Nomination et prolongation pour une durée déterminée

Une nomination pour une durée déterminée est un emploi à durée fixe (date de début et de fin).  
Lorsque les services d'un employé nommé pour une durée déterminée sont nécessaires pour une période plus longue que prévue, un gestionnaire peut prolonger la durée de l'emploi pour une autre période déterminée.

*Une autorisation en matière de priorité est requise pour toute nouvelle nomination.

  • Pourquoi considérer cette action de dotation

    Afin de satisfaire aux besoins opérationnels temporaires tel que :

    • Remplacer des employés en congé ou temporairement affectés à un autre groupe/organisation
    • Satisfaire à des besoins opérationnels temporaires ou qui fluctuent
    • Projets à court terme
    • Besoins opérationnels imprévus et urgents à court terme
    • Apprentissage, formation et perfectionnement professionnel
    • Soutenir l'acquisition et le transfert de connaissances et d'expertise

    Un emploi pour une durée déterminée ne devrait pas être utilisé

    • Comme substitut à la période de stage d'une nomination indéterminée. Consultez le Bulletin sur la période de stage pour plus détails sur la période de stage.
  • Ce que vous devez savoir
    • Types de nominations, mérite et recours
      • Interne (annoncée* et non annoncée**) - Assujetties au mérite et au recours à la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF) :
        • Mérite : l'employé doit rencontrer l'énoncé de critères de mérite (ÉCM).
        • Recours : notification en deux volets est exigée sur le site Emplois GC, soit une notification de candidature retenue et une notification de nomination ou de proposition de nomination.
      • Externe (annoncé* et non annoncé**) – Assujetties au mérite mais pas au recours :
        • Mérite : l'employé doit rencontrer l'ÉCM.
      • Prolongation – ne constitue pas une nouvelle nomination : le mérite n'est pas réévalué, la prolongation n'est pas assujettie au recours et une autorisation en matière de priorité n'est pas requise.

      *Annoncée – Un processus est annoncé lorsque les candidats dans la zone de sélection sont invités, par le biais d'une annonce sur le site Emplois GC, de présenter leur candidature et de démontrer qu'ils satisfont aux critères de mérite.

      • Nomination interne annoncée – est le résultat d'un processus de sélection ouvert seulement aux employés de la fonction publique.
      • Nomination externe annoncée – est le résultat d'un processus de sélection ouvert aux employés de la fonction publique et aux non fonctionnaires.

      **Non annoncée – Un processus est non annoncé lorsque le gestionnaire subdélégué embauche un candidat sans le biais d'une annonce. L'intégration d'un ancien étudiant et la nomination pour une durée déterminée d'un bénéficiaire de priorité sont aussi considérées des nominations non annoncées.

      • Nomination interne non annoncée – est le résultat de la nomination d'un employé de la fonction publique.
      • Nomination externe non annoncée – est le résultat de la nomination d'un non fonctionnaire.

      Consultez le Guide d'orientation en dotation d’EDSC pour plus de détails sur le choix du processus de nomination.

    • Zone de sélection aux fins de recours (Processus internes seulement)
      • Identifie qui est admissible, suite à une nomination, à déposer une plainte auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF).
      • Processus de nomination interne annoncé: La zone de recours est limitée aux personnes qui étaient dans la zone de sélection et qui ont participé au processus de nomination.
      • Processus de nomination interne non annoncé: La zone de recours est établie par le gestionnaire subdélégué en consultation avec son conseiller en RH. La section 6.6 de la Politique sur la zone de sélection d'EDSC énonce les principes à suivre afin d’établir une zone de sélection appropriée aux fins de recours.
    • Autorisation en matière de priorité

      Important : Une personne ayant un statut de priorité a le droit, aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique, pendant une période limitée, d'être nommée avant quiconque à tout poste vacant dans la fonction publique. La personne doit posséder les qualifications essentielles pour le poste.

