Manuel des animateurs

Objet

Les animateurs trouveront dans ce manuel des consignes au sujet des procédures et des responsabilités concernant la conception et le soutien de l’exercice. Ils y trouveront aussi des explications sur le concept et les bases de l’exercice.

Concept et portée de l’exercice

(Le concept de l’exercice définit les paramètres de l’exercice. Il s’agira d’un court paragraphe qui précise le qui, le quoi et le pourquoi de l’exercice.)

Lieu

L’exercice aura lieu (indiquez le lieu, la date et l’heure).

Participants

(Noms des participants et des directions représentées)

Objectifs de l’exercice

Des objectifs seront déterminés en fonction desquels l’exercice sera conçu. Les objectifs seront choisis de façon à permettre de cerner les lacunes dans les plans, les procédures et les systèmes et à servir de base pour le contrôle/la simulation et l’évaluation de l’exercice. Les objectifs qui suivent concernent l’exercice (nom de l’exercice) :
(Indiquez les objectifs de l’exercice)

Rôle des animateurs et instructions à leur attention

Au début de l’exercice, l’animateur/l’animatrice exposera l’événement au sujet duquel les participants doivent intervenir. À mesure que l’exercice se déroule, l’animateur/l’animatrice encouragera les discussions et saura quand interrompre l’exercice pour que des discussions plus poussées puissent avoir lieu sur certaines questions essentielles.
En collaboration avec les contrôleurs, les animateurs veillent à ce que l’exercice ne déborde pas du calendrier prévu. L’animateur/l’animatrice connaîtra bien les procédures et les plans qui sont testés. À la fin de l’exercice, il passera en revue les leçons apprises à l’intention des joueurs.
Il sera important que les animateurs communiquent de manière rigoureuse pour éviter que l’information soit présentée de telle façon que certains joueurs puissent prendre trop d’avance ou accuser trop de retard par rapport au reste du groupe.
Les animateurs auront la responsabilité de garder la discussion sur la bonne voie, en se concentrant sur les objectifs que l’exercice doit atteindre. Ils doivent accorder toute leur attention au processus et tenir compte des besoins des joueurs.
Voici certaines instructions dont les animateurs prendront connaissance avant l’exercice. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, et les planificateurs peuvent utiliser une partie ou la totalité des éléments de la liste.

• Il est important que le temps des joueurs soit utilisé à bon escient et que les limites de temps de l’exercice ne soient pas dépassées; ne laissez donc pas les joueurs s’éloigner du sujet;
• Essayez d’équilibrer la discussion en ne laissant pas les personnalités plus fortes la monopoliser;
• Encouragez les personnes que le processus de l’exercice met mal à l’aise à exprimer leurs idées;
• Si la discussion languit, faites une pause suffisamment longue pour qu’un participant puisse apporter une contribution s’il le souhaite;
• Gardez à l’esprit le temps total prévu pour la discussion et essayez de répartir le temps de manière à ce que tous les thèmes soient abordés;
• Tenez compte du degré d’expérience des joueurs et veillez à ce que le niveau de la discussion soit approprié;
• Encouragez les joueurs à réfléchir à de nouveaux concepts et à de nouvelles idées et à en discuter;
• Soyez disposé(e) à définir les attentes concernant l’exercice à l’intention des joueurs;
• Écoutez ce que les joueurs ont à dire sur leurs propres attentes à l’égard de l’exercice;
• Soyez disposé(e) à encourager la discussion :
• en vous faisant l’avocat du diable au besoin
• en conciliant les divergences d’opinions
• en résumant les idées qui ont été présentées par les joueurs
• en demandant aux joueurs s’ils ont envisagé la question sous un autre angle ou d’un autre point de vue
• en remettant en question les hypothèses qui négligent des détails essentiels
• Veillez à ce que l’expérience soit positive pour les joueurs;
• Aidez les joueurs qui ont de la difficulté à participer à la discussion;
• Pour éviter qu’un participant se retrouve sur la sellette, détournez l’attention du groupe en la dirigeant vers une politique, un plan ou une procédure;
• Soyez sensible au degré de stress éprouvé par certains joueurs;
• Souvenez-vous que certains participants prendront les choses très au sérieux ou pourront se laisser dominer par leurs émotions.

