Guide sur la planification des exercices du Ministère (Trousse d’exercices)

• Description de l’exercice

  Un exercice est une situation d’urgence simulée dans le cadre de laquelle des membres de divers organismes s’acquittent des tâches qu’ils seraient appelés à exécuter dans une situation d’urgence réelle.

  Les exercices sont un moyen important pour évaluer l’état de préparation (qui est l’un des quatre piliers du cycle de gestion des urgences). Ils permettent de cerner les lacunes, les déficiences et les vulnérabilités et de déterminer les mesures correctives qu’il convient d’envisager et de mettre en œuvre.

  Les exercices permettent aux employés à tous les niveaux de tester, d’évaluer et de valider des plans et des dispositions et ils offrent un cadre sécuritaire dans lequel les employés peuvent mettre en pratique leur rôle et leurs responsabilités et assurer la continuité des services et des programmes essentiels d’Emploi et Développement social Canada (EDSC).

  Il est recommandé que le Ministère mette en œuvre un programme triennal décrivant en détail divers exercices à mener chaque année. Le programme d’exercices s’inspirera d’une approche modulaire progressive reposant sur des exercices de plus en plus difficiles. Il faudra que le programme d’exercices soit approuvé par la haute direction (voir le gabarit de note d’information) si on veut obtenir l’entière participation des employés.

  À titre de suggestion, un programme typique d’exercices échelonnés sur une période de trois ans pourrait comprendre les éléments suivants :

  Première année

  Le programme se concentrerait sur la sensibilisation/l’orientation et l’information base (p. ex. discussions et présentations).

  Deuxième année

  En plus de revoir les principes de base, le programme comprendrait des exercices sur table plus avancés qui pourraient faire appel au personnel des régions et à des services de soutien de l’extérieur du Ministère et comprendre l’évacuation simple d’un groupe et des tests de certaines technologies de l’information.

  Troisième année

  Le programme se concentrerait sur des scénarios fonctionnels plus complexes qui porteraient sur une ou deux fonctions (p. ex. Communications, Centre des opérations) devant être testées. L’équipe de direction participerait à un exercice sur table parallèlement aux exercices fonctionnels.

  Voici un exemple de calendrier des exercices à inclure dans un programme d’exercices (Note : des exercices d’entraînement seront effectués chaque année).

  Exemple de calendrier des exercices – première année

  

  • Description de l’image

    Ce tableau illustre l'année 1 d'un programme de calendrier d’exercices. Un exercice axé sur la discussion est mené en mai, suivi d'une Orientation / Présentation en octobre et, enfin, d'un Exercice d’entraînement en janvier.

  Exemple de calendrier des exercices – deuxième année

  

  • Description de l’image

    Ce tableau illustre l'année 2 d'un programme de calendrier d’exercices. Un Exercice sur table aura lieu en juin, suivi d'un Exercice opérationnel en décembre et, enfin, d'un Exercice d’entraînement en février.

  Exemple de calendrier des exercices – troisième année

  

  • Description de l’image

    Ce tableau illustre l'année 3 d'un programme de calendrier d’exercices. Un Exercice fonctionnel aura lieu en juin, suivi d'un Exercice à grand déploiement en janvier et, enfin, d'un Exercice d’entraînement en mars.

  Les buts d’un programme d’exercices sont les suivants :

  • Évaluer et valider les plans et les dispositions, la formation, l’équipement, les hypothèses et les ententes conclues entre divers organismes;
  • Former les employés pour renforcer leurs compétences et leur donner l’occasion de répéter les rôles qui leur sont confiés et qui sont définis dans le plan (clarifier les rôles et les responsabilités);
  • Tester les procédures établies;
  • Améliorer la coordination et les communications entre organismes;
  • Respecter les exigences de la loi;
  • Déceler les lacunes dans les plans et les procédures;
  • Déterminer les possibilités d’amélioration.
• Terminologie des exercices de gestion des urgences

  Il existe un certain nombre d’organismes nationaux et internationaux de gestion des urgences qui encouragent la formation, les tests et les exercices en matière de gestion des urgences. Même si la majorité suit un modèle progressif de perfectionnement continu, il y a d’importantes variations dans la terminologie. Emploi et Développement social Canada (EDSC) a adopté la terminologie suivante pour les exercices :

  1. Exercices de discussion
  2. Orientation/Présentation
  3. Exercices d’entraînement
  4. Exercices sur table (EXST)
     1. EXST de base
     2. EXST avancé
  5. Exercices opérationnels
     1. Exercices fonctionnels (EXFO)
     2. Exercices à grand déploiement (EXGD)

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  id="ed"Exercices de discussion

  Les exercices de discussion sont généralement des exercices simples de courte durée qui réunissent des membres de premier plan de l’équipe ou des employés qui occupent des postes clés pour une discussion. Ces exercices portent généralement sur un plan qui a été établi et ils servent à faire de la sensibilisation au sujet de plans, de procédures ou de situations. Ils peuvent aussi être utilisés au stade de la formulation d’une politique pour faire un examen étape par étape et ainsi faire avancer l’élaboration des plans.

  Les exercices de discussion sont généralement les plus faciles à préparer et ils demandent moins de ressources.

  Orientation/Présentation

  Les séances d’orientation/présentation s’adressent aux personnes qui joueront un rôle dans un plan, une procédure ou une situation ou qui s’y intéressent. L’information s’y transmet au moyen d’exposés, de vidéos, de diapositives ou de discussions entre experts. Les séances d’orientation/présentations de ce genre sont considérées comme la base des exercices de gestion des urgences. L’information se transmet principalement des présentateurs vers l’auditoire. Des questions peuvent être posées, mais les discussions générales sont habituellement limitées.

  Selon le format retenu, la préparation du matériel pour les présentations peut demander beaucoup de ressources.

  Exercices d’entraînement

  Les exercices d’entraînement, qui comprennent les exercices de sécurité des personnes, sont des activités coordonnées ou supervisées généralement organisées pour tester une opération ou une fonction en particulier. Les exercices d’entraînement sont généralement utilisés pour dispenser de la formation sur l’utilisation de l’équipement, répéter la mise en œuvre de procédures ou maintenir des niveaux de compétence.

  Les exercices d’entraînement peuvent demander différents degrés d’effort. Par exemple, la vérification d’une chaîne téléphonique, les tests mensuels des systèmes d’alarme d’incendie ou la mise à contribution du personnel de supervision d’un immeuble demande peu d’efforts, mais un exercice d’évacuation totale ou de confinement dans un grand immeuble comportant plusieurs locataires nécessitera beaucoup de planification et de coordination.

  Exercices sur table (EXST)

  Les exercices sur table réunissent des employés et partenaires clés dans un milieu informel où ils discuteront de diverses situations simulées. Les participants sont encouragés à prendre connaissance d’un scénario hypothétique, à discuter des enjeux en profondeur et à prendre des décisions en faisant appel à un processus approfondi de solution de problèmes, plutôt qu’au processus de prise de décisions rapides et spontanées qu’ils seraient appelés à utiliser dans le cas d’une urgence véritable. Les EXST ont généralement pour objet de faciliter la compréhension de concepts et de repérer les points forts et les points faibles. Ces exercices peuvent également être utilisés pour valider des procédures et des dispositions existantes ainsi que des changements dans les procédures ou encore pour favoriser un changement dans la culture.

