FAQ : Lieu de travail physique

EDSC suit les directives centrales en vue du retour progressif et limité des employés dans les bureaux. Au départ, le taux d'occupation sera limité à 30 % de la capacité d'accueil du lieu de travail. Toutefois, le taux d'occupation des Centres Service Canada et d'autres locaux spécialisés pourrait être supérieur à celui des locaux généraux pour bureaux. Dans ces cas, des plans d'occupation sécuritaire ainsi que des mesures opérationnelles et de protection supplémentaires seront requis.

Des changements seront apportés à notre façon d'offrir nos services en personne aux Canadiens, parallèlement aux mesures adoptées pour l'éloignement physique et à l'utilisation de barrières physiques ou d'autre équipement prescrit, afin de protéger les employés lorsqu'ils ne pourront maintenir l'éloignement physique.

En raison du risque de congestion dans les entrées et sorties et dans les aires communes, le taux d'occupation est limité à 30 % de la capacité d'accueil du lieu de travail. À l'heure actuelle, EDSC utilise une méthode d'accès par approbation pendant qu'il continue de préciser les priorités et les exigences relatives à la présence physique.

Dans le cadre de la planification relative à la préparation des immeubles à l'éventuel retour sécuritaire graduel d'un nombre limité d'employés, les hauts fonctionnaires du Ministère doivent d'abord évaluer la capacité des immeubles et les besoins en locaux des divers services, de même que les priorités à l'égard des employés qui doivent être dans les bureaux ou qui souhaitent y travailler. Dans bien des cas, ces travaux doivent être effectués en collaboration avec les autres occupants afin de respecter le taux initial de capacité des immeubles de 30 %.

Des protocoles de sécurité pertinents et des mesures préventives personnelles doivent être mis en place et maintenus pour assurer le respect des mesures d'éloignement physique. On privilégie l'utilisation optimale des aménagements et de l'espace actuels ainsi que l'apport de modifications minimes uniquement lorsque nécessaire, plutôt que des changements permanents à la disposition ou à la conception du mobilier. Des vérifications de l'état de préparation de l'immeuble seront effectuées pour assurer le bon fonctionnement du système d'approvisionnement en eau potable et du système de CVCA; des panneaux et des marqueurs seront installés pour signaler les voies de circulation et l'utilisation appropriée des ascenseurs, des cuisines, des salles de conférence, etc.

Dès que l'attribution des locaux aura été déterminée, que les groupes prioritaires d'employés auront été désignés et que tous les protocoles d'occupation auront été mis en place, les gestionnaires seront outillés pour soutenir les employés qui retournent au lieu de travail ou y restent.

Avant de retourner au lieu de travail, les employés devront avoir accès à des trousses de sensibilisation et à des outils d'information et être informés des dangers potentiels, des protocoles et des mesures.

La capacité maximale d'occupation se définit comme étant le nombre d'employés que les lieux de travail peuvent accueillir en toute sécurité. Elle est fonction du nombre d'employés pouvant occuper les lieux en toute sécurité et en tout temps en respectant la distance de deux mètres et tous les autres protocoles et mesures de prévention. Cela comprend les espaces de travail désignés et les aires communes, comme les toilettes, les voies de circulation et les points de sortie, qui peuvent devenir congestionnés à mesure que le nombre d'employés augmente.

Il faut prévoir dans les calculs la souplesse nécessaire pour accueillir les visiteurs et les fournisseurs de services dans les locaux ou pour permettre aux employés de venir récupérer de l'équipement ou des effets personnels.

Le système de réservation d'EDSC permettra aux directions générales et aux régions de gérer la limite d'occupation en veillant à ce qu'au plus 30 % des postes de travail (bureaux à cloisons, bureaux fermés) puissent être réservés. Les aires communes, telles que salles de conférence, cuisines ou salles de bain, ne seront pas prises en compte dans le calcul des taux d'occupation. Dans les lieux où le système de réservation n'est pas encore en place, les postes de travail peuvent être gérés selon d'autres méthodes (p. ex., l'outil de réservation SharePoint utilisé dans certaines régions).

La capacité correspond au nombre total de places disponibles. Au départ, les places disponibles seront limitées aux bureaux fermés et aux postes de travail dans le système de réservation d'EDSC.

Par exemple, si 200 places sont considérées comme étant disponibles dans le système de réservation d'EDSC, la capacité est de 200.

