  Demande de paiement
• 8.6.5  Si on demande à un employé de travailler à leur domicile, le ministère remboursera-t-il les frais d'internet?

  Pour les employés qui performent des services indispensables :

  Si aucune connexion internet n'est disponible ou si les limites du plan internet à domicile de l'employé, une approche de connexion alternative peut être proposée à l'employé qui fournit des fonctions / services indispensables, telle qu'une connexion internet portable (c'est-à-dire une clé mobile ou un «hot spot» de téléphone portable).

  Dans des circonstances exceptionnelles où une connexion Internet portable ne peut pas être fournie, les coûts Internet supplémentaires encourus pour effectuer des activités gouvernementales indispensables seront remboursés.

  Pour plus d'informations sur la façon de demander une connexion alternative, telle qu'une connexion Internet portable, veuillez soumettre une demande a l'InfoService national

  Pour les employés qui performent des services non indispensables :

  On ne s'attend pas que les employés qui performent des services non indispensables encourent des frais d'internet additionnels lorsqu'ils travaillent à leur domicile. Pour de l'information additionnelle, consulter la question Quelle direction devrait-on donner aux employés qui performent des services non indispensables?.

  Dans des circonstances exceptionnelles les coûts supplémentaires d'Internet peuvent être remboursés.

  Un gestionnaire doit approuver, par écrit, tous les coûts Internet supplémentaires avant qu'ils ne soient engagés. Le ministère remboursera les coûts supplémentaires d'Internet pour les employés qui doivent travailler à leur domicile seulement pour la durée de la pandémie de la COVID-19.

  Pour obtenir les détails sur le processus ministériel de paiement de factures (fonctionnement et entretien), veuillez consulter la feuille de route sur iService.

  • Le formulaire FIN2865 complété incluant le numéro de réservation de crédit (engagement) pour fin de paiement.
  • Fournir toutes les pièces justificatives pertinentes tel que les formulaires d'autorisation et les reçus.
  • Pour soumettre votre demande de paiement ou pour obtenir des renseignements concernant l'état de votre demande, consulter la page de  Demande de paiement
• 8.6.6  Si on demande à un employé de travailler à leur domicile, le ministère remboursera-t-il le coût des fournitures (ex. papier, stylos, etc.)?

  Étant donné que les employés travaillant à distance sont équipés pour travailler électroniquement, les besoins en fournitures de bureau (par exemple, papier, stylos, etc.) ne devraient pas être aussi importants. Par conséquent, le Ministère ne remboursera pas le coût des fournitures de bureau pour un usage domestique.

  Si des fournitures supplémentaires sont nécessaires, l'employé doit discuter de ses besoins spécifiques avec son gestionnaire. Si cela est jugé nécessaire pour l'exercice de leurs fonctions, les gestionnaires peuvent utiliser une carte d'achat pour acheter les fournitures. Les gestionnaires doivent également déterminer le moyen le plus économique et le plus sûr d'acheminer les fournitures à leurs employés qui travaillent à distance.

  De plus, au fur et à mesure que les sites mettent en œuvre les lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé, les employés peuvent emporter à la maison les fournitures de bureau qui restent à leur poste de travail, car celles-ci ne doivent pas être retournées au cabinet de rangement des fournitures.

  Les protocoles établis pour l'achat ou la récupération de ces fournitures doivent continuer à être suivis, y compris les protocoles d'accès au lieu de travail.

• 8.7.1 Quelle est la difference entre le télétravail et le travail à distance ?

  Le télétravail est un régime de travail flexible qui respecte la directive du Conseil du Trésor sur le télétravail et qui est assujettis à des normes spécifiques qui doivent être incluses dans un accord de télétravail. Le télétravail est un arrangement volontaire dans le cadre duquel les employés ont l'autorisation préalable d'effectuer une partie ou la totalité de leurs tâches professionnelles à partir d'un lieu de télétravail à temps plein, à temps partiel ou de manière ponctuelle.

  Le travail à distance est un terme utilisé pour décrire le travail accompli dans un lieu éloigné, qui peut être utilisé comme une mesure temporaire en cas de circonstances imprévus, telles que les pandémies, les états d'urgence et les intempéries. La situation actuelle, unique et sans précédent est mieux décrite par le travail à distance.

• 8.7.2  L’horaire variable (l’horaire comprimé) doit-il être approuvé ou maintenu si l’employé utilise un congé payé pour d’autres motifs (699)?

  Des discussions continues devraient avoir lieu entre les gestionnaires et leurs employés afin de déterminer si les horaires de travail flexibles (c'est-à-dire les horaires comprimés) peuvent être facilités. Les gestionnaires devraient prendre en considération un certain nombre de facteurs tels que la situation individuelle de l'employé, les pratiques passées et les exigences opérationnelles.

  Les gestionnaires et les employés partagent la responsabilité de réduire au minimum les absences du travail afin de réduire au minimum la nécessité d'un congé payé pour d'autres motifs (699). Les employés doivent faire des efforts sincères pour atténuer les conséquences négatives et involontaires de la pandémie COVID-19 et communiquer régulièrement ces efforts à leurs gestionnaires. Pour plus d'informations, veuillez consulter l'infographie Horaire variable et autres congés payé (699).

• 8.7.3  Est-ce qu’un gestionnaire peut approuver une demande de bureau à la carte?

  Oui. Les situations de bureau à la carte, ou le fait de permettre à un employé de travailler depuis un autre bureau d’EDSC, devraient être autorisées lorsque cela est considéré comme une mesure appropriée pendant une pandémie. Le bureau à la carte permet un accès direct au réseau ministériel et réduit la demande d’utilisation de la capacité de l’infrastructure du réseau informatique du Ministère.

• 8.7.4  Puis-je approuver la demande d’un employé de travailler à distance?

  Lorsque les employés retournent sur leur lieu de travail, ils peuvent demander à faire du télétravail. À ce titre, les pratiques normales doivent être suivies et les gestionnaires doivent examiner et approuver, le cas échéant, toute demande de télétravail.

• 8.7.5  Pendant une pandémie, une situation de télétravail dans le cadre d’une obligation d’adaptation pourrait-elle être attribuée en raison de l’infrastructure du réseau informatique d’EDSC?

  Oui. Pour assurer la continuité des services, la priorité est donnée aux employés qui effectuent des fonctions indispensables. À ce titre, vous seriez tenu d’examiner la situation d’obligation d’adaptation et de déterminer quelles tâches, s’il y a lieu, l’employé pourrait continuer d’effectuer sans se connecter au RPV (p. ex. Saba et GCcampus sont accessibles à l’extérieur du réseau ministériel).

  Si vous déterminez que toutes les tâches de l’employé en télétravail nécessitent un accès à distance et qu’aucune autre solution pour se conformer aux mesures d’adaptation n’est possible, le congé payé pour d’autres motifs (699) peut s’appliquer, après consultation avec les Relations de travail, jusqu’à ce que les restrictions soient levées.

• 8.7.6  Les employés peuvent-ils travailler avec des renseignements de nature délicate, ou des documents protégés ou confidentiels lors qu’ils font du télétravail ?

  Les employés qui télétravaillent peuvent seulement manipuler des documents allant jusqu’au niveau Protégé B et ne peuvent travailler avec des documents Protégé C ou confidentiels lors du télétravail.

  Les gestionnaires doivent se référer à la Directive ministérielle sur le télétravail pour les employés qui traitent l’information personnelle des citoyens et qui souhaitent télétravailler.

  Toute information Protégé B (électronique ou version papier) doit être manipulée de la station de télétravail suivant l'Outil de catégorisation de l’information.

  Les employés en situation de télétravail doivent aussi remplir le formulaire d’attestation de sécurité pour le travail à distance/télétravail (PDF, 115 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) avant d’entamer une entente de télétravail avec leur gestionnaire.

  Les gestionnaires devraient offrir du soutien à leurs employés relativement la garde sécuritaire et le contrôle des informations sensibles, et prendre les mesures nécessaires afin que les employés rencontrent leurs obligations lorsqu’ils travaillent ailleurs qu’à leur lieu de travail.

  Pour de plus amples renseignements, se référer aux Mesures de sécurité et de protection à la vie privée en faisant du télétravail ou communiquez avec votre agent régional de sécurité.

• 8.7.7  Comment équiper les employés pour qu'ils travaillent à domicile ?

  1. Le ministère est-il tenu de fournir aux employés des équipements ergonomiques ?

     Les employés doivent appliquer les principes ergonomiques généraux dans la mesure du possible, compte tenu du mobilier et de l'aménagement de l'espace de travail dont ils disposent. Dans la plupart des cas, les employés travaillant à domicile seront en mesure de réaliser une bonne installation ergonomique avec le mobilier, l'équipement et les fournitures dont ils disposent à leur domicile. Des conseils généraux d'ergonomie pour le travail à domicile sont disponibles pour aider les employés à aménager correctement leur espace de travail à domicile.