  L’exercice sur table est un outil de formation très utile qui a des avantages mais aussi des inconvénients :

  Avantages :

  • Prend peu de temps et demande peu d’argent et de ressources
  • Est un moyen efficace de passer en revue les plans et les procédures
  • Permet au personnel clé de se familiariser avec ses responsabilités et ses rôles et les procédures à suivre en cas d’urgence

  Inconvénients :

  • Manque de réalisme et ne permet pas de tester les capacités d’un système de gestion des urgences en situation réelle
  • La mise à l’essai des plans, des procédures et des capacités du personnel est superficielle
  • Il n’y a pas surcharge du système pendant l’exercice

  La portée et la complexité de la conception d’un exercice sur table peuvent varier selon qu’il s’agit d’un exercice de base ou d’un exercice avancé. Les ressources nécessaires pour ce genre d’exercice sont importantes et elles dépendront de la complexité et de la portée de l’exercice.

  EXST de base

  Il s’agit de mettre en scène un scénario dont les éléments demeurent constants. La scène décrit une situation ou une urgence simulée comme si elle se passait réellement. Les participants mettent à profit leurs connaissances et leurs compétences pour régler une série de problèmes présentés par l’animateur/l’animatrice. Les problèmes sont examinés par le groupe et celui-ci s’entend généralement sur une solution qui est ensuite résumée par l’animateur/l’animatrice.

  EXST avancé

  L’exercice avancé suit la même formule que l’exercice de base, mais il met en scène une situation évolutive tournant autour de messages qui seront transmis aux participants, messages qui pourront avoir pour effet d’élargir le scénario original au fil de l’exercice. La situation peut souvent évoluer dans des voies qui n’avaient pas été envisagées au moment de l’élaboration de l’exercice.

  Note

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  L’animateur/l’animatrice présentera habituellement une situation (un élément artificiel) soit sous la forme d’un message écrit, d’un appel téléphonique simulé, d’un message vidéo ou par d’autres moyens. Les participants discutent des enjeux soulevés par les éléments artificiels et trouveront des solutions pour gérer la situation en fonction des dispositions et des plans existants.

  Exercices opérationnels

  Les exercices opérationnels, qui comprennent les exercices fonctionnels (EXFO) et les exercices à grand déploiement (EXGD), constituent le niveau suivant du programme d’exercices. Il s’agit de mises en situation dans le cadre desquelles les participants réagissent à une information simulée; interviennent dans des cas d’urgence; font appel à de l’équipement, à des ressources ou à des réseaux; et mobilisent le personnel. Ces exercices se déroulent dans un environnement « temps réel » simulé qui reflète la situation telle qu’elle se déroulerait dans la réalité.

  Les exercices opérationnels sont généralement les plus complexes et ceux qui demandent le plus de ressources. De plus, ils ont souvent des répercussions opérationnelles importantes, tant à l’interne qu’à l’externe.

  Exercices fonctionnels (EXFO)

  Les exercices fonctionnels (EXFO) sont conçus pour tester et évaluer les capacités individuelles au sein d’une fonction ou d’un groupe de fonctions interdépendantes. L’objectif des EXFO est de tester la mise en œuvre de plans et de procédures et de politiques établies. Les EXFO simulent les activités réelles d’une fonction donnée en présentant des problèmes complexes et réalistes qui nécessitent des interventions rapides et efficaces de la part d’un personnel formé dans un contexte simulé « très stressant ».

  Exercices à grand déploiement (EXGD)

  Dans le cadre d’un exercice à grand déploiement, les éléments de l’intervention doivent être mis en action et déployés dans un endroit désigné à la suite d’un incident, généralement pendant une période prolongée et qui touche un secteur d’activité dans son ensemble. Il faut que le personnel et les ressources soient réellement mobilisés et déployés pour que la coordination puisse être démontrée.

  Exemples

  Genre d’exercice/niveau	Exemple d’exercice dans un immeuble	Exemple d’exercice concernant le plan de continuité des activités (PCA)
  Exercice de discussion	Séance de discussion de l’équipe d’évacuation d’urgence de l’immeuble (EEUI)	Discussions de scénarios de mise en œuvre du PCA
  Orientation/Présentation	Test du système de communication vocale et de l’alarme incendie Sensibilisation des employés	Examen du PCA Mise à jour des listes de coordonnées du personnel d’urgence
  Exercice d’entraînement	Exercice pour le personnel de supervision	Test des listes de coordonnées du personnel d’urgence
  Exercice sur table	Examen annuel des plans d’urgence par la haute direction	Exercices au niveau d’un ministère ou d’une direction générale
  Exercice opérationnel	Inspection et test annuels des systèmes de sécurité des personnes	Test des procédures de reprise après sinistre, de la structure de gestion des urgences ou de la chaîne d’approvisionnement
  Exercice fonctionnel	Exercice d’évacuation en cas d’incendie Exercice de confinement	Exercices de simulation au niveau d’un ministère ou d’une direction générale
  Exercice à grand déploiement	Exercice touchant plusieurs immeubles ou plusieurs ministères	Exercice à grand déploiement avec réinstallation du personnel ou des réseaux

• Phases du cycle de planification des exercices

  Voici les cinq phases d’un cycle de planification des exercices :

  

  • Description de l’image

    Le diagramme ci-haut mentionné représente les cinq phases de la planification d’un exercice: Préparation initiale, Conception et préparatifs, Déroulement, Évaluation, et Amélioration de la planification.

  1. Préparation initiale

  Cette phase permet de constituer une base de soutien pour l’exercice, et notamment :

  • d’obtenir l’appui des parties ou des cadres supérieurs concernés;
  • d’élaborer un cadre de gestion de projet;
  • d’établir l’échéancier et les étapes importantes;
  • de désigner une équipe de planification de l’exercice;
  • d’établir l’horaire des séances de planification.

  2. Conception et préparatifs

  Cette phase se concentre sur les activités suivantes :

  • déterminer les objectifs;
  • concevoir le scénario;
  • rédiger les documents;
  • coordonner la logistique;
  • planifier le déroulement de l’exercice;
  • choisir une méthode d’évaluation et d’amélioration.

  3. Déroulement

  Après la phase de conception et de préparatifs, l’exercice est mis en œuvre. Voici les étapes du déroulement d’un exercice :

  • mise en place;
  • séances d’information;
  • animation/contrôle/évaluation;
  • récapitulation.

  4. Évaluation

  Cette phase comporte les activités suivantes :

  • une évaluation dès la fin de l’exercice (séance de rétroaction immédiate);
  • un examen des formulaires d’évaluation à intégrer dans un rapport après action (RAA), qui résume l’exercice et présente les points forts et les points à améliorer qui en sont ressortis;
  • des recommandations concernant les points à améliorer pour faciliter l’adoption de mesures correctives devant faire l’objet d’un suivi tout au long de la phase de planification des améliorations.

