Actions attendues – gestes que les joueurs sont censés poser ou décisions qu’ils sont censés prendre pour démontrer leur compétence, en fonction des objectifs de l’exercice.
Agent de confiance – personne possédant une expertise spécialisée ou unique qui participe de manière confidentielle à l’élaboration du scénario pour veiller à de que les événements simulés soient réalistes et à ce que les interventions attendues soient appropriées. Généralement, les agents de confiance ne feront pas partie des joueurs de l’exercice, car ils disposeront d’information privilégiée au sujet du scénario et de l’échéancier.
Ajout – instruction donnée aux contrôleurs d’introduire un élément artificiel ou de commencer une simulation ou une action et de transmettre des messages annonçant des imprévus. Les expressions « ajout » et « message » sont utilisées de manière interchangeable et parfois ensemble.
Analyse des répercussions sur les activités (ARA) – processus d’analyse qui évalue dans quelle mesure un ministère est exposé à des répercussions qui risquent de nuire à son fonctionnement ou à sa capacité d’assurer la fourniture ininterrompue de services essentiels. Le processus comporte diverses étapes : déterminer les services essentiels et leur ordre de priorité ; déterminer le niveau de service minimal et la durée maximale d’interruption admissible ; cartographier les relations de dépendance aux services essentiels ; évaluer les risques et les capacités existantes de rétablissement ; et finalement, formuler des stratégies de rétablissement.
Animateur/animatrice – personne ayant reçu une formation spéciale à qui est confiée la responsabilité de guider les discussions des joueurs pendant les exercices sur table pour veiller à ce que les questions clés soient prises en considération.
Approche modulaire progressive – démarche qui consiste à exposer les participants à un cycle de formation et d’exercices dont le degré de complexité va croissant, chaque exercice étant conçu pour tabler sur le précédent en termes de portée et de thème. Par exemple, une série d’exercices modulaires progressifs peut commencer par une séance d’orientation/présentation qui mène à un exercice sur table (EXST) qui mène à un exercice à grand déploiement (EXGD).
C
CASMEPS – Comité des agents de sécurité ministériels (ASM) sur l’état de préparation en matière de sécurité.
CELLSIM – cellule de simulation.
Cellule de simulation – le personnel de contrôle de l’exercice qui joue le rôle d’organisations ou de personnes qui ne participent pas à l’exercice. Les membres de la cellule ont la responsabilité de reproduire artificiellement des activités d’intervention ou d’en présenter un jeu de rôle.
Conception et préparatifs phase qui suit la préparation initiale et qui consiste à déterminer les capacités, les tâches et les objectifs, à concevoir le scénario, à produire la documentation, à coordonner la logistique, à planifier le déroulement de l’exercice et à choisir une méthode d’évaluation et d’amélioration.
Contrôleur/contrôleuse – personne dont le rôle est de faire en sorte que les objectifs font l’objet de tests suffisants, que le niveau d’activité est suffisant pour occuper les joueurs et leur présenter des défis et que le rythme (le déroulement) de l’exercice respecte le scénario.
D
DEB-EX – code signalant le début de l’exercice.
DPS – Dirigeant principal de la sécurité.
Déroulement de l’exercice – déroulement de toutes les étapes d’un exercice, du début à la fin.
E
Échéancier – liste séquentielle des moments et des événements clés d’un scénario qui sont à l’origine des interventions des joueurs.
Élément artificiel – événement fictif introduit dans un exercice qui ne simule pas les conditions réelles ou n’y correspond pas. Le recours à des éléments artificiels peut entraver la capacité des joueurs d’intervenir de manière réaliste.
Équipe d’évacuation d’urgence de l’immeuble – équipe formellement établie pour concevoir et mettre en oeuvre un plan d’urgence et d’évacuation pour l’immeuble.
Équipe de gestion de crise – autorité responsable de la gestion des urgences au niveau national (équipe de gestion de crise du Ministère) ou au niveau régional.
Équipe de planification de l’exercice – groupe à qui incombe la responsabilité globale de toutes les phases d’un exercice.
Équipe du PCA équipe d’employés du Ministère qui met en oeuvre et supervise les mesures prévues dans le plan de continuité des activités s’il survient une crise, une urgence ou une perturbation nuisant aux activités.