  2. Les employés sont-ils autorisés à rapporter du matériel à la maison ?

     Oui. Les employés (qu'ils soient en poste essentiel ou non) qui demandent d'amener des biens de leur lieu de travail pour soutenir leur situation de travail à domicile doivent recevoir l'approbation de leur gestionnaire et doivent remplir le formulaire de Prêt de matériel appartenant au ministère ESDC-ADM3004. Les actifs informatiques doivent être approuvés au niveau du gestionnaire selon la Directive d'EDSC sur les Appareils Informatiques Personnels. Ils peuvent envoyer électroniquement leur formulaire complété à leur gestionnaire afin d'obtenir l'approbation. Les gestionnaires doivent conserver une copie du formulaire afin de pouvoir confirmer que les biens sont retournés au bureau une fois que les activités habituelles reprendront.

     Il est possible que les employés aient à présenter une preuve d'approbation pour emprunter de l'équipement. Ils peuvent présenter le formulaire et le courriel attestant de l'approbation de leur gestionnaire, ou montrer une version électronique en utilisant leur téléphone ou la tablette de travail, le cas échéant.

     Veuillez consulter les questions suivantes pour plus de conseils, incluant la question : Les employés peuvent-ils retourner sur leur lieu de travail pour récupérer des objets ?.

  3. Quel matériel les employés peuvent-ils emporter à la maison ?

     Pour des raisons de sécurité et de sûreté, les ordinateurs de bureau, les téléphones de bureau (VOIP) et les surfaces de travail, telles que les bureaux assis/debout, ne doivent pas être déplacés.

     Les prêts des biens du ministère doivent être limités aux articles absolument nécessaires pour que les employés puissent travailler efficacement à domicile, et est basé sur les besoins spécifiques de l'employé, tels que chaise, clavier, souris, moniteur, support de moniteur, repose-pieds, ou porte-documents.

     Le gestionnaire doit approuver et assurer le suivi des biens, comme indiqué dans la question Les employés sont-ils autorisés à rapporter du matériel à la maison ? afin d'en assurer le retour our l'élimination appropriée une fois qu'il n'est pas utilisé or lorsque l'employé retourne au bureau.

  4. Quelles sont les précautions à prendre par les employés lorsqu'ils déplacent du matériel ?

     Il est attendu que les employés ne récupèrent que les biens qu'ils peuvent déplacer eux-mêmes en toute sécurité et sans assistance. Lorsqu'ils déplacent des biens et des équipements, les employés doivent prendre les précautions suivantes pour éviter de se blesser :

     • Jaugez le poids de la charge avant d'essayer de la soulever ;
     • Ne soulevez pas une charge que vous ne pouvez pas manipuler ;
     • Ne transportez pas plus que ce que vous pouvez supporter sur la distance totale ;
     • Au moment de soulever la charge, forcez avec vos jambes plutôt qu'avec votre dos ;
     • Tenez la charge près de votre corps ;
     • Portez à deux mains pour répartir le poids et stabiliser la charge ;
     • Lorsque vous portez d'une main, alternez les mains tout au long du trajet ;
     • Poussez avec la force de vos jambes. Vos bras n'ont pas la masse musculaire ni la force de vos jambes. Dans la mesure du possible, évitez d'utiliser le bas de votre dos pour pousser des objets ;
     • Changez de direction pendant que vous poussez en bougeant vos pieds pour faire tourner votre corps. Ne tordez jamais le torse, car cela exerce une pression excessive sur le bas du dos et les genoux ;
     • Ajustez la position de vos mains de manière à pousser à une hauteur qui se situe entre votre taille et le bas de votre poitrine ;
     • Tenez-vous droit lorsque vous poussez. Si vous vous penchez vers l'avant lorsque vous poussez, ceci signifie que la charge est trop lourde comparativement à ce que vous pouvez supporter.
  5. Les employés peuvent-ils retourner sur leur lieu de travail pour récupérer des objets ?

     Les employés qui retournent sur le lieu de travail pour récupérer des objets s'exposent, ainsi que les autres employés, à un plus grand risque de contagion. La récupération des équipements et du mobilier sur le lieu de travail doit être évaluée au cas par cas.

     Les situations OPMA doivent être évaluées au cas par cas et il est recommandé aux gestionnaires d'en discuter avec leurs conseillers en ressources humaines.

     Les employés ne doivent accéder qu'aux zones des lieux de travail qui sont nécessaires pour récupérer leur équipement.

     L'accès aux bureaux varie d'un site à un autre et les employés doivent recevoir l'approbation de leur gestionnaire indiquant qu'ils peuvent accéder le bureau afin de pouvoir :

     • S'assurer que l'accès est autorisé et que le bâtiment n'est pas fermé. Dans le cas où un bureau a été fermé en raison d'une exposition au COVID-19, les employés ne pourront probablement pas entrer pour récupérer leur matériel.
     • Déterminer un moment approprié pour entrer dans le bâtiment afin de respecter les protocoles de l'éloignement physique.
     • Connaître les exigences relatives au désarmement des alarmes du bâtiment, le cas échéant.

     Si plusieurs membres de l'équipe doivent récupérer des objets sur le même lieu de travail, il serait prudent de coordonner les moments où les employés récupèrent les biens. Cela permettra de limiter le nombre de personnes entrant sur le lieu de travail au même moment et de réduire le risque global d'exposition.

  6. Que se passe-t-il si l'employé ne peut pas accéder au lieu de travail ?

     Les employés devraient discuter avec leurs gestionnaires de tout obstacle à l'accès au lieu de travail. Si un employé indispensable ne peut pas accéder à son lieu de travail pour récupérer son matériel, les gestionnaires peuvent autoriser, organiser et payer l'expédition des articles au domicile de l'employé.

     Dans des circonstances exceptionnelles, telles que des restrictions aux frontières ou la fermeture permanente d'un bureau, si un employé en poste indispensable ne peut pas accéder à son lieu de travail pour récupérer des biens existants, les gestionnaires peuvent envisager d'acheter des articles supplémentaires par le biais des processus d'achat habituels et de les faire livrer directement à l'employé. Les gestionnaires devraient consulter leurs spécialistes des achats sur les procédures appropriées.

     Les situations OPMA doivent être évaluées au cas par cas et il est recommandé aux gestionnaires d'en discuter avec leurs conseillers en ressources humaines ou le Centre d'expertise sur l'accessibilité pour les autres options disponibles.

• 8.7.8  Que se passe-t-il, si un employé qui travaille à domicile ne peut pas se connecter à distance via VPN ou AppGate?

  1. Quelles mesures doivent être prises par un employé qui travaille à domicile, s'il ne peut pas se connecter à distance?

     Si un employé qui dispose des outils nécessaires pour se connecter est incapable d'accéder au réseau via VPN ou AppGate :

     • L'employé doit essayer de redémarrer l'ordinateur et essayer de se reconnecter à VPN ou AppGate.
     • S'il ne parvient pas à se connecter, il doit visiter la page Web externe pour accéder à l'assistance en libre-service. Si le problème persiste, il doit appeler InfoService national (ISN) au 1-800-268-0408. Les heures d'ouverture du ISN ont été prolongées (de 6 h à 23 h HAE du lundi au vendredi et de 8 h à 20 h HAE les samedis et dimanches). Si l'employé ne peut pas joindre le ISN par téléphone, il peut soumettre sa demande par courriel à NSD-ESDC-COVID19-ISN-EDSC-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca

  2. Comment un employé peut-il accéder au réseau ministériel via AppGate ou AppGate SDP lorsque son ordinateur de bureau est éteint?

     Pour qu'un employé puisse se connecter au réseau ministériel en utilisant AppGate ou AppGate SDP depuis son ordinateur à la maison, son ordinateur de bureau doit être allumé.

     Si l'ordinateur du bureau d'un employé est éteint, la solution la plus rapide est de demander à une personne sur les lieux du travail de redémarrer l'ordinateur. Pour ce faire, l'employé touché doit parler à son gestionnaire afin d'identifier quelqu'un sur place ou qui peut s'y rendre pour démarrer l'ordinateur manuellement.

     Lorsque personne n'est disponible, un technicien de l'InfoService national (ISN) peut être en mesure de démarrer l'ordinateur à distance ou manuellement. Le moyen le plus rapide d'obtenir l'aide de l'ISN est que le gestionnaire fasse une demande en ligne (l'employé touché ou un délégué peut ouvrir le billet). Il est possible d'appeler l'INS en composant le 1-800-268-0408. Veuillez inclure les informations suivantes dans la demande :

     • L'adresse courriel professionnelle de l'employé;
     • Le numéro de l'ordinateur de bureau de l'employé; et
     • Les numéro de téléphone pour joindre de l'employé touché.