  5. Planification des améliorations

  Cette phase comporte les activités suivantes :

  • une description des problèmes;
  • des mesures correctives;
  • l’établissement d’un plan d’action de la direction (PAD);
  • la désignation de la partie responsable ou du bureau de première responsabilité;
  • les dates d’achèvement.

  Note

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  Il incombe à la personne qui planifie l’exercice de tirer des leçons de l’exercice et de les évaluer ainsi que de formuler des recommandations qui seront intégrées dans les plans ou les dispositions.

• Approche modulaire progressive

  Le diagramme ci-dessous illustre l’« approche modulaire progressive » habituellement utilisée par la communauté des exercices au moment de planifier les exercices. Conformément à une telle approche, l’exercice peut commencer par une orientation/présentation (stade d’apprentissage), qui mène à un exercice sur table (test pratique), lequel mène à un exercice à grand déploiement (jeu de rôle en temps réel). De plus, la personne qui planifie un exercice peut combiner plusieurs éléments de ces modules pour atteindre les objectifs de l’exercice.

  Comme son nom l’indique, cette approche reconnaît qu’un programme d’exercices est un programme progressif. Par conséquent, vous commencerez par des exercices de base pour tester un certain nombre d’éléments avant d’organiser des exercices plus complexes – il faut d’abord ramper, puis marcher et enfin courir.

  Ce diagramme montre la progression du degré de difficulté des exercices :

  

  • Description de l’image

    Le diagramme ci-haut mentionné illustre l’« approche modulaire progressive » habituellement utilisée par la communauté des exercices au moment de planifier les exercices. Conformément à une telle approche, l’exercice peut commencer par une orientation/présentation (stade d’apprentissage), qui mène à un exercice sur table (test pratique), lequel mène à un exercice à grand déploiement (jeu de rôle en temps réel).
• Les postes clés dans le déroulement des exercices et leurs rôles respectifs

  Vous trouverez ci-dessous une liste des postes clés que les participants peuvent être appelés à jouer pendant un exercice. Exception faite des joueurs et des observateurs, tous les autres participants sont des « agents de confiance » qui ne doivent pas divulguer de renseignements sur le scénario aux joueurs ni aux observateurs avant l’exercice.

  Joueurs

  Membres du personnel des ministères et des organismes qui interviennent activement en cas d’incident et qui ont un rôle et une fonction dans le cadre du scénario de l’exercice. Il peut s’agir de personnes qui ne se trouvent pas sur les lieux, mais qui ont un rôle intégral à jouer pour ce qui est de diriger les interventions et les actions. Les joueurs discutent des actions qui leur permettront de contrôler et d’atténuer les urgences simulées.

  Les joueurs sont censés réagir à l’incident en fonction des rôles et des responsabilités qui incombent à leur organisation, conformément à leur plan ou à leurs procédures d’intervention en cas d’urgence.

  Contrôleurs

  Personnes qui planifient et gèrent le déroulement de l’exercice et qui en établissent et en surveillent le rythme et l’intensité, tout en veillant à la sécurité. Les contrôleurs transmettent des données clés aux joueurs et ils peuvent déclencher ou amorcer certaines actions de la part des joueurs pendant le jeu pour favoriser la continuité de l’exercice. Les contrôleurs sont les seules personnes en dehors des joueurs à pouvoir communiquer de l’information ou des directives aux joueurs. Ils peuvent manipuler le temps ou l’espace afin de veiller à la continuité et à la réalisation intégrale de l’exercice. Il y a normalement des contrôleurs dans les exercices sur table (EXST) avancés, les exercices fonctionnels (EXFO) et les exercices à grand déploiement (EXGD).

  Animateurs

  Personnes qui aident habilement les joueurs à comprendre les objectifs communs de l’exercice et à les atteindre, en s’abstenant d’adopter des positions particulières au cours de la discussion. Les animateurs tenteront d’aider le groupe à en arriver à un consensus en cas de désaccord qui existait avant l’exercice ou qui apparaît en cours d’exercice, de façon à assurer une solide base pour les actions futures.

  Simulateurs

  Les simulateurs jouent le rôle de personnes ou d’organismes de premier plan qui ne participent pas à l’exercice. Ils peuvent avoir des contacts directs avec les joueurs, jouer leurs rôles au sein d’une cellule de simulation (CELLSIM) ou agir de façon semi-autonome. La CELLSIM fait partie de la structure de contrôle et reçoit des directives du simulateur/contrôleur principal. Il y a normalement des simulateurs dans les EXST avancés, les EXFO et les EXGD.

  Évaluateurs

  Les évaluateurs ont une double fonction. D’abord, ils recueillent des renseignements et consignent des observations au sujet des événements qui se produisent dans un endroit particulier ou dans un groupe de participants en particulier. Les évaluateurs peuvent se déplacer d’un endroit à l’autre pour observer et prendre des notes. Ils connaissent bien le sujet dont il est question. De plus, les évaluateurs sont des analystes qui ont pour responsabilité de tirer des conclusions objectives au sujet de l’exercice. Ils participent à la rédaction de la partie évaluation du rapport après action (RAA).

  Observateurs

  Des observateurs peuvent être présents pour observer l’exercice sur table à des fins officielles ou éducatives. La personne qui planifie l’exercice déterminera où les observateurs peuvent être placés de façon à ne pas nuire aux activités d’intervention. Les observateurs s’abstiendront d’interagir avec les participants, de fournir des renseignements, de donner leur avis ou d’intervenir de quelque façon que ce soit dans l’exercice. Les observateurs peuvent toutefois donner des rétroactions aux animateurs au sujet de la conduite de l’exercice ou des leçons apprises.

2. Exercices sur table (EXST)

• Scénario

  Le scénario est une histoire qui résume le contexte, les conditions initiales et les événements déclencheurs pour mettre l’exercice en contexte. Il fait une brève description de la situation d’urgence simulée, y compris la séquence générale des événements, des détails, des renseignements à l’appui ainsi que le moment où les activités se déroulent. Le scénario fournit des renseignements généraux dans des termes familiers pour rendre la situation plus réaliste.

  Le scénario comportera un échéancier réaliste et indiquera :

  1. le jour
  2. la date et l’heure (réelles ou fictives)
  3. la nature de l’incident

  D’autres facteurs pourront être pris en considération : les conditions météorologiques, y compris la vitesse et la direction du vent, la visibilité, les conditions routières, la progression de l’incident (différentes phases) et les personnes concernées. Les hypothèses et les éléments artificiels de l’exercice seront pris en considération au moment de la préparation du scénario.

  Vous trouverez dans ce guide divers exemples de scénario qui peuvent être utilisés tels quels ou modifiés selon les besoins. Vous pouvez aussi allonger ou raccourcir les scénarios et combiner ou agencer les éléments artificiels pour créer un scénario axé sur les objectifs précis de l’EXST. Une autre possibilité consiste à créer un nouveau scénario à partir d’un élément artificiel du scénario original qui touchera plusieurs joueurs (personnel des divisions et des régions).

