Guide des observateurs

Introduction

Ce document, qui décrit l’exercice dans son ensemble, présente des instructions destinées aux observateurs.

Les observateurs : définition et rôle

Les observateurs ne jouent pas de rôle dans l’exercice, mais ils évaluent les événements soit pour déterminer l’état de préparation de l’organisation, soit pour en tirer des leçons.

Lieu

L’exercice aura lieu (indiquez le lieu, la date et l’heure).

Sécurité

La sécurité est primordiale pour tous les aspects de l’exercice. Une attention particulière sera portée à l’aménagement physique de la salle où aura lieu l’exercice.

Les procédures et les systèmes de sécurité environnementale et de sécurité-incendie continueront de s’appliquer et devront être respectés. Les mesures de sécurité générale qui devront être suivies par tous les participants comprendront les suivantes :

Voici une liste de mesures de sécurité possibles. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Suivre les consignes en vigueur, notamment en ce qui concerne les sorties de secours.
• Tout problème de sécurité ou urgence médicale qui se produit réellement pendant l’exercice ou dans la réalité aura préséance sur l’exercice. Un code de sécurité (mot ou phrase) sera employé pour arrêter le déroulement de l’exercice.
• Les documents de l’exercice ne sont pas classifiés; toutefois, tous les documents porteront la mention « Matériel d’exercice – ne pas diffuser ».
• Toutes les communications doivent comprendre la mention « Exercice exercice exercice » dans l’en-tête et le pied de page pour les communications écrites et au début et à la fin du message pour les communications de vive voix.

Calendrier de l’exercice

(Indiquez l’ordre du jour)

Déroulement de l’exercice

Tous les éléments artificiels à introduire seront transmis aux joueurs par (courriel). Les éléments artificiels ne sont pas tous envoyés systématiquement à tous les joueurs; certains seront envoyés à des joueurs en particulier qui prendront les mesures appropriées eux-mêmes ou qui transmettront les éléments artificiels à l’intervenant compétent.

L’équipe de conception de l’exercice a conçu les éléments artificiels et les actions attendues les plus réalistes possible ou a repris ceux qui figurent dans les plans et les procédures opérationnelles normalisées de l’équipe de gestion des crises du Ministère.

Comme vous ne recevrez pas les éléments artificiels par courriel, vous trouverez à l’annexe « A » les moments où ils seront introduits. Cela vous aidera à mieux suivre le déroulement de l’exercice.

Durant la réunion

• Soyez à l’heure
• Écoutez attentivement et prenez des notes au besoin
• Évitez de participer aux conversations qui ont lieu pendant l’exercice
• Gardez vos téléphones cellulaires et autres appareils en mode silencieux / vibration
• Quittez la salle si vous devez utiliser un appareil mobile pour parler ou pour envoyer un courriel ou un texto

À faire et ne pas faire

• Les observateurs ne peuvent pas poser de questions ni discuter avec les joueurs, les évaluateurs ou les contrôleurs durant l’exercice.
• Les observateurs rempliront le formulaire d’évaluation de l’exercice.
• Les observateurs participeront à la séance de rétroaction immédiate à la fin de l’exercice.

But et portée de l’exercice

But de l’exercice : (indiquez le but de l’exercice)

Portée de l’exercice : (indiquez la portée de l’exercice)

Objectifs de l’exercice

Des objectifs seront déterminés en fonction desquels l’exercice sera conçu. Les objectifs seront choisis de façon à permettre de cerner les lacunes dans les plans, les procédures et les systèmes et à servir de base pour le contrôle/la simulation et l’évaluation de l’exercice. Les objectifs qui suivent concernent l’exercice (nom de l’exercice) :

(Indiquez les objectifs de l’exercice)

Hypothèses sur lesquelles repose l’exercice

Il faut poser certaines hypothèses au départ afin que l’exercice soit aussi réaliste que possible. On s’attend à ce que l’exercice se déroule d’une façon logique et réaliste et à ce que tous les objectifs de l’exercice soient atteints pendant l’exercice.

Voici une liste d’hypothèses possibles pour un exercice. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Les participants connaissent bien les plans et les procédures d’intervention de leur propre organisation.
• Le terme « participants » peut désigner les planificateurs, les contrôleurs, les simulateurs, les évaluateurs et les joueurs.
• Les joueurs et les contrôleurs utiliseront des données et des sources d’information à l’appui réelles.
• Les joueurs interviendront conformément aux plans et aux dispositions en place.

Éléments artificiels de l’exercice

Les contraintes et les éléments artificiels suivants ne seront pas nécessairement réalistes dans le cadre de l’exercice; cependant, les joueurs les accepteront comme des moyens d’atteindre les objectifs prévus.

Voici une liste d’éléments artificiels possibles pour un exercice. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Des conditions météorologiques fictives seront tenues pour acquises.
• Il pourra être nécessaire de comprimer le temps pour que l’exercice se déroule efficacement.
• Il est possible que les réponses données aux joueurs par les simulateurs pendant l’exercice ne soient pas d’aussi bonne qualité ou aussi détaillée que les réponses que donnerait un organisme ou une personne dans la réalité.
• Aucune communication avec l’extérieur n’est possible.

Annexe A – horaire d’introduction des éléments artificiels