Hypothèses sur lesquelles repose l’exercice

Il faut poser certaines hypothèses au départ afin que l’exercice soit aussi réaliste que possible. On s’attend à ce que l’exercice se déroule d’une façon logique et réaliste et à ce que tous les objectifs soient atteints pendant l’exercice.
Voici une liste d’hypothèses possibles pour un exercice. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Les participants connaissent bien les plans et les procédures d’intervention de leur propre organisation.
• Le terme « participants » peut désigner les planificateurs, les contrôleurs, les simulateurs, les évaluateurs et les joueurs.
• Les joueurs et les contrôleurs utiliseront des données et des sources d’information à l’appui réelles.
• Les joueurs interviendront conformément au plan des mesures d’urgence existant.

Éléments artificiels de l’exercice

Les contraintes et les éléments artificiels suivants ne seront pas nécessairement réalistes dans le cadre de l’exercice; cependant, les joueurs les accepteront comme des moyens d’atteindre les objectifs prévus.
Voici une liste d’éléments artificiels possibles pour un exercice. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Des conditions météorologiques fictives seront tenues pour acquises.
• Il pourra être nécessaire de comprimer le temps pour que l’exercice se déroule efficacement.
• Il est possible que les réponses données aux joueurs par les simulateurs pendant l’exercice ne soient pas d’aussi bonne qualité ou aussi détaillée que les réponses que donnerait un organisme ou une personne dans la réalité.
• Aucune communication avec l’extérieur n’est possible.

Simulations dans le cadre de l’exercice (facultatives; dépendent du scénario)
L’exercice devra comporter des simulations pour compenser l’absence de certaines personnes ou de certaines organisations. Même si, par définition, les simulations ne sont pas aussi réalistes, elles faciliteront tout de même le déroulement de l’exercice.

Exposé du scénario

Insérez le scénario de l’exercice – Résumé du contexte, des conditions initiales et des événements déclencheurs.

Rapports

À la fin de l’exercice, les joueurs participeront à une séance de rétroaction immédiate (récapitulation). Vous demanderez aux joueurs de commenter les résultats de l’exercice; les joueurs pourront être priés de remplir un formulaire d’évaluation de l’exercice dans lequel ils pourront commenter les actions, les événements, les points forts ou les lacunes observés pendant l’exercice.
Communications (facultatives; dépendent du scénario; peuvent être utilisées dans le cadre d’un EXST de niveau 3)
Les communications entre les joueurs et l’équipe de simulation ou leur bureau se feront principalement par courriels et par textos transmis par BlackBerry.
Les joueurs utiliseront des adresses de courriel préétablies pour communiquer avec l’équipe de contrôle/de simulation et transmettront systématiquement une copie conforme de chaque message à (indiquez une adresse de courriel) à des fins de suivi.
Toutes les communications par courriel ou par télécopieur doivent porter la mention « Exercice  exercice  exercice » dans l’en-tête et le pied de page.

Sécurité

La sécurité est primordiale pour tous les aspects de l’exercice. Une attention particulière sera portée à l’aménagement physique de la salle où aura lieu l’exercice.
Les procédures et les systèmes de sécurité environnementale et de sécurité-incendie continueront de s’appliquer et devront être respectés. Les mesures de sécurité générale qui devront être suivies par tous les participants comprendront les suivantes :
Voici une liste de mesures de sécurité possibles. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Suivre les consignes en vigueur, notamment en ce qui concerne les sorties de secours.
• Tout problème de sécurité ou urgence médicale qui se produit réellement pendant l’exercice ou dans la réalité aura préséance sur l’exercice. Un code de sécurité (mot ou phrase) sera employé pour arrêter le déroulement de l’exercice.
• Les documents de l’exercice ne sont pas classifiés; toutefois, tous les documents porteront la mention « Matériel d’exercice – Ne pas diffuser ».
• Toutes les communications doivent comprendre la mention « Exercice  exercice  exercice » dans l’en-tête et le pied de page pour les communications écrites et au début et à la fin du message pour les communications de vive voix.