  La règle d’or de la préparation d’un scénario : mettre en scène une situation concrète et réaliste – un scénario de la pire éventualité.

  PIÈGES DE LA PRÉPARATION DES SCÉNARIOS

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  À titre de responsable de la planification de l’exercice, sachez reconnaître les pièges suivants :

  • Admettez que votre scénario ne sera jamais complètement parfait et reconnaissez qu’il n’a pas besoin de l’être pour que l’exercice soit efficace;
  • Limitez-vous aux scénarios dont vous avez besoin pour faire avancer la planification plutôt que d’essayer de vous attaquer à tous les scénarios possibles;
  • Sachez quand différentes perspectives/hypothèses ont des répercussions importantes sur l’exercice et quand elles n’en ont pas;
  • Déterminez une limite de temps pour l’élaboration du scénario de façon à éviter de rouvrir des débats;
  • Utilisez des fourchettes ou des pourcentages plutôt que des nombres exacts;
  • Déterminez le scénario qui est le plus susceptible de se dérouler et celui qui a l’impact le plus grand (probabilité et niveau de gravité);
  • Passez votre scénario en revue après avoir consacré un certain temps à la planification, ce qui permettra d’amorcer des discussions sur le scénario et de faire ressortir les questions qu’il vaut la peine d’explorer davantage et celles qui n’en valent pas la peine;
  • Évitez les scénarios trop détaillés;
  • Évitez de vous perdre dans les détails.
• Niveaux des scénarios

  En plus des deux types d’exercices sur table, trois niveaux de scénario ont été prévus pour améliorer les compétences en matière d’intervention d’urgence et de gestion de crise sans que les participants se sentent dépassés ou pour éviter des frais de planification inutiles (p. ex. temps, coûts).

  Des scénarios de mise en train sont également inclus qui nécessitent une période de remue-méninges de 15 à 20 minutes. De tels scénarios s’adresseront à des publics particuliers; un scénario de mise en train à l’intention de la haute direction sera différent d’un scénario destiné aux spécialistes fonctionnels, par exemple.

  Niveau 1 – un seul site; scénario simple

  Au niveau 1, le scénario suppose un seul site qui est touché par un seul impact se répercutant sur ses locaux, son infrastructure ou ses systèmes. Il n’y a aucune condition préalable pour ce niveau d’EXST. Il s’agit du niveau d’initiation pour les participants au programme d’exercices du ministère/de l’organisme.

  Niveau 2 – un seul site; scénario complexe

  Au niveau 2, le scénario suppose un seul site qui est touché par plus d’un impact se répercutant sur ses locaux, son infrastructure ou ses systèmes. Habituellement, l’incident initial est suivi d’autres événements ou facteurs qui peuvent amener les joueurs à remettre en question les décisions qui ont été prises ou susciter des conflits au sujet de la meilleure marche à suivre.

  Pour un scénario de ce niveau conçu comme un exercice autonome, aucun préalable n’est exigé des participants. Toutefois, s’il s’agit de la suite d’un scénario de niveau 1, il faudra que tous les participants aient participé à l’exercice de niveau 1.

  Niveau 3 – plusieurs sites; scénario complexe

  Au niveau 3, deux scénarios sont possibles : un scénario qui met en scène un seul site touché par le même ensemble complexe d’impacts se répercutant sur ses locaux, son infrastructure ou ses systèmes; ou un scénario qui met en scène plusieurs incidents distincts se produisant dans plusieurs sites pendant la durée de l’exercice.

  En guise de préalable pour les scénarios de niveau 3, les participants doivent avoir participé à au moins un exercice de niveau 2.

  Thèmes connexes

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  Exemples de scénario

• Échéancier de l’exercice

  L’échéancier de planification d’un exercice opérationnel équivaut à l’échéancier de planification d’un projet qui prendrait approximativement six mois.

  Le temps nécessaire à la planification d’un exercice variera selon la complexité du scénario, le nombre de joueurs, la durée du jeu et le type de rapport après action (RAA) produit. Afin de planifier un exercice avec succès, il faut bien réfléchir au temps requis pour chaque phase.

  

  • Description de l’image

    Le diagramme ci-dessous montre les cinq phases de la planification d’un exercice: Préparation initiale, Conception et préparatifs, Déroulement, Évaluation, et Amélioration de la planification.

  1. Les phases 1 et 3 sont les plus courtes, variant entre 1 et 3 jours.
  2. La phase 2 est l’étape cruciale de la planification d’un exercice; elle nécessitera plus de temps et une plus grande participation de la part de l’équipe de conception de l’exercice, et pourrait durer entre 8 et 30 jours.
  3. La phase 4 exige aussi beaucoup de temps; elle peut durer entre 2 et 20 jours.
  4. La phase 5, qui comprend une analyse du RAA, l’établissement d’un plan d’action de la direction (PAD) et la présentation des résultats à la haute direction pour approbation, peut prendre jusqu’à un mois.

  Exemple d’échéancier pour un scénario simple – 6 ou 8 joueurs, durée d’une heure et demie et RAA simple :

  Exemple – Échéancier d’un mois pour un scénario simple

  Phase 1 – Préparation initiale
  (3 jours)

  • Appui de l’organisation
  • Choix des joueurs
  • Détermination du temps que prendra l’exercice
  • Date de début et de fin

  Phase 2 – Conception et préparatifs
  (10 jours)

  • Séances de planification initiale, de planification de mi-parcours et de planification finale
  • Objectifs
  • Scénario
  • Manuels
  • Logistique
  • Répétition

  Phase 3 – Déroulement
  (1 jour)

  • Tenue de l’exercice

  Phase 4 – Évaluation
  (3 jours)

  • Extraction de l’information : rapport d’évaluation, séance de rétroaction immédiate, formulaires d’évaluation remplis par les joueurs
  • Rédaction du RAA
  • Recommandations / détermination des points à améliorer

  Phase 5 – Amélioration de la planification
  (6 jours)

  • Description des problèmes
  • Mesures correctives
  • Établissement d’un plan d’action de la direction (PAD)

  Jour 31

• Objectifs et portée

  Objectifs des exercices

  Les objectifs doivent être simples, mesurables, atteignables, réalistes et orientés sur la tâche. C’est la formule SMART qui décrit le mieux ce principe :

  Simple

  Éviter les objectifs vastes et complexes. Si un objectif se complique, essayer de le scinder en deux objectifs.

  Mesurable

  S’assurer que les évaluateurs peuvent déterminer si l’objectif a été atteint. Pour ce faire, on peut parfois ajouter un élément quantitatif, par exemple le temps.

  Atteignable

  Les joueurs devraient pouvoir atteindre l’objectif tout en respectant la portée et les contraintes de l’exercice.

  Réaliste

  L’objectif représentera une attente réaliste.

  Tâche (orienté sur la tâche)

  L’objectif correspondra à une tâche ou à une procédure pouvant être évaluée.

