Utilisation du congé payé pour d’autres motifs (699)
(jusqu’au 14 novembre 2021)

Le présent guide contient de l’information susceptible de changer à mesure que la situation, les scénarios et les directives évoluent. Afin de faciliter la référence, les principales révisions de la version la plus récente sont notées dans le tableau ci-dessous.

Consultez la section Contrôle du document du présent document pour obtenir de l’information sur la version et les dates de publication.

L’objet du présent guide est de fournir aux gestionnaires les renseignements, les outils et les scénarios nécessaires pour faciliter les discussions avec les employés qui utilisent le congé payé pour d’autres motifs (699). Plus particulièrement, il y a un besoin opérationnel de veiller à optimiser les ressources disponibles d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) pour assurer le fonctionnement efficace du service en assurant l’utilisation approprié des congés. À cette fin, il doit y avoir un dialogue entre l’employé et son gestionnaire au sujet de la situation actuelle de l’employé et des mesures d’adaptation raisonnables.

Ce guide contient de l’information qui est susceptible de changer au fil du temps, comme la situation et les avis évoluent. Référez-vous à la section Contrôle du document au sein du présent document pour de l’information sur les versions et les dates de publication.

La pandémie de la COVID-19 est une situation exceptionnelle qui évolue rapidement et qui a des conséquences importantes pour les employés et les opérations d’EDSC. Dans le contexte actuel, EDSC a élargi l’application du congé payé pour d’autres motifs (699) afin de pallier aux besoins des employés. Le congé payé pour d’autres motifs (699) étant une mesure temporaire, on s’attend à ce que les employés fassent preuve de bonne foi dans l’utilisation de ce congé et qu’ils fassent des efforts raisonnables afin de répondre à leurs obligations personnelles. Ce congé devrait être accordé au cas par cas et uniquement après avoir envisagé le travail à distance ou des tâches alternatives de même niveau, ou des heures de travail flexibles et, en règle générale, uniquement après que les autres congés payés pertinents aient d’abord été utilisés par l’employé.

Il est important à noter que les dispositions retrouvées dans les conventions collectives et/ou les conditions d’emploi continuent de s’appliquer. En cas d’obligation de prendre des mesures d’adaptation et, comme l’indique la jurisprudence, toute mesure déviant des dispositions de la convention collective et/ou des conditions d’emploi (p. ex. heures de travail – modifier les heures de travail à l’intérieur d’une journée normale de travail) est considérée comme étant raisonnable et légitime.

Le congé payé pour d’autres motifs (699) ne s’appliquerait pas dans des circonstances habituelles. Il doit être considéré comme étant une mesure d’adaptation temporaire découlant de la situation causée par la COVID-19.

Le congé payé pour d’autres motifs (699) est assujetti à la discrétion de la gestion et ne devrait être offert que lorsque les circonstances menant à la demande ne sont pas imputables à l’employé. La gestion peut utiliser son pouvoir discrétionnaire lors de la prise de décision quant aux demandes des employés. Ce pouvoir discrétionnaire ne doit toutefois pas être utilisé de manière arbitraire ou discriminatoire ou de mauvaise foi.

Les gestionnaires devront analyser les cas individuels en fonction de leurs mérites (p.ex. un employé a décidé de voyager dans une zone/un pays affecté, contrairement aux recommandations de la santé publique et aux avertissements émis par le gouvernement.

Dans le contexte actuel, le congé payé pour d’autres motifs (699) peut être octroyé aux employés qui auraient normalement été disponibles pour travailler, n’eut été de la COVID-19 et, qui se sont engagés dans des discussions en lien avec les modalités de travail flexibles et/ou le travail à distance avec leur gestionnaire. Ces derniers doivent évaluer chaque situation au cas par cas.

Le congé payé pour d’autres motifs (699) peut être utilisé dans les circonstances suivantes si les modalités de travail flexibles (p. ex. : une modification des heures de travail) et des arrangements alternatifs de prise en charge ou de soins ne sont pas disponibles ou que l’employé est incapable de travailler à distance et uniquement après que les autres congés payés applicables ont été envisagés:

• Il y a des limites de travail ou de technologie.
• L’employé a reçu un diagnostic de COVID-19, éprouve des symptômes et/ou doit s’isoler.
• L’employé a des responsabilités de prestation de soins pour des raisons telles que les fermetures d’école ou de garderie, ou de maladie de COVID-19 ou des exigences d’isolement.
• L’employé ou une personne dont il prend soin est susceptible d’être gravement malade s’il contracte la COVID-19, comme décrit par l’Agence de la santé publique du Canada.

De plus, le congé payé pour d’autres motifs (699) devrait, en règle générale, être accordé uniquement après que les autres congés payés pertinents (p. ex. : congé payé pour obligations familiales, congé annuel) aient été utilisés.

Les employés ne sont normalement pas admissibles à un congé payés pour d’autres motifs (699) dans les circonstances suivantes :

• L’école, la garderie ou les camps de jour sont ouverts, mais l’employé préfère ne pas y envoyer son enfant.
• Récupération des effets personnels de son enfant à l’école.
• Isolement et/ou quarantaine lorsque l’employé a choisi de voyager après avoir été avisé d’éviter tout voyage.
• Choix personnel de se faire dépister pour la COVID-19.
• Soins à un membre de la famille qui est malade (d’une maladie non liée à la COVID-19).

Remarque : Les employés désignent ceux ayant un statut indéterminé à temps plein ou à temps partiel ou les employés d’une durée déterminée de plus de trois mois. Bien que les étudiants, les travailleurs occasionnels et les employés occupant un emploi pour une durée déterminée de moins de trois mois ne soient pas admissibles au congé payé pour d’autres motifs (699), ils pourraient être admissibles et faire une demande à la Prestation canadienne de maladie pour la relance économique ou à la Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants.

Toute utilisation d’un congé pour autres motifs (699) devrait être réduite dans la mesure du possible et les employés devraient faire tous les efforts raisonnables pour trouver des arrangements alternatifs de prise en charge ou de soins, et/ou de travailler à distance, si possible. Ils doivent faire des efforts raisonnables pour atténuer les conséquences négatives imprévues de la pandémie de COVID-19.

Étant donné la situation exceptionnelle que représente la COVID-19, qui oblige désormais à demander des renseignements aux employés sur leur situation individuelle, il est important que les gestionnaires fassent preuve d’empathie à l’égard de la situation de l’employé et du choix auquel il fait face. À cette fin, le gestionnaire doit agir avec respect et tact, et comprendre que chaque situation est particulière et la traiter comme telle. Néanmoins, les gestionnaires doivent demander aux employés ce qui les empêchent de travailler.

• Étape 1 : Discussion avec l’employé

  Les gestionnaires doivent communiquer ou continuer de communiquer avec chacun des employés qui demande un congé lié à la COVID-19. Ces discussions sont importantes puisqu’elles permettent d’évaluer les circonstances individuelles de l’employé et ce, à la lumière des changements qui surviennent à mesure que le déconfinement progresse.