     Si l'ISN ne peut pas redémarrer l'ordinateur de bureau, un technicien en avisera la personne qui a ouvert le billet.

• 8.7.9  Quelle direction doit être fournie aux employés travaillant à domicile lorsqu'ils ne peuvent pas se connecter à distance via VPN ou AppGate?

  Pour les employés qui performent des services indispensables:

  Si l'employé ne peut pas se connecter après avoir suivi les instructions sous Quelles mesures doivent être prises par un employé qui travaille à domicile, s'il ne peut pas se connecter à distance ? et Comment un employé peut-il accéder au réseau ministériel via AppGate lorsque son ordinateur de bureau est éteint ?, l'employé doit contacter son gestionnaire pour l'informer qu'il est incapable de se connecter et le gestionnaire émettra des instructions pour indiquer si :

  • L'employé devrait continuer d'essayer de se connecter et pour combien de temps;
  • L'employé devrait se présenter au travail en personne; et/ou
  • L'employé devrait rester à la maison et suivre une formation sur SABA, ou effectuer d'autres tâches qui ne nécessitent pas d'accès au réseau

  Pour prendre cette décision, le gestionnaire devrait tenir compte des considérations suivantes:

  • Si le problème de connexion est limité aux connexions à distance ou si des problèmes de connexion réseau existent également au bureau.
  • L'heure de la journée où les problèmes de connexion se sont produits en lien avec les heures de travail de l'employé (c.-à-d. si vers la fin de la journée de travail de l'employé, l'employé n'est peut-être pas en mesure de se présenter au bureau avant la fin de sa journée de travail).
  • S'il existe des obligations de prendre des mesures d'adaptation à l'égard de l'employé (c.-à-d. si l'employé a besoin de mesures d'adaptation, est-ce qu'elles sont en place au bureau).
  • Si une formation appropriée est disponible pour l'employé à suivre.

  Le gestionnaire doit assurer en continu la santé et la sécurité des employés (c.-à-d. suivre les directives de travail seul, assurer la distanciation sociale au bureau, etc.). Si l'employé ne veut pas se présenter au bureau, il peut demander un congé annuel. Le gestionnaire devra décider si les exigences opérationnelles permettent à l'employé d'être en congé annuel ce jour-là.

  Le délai entre la perte de la connexion et la connexion au bureau ou la reprise de la connexion à domicile pourrait être couvert par un congé payé pour d’autres motifs (699), après consultation avec les Relations de travail.

  Pour les employés qui performent de services non indispensables:

  L'employé doit rester à la maison et essayer de travailler sur des projets hors réseau ou suivre une formation via SABA. Sinon, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut s’appliquer, après consutlation avec les Relations de travail.

  Si l'employé est réaffecté à des fonctions indispensables à un moment donné, il doit suivre les étapes identifiées pour les employés qui performent des services indispensables.

• 8.7.10  Quelles dispositions sont en place pour le remboursement des frais de stationnement pendant que les employés travaillent à domicile en raison de situations d'urgence, c.-à-d. la pandémie actuelle?

  Conformément à la politique et à la procédure sur le stationnement avec gardien, SPAC offre du stationnement pour répondre aux exigences opérationnelles minimales des ministères ainsi qu'à toute autre exigence opérationnelle supplémentaire afin de répondre aux exigences du programme obligatoire des clients. La politique et la procédure ne fournissent pas de directives sur la façon dont les exploitants de stationnement contractuels devraient offrir des services aux employés. Veuillez noter que SPAC consulte le CT à ce sujet et qu'il n'y a pas d'échéancier pour une réponse. Entre-temps, les renseignements suivants s'appliquent. Les employés seront informés de toute évolution.

  La politique et les procédures relatives au stationnement sous garde ne traitent pas de la fourniture de remboursements en général ou en raison de situations d'urgence. Comme chaque circonstance est propre à chaque entente avec plusieurs exploitants de stationnement au pays, SPAC avise les employés qui ont des préoccupations au sujet de leurs frais de stationnement mensuels d'en discuter directement avec leur exploitant de stationnement. Dans les immeubles loués, les employés qui louent le stationnement directement au propriétaire (ou à l'exploitant du stationnement du propriétaire) doivent communiquer avec l'exploitant du stationnement de l'immeuble pour obtenir des renseignements. Pour les employés qui travaillent dans la RCN et qui utilisent le stationnement géré par Impark, EDSC a confirmé avec Impark qu'à l'heure actuelle, les employés ne peuvent pas suspendre leur stationnement, mais qu'ils ne peuvent qu'annuler et s'ils le font, ils pourraient être placés au bas de la liste d'attente pour une place de stationnement dans le futur.

• 8.7.11  Quels sont les documents exigés pour les employés travaillant à distance?

  On s'attend à ce que les employés travaillant à distance maintiennent un environnement de travail sûr, ce qui implique de s'assurer que les exigences de sécurité et de santé et sécurité au travail sont respectées. Ils doivent assurer la protection des informations gouvernementales et suivre les bonnes pratiques de sécurité lors de l'utilisation des équipements informatiques et du réseau ministériel.

  Par conséquent, les employés qui travaillent à distance doivent remplir ce qui suit :

  1. Le nouveau module de l'entente de télétravail de PeopleSoft : Les employés sont priés de saisir les informations relatives au travail à distance à l'aide de ce module et d'attester le formulaire Attestation de sécurité relatif au travail à distance et au télétravail, ainsi que la Liste de vérification de la santé et sécurité du lieu de télétravail, qui font partie du module. Ceci s'applique également aux employés qui ont déjà rempli ou renouvelé la version papier et/ou électronique de ces formulaires. Un guide est disponible pour aider les gestionnaires et les employés à entrer les informations nécessaires et à naviguer efficacement à travers les étapes.

     Note : Considérant que la définition du travail à distance diffère de celle du télétravail, les employés qui complètent le module dans PeopleSoft, dans le contexte du travail à distance en raison de la pandémie, sont priés de sélectionner l'option « Travail distance-dem.employeur » comme raison du télétravail et de ne pas tenir compte des références faites au télétravail.

     Il est important de noter que les données et les adresses qui sont incluses dans le module de télétravail restent exclusivement dans ce module. Les données contenues dans le module de télétravail ne sont pas transférées à l'extérieur sur le site des Services d'annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) ou dans d'autres bases de données et restent donc protégées dans le module de télétravail.

     Les employés qui n'ont pas accès à PeopleSoft peuvent remplir la version électronique suivante de ces formulaires. Ces formulaires doivent être remplis, signés et conservés par l'employé et le gestionnaire. Il est à noter qu'il se peut que vous receviez un message d'erreur en cliquant sur les liens. Si tel est le cas, assurez-vous d'effacer les témoins (communément appelés, « cookies ») de votre navigateur Web

  • Formulaire d'attestation de sécurité relatif au travail à distance et au télétravail (PDF, 116 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre)
  • Formulaire d'attestation de santé et sécurité au travail relatif au travail distance ou télétravail (PDF, 136 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre)
  • Prêt de matériel appartenant au ministère (PDF, 96 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) : Les employés doivent remplir ce formulaire afin d'identifier tous les biens ministériels qui sont fournis pour être utilisés dans l'exercice de leurs fonctions à distance. Cela comprend tout l'équipement et biens ministériels qui ont été empruntés au ministère (p. ex., les moniteurs, ordinateurs portables, téléphones cellulaires, chaises de bureau, etc.). Ce formulaire doit être mis à jour chaque fois qu'il y a un changement de l'équipement utilisé à distance ou un changement du lieu de travail à distance. Une copie doit être conservée par l'employé et le gestionnaire.
• 8.7.12  Si un employé travaille actuellement à leur domicile, un gestionnaire peut-il approuver une demande de travailler à partir d'un deuxième lieu de télétravail?

  Dans le contexte actuel, puisque le domicile des employés est devenu leur lieu de travail principal, les deuxièmes lieus de télétravail au sein du Canada peuvent être considérés de la même manière que les demandes de télétravail ponctuels classiques - de nature volontaire et à la demande de l'employé. Les employés qui souhaitent faire du télétravail à partir d'un deuxième lieu de télétravail sont tenus de couvrir tous les coûts supplémentaires qu'y sont associés.