  Exemples d’objectifs :

  • Évaluer les niveaux de conformité et l’interopérabilité entre les organismes;
  • Évaluer les procédures d’évacuation d’urgence, y compris les points de rassemblement;
  • Démontrer les appels de déclenchement du plan d’urgence, la tenue de registres, la coordination et le travail d’équipe pendant une situation d’urgence;
  • Pratiquer l’échange d’information entre les centres des opérations afin de faire connaître la situation et son évolution;
  • Pratiquer les communications de vive voix et les transmissions de données pendant une urgence;
  • Accroître la connaissance et la compréhension des rôles et responsabilités des partenaires;
  • Démontrer que les questions de santé et de sécurité sont la première priorité dans tous les exercices et toutes les interventions;
  • Évaluer le plan de sécurité afin de s’assurer que les coordonnées des personnes-ressources et les procédures sont à jour;
  • Tester les procédures opérationnelles générales en cas d’urgence;
  • Valider la compatibilité des procédures de communication, des politiques et de l’équipement;
  • Tester la capacité de demeurer au courant de l’évolution de la situation;
  • Tester le système interne de notification et d’appels;
  • Déterminer et surveiller l’efficacité d’un changement du niveau de sécurité.

  Le choix des verbes est crucial dans la rédaction des objectifs. Il convient d’utiliser des verbes d’action.

  Voici des exemples de verbes d’action :

  • clarifier
  • collaborer
  • consigner
  • définir
  • démontrer
  • désigner
  • déterminer
  • énumérer
  • estimer
  • établir
  • évaluer

  • examiner
  • expliquer
  • exploiter
  • informer
  • inspecter
  • montrer
  • notifier
  • préparer
  • signaler
  • tester
    etc.

  Note

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  À titre de responsable de la planification, vous limiterez le nombre d’objectifs. En général, comme pratique exemplaire, un EXST de base n’aura pas plus de trois objectifs. Un EXST avancé peut avoir jusqu’à cinq objectifs.

  Portée de l’exercice

  Par « portée », on entend les paramètres à l’intérieur desquels l’exercice sera mené et qui permettent d’établir le plan, les dispositions ou les procédures qui seront testés au cours de l’exercice. Les paramètres définissent la durée de l’exercice, le rôle des participants, le degré de détail et la simulation.

• Hypothèses et éléments artificiels

  Hypothèses sur lesquelles repose l’exercice

  Les hypothèses permettent de s’assurer que l’exercice sera le plus réaliste possible. Les événements prévus dans le cadre de l’exercice devraient se dérouler de manière logique et réaliste et tous les objectifs devraient être atteints au cours de l’exercice. Voici des exemples d’hypothèses pouvant servir à la planification d’un exercice :

  • Les participants à l’exercice connaissent bien les plans et les procédures d’intervention de leur organisme.
  • Le terme « participants » peut désigner les planificateurs, les contrôleurs, les simulateurs, les évaluateurs et les joueurs.
  • Les joueurs et les contrôleurs utiliseront des sources réelles de données et d’information à l’appui.
  • Les joueurs interviendront conformément aux dispositions et aux plans existants.
  • Les plans et dispositions mis en œuvre pendant l’exercice correspondront aux mesures censées être prises en situation réelle, de sorte qu’ils constitueront une base solide pour l’évaluation.
  • Les interventions qui doivent être menées en situation réelle auront priorité sur les interventions de l’exercice.

  Éléments artificiels de l’exercice

  Les éléments artificiels sont des circonstances découlant de la conception d’un exercice qui ne simulent pas ou ne reflètent pas des circonstances réelles. L’utilisation d’éléments artificiels compromettra peut-être la capacité de certains joueurs d’intervenir de façon réaliste.

  Certaines contraintes et certains éléments artificiels ne seront pas nécessairement réalistes dans le cadre de l’exercice, mais les planificateurs les considéreront comme des moyens de faciliter le déroulement de l’exercice et d’atteindre ses objectifs. Voici des exemples d’éléments artificiels pouvant être utilisés au moment de planifier un exercice :

  • L’exercice aura lieu en temps quasi réel. Toutefois, pour que les objectifs de l’exercice soient atteints, il se peut que certains participants aient à accomplir certaines choses avant l’exercice, et d’autres événements pourraient avoir à se dérouler en accéléré pour pouvoir être pris en considération pendant l’exercice;
  • Certains paramètres, notamment la date et les conditions météo, seront tenus pour acquis dans le scénario; ainsi, l’exercice peut avoir lieu en mai alors que les événements du scénario se déroulent en février;
  • Les interventions menées par les joueurs dans le cadre d’une simulation ne correspondront peut-être pas en qualité ou en précision aux mesures qui seraient prises par un organisme ou une personne qui interviendrait dans la réalité;
  • Pendant l’exercice, des mesures peuvent être prises pour décréter le déploiement d’unités, d’employés ou de ressources, ce qui peut se répercuter sur le déplacement subséquent des ressources; toutefois, ces mesures peuvent être simulées sans que les ressources ne soient réellement déplacées dans le cadre de l’exercice.
• Liste chronologique des événements (LCE)

  Une LCE énumère tous les messages qui seront transmis et les principaux événements qui se produiront au cours de l’exercice dans un tableau indiquant :

  • le numéro du message
  • l’heure
  • la méthode par laquelle le message (l’information) est censé être transmis
  • qui a transmis le message
  • à qui le message est destiné
  • une brève description du message

  Certaines LCE indiquent également les actions prévues/attendues et les objectifs connexes de l’exercice pour aider les contrôleurs à orienter le déroulement de l’exercice et les évaluateurs à déterminer dans quelle mesure les objectifs ont été atteints.

  La LCE indique l’heure et un résumé du contenu de tous les principaux événements, messages ou éléments artificiels introduits, les messages d’urgence et les interventions attendues pour la durée de l’exercice.

  Nous vous suggérons d’utiliser cette liste au moment de planifier un exercice sur table (EXST) de niveau 3. Dans le cas d’un EXST moins complexe, une seule page peut suffire.

  Exemple

  Exercice 1 – Liste chronologique des événements

  No de l’événement	Heure	Mode de transmission	Organisme	Message/événement	Actions attendues	No de l’objectif
  1	9 h 01	Téléphone	Communications	Les médias veulent des renseignements sur les répercussions environnementales de l’incident. Que font-ils?	Les Communications suivront les procédures internes.	2
  2	9 h 05	Téléphone	Directrice des installations	Le sous-ministre adjoint (SMA) demande un compte rendu de la situation et veut savoir ce qui est fait.	Indiquer au bureau du SMA où en est le compte rendu de la situation – envoyer des infocapsules.	2
  3	9 h 10	Courriel	Directeur des ressources humaines (RH)	Syndicat – informer le personnel de ne pas se présenter au travail en raison de la situation dangereuse.	Réunion avec le représentant syndical Message au personnel.	3

  Thèmes connexes

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  Gabarit de LCE

• Codes à utiliser pendant l’exercice

  Des termes précis seront utilisés pendant un exercice pour indiquer où en sont les choses; par exemple, l’animateur/l’animatrice commencera l’exercice en annonçant DEB-EX (début de l’exercice) et terminera l’exercice en déclarant FIN-EX (fin de l’exercice).