  Bien que les employés soient tenus de fournir les renseignements pertinents et de justifier leur demande de congé, les gestionnaires ne doivent pas chercher à obtenir des renseignements personnels qui ne seraient pas pertinents aux fins de cet exercice et ne doivent pas comparer ni utiliser les situations des autres comme points de repère dans leurs discussions avec les employés (p. ex. : « Si l’employé A est capable de travailler avec plus d’enfants, pourquoi pas vous? »). Les gestionnaires sont fortement incités à limiter leurs questions aux exemples de questions proposés à l’annexe A.

  Cela dit, les employés restent obligés de fournir les renseignements dont leur gestionnaire a besoin pour déterminer le congé approprié à accorder.

  Le respect de la vie privée devrait être une préoccupation constante tout au long du processus. À cette fin, les discussions doivent se limiter à l’employé et son gestionnaire ou à la hiérarchie directe.

  L’annexe B contient un gabarit du courriel d’envoi du gestionnaire à l’employé pour organiser la rencontre. L’annexe C contient des points de discussions pour la rencontre. L’annexe D comprend des considérations pour les gestionnaires lorsqu’ils se préparent pour la discussion avec leur employé.

• Étape 2 : Demande écrite

  Au terme de la discussion, le gestionnaire doit informer l’employé que celui-ci doit envoyer un courriel exposant officiellement les circonstances entourant la demande de congé. L’employé peut envoyer l’information par courriel ou remplir le Formulaire de demande de mesures d’adaptation - situation de famille (DOCX, 76 Ko) ou le Formulaire de demande de mesures d’adaptation (DOCX, 76 Ko). Cependant, veuillez noter qu'il n'est pas obligatoire de faire remplir ces formulaires puisque l'accommodation ne serait que temporaire jusqu'à la fin de la pandémie de COVID-19. Le gestionnaire doit également informer l’employé qu’il peut demander conseil à un représentant syndical s’il a des préoccupations à la suite de la discussion.

• Étape 3 : Examen de la demande

  Une fois en possession de la demande officielle de l’employé, le gestionnaire doit examiner les circonstances individuelles présentées par ce dernier. Dans les situations où l’employé a des responsabilités en matière de garde, ou encore des obligations en matière de soins d’une personne âgée, le gestionnaire doit s’assurer de déterminer si le congé est justifié par une obligation liée à une situation de famille ou s’il s’agit d’une préférence de la part de l’employé.

  L’obligation liée à la situation familiale découle d’une responsabilité juridique. La plupart du temps, il s’agit d’une responsabilité envers un enfant, mais il peut également s’agir de responsabilités liées aux soins offerts à un aîné. À ce titre, les gestionnaires doivent procéder à une évaluation approfondie des circonstances entourant la demande de congé payé pour d’autres motifs (699) et cette évaluation doit se faire au cas par cas. Afin de déterminer s’il s’agit d’une obligation à l’égard d’une situation familiale, les éléments suivants doivent être établis :

  1. L’employé assume la garde et la surveillance de la personne;
  2. L’obligation de soins engage la responsabilité juridique de l’employé et ne découle pas d’un choix personnel;
  3. Des efforts raisonnables ont été faits dans le but de s’acquitter de l’obligation de soins au moyen de solutions de rechange raisonnables, mais aucune solution de rechange raisonnable n’est disponible; et,
  4. Les règles en cause dans le milieu de travail empêchent de rencontrer l’obligation de soins, et ce, d’une manière plus que frivole et légère.

  Si les circonstances font appel à une obligation liée à la situation de famille, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation (OPMA) prend effet. Les mesures d’adaptation possibles peuvent comprendre le travail à distance (p. ex. : l’employé exerce les tâches de son poste ou des tâches alternatives à son niveau), des modalités de travail flexibles (p. ex. : un changement dans les heures de travail, au sein d’une journée normale de travail), et d’autres congés s’il y a lieu ¹. Plus précisément, dans les cas où un congé payé pour d’autres motifs (699) est demandé, un gestionnaire peut exiger d’un employé qu’il modifie ses heures de travail, à l’intérieur des heures normales de travail, afin de minimiser son utilisation. De plus, les employés peuvent, sur une base volontaire, demander de travailler à l’extérieur de la journée normale de travail, telle que définie par leur convention collective et/ou les conditions d’emploi (p.ex. pour la convention collective des Programmes et de l’administration (PA), la journée normale de travail se situe entre 7 h et 18 h). Dans de telles circonstances, le gestionnaire doit revoir la demande et déterminer si celle-ci est raisonnablement réalisable. S’il est déterminé qu’un tel changement est possible, il est nécessaire de modifier l’horaire de travail de l’employé dans PeopleSoft afin de s’assurer que les primes appropriées lui soient payées. Ceci n’est requis seulement que si les nouvelles heures de travail se situent à l’extérieur des heures normales de travail, telles que définies par la convention collective et/ou les conditions d’emploi. Veuillez consulter le Guide de procédures - Heures de travail : S'adapter à une nouvelle réalité de la COVID-19 pour obtenir de plus amples renseignements. De plus, d’autres types de congés payés (p. ex. : le congé payé pour obligations familiales) devraient être accordés à l’employé avant le congé payé pour d’autres motifs (699).

  Si les circonstances sont fondées sur la préférence de l’employé, le congé payé pour d’autres motifs (699) ne devrait plus être accordé. Dans ces cas-là, le gestionnaire doit déterminer si l’employé doit retourner au travail, s’il est capable de travailler à distance (p. ex. : l’employé exerce les fonctions de son poste), s’il peut bénéficier de modalités de travail flexibles (p. ex. : modifier ses heures de travail pendant la journée normale de travail) et si d’autres congés peuvent être utilisés pour satisfaire la préférence de l’employé. Par ailleurs, comme mentionné ci-dessus, l’employé peut également, sur une base volontaire, demander de modifier ses heures de travail afin qu’elles se situent à l’extérieur de la journée normale de travail, comme défini par sa convention collective ou les conditions d’emploi, ou peut se voir accorder d’autres types de congés tels que: un congé non payé pour s’occuper de la famille, un congé payé pour obligations familiales, un autre congé non payé (999), un congé annuel ou un congé compensatoire.

  Enfin, le gestionnaire devra discuter des options avec l’employé avant de prendre une décision finale. En discutant de ces options avec l’employé, le gestionnaire ne doit pas faire allusion ni dire quoi que ce soit concernant l’admissibilité à l’assurance-emploi ou d’urgence aux Prestations de relance en cas de refus d’un congé payé pour d’autres motifs (699).

  Les Relations de travail doivent être consultées avant d’accepter ou de refuser une demande de congé payé pour d’autres motifs (699). Les relations de travail peuvent également aider à déterminer si la demande concerne une obligation liée à une situation de la famille, une préférence ou des circonstances directement attribuables à l'employé, ou même des options relatives aux congé et aux dispositions de la convention collective et/ou les conditions d'emploi. Le niveau de délégation requis pour approuver ou refuser ce type de congé est le niveau 3 pour les EX (p. ex : Directeur Général) et le niveau 5 (p. ex : gestionnaire) pour les non-EX selon le Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines.

