Mot de bienvenue de l’animateur / de l’animatrice

Bonjour, je m’appelle (votre nom) et je travaille à (nom de la division). (Insérez le nom de la personne et sa division) m’a demandé de préparer et d’animer cet exercice.

Avant de commencer l’exercice, examinons l’ordre du jour (présentez l’ordre du jour à l’écran ou distribuez-en des copies papier). À présent, nous allons faire un tour de table : veuillez nous dire votre nom, votre titre et vote division. (Si les participants se connaissent, vous pouvez sauter cette étape.)

Je vais diriger cet exercice et vous guider pendant que vous discuterez des situations qui vous sont présentées. Mon rôle consiste à vous transmettre des éléments artificiels et à poser des questions ; à veiller à ce que les discussions ne s’éloignent pas du sujet ou de la question ; à veiller à ce que le groupe n’aborde pas une question qui n’est prévue que plus tard à l’ordre du jour ; et à passer à la question suivante lorsqu’un thème est épuisé. L’exercice durera environ (insérez la durée de l’EXST).

J’aimerais aussi vous présenter un autre membre de l’équipe de planification, (insérez le nom de l’évaluateur / de l’évaluatrice), qui prendra des notes d’évaluation au fur et à mesure de l’exercice.

L’objectif premier de l’exercice est de résoudre des problèmes en groupe. Un exercice sur table a beaucoup de points communs avec une séance de résolution de problèmes ou de remue-méninges. Contrairement à ce qui se passe lors d’un exercice fonctionnel, les problèmes sont traités un à la fois et examinés sans stress.

Un exercice présente une situation d’urgence simulée. Les exercices ne sont pas soumis aux pressions du temps ou au stress et il ne s’agit pas de simuler vraiment tel ou tel événement. Ne remettez pas en question le scénario ni les éléments artificiels, qui ne seront pas toujours réalistes.

L’exercice ne vise pas à tester les joueurs ou d’autres participants, mais à améliorer le plan et à permettre aux participants de mieux comprendre le plan ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités. Nous souhaitons que vous participiez pleinement ; sachez qu’il n’y a pas de questions – ni de réponses – stupides. Nous espérons que vous profiterez au maximum de cette occasion pour acquérir de l’expérience, car l’accent est mis sur la formation et la familiarisation avec les rôles, les procédures ou les responsabilités.

L’exercice n’a pas pour but de prendre qui que ce soit en faute. Voyez-le plutôt comme une expérience d’apprentissage conçue pour que vous réfléchissiez à des situations hypothétiques. Les exercices se concentrent toujours sur les plans, les procédures, les protocoles ou les politiques, et non pas sur les personnes. Nous ne testons pas des gens, mais des procédures et des protocoles. L’exercice est conçu pour vous aider à mieux comprendre votre rôle.

Nous tiendrons une séance de rétroaction immédiate (récapitulation) à la fin de l’exercice pour obtenir vos rétroactions. Nous vous remettrons un formulaire d’évaluation de l’exercice que vous pourrez remplir si vous le souhaitez et me remettre avant de partir.

Un rapport après action sera produit à la lumière de vos formulaires d’évaluation, de la séance de rétroaction immédiate (p. ex. observations, recommandations, etc.) et des notes qu’aura prises (l’évaluateur ou l’évaluatrice). Ce rapport ainsi que les mesures correctives et le plan d’amélioration vous seront envoyés par courriel pour que vous puissiez en prendre connaissance.

En tant (qu’animateur/qu’animatrice), je vais exposer le scénario et livrer le message. Je ne suis pas ici pour vous fournir des solutions ou vous orienter dans une direction particulière. C’est vous qui êtes les experts dans le domaine. Je vais vous présenter le problème (de vive voix/par écrit) ; vous devrez alors discuter des procédures et des interventions pertinentes pour la situation. Au besoin, je vais introduire des éléments artificiels pour faire avancer les discussions.

DEB–EX – (indiquez l’heure)

Lisez le scénario puis introduisez les éléments artificiels au fur et à mesure (surveillez l’heure).

FIN–EX – (à l’heure prévue dans l’ordre du jour)

J’aimerais maintenant tenir une séance de rétroaction immédiate (une sorte de récapitulation de l’exercice) et faire un bref tour de table pour obtenir vos commentaires. Je vais également demander (à l’évaluateur/à l’évaluatrice) de me faire part de ses observations. (Incluez les autres membres de l’équipe de planification et les observateurs présents.) (Affichez les questions à l’écran – 3 ou 4 au maximum).

Exemples de questions :

• L’exercice était-il conçu en fonction des principaux objectifs ?
• Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
• Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ?
• L’exercice vous a-t-il permis de déterminer si votre plan de continuité des activités a besoin d’améliorations ?
• L’exercice a-t-il répondu à vos attentes ?
• Y a-t-il un aspect de l’exercice qui vous a causé des difficultés ? De quoi s’agit-il ?

Nous apprécions grandement vos commentaires constructifs. Nous allons maintenant produire un rapport après action et vous le soumettre pour examen d’ici le (indiquez une date) ainsi qu’un plan de mesures correctives/d’amélioration pour donner suite aux recommandations du rapport après action.

Avez-vous des questions ?

Merci d’avoir participé à cet exercice.