Manuel des contrôleurs

Objet

Les contrôleurs trouveront dans ce manuel des directives au sujet des procédures et des responsabilités concernant le soutien qu’ils apporteront lors des exercices. Ils y trouveront aussi des explications sur le concept et les bases de l’exercice.

Concept et portée de l’exercice

(Le concept de l’exercice définit les paramètres de l’exercice. Il s’agira d’un court paragraphe qui précise le qui, le quoi et le pourquoi de l’exercice.)

Lieu

L’exercice aura lieu (indiquez le lieu, la date et l’heure).

Participants

(Nom des participants et des directions représentées)

Objectifs de l’exercice

Des objectifs seront déterminés en fonction desquels l’exercice sera conçu. Les objectifs seront choisis de façon à permettre de cerner les lacunes dans les plans, les procédures et les systèmes et à servir de base pour le contrôle/la simulation et l’évaluation de l’exercice. Les objectifs qui suivent concernent l’exercice (nom de l’exercice) :

(Indiquez les objectifs de l’exercice)

Calendrier de l’exercice

(Insérez l’ordre du jour)

Éléments artificiels de l’exercice

Les contraintes et les éléments artificiels suivants ne seront pas nécessairement réalistes dans le cadre de l’exercice; cependant, les joueurs les accepteront comme des moyens d’atteindre les objectifs prévus.

Voici une liste d’éléments artificiels possibles pour un exercice. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Des conditions météorologiques fictives seront tenues pour acquises.
• Il pourra être nécessaire de comprimer le temps pour que l’exercice se déroule efficacement.
• Il est possible que les réponses données aux joueurs par les simulateurs pendant l’exercice ne soient pas d’aussi bonne qualité ou aussi détaillée que les réponses que donnerait un organisme ou une personne dans la réalité.
• Aucune communication avec l’extérieur n’est possible.

Simulations dans le cadre de l’exercice

(facultatives; dépendent du scénario)

L’exercice devra comporter des simulations pour compenser l’absence de certaines personnes ou de certaines organisations. Même si, par définition, les simulations ne cadrent pas toujours avec la réalité, elles faciliteront tout de même le déroulement de l’exercice.

Exposé du scénario

Insérez le scénario de l’exercice – Résumé du contexte, des conditions initiales et des événements déclencheurs.

Communications

(facultatives; dépendent du scénario; peuvent être utilisées dans le cadre d’un exercice sur table de niveau 3)

Les communications entre les joueurs et l’équipe de simulation ou leur bureau se feront principalement par courriels et par textos transmis par BlackBerry.

Les joueurs utiliseront des adresses de courriel préétablies pour communiquer avec l’équipe de contrôle/de simulation et transmettront systématiquement une copie conforme de chaque message à (indiquez une adresse de courriel) à des fins de suivi.

Toutes les communications par courriel ou par télécopieur doivent porter la mention « Exercice exercice exercice » dans l’en-tête et le pied de page.

Sécurité

La sécurité est primordiale pour tous les aspects de l’exercice. Une attention particulière sera portée à l’aménagement physique de la salle où aura lieu l’exercice.

Les procédures et les systèmes de sécurité environnementale et de sécurité-incendie continueront de s’appliquer et devront être respectés. Les mesures de sécurité générale qui devront être suivies par tous les participants comprendront les suivantes :

Voici une liste de mesures de sécurité possibles. Vous pouvez la mettre à jour et la réutiliser à votre guise.

• Suivre les consignes en vigueur, notamment en ce qui concerne les sorties de secours.
• Tout problème de sécurité ou urgence médicale qui se produit réellement pendant l’exercice ou dans la réalité aura préséance sur l’exercice. Un code de sécurité (mot ou phrase) sera employé pour arrêter le déroulement de l’exercice.
• Les documents de l’exercice ne sont pas classifiés; toutefois, tous les documents porteront la mention « Matériel d’exercice – Ne pas diffuser ».
• Toutes les communications doivent comprendre la mention « Exercice exercice exercice » dans l’en-tête et le pied de page pour les communications écrites et au début et à la fin du message pour les communications de vive voix.

Directives à l’intention des contrôleurs

Le concept de contrôle/d’évaluation de l’exercice

Le contrôle de l’exercice sera assuré par une équipe qui :

• intégrera à l’exercice des éléments artificiels figurant dans une liste détaillée, coordonnée et flexible – la liste chronologique des événements (LCE);
• surveillera attentivement les interventions des joueurs en rapport avec les éléments artificiels;
• veillera à la réalisation des objectifs de l’exercice grâce à des mesures adéquates que prendront les joueurs après avoir pris connaissance des éléments artificiels;
• consignera les actions en vue d’établir des mesures correctrices possibles pour usage ultérieur.

Comment être un contrôleur

• Connaissance des politiques, des procédures, des protocoles et des « pratiques exemplaires » du Ministère.
• Connaissances des buts et des objectifs, du scénario de l’exercice et des éléments applicables de la LCE.
• Coordination de l’ensemble des activités du ministère ou de l’organisme se rapportant à l’exercice.
• Coordination des activités de tous les contrôleurs, évaluateurs et simulateurs et surveillance des activités des joueurs dans le cadre de l’exercice.
• Coordination de l’ensemble des activités postérieures à l’exercice du ministère ou de l’organisme, et notamment la séance de rétroaction immédiate et l’examen du rapport après action (RAA).