Bien que le maximum de 30 % s'applique aussi bien à la capacité de l'immeuble qu'à celle de l'étage, la capacité sera gérée en fonction de l'étage. La capacité de l'étage se fonde sur le nombre total de postes de travail individuels (bureaux à cloisons et bureaux fermés) normalement mis à disposition dans les locaux. La capacité du lieu de travail sera limitée à 30 % à moyen terme.

Chaque employé qui souhaite se rendre au bureau devra effectuer une réservation au moyen du système d'EDSC lorsque celui-ci sera mis en place. Le système sera configuré de façon que les postes de travail réservés satisfassent aux exigences d'éloignement physique et au taux initial maximal de capacité de 30 %. Ainsi, le système empêchera les employés de réserver des postes de travail à un étage si ces réservations entraînent le dépassement de la limite de capacité prédéterminée de l'étage.

Le retour au travail sera progressif et seule une fraction des locaux sera occupée au même moment. Selon cette hypothèse, les personnes qui retournent au bureau utiliseront les locaux à diverses fins. Tenter d'apporter dans l'immédiat des changements permanents à la disposition des bureaux, au mobilier ou à la conception peut être long, coûteux et difficile et, compte tenu de l'évolution du contexte, peut également s'avérer inefficace ou inutile; dans certains cas, cela pourrait avoir une incidence négative sur les systèmes de l'immeuble, les sorties et sur d'autres mesures visant la santé et la sécurité au travail. L'évolution de la pandémie au Canada est incertaine et les autorités canadiennes de santé publique pourraient émettre de nouvelles consignes ou modifier celles actuellement en place. Toutefois, les directives ministérielles doivent toujours être suivies.

Dans tous les cas, veuillez signaler au Centre national d'appels de service les problèmes liés à l'immeuble, notamment les distributeurs de savon vides ou le manque d'eau chaude.

La santé et la sécurité des occupants de l'immeuble sont primordiales, surtout compte tenu de la pandémie actuelle. La Direction générale du Dirigeant principal des finances (DGDPF) collabore avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour s'assurer que tous les occupants de l'immeuble disposent d'un environnement de travail sain et productif.

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, SPAC a poursuivi la mise en œuvre de ses activités régulières de garde d'actifs, notamment en veillant à ce que les systèmes de CVCA soient conçus, installés, exploités et entretenus de manière à satisfaire ou à dépasser les exigences du Code national du bâtiment du Canada et du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail. L'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) a également souligné l'importance de s'assurer que les systèmes de CVCA sont en bon état de fonctionnement et d'optimiser le rendement de la ventilation des bâtiments pour réduire la concentration d'aérosols potentiellement infectieux.

SPAC continue l'examen des plus récentes données scientifiques liées aux modes de transmission de la COVID-19, fournit des directives sur les exigences en matière de CVCA et consulte régulièrement Santé Canada pour s'assurer que ces directives demeurent pertinentes. SPAC a amélioré les systèmes de CVCA en ce qui concerne les heures de fonctionnement, le niveau de filtration et l'air extérieur, tout en maintenant des niveaux acceptables de température et d'humidité conformément à la Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte.

SPAC a confirmé à EDSC que tous les emplacements se conforment aux directives émises.

Pour respecter la distance physique, les employés seront invités à occuper un poste de travail sur deux. Dans la mesure du possible, les employés pourront travailler au poste de travail qu’ils occupaient avant la mise en œuvre des mesures de travail à distance. Dans certains cas, les employés seront invités à utiliser un poste de travail différent afin de permettre une distance physique suffisante entre les employés.

Afin de faciliter l’utilisation de tous les postes de travail selon les besoins, les employés seront invités à adopter des procédures de nettoyage des bureaux et à retirer tous leurs effets personnels des surfaces de travail et des postes de travail. Les employés recevront des instructions de leur gestionnaire/responsable de site sur la dépersonnalisation des postes de travail avant le retour au bureau des employés supplémentaires.

Oui, nos lieux de travail les plus récents et les plus modernes offrent la souplesse nécessaire pour tenir compte de l’éloignement physique et permettent d’appliquer plus facilement les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé. Lors du retour progressif sur le lieu de travail, la manière la plus efficace d’utiliser notre espace est de mettre tous les postes de travail à la disposition des employés qui se trouvent dans le bureau. Grâce à cette approche, les employés peuvent choisir un poste de travail, qui respecte les restrictions en matière d’éloignement physique, pour y travailler toute la journée.