  Avant d'approuver la demande, les gestionnaires doivent prendre en considération les éléments suivants :

  • Le lieu de télétravail secondaire doit être approprié d'un point de vue ergonomique. Le gestionnaire doit prendre en compte si l'employé dispose actuellement d'un équipement ergonomique adapté à son lieu de travail principal (son domicile) et si l'employé peut obtenir la même configuration sur le lieu de télétravail secondaire.
  • L'employé doit être en mesure d'assurer la protection des informations gouvernementales et de suivre les pratiques de sécurité appropriées lorsqu'il utilise le matériel informatique et le réseau ministériel.
  • Le gestionnaire et l'employé doivent discuter de tout problème de connectivité au réseau potentiel et prévisible et examiner le protocole approprié à suivre en cas de problème de connexion.
  • Le cas échéant, le gestionnaire et l'employé doivent connaître et discuter de toute restriction/condition relative aux déplacements interprovinciaux qui pourrait obliger l'employé à se mettre en quarantaine à son retour de deuxième lieu de télétravail. Il n'est pas recommandé d'approuver la demande de télétravail dans les situations où cela empêcherait l'employé de se présenter au travail à son retour.
  • Le gestionnaire et l'employé doivent discuter de l'équipement que l'employé sera autorisé à emporter sur le deuxième lieu de télétravail. Bien que cela puisse dépendre du type de travail à effectuer, en général, cela doit se limiter à l'ordinateur portable remis à l'employé (le cas échéant). L'employé reste responsable du transport en toute sécurité de l'équipement vers le deuxième lieu de télétravail.

  Pour limiter la charge administrative et compte tenu du contexte actuel, un formulaire d'accord de télétravail n'est pas nécessaire pour le moment. Toutefois, les employés doivent remplir les formulaires suivants pour le deuxième lieu de télétravail :

  • Une nouvelle Formulaire d'attestation de santé et sécurité au travail relatif au travail distance ou télétravail (PDF, 136 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre)
  • Un nouveau Formulaire d'attestation de sécurité pour le travail à distance/télétravail (PDF, 115 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre); et
  • Un nouveau formulaire Prêt de matériel appartenant au ministère (PDF, 96 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) (le cas échéant).

  En outre, la demande et l'approbation doivent être saisies dans un courriel électronique entre l'employé et le responsable, qui devrait également inclure l'adresse du deuxième lieu de télétravail aux fins de santé et de sécurité. Ce type d'arrangement est soumis à un examen régulier et peut être interrompu à la demande de la gestion ou de l'employé.

• 8.7.13  Les employés peuvent-ils demander une déduction pour leurs frais de bureau à domicile et qu'est-ce qui est exigé des gestionnaires?

  8.7.13  Les employés peuvent-ils demander une déduction pour leurs frais de bureau à domicile et qu'est-ce qui est exigé des gestionnaires?

  Les employés pourraient être en mesure de demander une déduction pour les frais de bureau à domicile. Cette déduction est demandée dans la déclaration d'impôt sur le revenu des particuliers et réduit le montant de l'impôt payé sur le revenu.

  Agence du revenu du Canada

  En raison de la complexité de la Loi de l'impôt sur le revenu et du fait que chaque situation est unique, les employés doivent contacter l'Agence du revenu du Canada (ARC) s'ils ont des questions. Les employés peuvent également trouver des informations pertinentes sur le site web de l'ARC, Dépenses de travail à domicile pour les employés.

  Les employés qui répondent aux critères d'éligibilité de l'ARC ont le choix entre deux méthodes pour calculer la déduction pour frais de bureau à domicile :

  1. La nouvelle méthode forfaitaire temporaire qui ne nécessite pas de reçus ni de formulaire signé par l'employeur.
     Ou

  2. La méthode détaillée qui nécessite le formulaire T2200S signé par son gestionnaire.  Ce formulaire est une version simplifiée du formulaire T2200 si l'employé a travaillé à domicile en 2020 en raison de la pandémie de COVID-19 et a choisi d'utiliser la méthode détaillée pour calculer ses dépenses de bureau à domicile.

     Dans cette situation, un gestionnaire est considéré comme la personne qui approuve les congés et qui a connaissance de la situation professionnelle de l'employé. Il n'est donc pas nécessaire de disposer d'une délégation de ressources financières ou humaines. À noter :

     • L'employé doit remplir la partie A - Renseignements sur l'employé

     • Le gestionnaire doit remplir et signer la partie B - Conditions d'emploi:

       1. Cet employé a-t-il travaillé à domicile en raison de la COVID-19?)

          Répondre Oui si l'employé à travaillé de la maison en 2020.

       2. Avez-vous ou rembourserez-vous cet employé pour certaines de ses dépenses liées à son travail à domicile ?

          Répondre Non si l'employé a été remboursé pour une chaise et/ou un bureau car ceux-ci ne sont pas considérés comme des frais de bureau à domicile ou Oui si l'employé a été remboursé par l'employeur pour d'autres frais de bureau à domicile tels que l'internet.

       3. Le montant a-t-il été inclus sur le feuillet T4 de cet employé ?

          Répondez Non dans la plupart des cas, mais peut varier selon la réponse à la question précédente.

     • Le gestionnaire doit compléter et signer la section Déclaration de l'employeur. La procédure pour ajouter une signature numérique sur un fichier PDF peut être trouvée au lien suivant : Signature numérique – Guide d'utilisation.

  Revenu Québec

  En raison de la complexité de la Loi de l'impôt sur le revenu et du fait que chaque situation est unique, les employés résidant dans la province de Québec sont invités à consulter le site Web de Revenu Québec, COVID-19 – foire aux questions pour les citoyens.

  Les employés qui répondent aux critères d'éligibilité de Revenu Québec ont le choix entre deux méthodes pour calculer la déduction pour frais de bureau à domicile :

  1. La nouvelle méthode à taux fixe temporaire qui ne nécessite pas de reçus ni de formulaire signé par l'employeur. Les employés doivent uniquement remplir les parties 1 et 2 du formulaire Dépenses relatives au télétravail engagées en raison de la crise liée à la COVID-19 (TP-59.S) et le joindre à leur déclaration de revenus.

     Ou

  2. La méthode détaillée qui nécessite que les employés remplissent les parties 1 et 3 du formulaire Dépenses relatives au télétravail engagées en raison de la crise liée à la COVID-19 (TP-59.S) ainsi que le formulaire Conditions générales d'emploi (TP-64.3) dûment rempli et signé par son gestionnaire.

     Dans cette situation, un gestionnaire est considéré comme la personne qui approuve les congés et qui a connaissance de la situation professionnelle de l'employé. Il n'est donc pas nécessaire de disposer d'une délégation de ressources financières ou humaines. À noter que pour le formulaire TP-64.3 :

     • L'employé doit remplir la partie 1 - Renseignements sur l'employé
     • Le gestionnaire doit remplir :
       1. La partie 2 (veuillez noter qu'il ne faut rien inscrire aux champs numéro d'identification et dossier)

       2. La partie 3.1 en répondant à la question suivante :

          L'employé devait-il, en raison de ses fonctions et de son contrat de travail, engager des dépenses pour gagner son revenu d'emploi ou, en raison de la crise liée à la COVID-19, engager des dépenses pour effectuer du télétravail?

          Répondre Oui si l'employé a travaillé de la maison en 2020 puis indiquer :

          • La période d'emploi de l'employé qui correspond à la période durant laquelle ce dernier était à l'emploi de son employeur en 2020 (y compris la période de travail à domicile).
          • Le titre d'emploi de l'employé.

     Les parties 3.2 à 3.5 n'ont pas à être remplies, passez directement à la partie 3.6 puis signez la partie 4.

  3. La partie 3.6 en répondant aux questions suivantes :

     1. L'employé devait-il, en raison de la crise liée à la COVID-19, tenir un bureau à son domicile?

        Répondre Oui si l'employé a travaillé de la maison en 2020 en raison de la COVID-19.

     2. L'employé devait-il payer pour des fournitures utilisées directement dans le cadre de ses fonctions?

        Répondre Non si l'employé a été remboursé pour une chaise et/ou un bureau, car ceux-ci ne sont pas considérés comme des frais de bureau à domicile ou Oui si l'employé a déboursé pour des fournitures de bureau (papier, crayons, cartouches d'encre, etc.)

     3. Avez-vous remboursé ou rembourserez-vous l'employé pour ses frais de bureau à domicile ou ses fournitures ?

        Répondez non dans la plupart des cas à moins qu'un remboursement ait été fait pour l'internet ou des fournitures de bureau à titre d'exemple.

        Si oui, les sommes remboursées à l'employé sont-elles incluses à la case A du relevé 1?

        Répondez Non.

  4. Signer la partie 4.
• 8.7.14 Un gestionnaire peut-il approuver la demande d'un employé de télétravail à l'extérieur du Canada?

  La décision d'autoriser ou non un employé à télétravail à l'extérieur du pays sera laissée à la discrétion du sous-ministre adjoint de l'employé après avoir pris en compte les risques et/ou les recommandations fournies par la Sécurité, les Relations de travail et la Santé et sécurité au travail dans l'évaluation globale de la demande.

  Pour plus d'informations, consultez la page Demandes de télétravail à l’étranger – Procédures.