  ¹ Si un employé préfère utiliser un congé payé pour obligations familiales plutôt que de changer ses heures régulières, le gestionnaire ne peut l’obliger à changer ses heures.

• Étape 4 : Prendre une décision

  Après avoir obtenu les informations relatives aux circonstances individuelles, avoir fait les consultations nécessaires (si requis) et, avoir examiné la situation de façon approfondie, le gestionnaire doit communiquer sa décision à l’employé. Le cas échéant, l’employé doit être invité à soumettre le type de congé approprié dans le système. Il importe de rappeler à l’employé qu’il peut demander conseils auprès d’un représentant syndical s’il est en désaccord avec la décision rendue.

Bien que certaines demandes ne soient pas directement en lien avec le congé payé pour d’autres motifs (699), elles pourraient résulter en ce type de congé. C’est pourquoi le gestionnaire doit porter une attention particulière aux situations qui suivent et s’assurer de détenir toute l’information nécessaire à une prise de décision éclairée.

• Annulation des vacances

  Les employés qui ont préalablement planifié un congé annuel, mais qui n’ont pas encore pris ledit congé peuvent en demander l’annulation et travailler à la place. Les employés peuvent également demander d’écourter leurs vacances. Au moment d’évaluer ce type de demande, il convient de tenir compte des circonstances qui la motivent.

  • Quand la demande avait-elle été soumise?
  • Pourquoi l’employé annule-t-il sa demande de congé?
  • Y a-t-il une raison de supposer que la demande d’annulation du congé préalablement planifié est pour obtenir un congé lié à la COVID-19?
  • L’employé est-il disponible pour travailler?
  • D’autres employés se sont-ils vu refuser cette même période de congé?
  • L’employé demande-t-il le report de sa période de congé?
  • Est-ce réalisable sur le plan opérationnel?

  Toutes les demandes d'annulation ou de modification de congé qui ont déjà été approuvées doivent être examinées au cas par cas et doivent être approuvées par la gestion.

  De plus, pour la période estivale/hivernale, lorsque les conventions collectives prévoient une date limite pour la présentation des demandes de congé annuel (p. ex. : Convention collective des PA), toute demande de modification de congé annuel reçue après la date limite sera traitée sur la base du principe du premier arrivé, premier servi. De plus, si l'annulation du congé annuel, lorsqu'il est accordé en fonction de l'ancienneté, résulte en moins de sept jours consécutifs restants au congé annuel (y compris les jours de repos), cela entraînera une révocation de l'application de l'ancienneté pour les jours en question et le congé sera annulé en entier.

  Bien que les employés soient généralement autorisés à demander l’annulation ou l’abrégement d’un congé annuel approuvé pour travailler, cela ne devrait pas être fait dans le seul but d’obtenir un congé payé pour d’autres motifs (699). En outre, l’employé et le gestionnaire devraient discuter afin de déterminer si l’annulation donnerait lieu à une disponibilité de congé de vacances à des fins liées à la COVID-19 pour le reste de l’exercice financier. Il importe de rappeler qu’il est attendu que les employés utilisent leurs crédits de congé annuels dans l’année où ils ont été acquis. Veuillez consulter le document Utilisation des congés annuels et l'application du congé payé pour d'autres motifs (699) dans un contexte de Covid-19 pour obtenir de plus amples renseigements.

  En cas d’incertitude, le gestionnaire est invité à communiquer avec les Relations de travail en soumettant une demande par l’intermédiaire du Centre de services en ressources humaines.

• Rôles et responsabilité des employés

  Les employés doivent:

  • Communiquer avec leur gestionnaire pendant toute leur absence.
  • Démontrer que des efforts raisonnables ont été faits pour trouver d’autres arrangements ou pour atténuer les conséquences négatives imprévues de la pandémie de COVID-19, afin de se présenter au travail (y compris le travail à distance et d’autres solutions comme l’horaire flexible).
  • Faire preuve de souplesse pour ce qui est des changements qui peuvent être apportés à leur horaire de travail ou à leurs fonctions pour tenir compte de leurs obligations de soins.
  • Fournir des renseignements (incluant une note médicale lorsque demandée) de leur situation (p. ex. : sur la relation de soins, la condition à risque élevé).
  • Justifier leur demande de congé en envoyant un courriel à leur gestionnaire.
  • Utiliser d’autres types de congés payés (p. ex. : congé payé pour obligations familiales) avant de faire la demande pour le congé payé pour d’autres motifs (699), s’il y a lieu.
• Rôles et responsabilité de la gestion

  Les gestionnaires ont la responsabilité de s’assurer de/d’:

  • Agir de façon raisonnable et d’analyser les situations au cas par cas.
  • Faire preuve de respect et d’empathie à l’égard de la situation de l’employé et du choix qu’il doit faire.
  • Respecter la vie privée de l’employé en limitant la communication des renseignements au « besoin de savoir ».
  • Rester au courant des décisions provinciales concernant le statut des écoles, des garderies et des camps d’été.
  • Avoir des discussions continues avec les employés.
  • Réfléchir aux changements qui peuvent être apportés à l’horaire de l’employé pour tenir compte des obligations de l’employé.
  • Faire la distinction entre les conditions d’emploi qui ont une incidence sur les choix de vie personnels de l’employé et celles qui ont un impact réel sur ses obligations de soins.
  • Déterminer l’étendue avec laquelle l’employé peut trouver ses propres mesures d’adaptations et, les mesures qu’il a prises pour ce faire.
  • Consulter les Relations de travail avant de refuser ou d’approuver un congé payé pour d’autres motifs (699).
  • Évaluer les mesures d’adaptation raisonnables à prendre (avant le point de contrainte excessive) pour atténuer les conséquences négatives sur les obligations de l’employé envers son enfant.
  • Approuver le congé approprié conformément aux dispositions prévues par la convention collective et/ou les conditions d’emploi.

Ce guide prend effet le 15 juillet 2020. Les révisions et les mises à jour (s’il y a lieu), seront indiquées dans le tableau ci-dessous.

• Scénario relatif à une infection à la COVID-19 de l’employé

  Scénario

  1. L’employé a reçu un résultat positif au dépistage de la COVID-19.

  Exemples de questions

  • L’employé a-t-il communiqué avec les autorités de la santé publique? Si tel est le cas, quels sont les conseils reçus?
  • Quand a-t-il reçu son diagnostic officiel?
  • Quelle est la période d’isolement?
  • L’employé est-il en mesure de travailler à distance? Si les fonctions ne se prêtent pas au travail à distance, d’autres tâches de même niveau peuvent-elles être assignées?
  • S’il n’est pas possible pour l’employé de travailler à distance, dispose-t-il de suffisamment de crédits de congé maladie?

  Application du congé

  Si l’employé est en mesure de travailler, il devrait le faire à distance, dans la mesure du possible. Si les tâches ne s’y prêtent pas, le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance. Si cela n’est pas possible ou si l’employé est trop malade pour travailler, l’employé doit utiliser ses congés de maladie. Si l’employé n’a pas suffisamment de crédits de congé de maladie, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé pour couvrir la période d’infection/d’isolement.