Cette approche sera appliquée dans les lieux de travail d’EDSC où les employés ont l’habitude de travailler à des places non attribuées, mais elle peut également être appliquée à nos environnements de bureau traditionnels pour faciliter l’éloignement physique. Il est demandé aux employés de retirer leurs effets personnels de leur poste de travail à la fin de chaque journée afin de permettre un nettoyage adéquat des surfaces de travail. Les employés sont encouragés à nettoyer et désinfecter les surfaces de travail avant et après l’utilisation du poste de travail.

L'approche et le déroulement varieront selon le lieu et vous seront communiqués par votre responsable de site régional ou de direction générale.

• Les employés travaillant au bureau peuvent être attribués à un poste de travail spécifique afin de respecter la distanciation physique.
• Un bureau peut passer d'un environnement attribué à un environnement de sièges non attribués.
• Pour les employés qui travaillent déjà dans un environnement de travail flexible, les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé sont déjà en place.

Les options pour un système de réservation sont en cours d'examen afin de soutenir davantage les arrangements de sièges non attribués.

• Que sont les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé?

  Les Lignes directrices pour un bureau bien organisé visent généralement à réduire le risque d'accès non autorisé, de perte, de vol et de dommages aux informations ou aux biens du ministère, les lignes directrices approfondies sont désormais également essentielles pour faciliter le nettoyage des postes de travail afin de prévenir la propagation de la COVID-19.

  Les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé incluent :

  • Maintenir les surfaces de travail propres et sans encombrement;
  • Retirer les effets personnels des postes de travail;
  • Nettoyer les surfaces de travail avant et après l'utilisation.

  Bien que les lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé soient mises en œuvre dans tous nos espaces, certains bureaux déménageront également dans un environnement de sièges non attribués. (Pour de plus amples renseignements, se référer aux Tous les sites passeront-ils à des sièges non attribués?).

  Avant le retour progressif des employés dans leur environnement de bureau, les responsables de site et la gestion locale devront coordonner le retour des employés sur le lieu de travail pour qu'ils puissent récupérer leurs effets personnels de leur poste de travail.

  Veuillez attendre les instructions de votre gestionnaire ou de votre responsable de site avant de vous rendre au bureau pour quelque raison que ce soit. Si vous n'êtes pas à l'aise de retourner au bureau, veuillez consulter votre gestionnaire pour connaître les solutions alternatives possibles.

• Pourquoi EDSC met-il en œuvre les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé ?

  Lorsqu'elles sont appliquées en tandem avec les lignes directrices existantes, les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé constituent un moyen efficace pour les employés de s'assurer que les informations, les biens et le lieu de travail restent sûrs et sécurisés pour tous.

  Cela sera nécessaire pour permettre la mise en œuvre de mesures de sécurité approfondies, telles que la distanciation physique et un meilleur nettoyage des surfaces de travail par les employés, avant et après leur utilisation, afin de garantir la sécurité de tous les employés qui retournent au bureau.

  Veuillez également consulter « Qu'est-ce que j'y gagne? ».

• Les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé sont-elles requises pour tous les sites?

  Oui - Tous les sites mettront en œuvre les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé, incluant :

  • Le retrait de tous les effets personnels des postes de travail des employés;
  • Le retrait de tout dossier nécessaire du lecteur C : de l’ordinateur de votre poste de travail, en les déplaçant dans un lecteur réseau ou SharePoint ;
  • La sauvegarde de votre archive de courriels PST (si vous en avez une) ;
  • Le nettoyage des surfaces de travail en début et en fin de journée.
• Comment les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé seront-elles mises en œuvre?

  Les responsables de site ont la responsabilité de veiller à ce que les bureaux soient prêts pour le retour progressif des employés et la mise en œuvre des Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé.

  • Initialement, les employés seront invités à retourner au bureau pour récupérer tous leurs objets personnels de leur poste de travail.  Votre gestionnaire ou le responsable du site vous enverra des instructions complémentaires à ce sujet.
  • À l'avenir, il est demandé aux employés de maintenir les surfaces de travail propres et sans encombrement, de retirer les effets personnels des postes de travail à la fin de la journée et de nettoyer les surfaces de travail avant et après l'utilisation.   
• Quels sont les articles que je dois retirer?