  La sécurité est primordiale dans tous les aspects d’un exercice et la responsabilité en revient à tous les participants. On accordera une attention particulière à l’aménagement physique de l’endroit où les joueurs, les contrôleurs, les évaluateurs et d’autres participants seront à l’œuvre.

  Les procédures et les systèmes de sécurité environnementale et de sécurité-incendie doivent être suivis. Il faut traiter les préoccupations en matière de sécurité comme dans une situation réelle.

  Tout problème de sécurité ou urgence médicale réel qui survient au moment où l’exercice se déroule a préséance sur l’exercice. Le code de sécurité (il peut s’agir d’un mot ou d’une expression) est établi à l’étape de la planification par le coordonnateur/la coordonnatrice ou l’équipe chargée de l’exercice.

  Différents termes peuvent être employés par l’animateur/l’animatrice pour arrêter, suspendre ou annuler un exercice, comme les suivants :

  • « C’est un véritable incident – arrêtez toutes les activités »
  • « Suspendez l’exercice »
  • « Ça ne fait pas partie de l’exercice »

  IMPORTANT

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  Toutes les communications par téléphone doivent être précédées des mots « EXERCICE EXERCICE EXERCICE».
  Tous les messages transmis par courriel ou par télécopieur doivent porter la mention « EXERCICE EXERCICE EXERCICE » dans l’en-tête et le pied de page.

• Séances de planification

  Les séances de planification font partie des phases « préparation initiale » et « conception et préparatifs » de la planification de l’exercice. Dans la terminologie normalisée des exercices, les trois séances sont :

  1. La séance de planification initiale (SPI)
  2. La séance de planification de mi-parcours (SPMP)
  3. La séance de planification finale (SPF)

  Avant de tenir des séances, il faut obtenir l’approbation de la haute direction pour affecter des ressources ministérielles à la planification de l’exercice et à sa réalisation. L’obtention de l’approbation se fait normalement dans le cadre du programme annuel d’exercices.

  Une fois l’approbation obtenue, certains travaux préparatoires, comme la production d’un document conceptuel, seront effectués, compte tenu du concept et des objectifs qui ont été établis lors de la séance. D’autres préparatifs auront lieu avant la séance de planification initiale, notamment un breffage à l’intention de la direction portant sur l’état de préparation de l’exercice ainsi qu’un breffage destiné à l’équipe de planification de l’exercice pour faire un survol de l’exercice et en présenter brièvement les éléments suivants :

  • l’objet
  • les buts
  • les objectifs
  • les grandes lignes du scénario proposé

  La séance de planification initiale

  Le principal but de la séance de planification initiale est d’obtenir approbation et soutien pour l’exercice dans son ensemble. C’est une occasion de mieux faire connaître l’exercice. Cette séance est aussi considérée comme le début officiel du processus de planification de l’exercice. Pendant la séance de planification initiale, le type, la portée, l’objet et les objectifs de l’exercice sont discutés et une version préliminaire en est établie. La séance permet également de déterminer le niveau de participation, les hypothèses, les éléments artificiels et les grandes lignes du scénario. Il y sera aussi question des aspects logistiques de l’exercice, notamment le lieu, la date, la durée et le genre de documentation nécessaire. Les tâches seront attribuées aux membres de l’équipe de planification.

  La séance de planification de mi-parcours

  La séance de planification de mi-parcours est la plus intensive. Elle a pour objet d’examiner le travail effectué depuis la séance initiale et les versions préliminaires des documents et de discuter des concepts d’organisation et de dotation en personnel de l’exercice; de l’élaboration du scénario et de l’échéancier; et de la date de l’exercice, de la logistique et des exigences administratives.

  La séance de planification finale

  La séance de planification finale a pour objet d’examiner les processus et les procédures de l’exercice avant son déroulement. Certains ministères ou organismes profiteront de cette séance pour faire une répétition de l’exercice afin de cerner les problèmes qui pourraient survenir.

  Thèmes connexes

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  Liste de contrôle de l’exercice

• Instructions relatives à l’exercice

  Les instructions relatives à l’exercice peuvent être comprises dans des manuels ou des guides qui seront produits pour les intervenants clés (voir ci-dessous). Cette documentation permet de veiller à ce que les participants soient au courant du contenu de l’exercice (scénarios, hypothèses) et soient conscients de leur rôle et de leurs responsabilités avant, pendant et après l’exercice.

  Les documents peuvent revêtir diverses formes, de quelques pages d’instructions à des manuels/guides plus formels. Le manuel des joueurs peut aussi être présenté comme un cahier d’information (dont les sections sont séparées par des onglets), selon la portée de l’exercice.

  La documentation utilisée pour l’exercice se conformera à la présentation uniforme des documents ministériels habituels, p. ex. le cahier d’information de la haute direction.

  IMPORTANT

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  Tous les documents porteront le nom de l’exercice ainsi que la mention « Document à utiliser aux fins de l’exercice – Ne pas diffuser » dans l’en-tête ou le pied de page.

  Tous les autres documents distribués doivent porter la mention « EXERCICE EXERCICE EXERCICE » dans l’objet ou dans l’en-tête/le pied de page.

  Toutes les instructions comprendront les renseignements de base sur lesquels repose l’exercice :

  • Objet
  • Portée
  • Scénario
  • Objectifs
  • Hypothèses/éléments artificiels
  • Codes à utiliser pendant l’exercice

  On trouvera dans les sections suivantes des instructions correspondant au rôle joué par différents participants :

  Instructions à l’intention des contrôleurs

  En plus des renseignements de base, le document destiné aux contrôleurs contient des détails sur les éléments artificiels et le matériel à l’appui, les actions attendues et une liste chronologique des événements (LCE). Il précise aussi la façon dont les contrôleurs transmettront de l’information importante aux joueurs et la manière de provoquer ou d’amorcer certaines actions de la part des joueurs afin de favoriser la continuité de l’exercice.

  Instructions à l’intention des évaluateurs

  En plus des renseignements de base, le document destiné aux évaluateurs contient des détails sur les éléments artificiels et le matériel à l’appui, les actions attendues et une liste chronologique des événements (LCE). Il précise aussi la façon dont les évaluateurs recueilleront de l’information, noteront leur observations et analyseront les données recueillies pour dégager des conclusions objectives au sujet de l’exercice. Les critères d’évaluation et des formulaires d’évaluation à utiliser pendant l’exercice peuvent aussi être inclus.

  Les évaluateurs participeront à la rédaction de la partie du rapport après action (RAA) qui concerne l’évaluation.

  Instructions à l’intention des joueurs

  En plus des renseignements de base, le document destiné aux joueurs contient des détails sur les procédures et les responsabilités des joueurs, les règles de l’exercice et le processus de récapitulation.

  Instructions à l’intention des animateurs

  En plus des renseignements de base, le document contient des détails sur le rôle des animateurs ainsi que des instructions sur la façon de présenter l’exercice et de conserver un bon rythme pendant celui-ci, y compris des éléments d’information à garder en réserve au cas où la discussion s’éloignerait du sujet.