  L’employé ne devrait pas être tenu d’utiliser une avance de crédits de congé de maladie durant la période d’infection/isolement.

  Note: Si l’employé est trop malade pour travailler suivant la période d’infection/d’isolement, il continuera d’utiliser ses crédits de congé maladie. S’il ne dispose pas des crédits de congé de maladie nécessaires, il pourrait se voir octroyé une avance de congé de maladie tel que prévue par la convention collective et/ou les conditions d’emploi. De plus, il pourrait être admissible et faire une demande pour la Prestation canadienne de maladie pour la relance économique, les prestations d’assurance-emploi maladie ou les prestations d’assurance invalidé ou de longue durée.

• Scénarios liés aux symptômes et à l’isolement de l’employé

  Scénarios

  2. L’employé présente des symptômes de COVID-19.

  Exemples de questions

  • Quels symptômes l’employé présente-t-il et sont-ils liés à la COVID-19 selon l’Agence de la santé publique du Canada?
  • L’employé a-t-il communiqué avec les autorités de la santé publique? Si tel est le cas, quels sont les conseils reçus?
  • L’employé a-t-il voyagé pour des raisons personnelles malgré les avertissements officiels en matière de voyage?
  • A-t-il subi un test de dépistage de la COVID-19? Dans la négative, en subira-t-il un?
  • A-t-il reçu un diagnostic officiel?
  • L’employé est-il en mesure de travailler à distance? Si les fonctions ne se prêtent pas au travail à distance, d’autres tâches à niveau peuvent-elles être assignées?
  • S’il n’est pas possible pour l’employé de travailler à distance, dispose-t-il de suffisamment de crédits de congé maladie?

  Application du congé

  S’il a reçu un diagnostic positif à la COVID-19, veuillez consulter le scénario approprié.

  Si l’employé est en mesure de travailler, il devrait le faire à distance, dans la mesure du possible. Si ses tâches ne s’y prêtent pas, le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance. Si cela n’est possible, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé pour la durée de la période d'isolement, telle qu'identifiée par les autorités de la santé publique.

  Si l’employé a voyagé pour des raisons personnelles malgré les avertissements officiels en matière de voyage, il ne sera pas admissible au congé payé pour d’autres motifs (699). Il pourrait se voir accorder d’autres types de congés selon les dispositions de la convention collective et/ou des conditions d’emploi.

  Si l’employé est trop malade pour travailler, il devrait utiliser ses congés de maladie. Si l’employé n’a pas suffisamment de crédits de congé de maladie, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé pour couvrir la période d’infection/d’isolement pendant qu’il attend pour les résultats. L’employé ne devrait pas être tenu d’utiliser une avance de crédits de congé de maladie durant la période d’infection/isolement pendant qu’il attend pour les résultats.

  En l’occurrence où le test de dépistage à la COVID-19 est négatif l’employé doit continuer d’utiliser ses crédits de congé de maladie, et aura un congé de maladie non payé s’il n’a pas suffisamment de crédits de congé de maladie. Tout congé payé pour d’autres motifs (699) pris dans l'attente de résultats ne doit pas être récupéré à la réception d'un résultat de test négatif. Une avance de crédits de congé de maladie pourrait être considérée selon les pratiques courantes. De plus, il pourrait être admissible et faire une demande pour les prestations de maladie de l'assurance-emploi.

  3. L’employé est en mesure de travailler et doit s’absenter pour passer un test de dépistage pour la COVID-19.

  Exemples de questions

  • Quelle est la raison pour se faire évaluer (p. ex. : à la demande de la santé publique)?
  • L’employé présente-t-il des symptômes ou doit-il s’isoler?
  • De combien de temps l’employé a-t-il besoin (y compris un temps raisonnable pour se rendre à l’endroit du dépistage et en revenir)?

  Application du congé

  Un congé payé pour d’autres motifs (699) pourrait être accessible si l’évaluation est à la demande de la santé publique ou pour d’autres motifs qui ne sont pas attribuables à l’employé.

  Si l’employé se fait évaluer en raison d’un choix personnel (p. ex. : l’employé prévoit de visiter des membres de sa famille ou revient de voyage malgré les avertissements officiels en matière de voyage), il n’aurait pas accès au congé payé pour d’autres motifs (699). D’autres crédits de congés acquis (p. ex. : vacances), le cas échéant, conformément à la convention collective ou aux conditions d’emploi pertinentes pourraient être autorisés.

  4. L’employé est asymptomatique et on lui a demandé de s’isoler ou de se mettre en quarantaine après avoir communiqué avec les autorités de la santé publique ou après que ces dernières ont pris contact avec lui.

  Exemples de questions

  • Qui a communiqué avec l’employé pour l’informer de la nécessité de s’isoler ou de se mettre en quarantaine?
  • Quels sont les détails relatifs à l’obligation de s’isoler ou de se mettre en quarantaine?
  • Quelle est la durée de l’auto-isolement ou de la quarantaine (c. à d. quand l’isolement ou la quarantaine prend-il fin)?
  • L’employé a-t-il communiqué avec les autorités de la santé publique?
  • L’employé a-t-il voyagé pour des raisons personnelles malgré les les avertissements officiels en matière de voyage?

  Application du congé

  Si l’employé est en mesure de travailler, il devrait le faire à distance, dans la mesure du possible. Si ses fonctions ne s’y prêtent pas le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance. Si cela est impossible, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé pour la durée de la période d'isolement, telle qu'identifiée par les autorités de la santé publique.

  Si l’employé revient de voyage malgré les avertissements officiels en matière de voyage, il ne sera pas admissible au congé payé pour d’autres motifs (699). D’autres types de congés conformément à la convention collective et/ou aux conditions d’emploi pourraient être autorisés.

• Scénario lié à un employé à risque élevé ou une personne à risque élevé vivant avec l’employé ou pour laquelle il a une relation de soins.

  Scénario

  5. L’employé est à risque d’être gravement malade s’il contracte la COVID-19 selon la description de l’Agence de la santé publique du Canada.

  Exemples de questions

  • Quels sont les détails/renseignements, qui peuvent comprendre une preuve médicale, justifiant la nécessité de prendre congé?
  • Quels éléments en milieu de travail et liés aux moyens de transport utilisés pour se rendre au travail ont des répercussions sur le niveau de risque pour l’employé?
  • Quelles sont les mesures qui peuvent être mises en place en milieu de travail pour atténuer le risque (p. ex. : équipement de protection supplémentaire)?
  • Quelles mesures l’employé peut-il mettre en place à la maison pour atténuer le risque (p. ex. : se doucher ou changer ses vêtements avant de retourner à la maison ou au retour)?
  • Y a-t-il des mesures particulières qui devront être mises en place pour que l’employé puisse évacuer le lieu de travail physique en cas d’urgence?

  Application du congé

  Si possible, l’employé devrait travailler à distance. Si ses tâches ne s’y prêtent pas, le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance.

  Si le travail à distance n’est pas possible, le gestionnaire doit déterminer, en consultation avec les Relations de travail et la Santé et sécurité au travail, si l’employé peut retourner au lieu de travail en toute sécurité et/ou quelle disposition sur les congés s’applique.