  Veuillez retirer tous les effets personnels des postes de travail et des zones communes, y compris :

  • Les articles sur la surface de travail, à l'exception de certains types de matériel informatique, tels que les téléphones, les ordinateurs et les stations d'accueil universelles.  Les personnes travaillant à distance peuvent retirer les moniteurs, le clavier et la souris. L'autorisation de leur gestionnaire en remplissant le formulaire de Prêt de matériel appartenant au ministère ESDC-ADM3004 est nécessaire.
  • Les articles qui peuvent être attachés aux panneaux des postes de travail, tels que les porte-dossiers, les papiers et les photos.
  • Toute plante située dans le poste de travail ou au bureau doit être retirée. 
  • Les fournitures de bureau qui restent sur votre poste de travail ne doivent pas être retournées dans l'armoire à fournitures et peuvent être emportées chez vous pour être utilisées à votre lieu de travail éloigné.
  • Tous les articles se trouvant dans le casier ou la tour de rangement du poste de travail.  Les clés doivent rester avec l'unité, si aucun document ou dossier protégé est conservé. (• Pour de plus amples renseignements, se référer à Qu'en est-il de mes documents protégés?)
  • Tous les effets personnels qui peuvent se trouver dans les espaces communs tels que les cuisines, comme la vaisselle, les ustensiles et les machines à café. 

  Il est recommandé aux employés d'apporter des sacs réutilisables pour le retrait des effets personnels. Cela sera plus respectueux de l'environnement et plus facile à rapporter à la maison.

• Qu'en est-il de mes documents protégés?

  Pour respecter les directives de gestion de l'information, tous les documents ou les fichiers protégés actuellement entreposés dans votre poste de travail doivent être correctement sécurisés. Ces documents doivent être conservés dans un endroit verrouillé et sécurisé au sein de votre bureau. Veuillez consulter Gestion des informations physiques en suivant les directives de nettoyage du bureau et de parler avec votre gestionnaire si vous avez des documents protégés qui doivent être entreposés.

  Les documents éphémères (ceux considérés comme n'ayant pas de valeur opérationnelle) ou les fichiers contenant vos informations personnelles doivent être déchiquetés ou emportés à la maison. Vous êtes encouragé à n'imprimer les documents qu'en cas de nécessité et à numériser les copies papier des documents existants lorsque cela est possible. Nous demandons aux employés qui travaillent à distance de réfléchir à l'utilité de tout le papier entreposé dans les postes de travail, étant donné la possibilité de travailler sans beaucoup de ces dossiers depuis le mois de mars. Les employés peuvent envisager de profiter de cette occasion pour minimiser et numériser que les documents nécessaires.

  Les responsables de site et les gestionnaires veilleront à ce que des bacs de déchiquetage supplémentaires soient disponibles pour les dossiers qui ne sont plus nécessaires afin que les employés puissent disposer correctement de l'excédent de papier lors du nettoyage de leur poste de travail.

  De plus amples informations sur les meilleures pratiques en matière de gestion de l'information et des ressources d'apprentissage sont disponibles à l'adresse suivante : Apprentissage en gestion de l'information

  Les employés sont également tenus de respecter en permanence les Lignes directrices pour un bureau bien organisé existantes.

• Comment puis-je accéder au bureau pour récupérer mes effets personnels?

  L'accès au bureau est actuellement limité aux employés qui doivent être présents pour exercer leurs fonctions ou qui ont obtenu l'autorisation d'y être. Veuillez attendre les instructions de votre responsable de site ou de votre gestionnaire avant de vous rendre au bureau pour quelque raison que ce soit.

  Vous devez suivre tous les protocoles et procédures pour assurer votre santé et votre sécurité et celles de vos collègues. Par exemple :

  • Honorez la date et l'heure qui vous ont été assignées pour retourner au bureau
  • Respecter les procédures d'enregistrement ou d'accès au bâtiment
  • Suivre les changements dans les déplacements du bureau (par exemple, le flux de circulation directionnel)
  • Adopter le bon usage des ascenseurs et des escaliers
  • Respecter l'accès aux toilettes
  • Obéir aux procédures d'éloignement physique et de nettoyage
  • Accédez uniquement aux zones nécessaires pour récupérer vos effets personnels
• Devrai-je me rendre au bureau pour récupérer mes effets personnels si mon lieu de travail est dans une zone rouge?

  Les employés doivent en tout temps s’assurer de suivre les consignes et les directives fournies par les autorités locales de santé publique. Compte tenu de la hausse récente du nombre de cas de COVID 19 dans la plupart des régions du pays, les employés doivent entrer dans le lieu de travail de façon coordonnée et sécuritaire, et conformément au processus d’approbation en place.