    • Sécurité
      • Les employés doivent avoir une cote de sécurité valide qui correspond au niveau de sécurité requis pour le poste à doter.
      • Pour les nouvelles embauches à EDSC ou les employés qui accèdent à un poste exigeant une cote de sécurité à un niveau supérieur au niveau qu'ils possèdent actuellement, soumettez les demandes de confirmation de sécurité au Bureau régional de la sécurité (BRS) approprié le plus tôt possible afin d’éviter des retards dans le traitement de votre demande de dotation.
      • Référez-vous au tableau de validation de la cote de sécurité aux fins des demandes de dotation pour connaitre le processus de confirmation de sécurité pour votre action de dotation.
    • Exigence de la vaccination
    • Exigences linguistiques
      • Les exigences linguistiques du poste doivent être rencontrées.
      • Postes unilingues – La capacité du candidat dans la langue du poste doit être évaluée.
      • Postes bilingues – Les candidats doivent avoir des résultats d'évaluation de langues seconde (ÉLS) valides. La deuxième langue officielle du candidat est évaluée à l'aide des tests d'ÉLS de la Commission de la fonction publique. La première langue officielle (PLO) du candidat est évaluée par le gestionnaire / comité d'évaluation.
        • L'employé nommé a droit à la prime au bilinguisme, conformément à la Directive sur la prime au bilinguisme.
        • La prime n'est pas payable aux personnes embauchées pour une période temporaire de trois mois ou moins ni aux employés faisant partie du groupe exécutif (EX).
    • Emploi et horaire
      • La date de début ou la date de fin ne peut pas correspondre à un congé férié ou un jour de fin de semaine (à moins que l'employé ne doive réellement travailler ce jour-là).
        • Si la date de fin sélectionnée précède un jour férié (et qu'il n'y a pas de prolongation de l'emploi au-delà de cette date), l'employé ne sera pas rémunéré pour le jour férié.
      • Peut être embauché selon un horaire fixe ou un horaire par quart, à temps plein ou à temps partiel. Pour plus d'informations sur les horaires de travail, consultez le Document d'orientation portant sur les horaires de travail pour les offres d'emploi.
      • Un employé à durée déterminée peut être muté.
      • Conversion d'emploi à durée déterminée à indéterminée : Lorsqu'une personne travaille dans le même ministère ou organisme pendant une période cumulative de trois (3) années, le statut de l'employé est converti à une période indéterminée (sous certaines conditions). Consulter le Guide du gestionnaire sur la Conversion d'emploi à une durée indéterminée pour plus de détails.
    • Financement temporarisé (fonds Sunset)
      • Aux fins de l'emploi à durée déterminée, la clause du financement temporaire s’applique lorsque le gestionnaire détermine que le salaire de l’employé sera payé avec des fonds provenant de l'extérieur du ministère et ce, pour une durée limitée (la réaffectation de fonds au sein d'un ministère pour mener à bien un projet ou une activité déterminé n'est pas du financement temporaire). L’application de la clause du financement temporaire sera partagée avec les Relations de travail et les agents négociateurs.
      • Lorsque le financement temporaire est applicable, les employés nommés pour une période déterminée doivent être informés dans leur offre d'emploi que leur période d'emploi ne comptera pas dans le calcul de la période de travail cumulative vers un statut indéterminé (provision de transition de 3 ans).
    • Rémunération

      Tel que stipulé dans la Partie 2 des Conditions d'emploi de la Directive sur les conditions d'emploi, au moment de la nomination d'une personne provenant de l'extérieur de la fonction publique :

      • Le taux de rémunération doit être le taux minimal de l'échelle de rémunération applicable au poste auquel elle accède.
      • Le gestionnaire subdélégué a la discrétion de nommer une personne et lui attribuer une rémunération supérieure au minimum seulement si l'une des conditions suivantes s'applique :
        1. pénurie de main-d'œuvre qualifiée dans le domaine en question, comme en font foi les enquêtes locales ou régionales du marché du travail effectuées par des institutions reconnues;
        2. exceptionnellement difficile de combler le poste avec des candidats dûment qualifiés (p. ex., le taux minimal de rémunération n'est pas concurrentiel par rapport à ceux offerts par les employeurs locaux ou régionaux pour des fonctions semblables);
        3. situation opérationnelle exige la présence d'une personne hautement qualifiée ou expérimentée pouvant assumer immédiatement la totalité des fonctions du poste dès son entrée en fonction (p. ex., il n'existe pas d'autre choix que de verser une rémunération supérieure au taux minimal, car la formation d'une personne débutante imposerait un fardeau inacceptable au ministère ou à l'organisme employeur).
    • Renouvellement, non-renouvellement ou mise à pied avant la date de fin spécifiée
    • Réinstallation
      • Le remboursement des frais de réinstallation peut s'appliquer ; les gestionnaires doivent contacter le Bureau National de Réinstallation* nc-relocation-reinst@servicecanada.gc.ca avant d'initier une discussion avec l'employé/candidat et/ou soumettre une demande au portail du CSRH, selon la première éventualité, lorsque :
        • la demande de dotation impliquant un employé est pour une durée de plus d'un an (366 jours ou plus) et;
        • le lieu de travail du poste à doter diffère du poste occupé précédemment par l'employé.

      *à l'exception du mouvement d'un employé d'un poste de la Région de la capitale nationale (RCN) à un autre poste de la (RCN).

  • Documentation requise
    • Processus annoncé – Nomination initiale

      Documents additionnels requis – nominations provenant de l'externe

    • Processus non annoncé – Nomination initiale

      Renseignements additionnels – Nominations internes

      • Zone de sélection aux fins de recours : Ces informations ne sont pas requises lors de la soumission de votre demande; cependant, si vous avez ces informations sous forme approuvée ou en format d’ébauche, ajoutez-les à votre demande afin qu'elles puissent être finalisées en partenariat avec un conseiller en RH.