  Si aucune des options ci-dessus n’est possible, l’employé peut choisir d’utiliser d’autres types de congés acquis. Une fois les congés considérés, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé.

  Note: Le gestionnaire devrait avoir une discussion avec l’employé à l’égard de l’utilisation des leurs congés incluant le solde des crédits de congés annuels alloués pour l’année fiscale en cour.

  6. Un employé ne peut pas être exposé à COVID-19 parce qu’il a une relation de soins ou vit avec une personne à risque d’être gravement malade s’il contracte la COVID-19 selon la description de l’Agence de la santé publique du Canada. Pour cette raison l’employé est préoccupé de devoir se présenter sur les lieux physiques du milieu de travail.

  Exemples de questions

  • Quels sont les détails/renseignements, qui peuvent comprendre une preuve médicale/légale (pour la personne avec il a une relation de soins ou avec qui il vit), justifiant la nécessité de prendre congé?
  • Pour les situations concernant une relation de soins, qu’implique cette relation de soins?
  • Les obligations familiales de l’employé sont-elles à temps plein pendant les heures normales de travail?
  • Quels éléments en milieu de travail et liés aux moyens de transport utilisés pour se rendre au travail ont des répercussions sur le niveau de risque pour l’employé?
  • Quelles sont les mesures qui peuvent être mises en place en milieu de travail pour atténuer le risque (p. ex. : équipement de protection supplémentaire)?
  • Quelles mesures l’employé peut-il mettre en place à la maison pour atténuer le risque (p. ex. : se doucher ou changer ses vêtements avant de retourner à la maison ou au retour)?
  • Y a-t-il des mesures particulières qui devront être mises en place pour que l’employé puisse évacuer le lieu de travail physique en cas d’urgence?

  Application du congé

  Si possible, l’employé devrait travailler à distance.

  Si le travail à distance n’est pas possible, le gestionnaire doit déterminer, en consultation avec les Relations de travail et la Santé et sécurité au travail, si l’employé peut retourner au lieu de travail en toute sécurité et/ou quelle disposition sur les congés s’applique.

  Si les fonctions de l’employé ne se prêtent pas au travail à distance, et qu’un retour au travail n’est pas possible, le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance.

  Si aucune des options ci-dessus n’est possible, l’employé peut choisir d’utiliser d’autres types de congés acquis. Une fois les congés considérés, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé.

  Note: Le gestionnaire devrait avoir une discussion avec l’employé à l’égard de l’utilisation des leurs congés incluant le solde des crédits de congés annuels alloués pour l’année fiscale en cour.

• Scénarios de COVID-19 et responsabilités de prestation de soins

  Scénarios

  7. L’employé prend soin d’un enfant ou d’un membre de la famille malade (vivant avec l’employé et selon la définition de la convention collective pertinente) de la COVID-19.

  Exemples de questions

  • Quels sont les détails/renseignements concernant le besoin du congé?
  • Est-ce lié à la COVID-19?
  • Quelle est la durée du congé demandé?
  • Les obligations familiales de l’employé sont-elles à temps plein pendant les heures normales de travail?
  • Les obligations familiales de l’employé en matière de soins débordent-elles des heures normales de travail (avant ou après), et existent-elles même pendant les fins de semaine?
  • L’employé est-il le seul proche aidant disponible pendant les heures normales de travail?
  • L’employé est-il le seul proche aidant disponible avant ou après les heures normales de travail?
  • Quels efforts l’employé a-t-il faits pour trouver d’autres arrangements qui lui permettraient de venir travailler?
  • Les responsabilités du proche aidant peuvent-elles être partagées?
  • Y a-t-il d’autres ressources disponibles? Dans l’affirmative, quand l’employé pourrait-il avoir accès à d’autres ressources?
  • Dans la journée normale de travail selon la convention collective, quelles sont les heures de disponibilité de l’employé? (p. ex. : dans la convention collective des PA, la journée normale de travail est de 7 h à 18 h).

  Application du congé

  Si possible, l’employé devrait travailler à distance. Si ses tâches ne s’y prêtent pas le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance.

  Le gestionnaire peut changer les heures de travail de l’employé à l’intérieur des heures normales de travail pour l’accommoder. De plus, l’employé peut, sur une base volontaire, demander de travailler à l’extérieur de la journée normale de travail, comme défini par sa convention collective (p. ex. : selon la convention collective des PA, la journée normale de travail se situe entre 7 h et 18 h). Dans de telles situations, le gestionnaire doit évaluer la demande et déterminer si elle est raisonnablement réalisable.

  Dans tous les cas, des arrangements alternatifs de prestation de soins doivent être explorés.

  Si des arrangements alternatifs ne sont pas possibles et que la demande de l’employé est pour des congés à temps plein, les autres dispositions sur les congés de la convention collective ou d’autres modalités de congé (p. ex. : congé payé pour obligations familiales, congé non payé pour s’occuper de la famille, congé avec étalement du revenu) peuvent être considérées. Il pourrait être admissible et faire une demande pour la Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants.

  Si les arrangements ci-dessus ne sont pas possible et que la demande de congé est pour du temps partiel, l’employé doit utiliser les dispositions de congé prévues par la convention collective (p. ex. : congé payé pour obligations familiales). De plus, l’employé pourra choisir d’utiliser d’autres types de congés payés acquis. Après que toutes les options auront été envisagées et les congés payés pertinents utilisés (conformément à ce qui est indiqué ci-dessus), un congé payé pour d’autres motifs (699) pourra être accordé.

  Note: Le gestionnaire devrait avoir une discussion avec l’employé à l’égard de l’utilisation des leurs congés incluant le solde des crédits de congés annuels alloués pour l’année fiscale en cour.

  8. L’employé prend soin d’un enfant ou d’un membre de la famille malade (vivant avec l’employé et selon la définition de la convention collective pertinente) d’une maladie non liée à la COVID-19.

  Exemples de questions

  • Quels sont les détails/renseignements concernant le besoin du congé?
  • Est-ce lié à la COVID-19?
  • Quelle est la durée du congé demandé?
  • Les obligations familiales de l’employé sont-elles à temps plein pendant les heures normales de travail?
  • Les obligations familiales de l’employé en matière de soins débordent-elles les heures normales de travail (avant ou après), et existent-elles même pendant les fins de semaine?
  • L’employé est-il le seul proche aidant disponible pendant les heures normales de travail?
  • L’employé est-il le seul proche aidant disponible avant ou après les heures normales de travail?
  • Quels efforts l’employé a-t-il faits pour trouver d’autres arrangements qui lui permettraient de venir travailler?
  • Les responsabilités du proche aidant peuvent-elles être partagées?
  • Y a-t-il d’autres ressources disponibles? Dans l’affirmative, quand l’employé pourrait-il avoir accès à d’autres ressources?
  • Dans la journée normale de travail selon la convention collective, quelles sont les heures de disponibilité de l’employé? (p. ex. : dans la convention collective des PA, la journée normale de travail est de 7 h à 18 h).