État de préparation – mesures prises avant qu’une urgence ou un sinistre se produise pour veiller à ce que l’intervention soit efficace. Ces mesures comprennent l’établissement d’un plan d’intervention en cas d’urgence, d’un plan de continuité des activités/des opérations, de la formation, des exercices et des mesures de sensibilisation et d’éducation du public.
Évaluateur/évaluatrice – personne affectée à une ou plusieurs fonctions ou à un ou plusieurs sites de l’exercice et dont la tâche est de documenter et d’évaluer le rendement des participants à titre individuel, de l’équipe et de l’organisme en fonction des objectifs de l’exercice et des critères de rendement.
Évaluation – processus qui consiste à observer et à enregistrer les activités qui ont lieu au cours d’un exercice, de comparer le rendement des joueurs aux objectifs de l’exercice et de noter les points forts et les déficiences.
Évaluation de l’exercice – tâche qui consiste à observer et à consigner une activité ou le déroulement d’un exercice en comparant les comportements ou les actions des participants aux objectifs de l’exercice tout en notant les points forts et les points faibles.
Exercice – simulation d’une situation d’urgence dans le cadre de laquelle des membres de divers organismes accomplissent les tâches qu’ils seraient appelés à accomplir dans une situation d’urgence réelle.
Exercice à grand déploiement – exercice conçu pour évaluer la capacité des systèmes de gestion des urgences pendant une période donnée en testant les principales composantes du plan et des organismes d’intervention en cas d’urgence dans un environnement stressant. (Cela comprendra la mise à contribution du personnel, l’utilisation de l’équipement et des ressources, les déplacements réels et des tests de la capacité de coordination et d’intervention.) Il s’agit d’un exercice qui fait appel à plusieurs organismes, à plusieurs paliers de gouvernement et à plusieurs disciplines et qui nécessite une intervention fonctionnelle (p. ex. des bureaux communs sur place, un centre des opérations d’urgence, etc.) et une intervention sur le terrain (p. ex. des pompiers qui décontaminent des prétendues victimes).
Exercice d’entraînement – exercice dans le cadre duquel un organisme réagit à une urgence ou à un accident simulé et dont l’objet est de définir, de tester et de surveiller les compétences nécessaires à la mise en oeuvre d’une ou de plusieurs composantes (fonctions) d’un plan ou d’une procédure d’intervention en cas d’urgence. Il s’agit d’une activité coordonnée et supervisée qui sert habituellement à tester une seule intervention ou une seule fonction au sein d’une seule entité (p. ex., un Service des incendies organise un exercice d’entraînement de décontamination).
Exercice fonctionnel – activités conçues pour tester ou évaluer la capacité d’intervention en cas d’urgence de services individuels ou multiples ; les activités s’accompagnent de contraintes de temps et se déroulent normalement dans le centre des opérations d’urgence. L’exercice fonctionnel, pour lequel un scénario aura été établi, représente pour les participants une occasion de faire une répétition sans déplacement de personnel ou d’équipement. Il permet d’examiner ou de valider la coordination, les modalités de commandement et le contrôle entre les centres de coordination de divers organismes (p. ex. un centre des opérations d’urgence, des bureaux communs sur place, etc.). L’exercice fonctionnel ne comprend pas d’intervention sur le terrain (p. ex. les premiers répondants ou un service d’urgence qui répondraient à un incident en temps réel).
Exercice opérationnel – exercice qui permet de valider des plans, des politiques, des ententes et des procédures, de clarifier les rôles et les responsabilités et de repérer les lacunes dans les ressources dans un environnement opérationnel.
Exercice sur table – activité dans le cadre de laquelle les membres du personnel qui jouent un rôle clé ou d’autres membres du personnel de la gestion des urgences se réunissent de manière informelle et sans contraintes de temps, habituellement dans une salle de conférence, pour discuter de diverses situations d’urgence simulées. L’accent est mis sur l’examen et la discussion des problèmes et des solutions.
Exercices fondés sur des discussions – exercices qui ont pour objet de familiariser les participants avec les dispositions et les plans courants. Ils sont également utilisés pour élaborer de nouveaux plans, politiques, ententes et procédures.