  Le retour au bureau en plus grand nombre a été mis en veilleuse, mais il est possible de reporter la date limite initialement fixée au 31 décembre 2020 pour la récupération des effets personnels. Dans certains cas, il y aura des délais précis dans lesquels il faudra vider complètement un espace de travail afin que les projets immobiliers prévus pour améliorer les locaux et les rendre plus souples se poursuivent. La liste de ces projets sera publiée sous peu et les dates ont été ou seront communiquées à l’avance pour permettre la planification de ces travaux. Il est important que tous les effets personnels soient retirés des lieux d’un projet prévu afin de donner à la DGDFP – Biens immobiliers et à la DGIIT le temps dont elles ont besoin pour préparer le nouvel espace. Ces préparatifs permettront aux employés qui doivent retourner dans le lieu de travail d’avoir accès au nombre de postes de travail requis.

  Certes, nous vivons une période d’incertitude, mais nous sommes déterminés à travailler avec vous et votre gestionnaire pour vous soutenir et faire en sorte que ce travail puisse se dérouler en toute sécurité.

Sur la base des orientations fournies par le SPAC, la capacité sera limitée au nombre d'utilisateurs simultanés possible tout en maintenant la restriction d'éloignement physique. Les toilettes, les ascenseurs, les cuisines, les centres d'affaires et les salles de réunion sont considérés comme des espaces communs fermés où des restrictions de capacité seraient applicables. Dans les cuisines et les cafétérias, les appareils seront placés à 2 mètres les uns des autres afin de maintenir une distance physique et d'installer une signalisation là où c'est nécessaire.

Dans les immeubles à plusieurs locataires, les employés pourraient remarquer des ambassadeurs qui surveilleront les espaces communs, les zones d'alignement, etc.

En fonction de l'emplacement de chaque site et de la configuration des espaces communs fermés, des chaises peuvent être disponibles si la distance physique simultanée peut être respectée. Le nombre de chaises disponibles peut être réduit en raison de la capacité limitée de l'espace.

Pour réduire le risque de contamination, les accessoires de cuisine communs ne doivent pas être mis à disposition ni utilisés. Les employés sont encouragés à utiliser leurs plats et ustensiles personnels.

Oui, le SCT et les SPAC ont produit un guide avec une signalisation standard et des marquages au sol qu’EDSC affichera ou installera sur les lieux de travail. Les responsables des sites, en consultation avec les comités et les représentants des biens immobiliers et de la santé et de la sécurité, placeront ces outils dans les zones des lieux de travail occupées par EDSC pour informer des limites de capacité, des directions de circulation établies, ainsi que rappeler les mesures d’éloignement et d’hygiène.

Services publics et approvisionnement Canada (SPAC), Brookfield Global Integrated Solutions (BGIS) et les propriétaires immobiliers seront responsables de l’affichage dans les entrées, les sorties, les cages d’escalier, les ascenseurs et les toilettes à l’extérieur de l’espace opérationnel d’EDSC et dans les zones communes des immeubles. L’accès aux espaces de travail d’EDSC pourrait être retardé en raison de la capacité réduite des entrées et des ascenseurs.

Échantillon de signalisation :

Échantillon de marquage au sol :

• Pourquoi le Ministère exige-t-il un dépistage actif des employés ?

  Le dépistage actif contribuera à limiter la propagation de la COVID-19 sur le lieu de travail physique et permettra aussi de s’assurer que les employés et les citoyens sont en sécurité autant que possible lorsqu'ils accèdent à nos lieux de travail. Cette mesure proactive s'inscrit dans la lignée d'autres mesures de la santé publique, telles que l'utilisation de mesures de prévention personnelle, la distanciation physique, l'hygiène fréquente des mains, le renforcement des mesures de nettoyage et le port de masques non médicaux à trois épaisseurs.

  L'utilisation d'un outil de dépistage actif permet au Ministère d'adopter une approche cohérente pour s'assurer que chaque employé qui a accès au lieu de travail physique ou qui se rend sur les sites des clients (c'est-à-dire pour effectuer des inspections ou des enquêtes approuvées) a effectué une autoévaluation avant de se présenter sur un lieu de travail.

• Qui est tenu d’utiliser l’outil de dépistage actif des employés ?

  Tout employé, quel que soit sa fonction ou son poste, qui accède au lieu de travail physique ou qui visite le site d’un client, doit répondre aux questions de l’outil de dépistage actif des employés chaque jour avant de se présenter au lieu de travail physique ou au site d’un client.

  Si vous travaillez à distance, vous n'avez pas besoin d'utiliser cet outil, sauf si vous prévoyez d'accéder au lieu de travail physique ou de visiter le site d’un client.

• Quand dois-je effectuer un dépistage actif ?