  Application du congé

  Si possible, l’employé devrait travailler à distance. Si ses tâches ne s’y prêtent pas, le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance.

  Le gestionnaire peut changer les heures de travail de l’employé à l’intérieur des heures normales de travail pour l’accommoder. De plus, l’employé peut, sur une base volontaire, demander de travailler à l’extérieur de la journée normale de travail, comme défini par sa convention collective (p. ex. : selon la convention collective des PA, la journée normale de travail se situe entre 7 h et 18 h). Dans de telles situations, le gestionnaire doit évaluer la demande et déterminer si elle est raisonnablement réalisable.

  Si les options ci-dessus ne sont pas appropriées pour la situation, les dispositions de congé payé et non payé applicables peuvent être évaluées selon la convention collective pertinente et les conditions d’emploi. Le congé payé pour d’autres motifs (699) ne serait généralement pas applicable.

  9. L’employé prend soin d’un enfant ou d’une personne à charge pour cause de fermeture d’écoles, de garderies ou de services de garde et camps y compris en raison : d’un manque de place; d’exposition à la COVID-19; ou de la nécessité pour l’enfant ou la personne à charge de s’isoler selon les directives des autorités de la santé publique.

  Exemples de questions

  • Quelle est la raison pour laquelle il y a maintien ou demande d'un congé? S’agit-il d’une préférence ou d’une obligation?
  • S’agit-il d’une recommandation de la santé publique à l’égard de l’enfant ou de la personne à charge?
  • La situation est-elle temporaire ou permanente?
  • À quelles obligations l’employé doit-il satisfaire?
  • Quelle est la nature de l’obligation de garde? Par quoi l’obligation de garde est-elle déclenchée (âge, état de santé, etc.)?
  • Quels efforts l’employé a-t-il faits pour trouver d’autres arrangements de garde qui lui permettraient de venir travailler?
  • Les responsabilités de soins peuvent-elles être partagées? Y a-t-il d’autres ressources disponibles? Dans l’affirmative, quand l’employé pourrait-il avoir accès à d’autres ressources?
  • Dans la journée normale de travail selon la convention collective, quelles sont les heures de disponibilité de l’employé? (p. ex. : dans la convention collective PA, la journée normale de travail est de 7 h à 18 h).
  • Les obligations familiales de l’employé sont-elles à temps plein pendant les heures normales de travail?

  Application du congé

  Si possible, l’employé devrait travailler à distance. Si ses tâches ne s’y prêtent pas, le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance.

  Le gestionnaire peut changer les heures de travail de l’employé à l’intérieur des heures normales de travail pour l’accommoder. De plus, l’employé peut, sur une base volontaire, demander de travailler à l’extérieur de la journée normale de travail, comme défini par sa convention collective (p. ex. : selon la convention collective des PA, la journée normale de travail se situe entre 7 h et 18 h). Dans de telles situations, le gestionnaire doit évaluer la demande et déterminer si elle est raisonnablement réalisable.

  Dans tous les cas, des arrangements alternatifs de prestation de soins doivent être explorés.

  Si des arrangements alternatifs ne sont pas possibles et que la demande de l’employé est pour des congés à temps plein, les autres dispositions sur les congés de la convention collective ou d’autres modalités de congé (p. ex. : congé payé pour obligations familiales, congé non payé pour s’occuper de la famille, congé avec étalement du revenu) peuvent être considérées. Il pourrait être admissible et faire une demande pour la Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants.

  Si les arrangements ci-dessus ne sont pas possible et que la demande de congé est pour du temps partiel, l’employé doit utiliser les dispositions de congé prévues par la convention collective (p. ex. : congé payé pour obligations familiales). De plus, l’employé peut choisir d’utiliser d’autres types de congés payés déjà acquis. Après que toutes les options auront été envisagées et les congés payés pertinents utilisés (conformément à ce qui est indiqué ci-dessus), un congé payé pour d’autres motifs (699) pourra être accordé.

  Note: Le gestionnaire devrait avoir une discussion avec l’employé à l’égard de l’utilisation des leurs congés incluant le solde des crédits de congés annuels alloués restant pour l’année fiscale en cour.

  10. L’employé prend soin d’un enfant qui ne peut pas fréquenter l’école ou la garderie ou le camp, parce que l’enfant ou une personne du même ménage est à risque élevé d’être gravement malade s’il contracte la COVID-19.

  Exemples de questions

  • Quelle est la raison pour laquelle il y a la demande de congé?
  • La situation est-elle temporaire ou permanente?
  • À quelles obligations l’employé doit-il satisfaire?
  • Quelle est la nature de l’obligation de garde? Par quoi l’obligation de garde est-elle déclenchée (âge, état de santé, etc.)?
  • Une note médicale peut être demandée pour confirmer le risque élevé.
  • Quels efforts l’employé a-t-il faits pour trouver d’autres arrangements de soins ou d’enseignement qui lui permettraient de venir travailler (p. ex. : bulles de pandémie)?
  • Les responsabilités du proche aidant peuvent-elles être partagées? Y a-t-il d’autres ressources disponibles? Dans l’affirmative, quand l’employé pourrait-il avoir accès à d’autres ressources?
  • Dans la journée normale de travail selon la convention collective, quelles sont les heures de disponibilité de l’employé? (p. ex. : dans la convention collective du groupe Programmes et administration, la journée normale de travail est de 7 h à 18 h).
  • Les obligations familiales de l’employé sont-elles à temps plein pendant les heures normales de travail?

  Application du congé

  Si possible, l’employé devrait travailler à distance. Si ses tâches ne s’y prêtent pas le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être accomplies à distance.

  Le gestionnaire peut changer les heures de travail de l’employé à l’intérieur des heures normales de travail pour l’accommoder. De plus, l’employé peut, sur une base volontaire, demander de travailler à l’extérieur de la journée normale de travail, comme défini par sa convention collective (p. ex. : selon la convention collective des PA, la journée normale de travail se situe entre 7 h et 18 h). Dans de telles situations, le gestionnaire doit évaluer la demande et déterminer si elle est raisonnablement réalisable.

  Dans tous les cas, des arrangements alternatifs de prestation de soins doivent être explorés.

  Si des arrangements alternatifs ne sont pas possibles et que la demande de l’employé est pour des congés à temps plein, les autres dispositions sur les congé de la convention collective ou d’autres modalités de congé (p. ex. : congé payé pour obligations familiales, congé non payé pour s’occuper de la famille, congé avec étalement du revenu) peuvent être considérées. Il pourrait être admissible et faire une demande pour la Prestation canadienne de la relance économique pour proches aidants.

  Si les arrangements ci-dessus ne sont pas possible et que la demande de congé est pour du temps partiel, l’employé doit utiliser les dispositions de congé prévues par la convention collective (p. ex. : congé payé pour obligations familiales). De plus, l’employé peut choisir d’utiliser d’autres types de congés payés déjà acquis. Après que toutes les options auront été envisagées et les congés payés pertinents utilisés (conformément à ce qui est indiqué ci-dessus), un congé payé pour d’autres motifs (699) pourra être accordé.