• 8.8.1  Comment gérer les demandes de congés pendent une de pandémie COVID-19?

  Les situations de congé doivent être gérées au cas par cas en tenant compte des circonstances individuelles de l'employé. Lorsque les employés ne peuvent pas se présenter au travail en raison de la pandémie COVID-19, ils doivent informer leur gestionnaire de leur incapacité à travailler et demander l'approbation du congé approprié. Veuillez consulter le Guide pratique pour les gestionnaires - Utilisation des congés payés pour d'autres raisons (699) et consulter les Relations de travail par l'intermédiaire du Centre de services des ressources humaines.

• 8.8.2  Dans les situations où un congé payé pour d’autres motifs (699) a été accordé, ce congé doit-il être saisi dans maSGE (PeopleSoft)?

  Une fois qu'il a été déterminé que le congé payé pour d'autres motifs (699) s'applique, les gestionnaires sont invités à le suivre pour tous les employés en identifiant le nombre d'heures de congé prises quotidiennement par chaque employé dans chacune des sous-catégories suivantes (veuillez référer à la nouvelle rubrique du PSGuide pour les étapes détaillées sur la façon de saisir ce congé) :

  • COVID Maladie :
    • L'employé reçoit un diagnostic de COVID-19 ou présente des symptômes de COVID-19. Toutes les options devront avoir été envisagées et les congés payés pertinents utilisés.
    • Test de dépistage suite à la demande de santé publique (pas en raison d’un choix personnel)
    • Période d’infection/d’isolement suite à la demande de santé publique (pas relié à un voyage personnel)
  • COVID Soins familiaux :
    • L’employé prend soin d’un enfant ou d’une personne à charge pour cause de fermeture d’écoles, de garderies ou de services de garde et camps y compris en raison : d’un manque de place, d’exposition à la COVID-19 ; ou de la nécessité pour l’enfant ou la personne à charge de s’isoler et aucune solution de remplacement n’est disponible
    • L’employé prend soin d’un enfant ou d’un membre de la famille malade de la COVID-19.

    Dans tous les cas, toutes les options devront avoir été envisagées et les congés payés pertinents utilisés.

  • COVID Technologie : L'employé est dans l'incapacité de travailler par manque d'accès à la technologie requise. Cela inclut un manque d'accès VPN ou un manque d'équipements/outils de travail nécessaires pour effectuer les tâches à domicile.
  • COVID Limitation de travail : L'employé est incapable de travailler en raison de limitations liées à l'accès au réseau par rapport au plan de continuité des activités d'une organisation, ou de restrictions d'accès pour les employés exerçant des fonctions non essentielles.
  • COVID Haut risque : L'employé est à haut risque de maladie grave ou vit avec une personne à haut risque de maladie grave s'il contracte la COVID-19, tel que décrit par l'Agence de la santé publique du Canada, et l'employé ne peut pas travailler à distance.
• 8.8.3  Le lieu de travail à distance de mon employé est situé dans une province différente de celle où se trouve son bureau, à quel congé provincial/civil a-t-il droit?

  Les jours fériés payés sont définis dans la convention collective de l'employé. Les droits ne doivent pas être modifiés, même si certains employés travaillent à distance. À ce titre, les employés ont toujours droit à un congé provincial/municipal reconnu dans la province où se trouve leur poste en situation normale de travail et non en situation de travail à distance.

• 8.8.4  Les employés occasionnels, les étudiants ou les employés à durée déterminée de moins de trois mois ont-ils droit à un congé payé pour d'autres motifs (699) ?

  Bien que les étudiants, les employés occasionnels et les employés de durée déterminée de moins de trois mois n'aient pas droit au congé payé pour d'autres motifs (699), ils peuvent avoir droit au Prestation canadienne de maladie pour le relance économique ou au Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants.

• 8.8.5  Faut-il demander un certificat médical pour justifier une demande de congé pour maladie?

  Bien que les gestionnaires puissent exiger un certificat médical, il faut garder à l'esprit que pendant la pandémie COVID-19 les médecins ne peuvent pas être facilement disponibles puor fournir des certificats médicaux pour justifier les absences ou les retours au travail. En l'absence d'un certificat médical, vous devez consulter votre employé pour déterminer la date possible de son retour au travail.

  Pour les absences de longue durée pour cause de maladie, lorsque l'employé reçoit actuellement des prestations d'invalidité par l'intermédiaire d'un assureur, il n'est pas nécessaire qu'il fournisse un certificat médical pour justifier ses absences. Le fait de percevoir des prestations d'invalidité suffit pour justifier son absence. En ce qui concerne le retour d'un employé après un congé de maladie de longue durée, les responsables doivent obtenir des informations médicales, soit auprès du médecin traitant, soit auprès de l'organisme d'assurance invalidité, afin de confirmer que l'employé est apte à reprendre le travail et d'indiquer la date de son retour.

• 8.8.6  Un employé qui éprouve du stress ou de l'anxiété comme conséquence directe de la COVID-19 et est incapable d'exercer ses fonctions pour ces raisons peut-il se voir accorder un congé payé pour d’autres motifs (699) ?

  Un employé souffrant de stress ou d'anxiété en conséquence directe de la COVID-19 et incapable d'exercer ses fonctions pour ces raisons doit demander un congé de maladie (avec ou sans solde).

• 8.8.7  En l'absence d'un certificat médical confirmant un retour au travail, quand peut un employé qui a été absent en raison d'une maladie liée à la COVID-19 retourner au travail?

  Selon les informations actuelles de l'ASPC, on pense que la période de contagion est de quatorze jours avant l'apparition des symptômes et se poursuit pendant environ sept jours après le début des symptômes. Le délai entre l'infection et l'apparition des symptômes est de deux à quatorze jours. Des recherches supplémentaires sont menées sur la durée pendant laquelle une personne peut être contagieuse (c'est-à-dire être capable de transmettre le virus à d'autres personnes).

  Si l'absence est due à COVID-19, vous conseillerez à l'employé de rester en contact régulier avec vous, pendant son absence, conformément aux pratiques de bureau établies.

  Avant de revenir, les employés doivent contacter leur responsable pour discuter de leur réintégration. Les employés ne doivent pas retourner au travail avant de ne plus présenter de symptômes de type COVID-19, de se sentir suffisamment bien pour participer à toutes les activités, et/ou avant qu'une date de retour n'ait été fixée par une autorité de santé publique, le cas échéant.

• 8.8.8 Quelle est la différence entre une obligation et une préférence en matière de statut familial ?

  Lorsque les employés demandent un leogement concernant les membres de leur famille, il est important de faire la distinction entre un besoin qui découle d'une obligation et un besoin qui découle d'une préférence. La jurisprudence a établi un test (test Johnstone) qui doit être remplir pour qu'une circonstance soit considérée comme une obligation de statut familiale, qui comprend les critères suivants:

  1. un enfant est sous la garde et la surveillance de l'employé;
  2. une obligation de garde de l'enfant engage la responsabilité légale de l'employé pour cet enfant, par opposition à un choix personnel;
  3. des efforts raisonnables ont été faits pour satisfaire ces obligations de garde d'enfants par le biais de solutions alternatives raisonnables et qu'aucune de ces solutions n'est raisonnablement accessible; et
  4. la règle contestée sur le lieu de travail interfère d'une manière plus que triviale ou sans importance dans l'accomplissement d'une obligation de garde d'enfants.

  Si les critères ci-dessus sont remplis, l'obligation d'adaptation est déclenchée et les gestionnaires sont encouragés à discuter de la situation avec leurs conseillers en ressources humaines afin d'identifier les mesures d'adaptation appropriées.

  Si les critères ci-dessus ne sont pas remplis, la circonstance sera considérée comme étant la préférence de l'employé et ne sera pas prise en compte dans le processurs de l’obligation d'adaptation. Néanmoins, les gestionnaires sont encouragés à discuter des options appropriées avec l'employé.

• 8.8.9  Est-ce q’un employé en congé non payé pour s'occuper de la famille peut retourner au travail plus tôt que prévu?

  La plupart des conventions collectives contiennent une disposition prévoyant un retour anticipé après un congé non payé pour s'occuper de la famille. Le congé peut se terminer plus tôt, à condition qu'il n'entraîne pas de frais supplémentaires pour l'employeur. Étant donné que le ESDC cherche à apporter des ressources supplémentaires, la direction devrait envisager cette option.