  Des copies de la LCE et de tout exposé présenté au cours de l’exercice seront jointes en annexe.

  Thèmes connexes

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  Gabarits – Documents en vue d’un exercice

• Logistique

  Les détails logistiques sont des aspects importants d’un exercice, mais ils sont souvent négligés. Or, ils peuvent faire la différence entre un exercice harmonieux et sans heurt et un exercice confus et inefficace.

  Il faut prêter attention aux détails logistiques de l’exercice longtemps d’avance, et notamment aux éléments suivants :

  Installations/salles

  • Les réunions et les séances d’information se dérouleront dans des endroits convenant à la portée et à l’envergure de l’exercice.
  • Les salles seront assez grandes pour accueillir tous les participants, observateurs, animateurs et présentateurs.
  • La disposition des tables sera adaptée au genre d’exercice.
  • Il faudra peut-être un espace mural pour afficher des cartes.
  • Si les participants doivent se diviser en petits groupes à certains moments de l’exercice, il faudra prévoir des salles supplémentaires.

  Matériel audiovisuel

  • Exposé multimédia
  • Matériel audiovisuel approprié, notamment :
    • téléviseurs
    • ordinateur
    • imprimante/photocopieur
    • projecteurs
    • écrans de projection
    • microphones
    • haut-parleurs

  Fournitures

  • Stylos, crayons, marqueurs pour tableau blanc/tableau à feuilles mobiles
  • Blocs-notes, tableaux à feuilles mobiles
  • Insignes/cartons porte-nom pliables/cartons-chevalets
  • Exemplaires supplémentaires de l’ordre du jour, des documents à distribuer, des formulaires d’évaluation
  • Panneaux de signalisation (au besoin)

  Les cartons porte-nom pliables seront placés sur les tables avant le début de l’exercice pour assurer une disposition appropriée des places.

  Truc

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  Pour réduire le coût de l’exercice, l’équipe de planification peut envisager de produire des insignes et des cartons-chevalets pouvant être réutilisés pour les exercices suivants.

  Inscription des participants, identification des tables/petits groupes

  Les participants et les observateurs s’inscriront en arrivant et donneront leur nom, le nom de leur organisme et leurs coordonnées pour des raisons d’identification et de sécurité ainsi que pour la tenue de dossiers ministériels aux fins des audits et pour répondre aux exigences de la réglementation. L’équipe de planification conservera des copies des feuilles de présence pour pouvoir expédier la correspondance de suivi aux participants.

  Nourriture/rafraîchissements

  Si la politique du Ministère sur les activités d’accueil le permet, de la nourriture et des rafraîchissements peuvent être offerts aux participants et aux observateurs, en particulier dans le cas de longs exercices.

  Il est fortement suggéré d’offrir au moins de l’eau. Il faut prévoir un accès adéquat à des rafraîchissements et à de la nourriture pour assurer le confort des participants et les aider à se concentrer; la réussite globale de l’exercice et l’expérience qui en découle en seront renforcées.

  Avant l’exécution d’un exercice, il convient d’en vérifier une dernière fois les aspects logistiques pour voir si la salle est aménagée comme prévu. En principe, la salle devrait être aménagée la veille, ce qui permettra de confirmer que l’équipement et les tableaux à feuilles mobiles sont en place et que les tables sont disposées correctement. Toutefois, compte tenu de la disponibilité limitée des salles de réunion, il se peut que vous n’ayez pas accès à la salle avant le jour de l’exercice. Pour éviter tout problème, il faudrait fixer l’heure de l’exercice de façon à laisser aux planificateurs au moins une heure ou deux pour aménager la salle.

  Thèmes connexes

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  Liste de contrôle de la logistique

• Déroulement de l’exercice

  Après avoir abordé les séances de planification et les aspects logistiques des exercices, nous parlerons maintenant du déroulement de l’exercice à proprement parler.

  Il est important de commencer à l’heure. Les joueurs ont prévu du temps pour participer à l’exercice, il faut donc respecter leur emploi du temps chargé.

  Les animateurs débuteront par un tour de table, présentant les joueurs et le personnel chargé de l’exercice. Si les joueurs ne connaissent pas bien le lieu, il faut leur indiquer où sont les toilettes. Une présentation ou un exposé vous permettra de passer en revue les points suivants :

  • Ordre du jour
  • Objet de l’exercice
  • Objectifs
  • Rôles et responsabilités des joueurs et du personnel chargé de l’exercice
  • Règles de base et attentes
  • Prochaines étapes – production de rapports

  Thèmes connexes

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  Exemple de mot de bienvenue de l’animateur/de l’animatrice

  Exemple de manuel des animateurs

• Rapports et mesures correctives

  Formulaire d’évaluation à remplir par les participants/formulaire d’évaluation à remplir par les observateurs

  Pour faciliter l’évaluation de l’exercice, on peut distribuer les formulaires d’évaluation à remplir par les participant/les formulaires d’évaluation à remplir par les observateurs après l’exercice ou encore les envoyer par courriel. Ils pourront être remis sur place, après l’exercice, ou quelques jours plus tard. Ces formulaires peuvent être utilisés au moment de la séance de rétroaction immédiate, c’est-à-dire une récapitulation de vive voix qui a lieu à la fin de l’exercice. Les formulaires d’évaluation donnent aux participants l’occasion de s’arrêter pour réfléchir et évaluer l’organisation et le déroulement de l’exercice.

  Séance de rétroaction immédiate (récapitulation)

  Une séance de rétroaction immédiate a lieu pendant que les événements sont frais à la mémoire des participants. Elle permet de répondre aux questions suivantes :

  • Qu’est-ce qui a bien marché?
  • Qu’est-ce qui a mal marché?
  • Quelles sont les améliorations à apporter?

  Les animateurs peuvent aussi cibler des domaines précis et poser des questions pointues pendant la séance de rétroaction, par exemple :

  • Qu’avons-nous appris de nouveau au sujet de notre Ministère (direction générale, région, direction, division)?
  • Qu’avons-nous appris de nouveau au sujet d’autres (directions générales, régions, directions, divisions)?
  • Quelle est la principale amélioration à recommander à notre (direction générale, région, direction, division)?
  • Que est la principale recommandation pour augmenter l’efficacité des communications et de la mise en commun de l’information?
  • Que est la principale recommandation pour augmenter l’efficacité des communications et de la mise en commun de l’information?
  • Y a-t-il eu un aspect de l’exercice qui a causé des problèmes? De quelle façon?
  • Y a-t-il eu des divergences entre les actions attendues et la conduite des participants pendant l’exercice?

  Le compte rendu d’une séance de rétroaction immédiate n’est pas une transcription textuelle. L’information est recueillie dans la mesure où elle se rapporte aux questions. Certains joueurs parleront peut-être de la planification de l’exercice et leurs observations représentent un excellent outil pour améliorer la planification des prochains exercices. Il est important de prendre les commentaires en note, puisqu’ils seront intégrés dans le rapport après action (RAA).