EXFO exercice fonctionnel.
EXGD – exercice à grand déploiement.
Exposé du scénario – partie du scénario qui met l’exercice en contexte, c’est-à-dire qui présente l’urgence ou le sinistre hypothétique qui nécessite une intervention d’urgence.
EXST – exercice sur table.
F
FIN-EX code signalant fin de l’exercice.
Fonction essentielle/service essentiel – activité qui permet d’assurer directement une fonction (ce qui comprend les services habilitants et les services offerts directement aux clients) dont ont besoin des clients de l’extérieur, y compris d’autres ministères, et qui, si sa disponibilité ou son intégrité était compromise au-delà de la période autorisée ou préétablie, occasionnerait un préjudice important pour la santé, la sûreté, la sécurité ou le bien-être économique de la population canadienne ou pour le fonctionnement efficace du gouvernement du Canada.
Fonction opérationnelle/service opérationnel – activité exercée au quotidien qui permet à une unité de remplir son mandat.
Formation – activités menées pour faire connaître au personnel désigné ses rôles et ses responsabilités en matière d’intervention en cas d’urgence et de gestion de crise. La formation sera conçue pour donner au personnel désigné des occasions de mettre en pratique ses compétences en gestion de crises et en gestion d’urgences, afin qu’il soit adéquatement préparé à s’acquitter de ses rôles en cas d’incident, d’urgence ou de crise.
G
Gestion de la continuité des activités – expression générale qui comprend l’élaboration et la mise à exécution rapide de plans, mesures, procédures et dispositions pour faire en sorte qu’il n’y ait pas d’interruption de la disponibilité des services et des biens essentiels ou que s’il y a une interruption, elle soit minimale.
Gestionnaires supérieurs désignés de l’immeuble – (qui s’appelaient auparavant autorités responsables de l’immeuble) – les responsables individuels dans chacun des immeubles où EDSC est le locataire principal. Leur rôle consiste notamment à assumer la responsabilité de l’état de préparation des plans et des équipes d’évacuation d’urgence ainsi que le leadership général en cas d’urgence dans l’immeuble.
I
Intervention – mesures prises pour répondre à une urgence ou à un sinistre. Il s’agit de mesures qui sont prises pendant et immédiatement après une urgence ou un sinistre dont l’objet est de dispenser une aide d’urgence aux victimes et de réduire la probabilité de dommages secondaires.
J
Joueur/joueuse – personne qui, dans le cadre d’un exercice, a la responsabilité de prendre toutes mesures d’intervention nécessaires face à l’urgence simulée.
L
Liste chronologique des événements – dans la trousse de conception d’un exercice, la liste chronologique des événements (LCE) énumère tous les événements susceptibles de se produire. Elle présente les grands événements ainsi que des événements détaillés pour chaque grand événement.
Liste de contrôle – aide-mémoire décrivant les mesures qui doivent être prises par une personne ou un organisme désigné.
M
Manuel des contrôleurs/des évaluateurs – Le manuel des contrôleurs/des évaluateurs vient compléter le plan de l’exercice (PLAN-EX) dans le cas des exercices opérationnels ; il renferme des renseignements plus détaillés au sujet du scénario de l’exercice et décrit les rôles et responsabilités des contrôleurs et des évaluateurs. Comme ce manuel renferme de l’information sur le scénario et sur l’administration de l’exercice, il est distribué aux évaluateurs.
Manuel des joueurs – document d’une page ou deux, qui est généralement distribué avant l’exercice et qui sert d’aide-mémoire aux joueurs pour les procédures de sécurité, les considérations d’ordre logistique, le calendrier de l’exercice et d’autres facteurs et renseignements importants.
O
Objectifs de l’exercice – des objectifs sont fixés pour chaque exercice. Des objectifs bien définis constituent un cadre pour l’élaboration du scénario, l’établissement des objectifs des organismes à titre individuel et les critères d’évaluation de l’exercice. Les objectifs refléteront les capacités que l’organisme qui mène l’exercice a désignées comme étant prioritaires ainsi que les tâches associées à ces capacités. Les objectifs seront simples, mesurables, atteignables, réalistes et axés sur des tâches (SMART). Les planificateurs limiteront le nombre d’objectifs de l’exercice pour que celui-ci puisse être réalisé dans les délais et pour faciliter la conception d’un scénario réaliste.