      Documents additionnels requis – nominations provenant de l'externe

      • Vérification de la citoyenneté canadienne pour tous les candidats embauchés. Lors de l'embauche de citoyens non canadiens, les gestionnaires doivent s'assurer que l'employé possède et maintient un permis de travail valide.
      • Si ceci est pour l'intégration d'un ancien étudiant :
        • Preuve d'emploi dans le cadre d'un programme d'emploi étudiant (PFETE (incluant le OEEA et le OEESH), PAR, COOP) (p.ex., lettre d'offre, copie d'écran de PeopleSoft, etc.).
        • Preuve d'études complétées avant la nomination (p.ex., diplôme, relevé de notes ou autre confirmation de l'établissement d'enseignement).
    • Prolongation (annoncée et non annoncée)
    • Selon le cas (annoncée et non annoncée)
      • Attestation professionnelle : Preuve que le candidat rencontre les normes de qualification du SCT (p.ex., CPA).
      • Preuve d'études complétées : (nominations internes annoncées seulement) par la date indiquée sur l'annonce d'emploi et avant la date de nomination.
      • Discussions informelles : (nominations provenant de l'interne seulement) sommaires et mesures correctives prises.
      • Double rémunération : Une déclaration écrite de la personne déléguée de l'organisation dans laquelle la personne occupe son poste d'attache que la performance de service supplémentaire dans une autre organisation ne porte pas atteinte à l'efficacité de la personne dans son poste d'attache.
      • Selon le cas : rémunération supérieure au minimum : si une rémunération supérieure est offerte, fournir le salaire ou le niveau de l’échelle offert, une des conditions ici-haut ainsi qu’une brève description du contexte (peut être un courriel ou une note dans la section des commentaires).
      • Confirmation de réinstallation : Si le BNR détermine que la réinstallation s'applique, joindre le courriel de confirmation contenant l'information pertinente.
      • Confirmation de la déclaration volontaire en matière d'équité en emploi : Si la zone de sélection est limitée à un groupe d'EE et / ou constitue un des critères de mérite utilisé.
      • Formulaire d'affirmation d'affiliation Autochtone (FAAA) complété : Lorsque la nomination d'une personne Autochtone est le résultat de :
        1. restreindre la zone de sélection aux peuples autochtones ou aux membres des groupes désignés au titre de l'équité en matière d'emploi incluant les Autochtones;
        2. appliquer le besoin organisationnel d'accroître la représentation des membres des groupes désignés, incluant les Autochtones; Ou
        3. utiliser un répertoire de candidats autochtones dont le but est d'accroître la représentation des Autochtones ou des groupes désignés, incluant les Autochtones.
  • Soumettre une demande

    Étape 1 : Obtenir ce qui suit

    • Consultez les termes de référence du Comité de gestion de l'effectif (CGE) de votre direction générale ou de votre région afin de déterminer si l'approbation du CGE est requise.
    • CIDP de l'employé : S'il s'agit d'un nouvel employé à la fonction publique, vous devez obtenir un CIDP.
    • Poste :
      • Une nomination pour une durée déterminée nécessite un poste classifié vacant (ou non vacant lorsque le titulaire est en congé, affecté ailleurs etc.). Si aucun poste n'est disponible dans la structure organisationnelle du gestionnaire, soumettez une demande à la classification par le biais du portail du CSRH.
      • Si le lieu de travail désigné de l'employé est différent du lieu du poste actuel dans PeopleSoft veuillez vous référer au Guide sur les changements de lieu d’un poste ou d’un employé pour plus de détails.
    • Condition d'emploi : Selon le cas et tel qu'identifié sur l'ECM, assurez-vous que l'employé satisfait aux conditions d'emploi du poste (p.ex., l'obligation de voyager, la capacité de soulever un poids spécifié, possession d'un permis de conduire valide, etc.). Ceci inclut l'exigence de vaccination contre la COVID-19.

    Étape 2 : Compléter le formulaire approprié : Nomination ou Prolongation

    Étape 3 : Soumettre la demande

    • Le gestionnaire d'accueil détenant la délégation des pouvoirs financiers selon la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour le centre de coûts identifié assume l'entière responsabilité de la demande.

    Étape 4 : Contrat et signatures

    • Après une vérification des RH, un contrat ou une lettre d'offre vous sera acheminé par le biais du portail pour signature.
    • Lisez le contrat/la lettre d'offre attentivement et retournez-le/la une fois signé par toutes les parties, selon les instructions fournies.
      • Si des modifications sont nécessaires, veuillez en aviser les RH. N'effectuez aucune modification manuscrite ou à l'aide d'une application de correction PDF.
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