  PIÈGES DE LA SÉANCE DE RÉTROACTION IMMÉDIATE

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  Les animateurs de la séance de rétroaction immédiate :

  • éviteront les déclarations d’autosatisfaction;
  • éviteront de donner l’impression de blâmer quelqu’un ou quelque chose;
  • mettront l’accent sur les solutions et non sur les personnes.

  Rapport après action (RAA)

  Un RAA est un document expliquant en détail et évaluant les mesures prises par un groupe ou une personne dans le cadre d’un exercice ou d’une série d’exercices orientés vers un but. En général, le rapport après action répond à six questions : qui, pourquoi, quoi, quand, où et comment. Souvent, les organismes regroupent et examinent ces rapports pour déterminer comment ils peuvent maximiser l’efficacité de leurs activités. Si on veut que le RAA aide l’organisme à améliorer son rendement, il faut connaître le format qu’il convient d’utiliser pour un tel rapport. Voici deux types de format courants :

  RAA simple :

  Rapport bref comptant au plus quatre ou cinq pages. La présentation est semblable à celle d’un sommaire :

  • Introduction – Quoi (rapport d’exercice), pourquoi (lien avec le programme d’exercices ou l’exigence législative), comment (format de l’exercice sur table);
  • Corps du document – Quand (heure/date de l’exercice), où (lieu de l’exercice), qui (participants), quoi (portée et scénario);
  • Observations/recommandations – Habituellement, un maximum de trois ou quatre recommandations;
  • Conclusion – Comment (mesures correctives à prendre).

  RAA complexe :

  Rapport détaillé (de 10 à 25 pages) qui comprend un sommaire et des annexes au besoin.

  • Le rapport détaillé présente d’abord un sommaire qui résume l’information contenue dans le rapport et indique comment celui-ci aidera l’organisme à améliorer son rendement, donne un bref aperçu de l’exercice et fait état des points forts démontrés par les participants au cours de l’exercice ainsi que des éléments à améliorer. Il s’agit de la section la plus importante, car c’est peut-être la seule partie du RAA que la plupart des gens liront.
  • Le rapport décrit chaque exercice, indiquant sa date et sa durée totale, énumère les organismes et les organisations qui y ont participé et indique le nombre de participants et le lieu. Il donne de l’information sur la structure de l’exercice ainsi que sur la manière dont il s’est déroulé et présente les buts et objectifs de chaque exercice.
  • Il décrit le scénario utilisé dans l’animation de l’exercice, indique les modules utilisés et donne un échéancier pour chaque étape de l’exercice.
  • Il présente une analyse du rendement des participants durant l’exercice, en mettant l’accent sur les problèmes et les réussites.
  • Il présente un résumé des rétroactions des participants.
  • Il présente un plan recommandé pour mettre en œuvre les améliorations, notamment les mesures à prendre, la partie responsable de donner suite à chacune d’elles et le calendrier d’exécution prévu.
  • Il comporte une conclusion dans laquelle sont résumées brièvement les sections précédentes.

  Plan d’action de la direction (PAD)

  Le plan d’action de la direction (PAD) reprend les constatations/recommandations du RAA. Peu d’exercices se terminent par la production d’un PAD. Toutefois, les constatations et recommandations sont des rétroactions nécessaires pour apporter des changements significatifs.

  Le PAD décrit les recommandations et les mesures correctives proposées et indique les parties responsables et la date d’exécution prévue. Normalement, le PAD est joint en annexe au RAA.

  Les organismes peuvent intégrer le PAD à leur plan opérationnel ou leur plan d’activités pour s’assurer qu’un financement est réservé aux mesures prévues dans le PAD, que ces mesures font l’objet d’une surveillance et qu’un compte rendu sera présenté à leur sujet dans le cycle opérationnel du Ministère.

  Un PAD fera l’objet d’un suivi jusqu’à ce que toutes les lacunes relevées aient été corrigées.

  Exemple

  Exercice 1 – Plan d’action de la direction (PAD)

  Recommandations (tirées du RAA)	Mesure (quelle mesure et comment elle sera prise)	Organisation (bureau responsable)	Date (achèvement de la mise en œuvre de la mesure)
  Procédures d’évacuation de l’immeuble	Révision des procédures d’évacuation actuelles	Gestion de l’immeuble J.–P. Fortin 999-999-9999	Le 30 juin 20xx
  Création d’un outil commun/collectif de sensibilisation aux situations pour tous les ordres de gouvernement, qui pourra être mis à la disposition des organismes non gouvernementaux qui le demandent	Mise sur pied de groupes de travail composés de représentants de tous les niveaux Détermination du format de l’outil de sensibilisation à la situation Recours aux pratiques exemplaires	Équipe principale de gestion des urgences et d’évacuation de l’immeuble Représentation de X Représentation de Z Représentation de Y	Fin de l’exercice financier
  Composition et processus de l’équipe de gestion des urgences	Désignation des membres qui utiliseront le plan Production des documents sur les rôles et responsabilités Etc.	Directrice de la gestion des urgences du Ministère Nancy Drew 999-888-8888	1er déc. 20xx

  Thèmes connexes

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  • Gabarit – Formulaire d’évaluation à remplir par les participants
  • Gabarit – Formulaire d’évaluation à remplir par les observateurs
  • Formulaire d’évaluation de l’exercice
  • Gabarit – Rapport après action (RAA)
  • Gabarit – Plan d’action de la direction (PAD)

3. Gabarits pour les exercices

• Exemples de scénario

  • Scénarios de mise en train – courts scénarios (de 30 à 45 minutes)
    • Un campeur qui en a gros sur le cœur
    • Traînée de poudre
    • Tout feu toute flamme
    • Arrosage intermittent
    • Opération Froid paralysant
    • Le visiteur
  • Niveau 1 – un seul site; scénario simple
    • Exercice d’entraînement
    • Une tempête infernale
    • Alerte à la bombe… aérosol
    • Alerte au tremblement de terre
    • Incendie à l’heure du lunch
  • Niveau 2 – un seul site; scénario complexe
    • Exercice d’entraînement – Partie 2
    • Noirceur totale
    • Restons calmes
    • Accident de la route
    • Erreur 2017
    • Premier intervenant d’une urgence médicale
  • Niveau 3 – plusieurs sites; scénario complexe
    • Opération Déluge
    • La curieuse affaire du programmeur voyageur
    • Troubles en milieu urbain
• Documents administratifs

  • Note d’information
  • Liste de contrôle de l’exercice
  • Liste de contrôle de la logistique
• Gabarits pour les exercices

  • Ordre du jour
  • Liste chronologique des événements
  • Formulaire de transmission des éléments artificiels
  • Mot de bienvenue de l’animateur/de l’animatrice
  • Manuel des animateurs
  • Manuel des contrôleurs
  • Manuel des évaluateurs
  • Manuel des joueurs
  • Guide des observateurs
  • Formulaire d’évaluation à remplir par les participants
  • Formulaire d’évaluation à remplir par les observateurs
  • Formulaire d’évaluation de l’exercice
  • Rapport après action (RAA)
  • Plan d’action de la direction (PAD)
  • Sigles/Définitions