Processus de séparation automatisé

Pour les bureaux qui sont ouverts aux gestionnaires mais pas aux employés…

• L'employé qui part doit remplir le formulaire de retour d’équipement ministériel (ADM5018), qui énumère tous les biens ministériels qui lui ont été attribués et qui doivent être retournés.
• L'employé envoie le formulaire rempli par voie électronique à son supérieur hiérarchique ; l'employé et le supérieur hiérarchique doivent tous deux conserver une copie du formulaire

(Compte tenu de l'inaccessibilité actuelle aux imprimantes, le gestionnaire peut renvoyer un courriel à l'employé lui confirmant sa reconnaissance des biens à retourner).

• Le gestionnaire prépare le certificat de contrôle de sécurité et le formulaire de briefing (TBS33047) et en imprime une copie.
• Le gestionnaire prend des dispositions avec l'employé pour qu'il vienne sur place afin de rendre les biens (cela impliquerait une discussion entre le gestionnaire et l'employé qui quitte) afin de fixer une date et une heure de rencontre au bureau.
• Une fois que le gestionnaire confirme que tous les biens sont comptabilisés, il signe le formulaire ADM5018 et en fournit une copie à l'employé comme accusé de réception officiel ; le gestionnaire et l'employé doivent tous deux conserver une copie du formulaire pour la tenue des dossiers.
• Le gestionnaire organise la séance d'information de sortie avec l'employé en utilisant le formulaire TBS33047 ; Le gestionnaire en fournit une copie à l'employé ; le gestionnaire et l'employé en conservent tous deux une copie pour la tenue des dossiers.
• Le gestionnaire procède ensuite au suivi du processus de séparation automatisé en téléchargeant tous les documents pertinents dans le système et en restituant tous les biens au bureau émetteur désigné.
• S'il n'est pas en mesure de livrer les biens au bureau émetteur désigné (par exemple le BRS), le gestionnaire doit sécuriser les biens dans un endroit où l'accès est contrôlé (par exemple une pièce fermée à clé, une armoire verrouillée, etc.)

Pour les bureaux/sites qui sont fermés à la fois aux gestionnaires et aux employés...

• L'employé qui quitte doit dresser une liste complète de tous les biens à retourner en utilisant le formulaire de retour d'équipement ministériel (ADM5018), et envoyer la version électronique au gestionnaire pour révision.
• Dès réception du formulaire, le gestionnaire l'examine et en conserve la copie électronique. Il prend des dispositions avec l'employé pour le rencontrer en personne, afin de lui rendre les biens.
• Pour que l'employé qui quitte le service puisse rendre les biens en personne (par exemple, une pièce d'identité avec photo, une carte d'accès, des clés, des dossiers officiels, du matériel informatique fourni par le service, du mobilier de bureau, des bons de taxi, une carte de stationnement, etc.), à son arrivée au lieu de rendez-vous, l'employé transfère les biens de son véhicule au véhicule du gestionnaire, tout en pratiquant une distanciation sociale/physique.
• Après le transfert des biens, le gestionnaire compare la liste des articles aux biens physiques retournés par l'employé.
• Une fois que le gestionnaire confirme que tous les biens ont été comptabilisés, il envoie un courriel à l'employé à titre d'accusé de réception et de tenue de dossiers.
• À son retour sur le lieu de travail alternatif (par exemple à son domicile), le gestionnaire sécurise les biens à son domicile jusqu'à l'ouverture du bureau et jusqu'à la remise des biens au bureau émetteur.
• Le gestionnaire prépare le certificat d'enquête de sécurité et formulaire d'information (TBS33047) et l'envoie par courriel à l'employé pour qu'il le lise et en accuse réception ; l'employé le fait en envoyant un courriel de confirmation au gestionnaire, avec le formulaire ci-joint, et en confirmant qu'il/qu’elle a lu la partie C et qu'il/qu’elle accepte de se conformer aux exigences qui y sont énoncées. Le gestionnaire conserve le courriel pour la tenue des dossiers et pour référence/actions futures.
• Le gestionnaire envoie un courrier électronique, avec confirmation, au bureau émetteur (par exemple, le Bureau régional de sécurité (BRS), l'Info service national (le ISN, le cas échéant) que tous les biens ont été retournés et demande l'annulation de tous les privilèges d'accès (par exemple, l'accès au bâtiment, l'accès aux systèmes/réseaux). (Note : Le BRS indiquera au gestionnaire s'il doit ou non, pendant la crise, lui envoyer la carte d'identité avec photo et le laissez-passer pour le bâtiment (le cas échéant)
• Une fois que le gestionnaire est en mesure de revenir au lieu de travail désigné, il/elle peut alors imprimer le formulaire, le signer et à l'endroit où l'employé devait le signer, il suffit d’inscrire "COVID-19-E-signature dans le dossier" et la date (par exemple la date d'accusé de réception du courriel à la fois par la date du gestionnaire et la date de l'employé qui quitte le bureau). Le gestionnaire doit envoyer le formulaire et la liste de contrôle à son BRS respectif.
• Le gestionnaire conserve un dossier de toute la correspondance avec l'employé et les autres parties prenantes (par exemple, électronique et/ou papier) liée au processus de départ de l'employé.
• Le gestionnaire complète le processus de séparation automatisé et télécharge tous les documents pertinents dans le système pour en assurer le suivi.
• Une fois la crise terminée et les bâtiments rouverts, le gestionnaire remet les actifs au bureau émetteur approprié (par exemple, le BRS, la DGIIT, etc.).

Pour les gestionnaires et les employés qui quittent leur emploi et qui travaillent dans des zones géographiques distinctes

(par exemple, le gestionnaire responsable à Edmonton, AB ; l'employé qui quitte son emploi à Ottawa, ON) ...

• L'employé qui part doit fournir une liste complète de tous les biens retournés en utilisant le formulaire de retour d'équipement ministériel (ADM5018), et envoyer la version électronique à son gestionnaire et au gestionnaire d'accueil (par exemple, le gestionnaire sur place à Ottawa) pour examen.
• Dès réception du formulaire, le gestionnaire se coordonne avec le gestionnaire d'accueil pour demander de l'aide afin de récupérer les biens matériels.
• Le gestionnaire d'accueil suit les procédures ci-dessus pour la récupération des biens et fournit une confirmation au gestionnaire de l'employé qui quitte le service.
• Le gestionnaire prépare le certificat d'enquête de sécurité et le formulaire d'information (TBS33047) et l'envoie à l'employé pour qu'il le lise et en accuse réception ; l'employé le fait en envoyant un courriel de confirmation au gestionnaire, avec le formulaire ci-joint, et en confirmant qu'il a lu la partie C et qu'il accepte de se conformer aux exigences qui y sont énoncées. Le gestionnaire conserve le courrier électronique pour la tenue des dossiers et pour référence/actions futures.
• Le gestionnaire conserve un dossier de toute la correspondance avec l'employé et le gestionnaire d'accueil (par exemple, électronique et/ou papier) liée au processus de départ de l'employé.
• Le gestionnaire complète le processus de séparation automatisé et télécharge tous les documents pertinents dans le système pour en assurer le suivi.