Objectifs – buts énoncés pour les activités menées au cours de l’exercice. Les objectifs définissent le niveau de compétences et les capacités précises que les joueurs devront démontrer pendant l’exercice. Ils servent de base à l’évaluation du rendement pendant l’exercice ou à l’évaluation de l’efficacité de la formation.
Observateur/observatrice – personne qui n’intervient pas à proprement parler dans l’exercice, mais qui en observe le déroulement à titre de témoin, soit pour évaluer l’état de préparation de l’organisme ou des joueurs, soit pour dresser le bilan de l’exercice.
Orientation – un exercice d’orientation s’adresse à des personnes qui ont un rôle à jouer dans le cadre d’un plan ou d’une procédure ou lorsqu’un problème se pose, ou qui s’y intéressent. L’information est présentée dans le cadre d’un exposé, d’un film, de diapos ou sous une autre forme visuelle ou dans le cadre d’un panel de discussion. Les séances d’orientation sont considérées comme la base des exercices de gestion des urgences.
P
PAD – Plan d’action de la direction.
Participants – personnes qui participent à l’exercice, c’est-à-dire les acteurs, les contrôleurs, les responsables de la collecte de données/évaluateurs, les animateurs et les joueurs. Les observateurs ne sont pas comptés parmi les participants.
Plan d’action de la direction – processus qui est mené à la suite d’un exercice pour déterminer les lacunes dans le programme et les correctifs à apporter pour les combler.
Plan d’évaluation – un plan d’évaluation est généralement utilisé pour évaluer les exercices opérationnels de grande portée et de grande envergure. Il s’agit d’un document dans lequel les évaluateurs de l’exercice trouveront des consignes précises qui les aideront à comprendre leurs rôles et leurs responsabilités en matière de collecte de données et d’évaluation de l’exercice pour qu’ils puissent mener une analyse efficace de l’exercice et produire un RAA complet.
Plan de continuité des activités (PCA) – document qui regroupe l’ensemble des plans, mesures, procédures et dispositions pour faire en sorte qu’il n’y ait pas d’interruption de la disponibilité des services ou que s’il y a une interruption, elle soit minimale, ainsi que d’atténuer les répercussions d’une perturbation d’activités clés. Un PCA indique les mesures à prendre pour rétablir les activités en cas d’urgence ou si un événement majeur ou une perturbation se produit.
Portée de l’exercice – limites réalistes concernant le personnel, les organismes et les ressources nécessaires pour mener un exercice, en fonction d’une évaluation des besoins. Sont pris en considération les dangers, la région géographique, les fonctions, les organismes et le personnel ainsi que le type d’exercice.
Portée et étendue de l’exercice – paramètres à l’intérieur desquels l’exercice sera mené. Ces deux éléments permettent d’établir la durée de l’exercice, l’apport des participants, le degré de détail et de simulation ainsi que l’ampleur de la mobilisation. Ils précisent également si le jour et l’heure de l’exercice seront annoncés au préalable ou non.
Préparation initiale – première phase du processus d’exercice qui consiste à établir un échéancier de gestion de projet, à définir les grands jalons, à constituer une équipe de planification de l’exercice et à déterminer les dates des séances de planification.
Prévention – mesures prises pour éviter que telle ou telle menace se produise et ait des conséquences négatives. Des activités de prévention peuvent être comprises dans les plans d’atténuation.
Programme d’exercices – programme d’exercices reposant sur les risques qui comprend un cycle, une combinaison et un éventail d’activités en vue d’exercices de divers degrés de complexité et d’interaction.
R
RAA – rapport après action.
Rapport après action – document formel qui fait une analyse du rendement du personnel désigné après un exercice ou après un événement réel. C’est le produit final de l’exercice et il saisit des observations et des recommandations basées sur les objectifs de l’exercice qui se rapportent aux capacités et aux tâches.
Règles du jeu – instructions données aux participants à l’exercice pour leur expliquer la portée de l’exercice, les questions administratives et logistiques, les procédures de sécurité et d’autres éléments de l’exercice.
