Note d’information

Note de service à l'intention de la haute direction

Calendrier des exercices de 20##-20##

(Pour information seulement)

Objet :

• Obtenir l’approbation de la haute direction pour le calendrier proposé des exercices visant à tester le plan de continuité des activités (PCA) qui seront effectués par (la direction générale/la région/la direction/la division) en 20##-20##.

Objet :

• Les ministères sont tenus de tester leurs plans d’urgence tous les ans (indiquez la loi ou la politique applicable et les plans visés).

Contexte :

• La responsabilité de maintenir et de mettre à jour le (indiquez le plan) incombe à (indiquez votre direction générale/direction/division)

• Les exercices sont le meilleur outil pour tester l’état de préparation du Ministère et déterminer s’il y a des lacunes dans les procédures, la formation ou les ressources.

• Le plan proposé ou la mise à niveau du plan doit être évalué.

Situation Actuelle :

• (Nom de votre direction générale/direction/division) a amorcé des activités de sensibilisation pour informer tous les échelons du Ministère de l’importance d’une bonne préparation.

• Un rappel a été envoyé à tous les employés pour qu’ils se familiarisent avec (indiquez le nom du plan, la politique, les procédures).

• Une séance de formation destinée au personnel des services d’urgence est prévue.

• Des objectifs précis ont été définis pour les exercices afin qu’ils permettent d’améliorer systématiquement les plans, les systèmes et les procédures.

• Vous trouverez le calendrier proposé dans l’ONGLET A.

Recommandations :

En conformité de (indiquez la loi ou la politique applicable et les plans touchés), le Ministère doit tester son plan; c’est pourquoi il est recommandé que la haute direction donne son soutien et son approbation du plan visant à tester l’état de préparation du PCA.

(La direction générale/direction/division) aimerait inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion de la haute direction de (nom/sigle de votre ministère) le calendrier proposé des exercices pour approbation.

Le soutien et la participation de votre (direction générale/direction/division/section) sont de la plus haute importance pour satisfaire à cette exigence.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi au ###-999-9999 ou avec (nom), (titre), (direction), au ###-999-1234.