Pendant l’exercice

• Introduire les éléments artificiels et les simulations conformément à la LCE et en noter les répercussions.

Communication

• La communication entre les membres de l’équipe de contrôle est cruciale.
• Les problèmes de coordination doivent être soumis au contrôleur principal/gestionnaire de l’exercice.
• Les observations doivent être adressées à l’évaluateur principal/gestionnaire de l’exercice.

Responsabilités du contrôleur en chef/de la contrôleuse en chef

Le contrôleur en chef/la contrôleuse en chef se trouvera (indiquez le lieu), où il/elle pourra le mieux observer l’exercice et gérer les contrôleurs.

Ses responsabilités comprennent les suivantes :

• Surveiller les progrès de l’exercice et coordonner les décisions au sujet de tout écart ou de changements importants par rapport au scénario qui s’expliquent par des imprévus qui se sont produits au cours de l’exercice.
• Surveiller les mesures prises par les contrôleurs principaux pour veiller à ce que toutes les mesures appropriées soient prises pour gérer un exercice efficace.
• Coordonner toute modification importante apportée à la LCE avec le directeur/la directrice de l’exercice et le personnel de contrôle.

Responsabilités du contrôleur principal/de la contrôleuse principale

Il y aura des contrôleurs principaux dans tous les centres/lieux où se déroule l’exercice. Ils sont chargés de surveiller l’exercice à des endroits précis pour veiller à ce que les activités puissent faire l’objet d’un contrôle positif. Le pouvoir décisionnel des contrôleurs principaux est limité à leurs domaines respectifs. Tout changement qui a une incidence sur le scénario ou qui peut se répercuter sur d’autres aspects du jeu doit être coordonné par l’entremise du contrôleur en chef/de la contrôleuse en chef. Les contrôleurs principaux géreront l’exercice pour veiller à ce que la LCE soit respectée.

Leurs responsabilités comprennent les suivantes :

• Faire le suivi des interventions des joueurs quand un élément artificiel est apporté.
• Participer à la surveillance de la cadence de l’exercice et à la mise en œuvre des événements de la LCE.
• Informer le contrôleur en chef/la contrôleuse en chef de déviations possibles par rapport à la LCE et aux actions attendues.

Liste chronologique des événements (LCE)

La LCE guidera les contrôleurs pendant l’exercice.

• Il est important d’observer les actions attendues associées à la LCE, car elles servent à déterminer l’efficacité d’une politique, d’une ligne directrice, d’un processus ou d’une procédure.
• Les actions des joueurs et leurs répercussions sur l’exercice seront consignées.
• Les observations et les commentaires sur les éléments artificiels achevés seront consignés.

Activités menées après l’exercice

Séance de rétroaction immédiate

La séance de rétroaction immédiate a lieu à la fin de l’exercice et elle permet aux joueurs, aux contrôleurs et aux évaluateurs de discuter des activités de l’exercice et de relever les aspects positifs et les aspects négatifs de la gestion de l’exercice et du jeu.

Une séance de rétroaction immédiate permet aux joueurs de déterminer les éléments suivants :

• Ce qui s’est produit
• Pourquoi est-ce que cela s’est produit
• Les leçons retenues

Une séance de rétroaction immédiate sur l’exercice aura lieu (indiquez la date et l’heure) et elle sera dirigée par l’animateur/l’animatrice. L’évaluateur principal/l’évaluatrice principale consignera les messages clés ressortis de la séance de rétroaction immédiate pour les inclure dans le formulaire d’évaluation.

Ces séances ont pour objet de fournir des commentaires immédiats aux joueurs sur le déroulement des activités de la journée, notamment d’indiquer si les objectifs ont été atteints ou non, et de déterminer les questions qui nécessiteront plus d’attention, les activités qui se sont bien déroulées, les problèmes qui ont surgi, etc.

La LCE présentera suffisamment de directives pour que les contrôleurs et les évaluateurs puissent saisir les points centraux à discuter.

Voici le déroulement normal d’une séance de rétroaction immédiate :

• L’animateur/l’animatrice dirige la séance de rétroaction et commence par passer en revue les grands objectifs et commenter les réussites et les lacunes de façon générale.
• L’animateur/l’animatrice demande aux joueurs de donner une brève réponse (environ 2 minutes par joueur).
• Quand les participants commentent leur rendement, l’animateur/l’animatrice tâche d’assurer un équilibre entre les commentaires positifs et les commentaires négatifs et d’encourager tout le monde à apporter une contribution. Les commentaires qui se dégagent de la séance de rétroaction doivent être consignés par les évaluateurs puis annexés au formulaire d’évaluation/Rapport après action.

La séance de rétroaction se tient à l’intention des participants à l’exercice. Si les évaluateurs veulent ajouter quelques mots, ils se concentreront sur les aspects positifs de l’exercice.

Rapport après action (RAA)

• Le RAA est un produit livrable clé de l’exercice.
• Le RAA permet de présenter les observations, les forces, les faiblesses, l’analyse, les recommandations et les conclusions relevées au cours de l’évaluation de la planification de l’exercice, du jeu et du soutien.

Annexe 1 – Coordonnées des contrôleurs

Si vous avez des questions au sujet des éléments artificiels pendant l’exercice, veuillez téléphoner à la cellule de simulation (CELLSIM) au (indiquez le numéro).

En cas d’urgence ou pour toute autre question concernant l’exercice, veuillez composer le (indiquez le numéro).

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