  Note: Le gestionnaire devrait avoir une discussion avec l’employé à l’égard de l’utilisation des leurs congés incluant le solde des crédits de congés annuels alloués restant pour l’année fiscale en cour.

  11. Les écoles, garderies ou camps sont ouverts et accessibles, choix personnel de garder les enfants à la maison (comprend l’enseignement en ligne).

  Exemples de questions

  • Quelle est la raison pour laquelle il y a la demande de congé?
  • La situation est-elle temporaire ou permanente?
  • À quelles obligations l’employé doit-il satisfaire?
  • Quelle est la nature de l’obligation de garde? Par quoi l’obligation de garde est-elle déclenchée (âge, état de santé, etc.)?
  • Quels efforts l’employé a-t-il faits pour trouver d’autres arrangements de soins ou d’enseignement qui lui permettraient de venir travailler (p. ex. : bulles de pandémie)?
  • Les responsabilités de soins peuvent-elles être partagées? Y a-t-il d’autres ressources disponibles? Dans l’affirmative, quand l’employé pourrait-il avoir accès à d’autres ressources?
  • Dans la journée normale de travail selon la convention collective, quelles sont les heures de disponibilité de l’employé? (p. ex. : dans la convention collective du groupe Programmes et administration, la journée normale de travail est de 7 h à 18 h). Les obligations familiales de l’employé sont-elles à temps plein pendant les heures normales de travail?

  Application du congé

  Si cela est possible sur le plan opérationnel :

  • L’employé pourrait travailler à distance, si possible.
  • Le gestionnaire peut changer les heures de travail de l’employé à l’intérieur des heures normales de travail. De plus, l’employé peut, sur une base volontaire, demander de travailler à l’extérieur de la journée normale de travail, comme défini par sa convention collective (p. ex. : selon la convention collective des PA, la journée normale de travail se situe entre 7 h et 18 h). Dans de telles situations, le gestionnaire doit évaluer la demande et déterminer si elle est raisonnablement réalisable.
  • Dans tous les cas, si d’autres dispositions pour prendre soin des enfants, le travail à distance ou des arrangements de travail en alternance ou flexibles ne sont pas possibles, le gestionnaire peut accorder un congé comme il convient (p. ex. : congé payé pour obligations familiales, congé non payé pour s’occuper de la famille, etc.)
• Scénarios de COVID-19 et restrictions technologiques ou relatives au travail.

  Scénarios

  12. L’employé n’a pas accès aux outils (équipement, logiciels, etc.) nécessaires pour accomplir son travail.

  Exemples de questions

  • Quels outils particuliers lui manque-t-il?
  • L’employé est-il autrement disponible au travail (p. ex. : haut risque)?

  Application du congé

  Le gestionnaire doit épuiser toutes les options pour s’assurer que l’employé est outillé (p. ex. : consultations avec la DGIIT au sujet des options).

  Si le travail à distance n’est pas possible, le gestionnaire doit évaluer si l’employé peut retourner dans le lieu de travail physique (soit son lieu de travail normal, soit un autre endroit temporaire).

  Si un retour dans le lieu de travail physique n’est pas possible (p. ex. : fermetures de bureau ou restrictions de présence), le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être affectées à distance, pour lesquelles les outils sont disponibles.

  Si aucune des options n’est possible, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé au cas par cas et sur une courte période.

  13. L’employé travaille sur place, mais ne peut se rendre au travail en raison de fermetures d’immeubles ou de restrictions de présence.

  Exemples de questions

  • L’employé est-il autrement disponible au travail (p. ex. : haut risque)?
  • Le travail à distance est-il possible?

  Application du congé

  Si le travail à distance n’est pas possible, le gestionnaire doit évaluer si l’employé peut se rendre au travail à un autre endroit temporaire.

  Si un retour à un autre lieu de travail n’est pas possible, le gestionnaire doit évaluer si d’autres tâches de même niveau peuvent être assignées à distance.

  Si aucune des options n’est possible, un congé payé pour d’autres motifs (699) peut être accordé au cas par cas et sur une courte période.

Bonjour [INSÉRER NOM DE L’EMPLOYÉ-E],

J’espère que vous allez bien.

J’aimerais m’entretenir avec vous en lien avec votre situation actuelle et les demandes de congés qui y sont associées.

Je tiens à vous assurer que je suis pleinement conscient que la présente situation est exceptionnelle et que des solutions peuvent être difficiles à trouver. Notre conversation a pour but de d’établir un dialogue continu entre nous quant à votre situation particulière, afin de s’assurer que les options appropriées ont été considérées et mises en place.

J’ai planifié une rencontre le (DATE) à (HEURE) pour avoir cette discussion avec vous.

N’hésitez pas à communiquer avec le Programme d'aide aux employés au 1-800-268-7708, au besoin. De plus, je vous encourage à consulter le document Mon mieux-être – un guide des employés pendant la COVID-19 qui propose des outils et des ressources liés à la santé mentale pour aider les employés à passer à travers certains des défis que la COVID-19 apporte dans nos vies personnelles et professionnelles.

Si vous avez des questions avant notre rencontre, s’il vous plait, n’hésitez pas à me contacter.

Merci.

Introduction

• Bonjour, je suis content que nous puissions nous rencontrer aujourd’hui
• Les derniers mois ont été éprouvants pour l’ensemble d’entre nous avec beaucoup d’incertitude, de préoccupations, de stress et de changements.
• Dans un premier temps, je souhaite profiter de cette opportunité pour prendre de vos nouvelles: Comment allez-vous?

But de la rencontre

• Comme indiqué dans mon courriel, le but de cette rencontre est d’établir un dialogue continu entre nous deux quant à votre situation particulière. Ainsi, cette rencontre nous permettra d’examiner vos besoins relativement à des congés éventuels.
• Cette discussion est importante puisqu’elle permet de suivre l’évolution vos circonstances individuelles.
• Avec l’information que vous me fournirez aujourd’hui, je serai dans une meilleure position pour déterminer les prochaines étapes.

Dialogue

• Il est attendu que les employés vont faire tous les efforts raisonnables pour trouver des arrangements alternatifs de prise en charge ou de soins, et/ou de travailler à distance, si possible.
• Dans le contexte présent, je dois vous demander des renseignements détaillés pertinents sur votre situation individuelle afin de déterminer les options appropriées en vue d’examiner votre situation. Celles-ci pourraient comprendre les dispositions de la convention collective ou des conditions d’emploi qui concernent les congés qui peuvent s’appliquer à votre situation.
• Soyez assuré que le respect de votre vie privée est une préoccupation constante tout au long du processus et à cet effet, les renseignements que vous partagez ne seront divulgués qu’aux personnes en droit de savoir (p. ex. le gestionnaire disposant de la délégation nécessaire à l’approbation du type de congé).
• Pouvez-vous me parler de votre situation actuelle?