  Vous devez remplir votre questionnaire de dépistage actif chaque jour où vous accédez au lieu de travail physique ou visitez le site d’un client. Vous devez remplir le questionnaire de dépistage peu de temps avant d'accéder au lieu de travail physique ou au site d’un client, idéalement, pas plus de deux heures à l'avance.

• L'outil de dépistage actif des employés me donne-t-il l'autorisation de me rendre sur le lieu de travail physique ?

  Non. Pour l’instant, seuls les employés dont la direction a autorisé la présence sur le lieu de travail sont autorisés à s'y rendre. En général, il s'agit des employés qui exercent des fonctions essentielles qui ne peuvent être exécutées que sur place (par exemple, ceux qui servent des clients internes ou externes, qui traitent le courrier, les dossiers physiques, etc.) et des employés qui ont reçu l'autorisation dans le cadre d'une mesure d'adaptation ou d'un besoin professionnel approuvé, par exemple pour résoudre un problème informatique. Si vous avez besoin d'accéder au lieu de travail, discutez-en au préalable avec votre gestionnaire ; si votre demande est approuvée, remplissez la liste de vérification pour les employés.

  L'outil de dépistage actif des employés permet simplement de confirmer que vous ne présentez pas de symptômes semblables à ceux de la COVID-19 ou que vous n'avez pas été potentiellement exposé au virus, avant d'accéder au lieu de travail.

• Quelle est la durée de validité de mon résultat une fois que j'ai terminé le dépistage actif ?

  Une fois que vous avez terminé le dépistage actif, votre résultat n'est valable que pour le jour même. Il n'est plus valable si votre situation change au cours de la journée (par exemple, si vous commencez à présenter des symptômes).

• Que dois-je faire si je commence à me sentir mal pendant la journée ou si je suis informé d'une possible exposition à la COVID-19 ?

  Si votre situation change après vous être présenté sur le lieu de travail physique ou après avoir visité le site d'un client (par exemple, si vous commencez à ressentir les symptômes de la COVID-19), vous devez immédiatement en informer votre superviseur, quitter le lieu de travail et suivre les directives de la santé publique locale.

• Comment dois-je procéder pour communiquer les résultats de mon dépistage actif à mon superviseur ?

  Il existe un lien sur la page de résultats qui génère un courriel pré-rempli. Tout ce que vous devrez entrer dans le courriel avant de l'envoyer est l'adresse électronique de votre superviseur. Veillez à l'avoir avec vous, car il se peut que vous n'ayez pas accès au répertoire ministériel. Ce courriel permet de communiquer à votre superviseur les résultats du dépistage. Vous devez conserver une copie de ce courriel pour vos dossiers.

• Que dois-je faire si le résultat de mon dépistage actif indique « Vous ne devez pas vous présenter sur le lieu de travail » ?

  Si le résultat de votre dépistage actif est « Vous ne devez pas vous présenter sur le lieu de travail », vous devez suivre les instructions indiquées sur la page de résultats de l'outil. Vous devez notamment envoyer vos résultats à votre superviseur et remplir l'outil d’autoévaluation provincial ou régional afin de déterminer les prochaines étapes recommandées dans votre région. Cette notification ne remplace pas les procédures actuelles pour informer votre superviseur ou votre lieu de travail de votre absence (tel que téléphoner à votre superviseur ou à une ligne de présence et laisser un message).

  Si vous vous sentez suffisamment bien pour travailler, vous devez également discuter avec votre superviseur de la possibilité de travailler à distance jusqu'à ce que la raison pour laquelle vous n'avez pas été autorisé à accéder au lieu de travail soit passée (par exemple, jusqu'à ce que vos symptômes disparaissent, que votre période d'isolement soit terminée ou que vous suiviez les conseils locaux de la santé publique). Si vous êtes malade ou incapable de travailler, vous devez discuter des possibilités de congé avec votre superviseur.

• Combien de temps faut-il pour remplir l’outil de dépistage actif des employés ?

  En général, il ne vous faudra pas plus de 5 minutes pour remplir l'outil de dépistage actif et communiquer les résultats à votre superviseur. Si le résultat de votre dépistage actif est « Vous ne devez pas vous présenter sur le lieu de travail », il vous prendra plus de temps pour lire les prochaines étapes recommandées et les suivre.

• Les employés doivent-ils être connectés au réseau du Ministère pour accéder à l'outil de dépistage actif des employés ?

  Non. Les employés n'ont pas besoin d'être connectés au réseau du Ministère pour utiliser l'outil. Il est disponible sur Internet et peut être consulté sur l'ordinateur professionnel ou personnel de l'employé via un navigateur web ou sur un téléphone intelligent via l’application mobile MonEDSC. Une copie PDF est disponible pour consulter les questions hors ligne.