  Toutefois, avant d'accepter un retour anticipé au travail, la direction doit discuter de la situation de l'employé et examiner les raisons qui motivent sa demande. Si l'intention est que l'employé revienne plus tôt du congé non payé pour s'occuper de sa famille et qu'il bénéficie d'un congé payé pour d'autres motifs (699) pour s'occuper de sa famille immédiate, cela entraînerait des coûts supplémentaires pour le ministère. En outre, la mise à jour fournie par le DPRH concernant la maladie et les congés des employés est claire, en toutes circonstances, les autres congés payés ne devraient être utilisés que dans les cas où un employé serait disponible pour le travail si ce n'était de la COVID-19. Les employés qui ne sont pas disponibles parce qu'ils sont en vacances ou en d'autres congés doivent continuer à réclamer les crédits de congé appropriés.

• 8.8.10 Quel type de congé s'applique aux employés qui reçoivent le vaccin COVID-19 pendant les heures de travail?

  Les employés, incluant les étudiants, qui souhaitent ou doivent être vaccinés devraient le faire en dehors des heures de travail. S'ils doivent s'absenter pendant les heures de travail pour se faire vacciner contre la COVID-19, ils devraient se faire autoriser du temps libre payé pour rendez-vous médical (pour première et deuxième dose) compte tenu des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie et puisque c’est considéré comme un rendez-vous de nature préventive. Les employés se font accorder au plus une demi-journée, proportionnelle au nombre d'heures travaillées au cours de leur journée de travail normale. Le code de déclaration des heures de travail à utiliser pour ce type de congé est 698- Autre payé – R-vs méd dentiste.

  Cette absence ne devrait pas être imputable au code 699.

• 8.8.11 Quel type de congé s'applique aux employés qui éprouvent des effets secondaires liés au vaccin contre la COVID-19?

  Les employés qui éprouvent des effets secondaires liés au vaccin contre la COVID-19 et ne peuvent pas travailler devraient se faire autoriser un congé de maladie.

• 8.8.12 Quel type de congé s'applique aux employés qui doivent conduire leur enfant ou une personne avec qui ils sont dans une relation de soin pour recevoir le vaccin COVID-19?

  Les employés devraient d'abord essayer d'assister au rendez-vous en dehors des heures de travail ou envisager d'utiliser des horaires flexibles afin de compenser le temps pris. S'ils doivent s'absenter pendant les heures de travail pour conduire leur enfant ou une personne avec qui ils sont dans une relation de soin pour recevoir le vaccin COVID-19 (pour la première et la deuxième dose), ils devraient utiliser le congé payé pour obligations familiales.

  Après que toutes les options auront été envisagées et que l’employé n’a plus de crédit de congé payé pour obligations familiales, un congé payé pour d’autres motifs (699) pourrait être accordé pour une période de temps raisonnable.

• 8.9.1  J’ai approuvé des vacances payées à un employé et les bureaux ont par la suite été fermés (ou les activités ont été suspendues). Cet employé doit-il continuer d’utiliser ses journées de vacances?

  Oui. Bien que les employés soient généralement autorisés à annuler ou raccourcir leur congé annuel approuvé et travailler à la place, cela ne devrait pas être fait dans le seul but d'obtenir d'autres congés payés en raison de la fermeture des bureaux. Si le congé annuel d'un employé avait été approuvé avant la fermeture, il ou elle avait déjà prévu ne pas se présenter au travail pendant cette période. Par conséquent, l’employé ne serait pas affecté par la fermeture du bureau. Cette situation s’applique également à tout autre type de congé approuvé au préalable.

• 8.10.1  Comment la gestion devrait-elle gérer les demandes de congé pour du bénévolat?

  Un nombre important d’employés offrent bénévolement des services au public par l’intermédiaire d’organismes communautaires qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale. En cas de pandémie de COVID-19, les employés peuvent demander congé pour fournir des services bénévoles. Dans ce cas, les employés sont en congé autorisé, payé ou non, selon leur convention collective et les conditions d’emploi.

  Vous devez vous assurer que les employés sont :

  • dispensés de leur travail habituel;
  • autorisés à prendre congé;
  • conscients qu’ils n’accomplissent pas leurs fonctions de bénévoles au nom d’EDSC.

• 8.11.1  Un congé déjà approuvé peut-il être annulé?

  Oui. La direction peut annuler un congé en raison d’exigences opérationnelles.En cas de pandémie de COVID-19, votre décision d’annuler un congé annuel doit être prise après que toutes les autres avenues auront été explorées. Il y a des dispositions dans la plupart des conventions collectives selon lesquelles l’employeur peut être responsable des dépenses engagées si le congé annuel est annulé. Dans ce cas, l’employé doit faire tous les efforts raisonnables voulus pour atténuer les pertes subies. Toute portion de congé annuel inutilisée est retournée à la banque de congés de l’employé.

• 8.11.2  Les employés devraient-ils être autorisés à annuler les congés annuels à venir qui ont été approuvés?

  Oui. En raison des circonstances actuelles, si un employé a soumis une demande de congé annuel mais n'a pas encore commencé ses vacances ou a demandé de raccourcir son congé annuel, l'employé peut demander de l'annuler et de travailler à la place. Si l'employé n'est pas en mesure de se présenter au bureau (e.g. l'employé n'offre pas des services indispensables, le bureau est fermé, etc.) et le travail à domicile ou d'autres dispositions appropriés (e.g. formation sur Saba et/ou GCcampus) ne sont pas possibles, d'« autres congés payés » peuvent être utilisés. Le même principe s'applique aux demandes d'annulation d'autres types de congés à venir qui ont été approuvés.

  Bien que les employés soient généralement autorisés à demander d'annuler ou de raccourcir leur congé annuel approuvé et de travailler à la place, cela ne devrait pas être fait dans le seul but d'obtenir d'autres congés payés, par exemple en raison de fermetures de bureaux. En tant que tel, les demandes d'annulation ou de modification de congé déjà approuvé seront examinées au cas par cas et sont soumises à l'approbation du gestionnaire.

  En outre, lorsque les conventions collectives prévoient une date limite pour la présentation des demandes de congé annuel, toute demande de remplacement d'un congé annulé reçue après la date limite sera traitée selon le principe du premier arrivé, premier servi.

  Dans tous les cas, les « autres congés payés » ne doivent être utilisés que dans les cas où un employé serait disponible pour travailler si ce n'était de la pandémie actuelle de COVID-19. Les employés qui ne sont pas disponibles parce qu'ils sont en vacances ou sous d'autres types de congé doivent continuer à demander les crédits de congé appropriés.

• 8.11.3  Les employés devraient-ils être autorisés à modifier ou d'annuler le congé avec étalement du revenu (CER) à venir qui a été approuvé?

  Oui, seulement dans des circonstances rares et imprévues. Les demandes d'annulation ne devraient pas être fait dans le seul but d'obtenir d'autres congés payés, comme en raison de la fermeture des bureaux. À ce titre, les demandes d'annulation ou de modification de congés déjà approuvés seront examinées au cas par cas et seront soumises à l'approbation de la gestion.

  Étant donné que l'annulation du CER a des répercussions financières importantes pour les employés et que le Centre de paye est confronté à des problèmes récurrents, les gestionnaires sont fortement encouragés à envisager la possibilité et la faisabilité de modifier les dates du CER, plutôt que de l'annuler.

  Il est recommandé que les gestionnaires consultent la rémunération edsc.dgsrh.liaisonremun-compliasion.hrsb.esdc@hrsdc-rhdcc.gc.ca pour toute demande de modification ou d'annulation afin de déterminer s'il y a des impacts pour l'employeur et / ou l'employé.

• 8.12.1  La période de stage d'un employé peut-elle être suspendue pour la durée de la pandémie si l'employé est affecté à des fonctions différentes de celles de son poste d'attache?

  Bien qu'il s'agisse des circonstances exceptionnelles, la période de stage ne peut être interrompue quelles que soient les fonctions qui sont assignées. En vertu du Règlement fixant la période de stage et le délai de préavis en cas de renvoi au cours de la période de stage du SCT, la période de stage ne peut être interrompue que pour des raisons précises, y compris si un employé a besoin de mesures d'adaptation, jusqu'à ce que les mesures d'adaptation soient mises en place.

  Toutefois, le règlement établit également que les congés payés de plus de 30 jours consécutifs ne sont pas inclus dans la période de stage. Si un employé se voit accorder « d'autres congés payés » pour plus de 30 jours consécutifs pendant la durée des mesures reliées à la pandémie, la période de stage sera prolongée du même nombre de jours.

Pour de l'information additionnelle, veuillez consulter le Guide d'EDSC pour le retour sur le lieu de travail.

• 11.1.1  Est-ce que les activités et les grands rassemblements devraient avoir lieu durant une pandémie?

  La gestion devrait faire preuve de jugement et de discrétion lors de l’organisation ou de la participation à une activité ou lors de grands rassemblements afin de déterminer si ces évènements sont nécessaires d’un point de vue opérationnel. D’autres alternatives de participation, telles que des ententes de réunions virtuelles, devraient être envisagées.