Rétroaction immédiate – voir Séance de rétroaction immédiate.
S
Scénario de l’exercice – le scénario de l’exercice établit le contexte de l’exercice et donne les grandes lignes de son déroulement. La première étape de la conception d’un scénario consiste à déterminer le genre de menace/de danger sur lequel portera l’exercice. Les dangers choisis devront permettre de mettre en lumière de façon réaliste les capacités que l’organisme tente d’améliorer dans le cadre de ses programmes d’exercices. Un danger devra aussi représenter de façon réaliste les menaces auxquelles l’administration qui mène les exercices peut être exposée. Aux fins des exercices de discussion, le scénario plante le décor dans lequel se dérouleront les discussions des joueurs. Aux fins des exercices opérationnels, le scénario fournira des renseignements contextuels sur l’incident qui est le catalyseur de l’exercice.
Scénario – compte rendu séquentiel d’une urgence ou d’un sinistre simulé qui sert de catalyseur à l’exercice. Le scénario présente des situations qui nécessitent des interventions et permet de démontrer si les objectifs de l’exercice ont été atteints. Il s’agit d’une situation ou d’un enchaînement d’événements hypothétiques qui représente un incident, une urgence ou une crise et toutes les conséquences qui en découlent. Le scénario sert à orienter la simulation pendant un exercice d’entraînement ou un exercice d’un autre genre.
Séance de breffage – réunion qui a lieu avant le début de l’exercice pour informer les participants des règles de base qui régiront leur conduite ainsi que de leurs rôles et de leurs responsabilités pendant l’exercice. La séance de breffage couvre les objectifs et la portée de l’exercice, les paramètres et les limites du jeu, les simulations ainsi que le moment où le processus de récapitulation aura lieu et comment il se déroulera. Des séances de breffage distinctes se tiennent généralement pour les acteurs, les joueurs, les observateurs et les contrôleurs/évaluateurs.
Séance de planification de mi-parcours (SPMP) – séance de planification opérationnelle d’un exercice au cours de laquelle sont examinés les concepts de l’organisation de l’exercice et de la dotation en personnel ; l’élaboration du scénario et de l’échéancier ; et l’ordonnancement, la logistique et les besoins sur le plan administratif. C’est aussi l’occasion d’examiner les versions préliminaires des documents (comme le scénario, le plan de l’exercice, le manuel des contrôleurs/des évaluateurs, la LCE). (Note : une séance sur la LCE peut se tenir parallèlement à la SPMP au cours de laquelle l’échéancier du scénario de l’exercice sera passé en revue, ou avoir lieu séparément.)
Séance de planification finale (SPF) – dernière occasion de passer en revue les processus et les procédures de l’exercice avant le début de ce dernier. C’est la tribune dans le cadre de laquelle l’équipe de planification de l’exercice examinera le processus et les procédures qui régiront le déroulement de l’exercice, les versions définitives de tout le matériel nécessaire pour les exercices et tous les besoins en matière de logistique. Aucun changement de grande envergure ne sera apporté à la conception ou à la portée de l’exercice ni à la documentation à l’appui lors de la SPF. Celle-ci permet de confirmer que des dispositions ont été prises pour répondre à tous les besoins logistiques, que tous les enjeux restants ont été définis et réglés et que tous les documents qui serviront à l’exercice sont prêts à être imprimés.
Séance de planification initiale (SPI) – activité qui réunit les intervenants qui planifieront les exercices de la prochaine année ou des prochaines années. La SPI est généralement la première étape du processus de planification au cours de laquelle les bases de l’exercice sont établies.
Séance de rétroaction immédiate – séance de rétroaction organisée à la fin de l’exercice qui réunit les joueurs et l’équipe de planification de l’exercice qui discuteront de leurs observations préliminaires.
Simulateur/simulatrice – personne chargée de reproduire artificiellement le rôle que joueraient normalement dans l’intervention des personnes ou des organismes qui ne participent pas à l’exercice.
Simulation – situation, événement ou circonstances hypothétiques qui susciteront des interventions semblables à celles que nécessiterait une urgence réelle.