• Comment puis-je compléter le dépistage actif si je n'ai pas accès à Internet sur mon téléphone ou mon ordinateur ?

  Si vous n'avez pas accès à Internet sur votre téléphone intelligent ou votre ordinateur, contactez votre superviseur pour discuter d'une autre façon de compléter le dépistage.

• Les clients externes qui ont accès au lieu de travail physique devront-ils également effectuer une autoévaluation au moyen de cet outil ?

  Non. Les commissionnaires procèdent actuellement au dépistage des citoyens avant qu'ils n'entrent dans les Centres Service Canada.

• Que dois-je faire si le résultat du dépistage actif indique « Vous n'êtes pas autorisé à accéder au lieu de travail » ?

  Si le résultat du dépistage actif est « Vous n'êtes pas autorisé à accéder au lieu de travail », vous devez suivre les instructions se retrouvant sur la page de résultat de l'outil. Cela inclut d'envoyer vos résultats à votre superviseur et de communiquer avec votre superviseur pour discuter de ce que vous devez faire pour répondre aux exigences de la politique de vaccination. Vous devez remplir toutes les conditions de dépistage et à nouveau compléter le dépistage actif avant d'être autorisé à accéder au lieu de travail.

• L'outil de dépistage actif pour les employés tient-il un registre de mon statut vaccinal ?

  Non. Les résultats de l'outil de dépistage actif pour les employés sont anonymes et ne peuvent pas être associés individuellement à des employés. La seule façon pour l'information d'être communiqué est à travers le courriel qui est généré par l'outil et que vous envoyez à votre superviseur. Le courriel est générique et n'indique pas le contenu de vos réponses, y compris votre statut vaccinal.

• Dois-je répondre différemment aux questions de l'Outil de dépistage actif pour les employés si je suis vacciné ?

  L'outil de dépistage actif pour les employés a été mis à jour pour inclure des questions concernant le statut vaccinal d'un employé. Si ces réponses répondent aux exigences de dépistage en lien avec la vaccination, l'employé sera dirigé vers les questions de dépistage régulières.

• Comment vais-je recevoir les résultats?

  Vous recevrez un courriel généré automatiquement par l'employé avec son résultat. Celui-ci indiquera la date à laquelle le dépistage a été effectué ainsi que le résultat. Il est important de vous assurer que vos employés aient votre adresse courriel professionnelle (ou l'adresse courriel d'une autre personne en votre absence), car certains employés peuvent effectuer leur dépistage en dehors du réseau ministériel et n'auront pas accès au répertoire d’Outlook.

• Que dois-je faire avec les résultats ?

  Vous devez examiner tous les courriels de résultats au début de votre journée de travail pour vous assurer que tous les employés attendus sur le lieu de travail ce jour-là ont effectué le dépistage requis. De plus, vous devez discuter des prochaines étapes avec tout employé ayant reçu la réponse « Ne pas se présenter sur le lieu de travail ».

• Dois-je conserver ces résultats ?

  Non, en général, vous n'avez pas besoin de conserver les courriels de résultats une fois que vous les avez examinés et traités. Cependant, votre région ou votre secteur d'activité peut avoir des exigences supplémentaires en matière de consignation.

  Les résultats ne sont valables que jusqu'à la fin du jour ouvrable, ou jusqu'à ce qu'un employé refasse l'outil de dépistage parce que sa situation a changé.

• Que dois-je faire si un employé ne remplit pas l’outil de dépistage avant de se rendre au lieu de travail ?

  L’employé ne doit pas être sur le lieu de travail s’il n’a pas préalablement rempli l’outil de dépistage. Il doit immédiatement effectuer l’autoévaluation en utilisant l’outil de dépistage actif des employés et vous renvoyer le résultat.

  Vous devez rappeler à l’employé les conséquences potentielles du non-respect des protocoles de santé et de sécurité au travail.

  Pour plus d’information, veuillez vous référer à la FAQ : Quelles sont les conséquences potentielles si un employé refuse ou ne respecte pas les protocoles de retour au travail en matière de santé et de sécurité?

  Si le résultat est : « Vous ne devez pas vous présenter sur le lieu de travail », l’employé doit immédiatement vous transmettre le résultat, quitter le lieu de travail, et vous devez suivre les procédures Répondre à des cas suspects ou confirmés de COVID-19 sur le lieu de travail. Ceci peut aussi inclure de suivre les Procédures de demande De renforcement de la désinfection ou du nettoyage pour les cas suspectés ou confirmés de COVID-19.