  Vous pourriez vous référer aux décisions à prendre, basées sur des risques, pour les grands rassemblements lors de la pandémie mondiale de la COVID-19 et pour plus d’information ainsi que les préoccupations à ce sujet.

  Vous devriez inviter les employés à vous faire part de toutes leurs préoccupations.

• 12.1.1  Les demandes de formation doivent-elles être refusées ou annulées?

  En vertu du Code canadien du travail, la direction a l’obligation de veiller à ce que les employés reçoivent une formation et soient sensibilisés aux dangers et aux mesures préventives en milieu de travail, y compris ceux liés à une situation de pandémie.

  La direction peut refuser ou annuler une formation discrétionnaire ou continue pendant une pandémie lorsqu’elle estime qu’elle n’est plus réalisable sur le plan opérationnel.

  Toutefois, la gestion doit évaluer si la formation est obligatoire pour les fonctions qui doivent être exercées, si elle répond à un besoin opérationnel ou si elle peut être nécessaire pour remplacer pendant les absences anticipées.

• 12.1.2 Comment accède-t-on à Saba depuis son domicile?

  1. Envoyez le lien suivant à votre adresse électronique personnelle : https://esdc.sabacloud.com/
  2. Assurez-vous d'avoir à portée de main votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Saba ; ceux-ci ne peuvent pas être réinitialisés si vous utilisez Saba en dehors du réseau départemental.
  3. Accédez à Saba et commencez votre apprentissage ESDC*.

  *Important : certains liens contenus dans le contenu d’apprentissage en ligne (eLearning) de Saba renvoient à des sites web internes du gouvernement et ne sont pas accessibles en dehors du réseau ministériel.

• 13.1.1  Si une mesure d’adaptation a été prise au bureau de l’employé et que ce dernier travaille maintenant à domicile, la mesure d’adaptation doit-elle être prise à son domicile ?

  Oui, si une mesure d’adaptation a été prise pour un employé, elle est également requise s’il travaille à domicile.

• 13.1.2  Lorsqu’un employé demande de récupérer du matériel dans son bureau, s’agit-il d’une obligation de prendre des mesures d’adaptation?

  Si la demande vise de l’équipement qui a été fourni dans le cadre d’une mesure d’adaptation en vigueur, oui. Toutefois, si l’équipement demandé n’a pas été fourni dans le cadre d’une mesure d’adaptation en vigeur, veuillez vous reporter à la section Comment équiper les employés pour qu’ils puissent travailler à domicile? pour de plus amples renseignements sur l’équipement à fournir aux employés.

• 13.1.3  Un employé souffre d’inconfort (p. ex. au poignet, au cou, aux épaules) depuis qu’il travaille à la maison. Que dois-je faire?

  Les gestionnaires doivent d’abord discuter avec leur employé pour bien comprendre le problème. S’ils ne l’ont pas encore fait, les employés doivent passer en revue les outils d’auto-ajustement ergonomique et mettre en œuvre les principes ergonomiques de base dans la mesure du possible, compte tenu du mobilier et de l’espace de travail dont ils disposent. Dans la plupart des cas, les employés travaillant à domicile seront en mesure d’effectuer un bon aménagement ergonomique à l’aide du mobilier, de l’équipement et des fournitures dont ils disposent à la maison. Des conseils généraux sur l’ergonomie pour le travail à domicile sont à la disposition des employés afin de les aider à aménager correctement leur espace de travail à domicile.

  Si l’inconfort persiste après que l’employé a passé en revue et mis en œuvre les principes ergonomiques généraux, reportez-vous à la feuille de route pour la gestion de demandes ergonomiques afin d’obtenir des renseignements supplémentaires.

  Les gestionnaires pourraient avoir besoin de documents pour appuyer une demande de mesures d'adaptation et comprendre les capacités et besoins fonctionnels de l'employé. Le type de documents variera selon la nature de la mesure d'adaptation demandée. C'est la direction qui détermine si la mesure d'adaptation est nécessaire et qui achète l'équipement voulu.

  Si le gestionnaire se pose des questions sur la mesure d'adaptation à prendre ou s'il a besoin de conseils, il peut communiquer avec un agent des Relations de travail du Centre de services des ressources humaines (en sélectionnant « Formulaire de demande générale »).

• 13.1.4  Un employé a obtenu un billet médical auprès d’un professionnel de la santé indiquant qu’il a besoin d’une évaluation ergonomique. Quelles sont les prochaines étapes?

  Lorsqu’un employé présente un billet médical pour une évaluation ergonomique, le gestionnaire doit d’abord discuter avec l’employé pour bien comprendre la situation. Lorsqu’il n’y a pas de problèmes ergonomiques actuels ou antérieurs (handicap ou blessure, entre autres), il faut encourager l’employé à examiner tous les outils ergonomiques disponibles pour s’assurer que son espace de travail est aménagé et organisé de manière ergonomique et sécuritaire. Dans de nombreuses situations, une évaluation ergonomique ne sera pas nécessaire et le problème pourra être réglé en ayant recours aux mesures de soutien disponibles.

  L’évaluation ergonomique est un outil qui peut être utilisé lorsqu’il y a une indication particulière (p. ex. un handicap), sur la recommandation d’un professionnel de la santé (p. ex. un physiothérapeute) dans le cas d’une blessure précise ou lorsque l’employé présente des caractéristiques physiques hors de la moyenne (p. ex. la taille). Lorsqu’un employé a des limitations fonctionnelles précises et qu’une intervention spécialisée pourrait être nécessaire, les gestionnaires doivent s’adresser à un conseiller en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

  C'est la direction qui détermine si la mesure d'adaptation est nécessaire et qui achète l'équipement voulu.

  Si le gestionnaire se pose des questions sur la mesure d'adaptation à prendre ou s'il a besoin de conseils, il peut communiquer avec un agent des Relations de travail du Centre de services des ressources humaines (en sélectionnant « Formulaire de demande générale »).

  S’il est déterminé qu’une évaluation ergonomique est nécessaire, les procédures de demande et tenue d’évaluations ergonomiques demeurent les mêmes. Toutefois, pour des raisons de sûreté et de sécurité, il est fortement recommandé de trouver un fournisseur capable d’effectuer l’évaluation ergonomique de manière virtuelle.

• 13.1.5  Mon employé a présenté une demande d’équipement ergonomique. S’agit-il d’une demande de prendre des mesures d’adaptation?

  L’équipement ergonomique de base, notamment une souris, un clavier, une agrafeuse automatique ou une chaise de bureau, est plus souvent fourni pour atténuer un risque ergonomique inhérent à une tâche ou à une fonction et faire en sorte que les employés puissent travailler de manière productive sans se blesser. Bien qu’un employé puisse demander ce type d’équipement pour atténuer son inconfort physique, ces situations sont distinctes de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

  Dans certaines circonstances, un équipement ergonomique spécialisé est fourni pour répondre partiellement ou entièrement à une demande de mesures d’adaptation fondée sur les limitations fonctionnelles ou les circonstances particulières d’un employé.

  C'est la direction qui détermine si la mesure d'adaptation est nécessaire et qui achète l'équipement voulu.

  Si le gestionnaire se pose des questions sur la mesure d'adaptation à prendre ou s'il a besoin de conseils, il peut communiquer avec un agent des Relations de travail du Centre de services des ressources humaines (en sélectionnant « Formulaire de demande générale »).

• 13.2.1  Que devez-vous faire si un employé vous informe, au cours de la pandémie de la COVID-19 qu'il a des limitations fonctionnelles qui requiert une mesure d'adaptation?

  1. Pour un employé qui est plus vulnérable qu'à la normale durant une pandémie de COVID-19 en raison d'un état pathologique, d'une déficience immunitaire ou d'un état précis :

     1. Entamez une discussion avec l'employé sur ses limitations fonctionnelles et répondez à ses inquiétudes. Considérez des solutions possibles, par exemple : l'éloignement physique, le nettoyage renforcé ou un bureau fermé.

        Veuillez noter que même si vous pouvez demander à l'employé de consulter son médecin de famille ou un professionnel de la santé qualifiée, il faut garder à l'esprit que les médecins pourraient être surchargés et ne pas être en mesure de remettre des certificats médicaux pour expliquer les limitations fonctionnelles.

        La gestion n'a pas droit aux informations relatives à l'état de santé de l'employé, y compris le diagnostic, le pronostic et les antécédents médicaux. Toutes les discussions doivent rester confidentielles, afin de préserver la vie privée de l'employé.