Conclusion

• Merci de votre collaboration dans ce processus.
• Voici ma compréhension de votre situation.
• Je vous demande maintenant de me fournir par écrit les informations partagées lors de cette rencontre. [ La gestion a aussi l’option de demander à l’employé de remplir le Formulaire de demande de mesures d’adaptation - situation de famille (DOCX, 76 Ko) ou le Formulaire de demande de mesures d’adaptation (DOCX, 76 Ko), mais ce n’est pas obligatoire puisque l'accommodation ne serait que temporaire jusqu'à la fin de la pandémie de COVID-19].
• Comme mentionné, avec cette information, je serai en mesure d’évaluer votre situation en lien avec les congés pour s’assurer qu’elle continue d’être gérée de manière appropriée ou si d’autres options devraient être explorées.
• S'il doit y avoir des changements, soyez assuré que nous discuterons ensemble.
• Votre représentant syndical demeure aussi à votre disposition si vous avez des questions ou des préoccupations.
• J’aimerais vous rappelez que le Programme d’aide aux employé est disponible pour vous aider en tout temps au 1-800-268-7708. Les conseillers sont disponibles 24 heures par jour, 365 jours par année, et le service est confidentiel. De plus, je vous encourage à consulter le document Mon mieux-être – un guide des employés pendant la COVID-19 qui propose des outils et des ressources liés à la santé mentale pour vous aider à passer à travers certains des défis que la COVID-19 apporte dans nos vies personnelles et professionnelles.
• Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Reconnaissant que de telles discussions peuvent comporter des défis, les recommandations suivantes peuvent vous aider à créer un environnement propice à entamer un dialogue continu avec les employés.

Avant la conversation

Les gestionnaires doivent:

• Demandez à l’employé quel moment de la journée est préférable pour s’entretenir avec lui; il peut s’agir de l’heure à laquelle ses jeunes enfants font la sieste ou d’un moment où un autre adulte peut s’occuper des enfants.
• Demandez à l’employé s’il préfère vous parler par téléphone ou par vidéo. L’avantage des appels vidéo est que vous pouvez voir les réactions de votre interlocuteur, mais ce type de communication peut aussi ajouter une dimension de stress pour l’employé (p. ex. : se sentir obligé de se vêtir pour les circonstances, avoir l’impression d’être « sous les projecteurs », etc.).
• Réservez un peu plus de temps dans votre horaire que la durée prévue de la conversation, afin de ne pas être pressé et de ne pas avoir à mettre fin abruptement à l’appel pour vous joindre à votre prochaine réunion. Les quelques minutes additionnelles à la fin peuvent être un moment dont vous aurez besoin.
• Prenez le temps de consulter les outils et les ressources à votre disposition pour vous préparer à cette conversation. Vous pouvez également partager ces outils avec votre employé à l’avance pour l’aider à se préparer:
  • Auto-évaluation (individuelle) (DOCX, 210 Ko) – Les employés peuvent utiliser cet outil pour déterminer leurs propres besoins et préoccupations avant d’en discuter avec leur gestionnaire et leurs équipes.
  • Auto-évaluation (familiale) (DOCX, 206 Ko) – Cette activité d’autoréflexion peut aider tous les employés et leur famille à se préparer pour la prochaine phase du travail dans le contexte de la COVID-19. Utilisez cette activité pour mieux comprendre les besoins des personnes et des familles et ainsi favoriser la prise de décisions éclairées et respectueuses.
  • Outil de vérification de l’équipe (version courte (PDF, 672 Ko)/longue (PDF, 669 Ko)) — pour aider les gestionnaires, les chefs d’équipe et les superviseurs à créer des espaces où les gens sont à l’aise d’exprimer comment ils se sentent.
  • Outil d’écoute active (Commission de la santé mentale du Canada) (PDF, 90 Ko) — Conseils sur la façon de parler à une personne en situation de crise pendant la pandémie de COVID-19.

Pendant la conversation

Les gestionnaires doivent:

• Accorder toute leur attention à l’employé pendant l’appel, comme éviter de faire autre chose en même temps.
• Minimiser, autant que possible, les bruits de fond, comme le froissement de feuilles de papier, les aboiements de chiens, etc.
• Garder leur ton de voix égal et empathique, en demeurant calme et concentré.
• Demander à l’employé comment il se porte et quelles sont ses préoccupations. Les gestionnaires devraient demander ce qu’ils peuvent faire pour l’aider à atténuer ou à résoudre ses problèmes.
• Ne pas oublier qu’en période d’incertitude, les employés recherchent des conseils sur un plan très personnel. Les gestionnaires peuvent leur dire que la situation est stressante et que leurs émotions sont légitimes.
• Reconnaitre les situations où le stress est devenu impossible à gérer pour certains employés.
• Rappeler aux membres de leur équipe qu’ils ont accès aux ressources du PAE pour eux-mêmes et leur famille : Programme d’aide aux employés (PAE)/1 800-268-7708. Des conseillers sont joignables 24 heures sur 24, 365 jours par année, et le service est confidentiel. Les gestionnaires devraient orienter les employés vers le document Mon mieux-être – un guide des employés pendant la COVID-19 qui propose des outils et des ressources liés à la santé mentale pour vous aider à passer à travers certains des défis que la COVID-19 apporte dans nos vies personnelles et professionnelles.
• Reconnaitre la situation et le point de vue de chaque employé. Cette reconnaissance ne signifie pas nécessairement un accord.
• Faire preuve de souplesse et envisager différentes options de travail pour tenir compte de chaque situation dans la mesure du possible, de manière pragmatique et raisonnable.
• Rassurer les employés en leur disant que les attentes changeront en fonction des mesures adoptées et qu’il est normal qu’il en soit ainsi. Nous vivons tous la même situation, et nous nous en sortirons ensemble.
• Si l’employé est silencieux pendant l’appel, il faut lui donner le temps de digérer l’information et de réfléchir.
• Si l’employé est frustré ou en colère, il ne faut pas réagir. Il faut respirer profondément pour rester calme et éviter de se laisser entraîner dans un débat ou de défendre l’organisation.
• Laisser l’employé se défouler si nécessaire, mais ne doivent pas tolérer les comportements abusifs ou agressifs.
• Terminer la conversation de façon respectueuse; au besoin, faire un suivi auprès de l’employé à une date ultérieure

Après la conversation

Les gestionnaires doivent :

• Après une conversation difficile, prendre du temps pour eux, si nécessaire; au besoin, en parler à un collègue ou communiquer avec le Réseau Gestionnaire à gestionnaire.
• Chercher de nouveaux produits et des occasions d’apprentissage pour les aider, ainsi que leur équipe, dans le contexte actuel :
  • Le BGIC a lancé deux nouveaux produits pour aider les gestionnaires et les équipes à répondre aux priorités et aux besoins changeants pendant la pandémie de COVID-19 : Programme de coaching-éclair, Cercles de discussion.
  • Les Services organisationnels spécialisés (SOS) de Santé Canada offrent des ateliers virtuels « sur demande » portant sur la santé mentale sur des sujets liés à la COVID-19.
  • Dans le cadre de l’initiative Garder le contact, diverses possibilités d’apprentissage ont été élaborées pour aider les employés d’EDSC à se sentir mobilisés et habilités, même en cette période d’incertitude. Les gestionnaires et les employés pouvent participer aux activités d’apprentissage de Morneau Shepell, qui sont disponibles pour une durée limitée seulement.