• Que dois-je faire si l’employé n’a pas accès à Internet, un téléphone ou un ordinateur ?

  L'employé doit prendre d'autres mesures avec vous pour remplir le questionnaire avant de se rendre sur le lieu de travail. Il peut s'agir de remplir le questionnaire avec l'employé par téléphone. Il existe également une version PDF que les employés peuvent remplir eux-mêmes hors ligne. Ils doivent ensuite vous confirmer leur résultat, selon les modalités convenues.

• Que puis je faire si je ne reçois pas le courriel envoyé par mon employé?

  Si vous rencontrez ce problème, vous pouvez envisager les solutions suivantes pour y remédier :

  • Vérifiez que l’employé envoie le courriel à la bonne adresse courriel.
  • Si un filtre de courriel de l’organisation vous empêche de recevoir le message, demandez à l’employé de modifier le texte figurant dans la ligne d’objet du courriel généré par l’Outil de dépistage actif pour les employés. Par exemple, il pourrait ajouter son nom à la ligne d’objet.
  • Si l’employé possède un appareil fourni par le Ministère et qu’il peut envoyer le message à partir de son compte de courriel ministériel, demandez lui d’envoyer le courriel de cette façon.

  Si le problème persiste, trouvez une autre méthode pour que l’employé vous communique ses résultats. Par exemple, l’employé peut vous envoyer chaque jour une capture d’écran de son résultat par message texte ou sur Teams, ou avoir recours à toute autre méthode dont vous aurez convenu.

  Vous devriez soumettre un billet à l’InfoService national si le problème ne peut pas être résolu.

• Les fournisseurs de services externes, les nettoyeurs et les commissionnaires sont ils tenus de procéder à un dépistage actif?

  Seuls les fournisseurs de services externes (y compris les nettoyeurs) qui sont tenus d’entrer sur le lieu de travail sont autorisés à le faire. Ceux qui ont à se rendre sur le lieu de travail doivent se soumettre à un dépistage actif.

  Les fournisseurs de services externes peuvent effectuer un dépistage actif à travers leur employeur ou en utilisant l’Outil de dépistage actif pour les employés du Ministère.

  Il incombe à la personne à l’origine du contrat ou de l’appel de service (p. ex. le responsable du site, le gestionnaire des locaux de la direction générale ou les Services de gestion de la direction générale) de vérifier que les fournisseurs de services externes ont effectué un dépistage actif avant d’accéder aux lieux de travail du Ministère. Lorsqu’il n’est pas possible de confirmer qu’un fournisseur de services externe a effectué un dépistage actif auprès de son employeur, ce fournisseur doit remplir l’Outil de dépistage actif pour les employés du Ministère sur Internet ou au moyen d’une copie en format PDF. Il doit ensuite montrer le résultat du dépistage à la personne qui lui donne accès au lieu de travail.

  Les commissionnaires font l’objet d’un dépistage actif leur employeur, de sorte que le Ministère n’exige pas de contrôle supplémentaire pour ces personnes. Si vous n’êtes pas certain que le commissionnaire affecté à votre lieu de travail a procédé à un dépistage actif, vous pouvez demander au responsable du lieu de travail de vérifier auprès du Corps des commissionnaires.

• Que dois-je faire si mon employé m'envoie un courriel indiquant « non autorisé » ?

  L'employé reçoit un message indiquant « Vous n'êtes pas autorisé à accéder au lieu de travail » s'il répond aux questions d'une façon qui indique qu'il ne répond pas aux exigences de la politique de vaccination.

  Il pourrait avoir reçu ce message pour une de ces raisons :

  • Il n'est pas en mesure d'être vacciné et n'a pas d'obligation d'accommodation approuvée.
  • Il n'est pas en mesure d'être vacciné et a une obligation d'accommodation approuvée, mais ne répond pas aux exigences de son entente d'accommodement, comme le dépistage.
  • Il est partiellement vacciné, mais ne réponds pas aux exigences pour accéder au lieu de travail en tant qu'employé partiellement vacciné, comme le dépistage, ou ne suit pas l'échéancier pour sa deuxième dose.
  • Il est non vacciné pour toute autre raison.

  En tant que gestionnaire de l'employé, discutez des raisons du courriel « non autorisé » avec l'employé. Une fois que vous connaissez la raison pour le courriel « non autorisé », si vous n'êtes pas en mesure de résoudre la situation, vous devriez contacter les ressources humaines via le Portail CSRH.