     2. Si les mesures envisagées/proposées ne peuvent pas tenir compte des limitations fonctionnelles de l'employé, envisagez le télétravail ou la formation par l'intermédiaire de Saba ou de GC Campus. Une fois que les modalités de travail flexibles ont été envisagées, les « autres congés payés » peuvent s'appliquer.
  2. L'employé est appelé à se présenter à un autre bureau ou bien s'il est actuellement en télétravail et a été accommodé à son poste de travail habituel :

     Les employés qui font une demande pour apporter un fauteuil ou tout autre équipement du bureau à la maison pour soutenir leur situation de télétravail ou à un autre lieu de travail, doivent recevoir l'approbation de leur gestionnaire et remplir le formulaire de prêt d'équipement ministériel ESDC-ADM3004. Les gestionnaires doivent conserver des copies des formulaires afin de pouvoir confirmer que les actifs sont restitués au bureau une fois que les affaires reprennent normalement. Veuillez noter que le service des biens immobiliers n'a pas la capacité de trouver des déménageurs ou des entreprises de messagerie pour aider à déplacer des chaises ou des éléments de mobilier sur le lieu de télétravail de l'employé. Les employés seront responsables du déménagement et du retour des articles eux-mêmes et devront suivre les bonnes pratiques de l'éloignement physique.

     Pour plus d'informations, se référer à la question : Comment équiper les employés pour qu'ils travaillent à domicile ?

• 13.2.2 Quel conseil peut-on donner aux employées enceintes qui expriment de l’inquiétude d’être considérées plus à risque de complications pendant la pandémie de COVID-19?

  D’après les avis actuels sur la santé, aucune mesure précise n’est exigée pour les employés qui sont considérés comme plus susceptibles d’avoir des complications. L’Agence de la santé publique du Canada recommande aux femmes enceintes qui se sentent bien de continuer leurs activités normales, comme aller au travail, mais elles doivent être encore plus vigilantes avec le lavage des mains et l’utilisation d’un désinfectant pour les mains, par exemple.

  Les employées enceintes ou qui allaitent dans la fonction publique

  • Une employée enceinte ou qui allaite peut cesser d’exercer ses fonctions si elle croit que la poursuite de celles-ci présente un risque pour sa santé ou pour celle du fœtus ou de l’enfant.
  • Normalement l'employée doit consulter un médecin qualifié de son choix dans les plus brefs délais afin de déterminer si l’une des fonctions actuelles de son travail présente un risque.
  • Si le médecin fournit un certificat médical confirmant l’existence d’un risque, vous devez vous assurer que les fonctions qu’elle exerce répondent aux conditions énoncées dans le certificat médical.
  • Lors d’une pandémie de COVID-19, il faut garder à l’esprit que les médecins pourraient être surchargés et ne pas être en mesure de remettre des certificats médicaux pour justifier les absences ou les retours au travail. Cependant, si la gestion ou l’employé sent le besoin d’identifier les risques potentiels, ils peuvent vouloir obtenir un certificat ou les conseils de leur professionnel de la santé.
  • En attendant, vous pouvez, en concertation avec l’employée, la réaffecter à un autre poste qui ne présente pas de risque. L’employée continuera à recevoir le salaire et les avantages de son poste actuel.
  • Avant l’approbation du congé, le gestionnaire doit envisager des modalités de travail souples (c’est-à-dire le télétravail, la formation par l’intermédiaire de Saba ou de GCcampus), si possible (c’est-à-dire que l’employé y a accès, qu’il est capable, que les besoins opérationnels le permettent). Une fois que les points ci-dessus ont été envisagés, les « autres congés payés » peuvent s'appliquer.

  Feuillet 5 — Employées enceintes ou qui allaitent

  En tant que gestionnaire, vous devez consulter votre conseiller régional en SST dès que vous recevez une plainte.

• 14.1.1  Comment abordez-vous le niveau élevé d’anxiété avec lequel certains employés sont aux prises?

  En cas de pandémie de COVID-19, il est normal de ressentir de l’anxiété et il se peut que vos employés souhaitent en parler avec vous. En tant que gestionnaire, vous devez veiller à ce que votre personnel prenne connaissance des services de consultation du PAE offerts dans le cadre du SAE de SC au 1-800-268-7708 (en tout temps) ou au 1-800-567-5803 (ATS) pour les consultations à court terme et les consultations d’urgence. Les gestionnaires doivent également informer leurs employés des soutiens des programmes M2M et de soutien par les pairs pour une aide supplémentaire. Vous devriez vous familiariser avec les signes et symptômes reliés au stress et aux techniques de gestion du stress (Annexe D).

  De plus, vous pouvez obtenir des conseils et de l’aide auprès du Service d’aide aux employés de SC au 1-800-268-7708 (en tout temps) pour mieux venir en aide aux employés qui ont vécu un incident traumatique (événement critique) ou un événement perturbateur au travail.

  Les ressources suivantes ont été produites par le Service d’aide aux employés de Santé Canada : Se préparer et intervenir face à un incident traumatique au travail : un livret pour gestionnaires et le guide plus complet Se préparer et intervenir face à un incident traumatique au travail : Guide électronique pour les gestionnaires

  De plus, des ressources et outils additionnels sont disponible à travers de LifeSpeak.

• 16.1.1  EDSC dispose-t-il d’un plan de communication en cas de pandémie?

  Oui, EDSC dispose d’un plan de communication qui a été approuvé par l’équipe de direction du Ministère. Le plan soutient le Plan stratégique de la gestion des urgences du Ministère et est conforme à l’approche de communication du gouvernement du Canada. Le plan comprend trois objectifs :

  • maintenir la confiance et la sécurité des employés qui fournissent des services indispensables en donnant de l’information pertinente, cohérente et en temps voulu;
  • appuyer les mesures fédérales en matière de communications prévues par Sécurité publique Canada; et
  • maintenir la confiance du public en l’intégrité de nos services en donnant aux clients de l’information utile sur les changements apportés à la prestation des services ou des programmes.
• 16.1.2 Comment les employés sont-ils tenus informés?

  Des communications internes efficaces constituent une responsabilité de gestion commune. La collaboration, en particulier entre la gestion des ressources humaines et les fonctions des communications, est essentielle. Les gestionnaires et les superviseurs doivent communiquer fréquemment et ouvertement avec les employés, avant que l’information soit transmise à la population ou au même moment. Pour les appuyer, les institutions ont recours à des documents publiés (sur divers soutiens), à des présentations orales, à des réunions du personnel et à des activités d’apprentissage.

• 16.1.3 Comment les clients sont-ils tenus informés des changements éventuels dans la prestation de services en raison d’un taux d’absentéisme élevé?

  Pour se préparer aux situations d’urgence, chaque direction et chaque région dispose d’un plan de continuité des activités.

  Ces plans déterminent des moyens de minimiser les interruptions de service pour les clients (par exemple, en affectant du personnel supplémentaire provenant d’autres secteurs, en redirigeant les clients vers d’autres centres ou canaux, ou, dans certains cas, en fermant des bureaux). L’un des objectifs du plan de communication est de tenir les clients informés de tout changement ou interruption de service. Selon la situation, un certain nombre de moyens pourraient être utilisés pour informer les clients, tels que la notification aux médias locaux, les messages téléphoniques et l’Internet.

  Il est essentiel d’assurer la coordination des questions de communication entre l’AC et les bureaux régionaux.

• 16.1.4  Que dois-je faire si un journaliste communique avec moi? Qui est le porte-parole du Ministère?

  Les médias jouent un rôle important pour ce qui est d’informer la population des activités du gouvernement et de faire connaître les opinions du public à l’égard du gouvernement. Le Service des relations avec les médias coordonne les demandes de renseignements des médias, surtout en ce qui concerne les demandes d’entrevue ou de renseignements techniques au sujet de questions spécialisées, et il collabore avec des experts en la matière afin de répondre aux demandes de renseignements.

  La nature des demandes de renseignements des médias fait en sorte que le ministre peut y répondre ou renvoyer les journalistes vers un porte-parole du Ministère par l’entremise du Service des relations avec les médias.

  Pour obtenir de plus amples renseignements ou solliciter une entrevue, les représentants des médias doivent communiquer avec le Service des relations avec les médias par téléphone au 819-994-5559 ou par courriel à media@hrsdc-rhdsc.gc.ca.

• 16.1.5  Quelle est la différence entre les communications de risques et de crises?

  Selon la Politique des communications du gouvernement du Canada, une crise est une situation qui remet en question le sentiment du public envers « la pertinence, les traditions, les valeurs, la santé, la sécurité ou l’intégrité du gouvernement ». Un risque, du point de vue de la gestion des enjeux, est une situation qui précède une crise, et pour laquelle des mesures d’atténuation fortes peuvent être appliquées, afin de limiter le montant des dommages qu’elle crée. L’objectif de la communication des risques est d’adresser ces problèmes avant qu’ils ne se produisent. La communication des risques est également considérée comme un transfert d’information bidirectionnel, où les intervenants (dans ce cas vos employés) agissent à la fois comme source et destinataire de l’information sur le risque.