Conversion d'emploi à une durée indéterminée (provision de transition de 3 ans)

• Mérite et Recours

  • Mesure administrative : Le mérite n'est pas réévalué et ce n'est pas assujetti au recours.
• Exigence de la vaccination

  • La Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l'administration publique centrale exige que tous les employés soient entièrement vaccinés contre la COVID-19 ou d'avoir une mesure d'adaptation supportée en raison d'une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou un autre motif de distinction illicite prévu par la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP).
  • L'exigence de vaccination est entrée en vigueur le 6 octobre 2021 et est une condition d'emploi.
  • Consultez la page Web Validation de l'exigence de vaccination lors des actions de dotation afin de connaitre le processus de validation pour votre action de dotation.
• Déterminer la date de conversion

  Selon la Politique sur la gestion des personnes et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la date de conversion est 3 ans à partir de la date de nomination/mutation à un ministère ou organisme; dans ce cas si, à EDSC.

  • Par exemple : Nomination le 10 juin 2020 – la date de conversion est le 10 juin 2023.
  • Si la date de conversion correspond à la date d'un congé férié ou à un jour de fin de semaine (à moins que la personne doive réellement travailler ce jour-là), la conversion sera effective le jour de travail suivant.

  Astuce : Vous pouvez demander l'historique de l'emploi d'un employé, qui comprend les périodes de congé non payé (CNP) de plus de 5 jours, d'un remplaçant désigné pour la Direction générale/Région. Le remplaçant peut accéder à cette information dans PeopleSoft au chemin suivant : Gestion effectif > Données emploi > Vérification données emploi > Sommaire emplois.

  Passez en revue la date de conversion avec l'employé pour vous assurer que toutes les périodes d'emploi déterminé admissibles sont comptées et pour tenir compte de toutes les périodes qui ne comptent pas dans la période cumulative (p.ex., financement temporaire, périodes de congé non payé, etc.). Consultez le Tableau d'orientation ici-bas afin de compléter votre revue.

• Tableau d’orientation : Calcul des périodes d’emploi cumulatives pour une période d’emploi déterminé

  Pour établir si une période d'emploi déterminé à EDSC compte dans la période d'emploi cumulative, veuillez consulter le tableau suivant :

  Type de période d'emploi	Considéré comme une interruption de service?*	Compte dans la période de travail cumulative?**
  Employé à temps plein qui change à temps partiel où les heures sont toujours plus d'un tiers des heures de travail normales quotidiennes ou hebdomadaires établis pour des personnes qui accomplissent un travail semblable (p.ex. plus de 12,5 heures par semaine lorsque les heures normales sont de 37,5 heures)	Non	Oui
  Périodes d'emploi de travailleur à temps partiel (les heures sont moins d'un tiers des heures de travail normales quotidiennes ou hebdomadaires établis pour des personnes qui accomplissent un travail semblable (p.ex. 12,5 heures par semaine ou moins))	Oui	Non
  Période de mise à pied saisonnière pour les employés saisonniers à temps plein ou à temps partiel	Non	Non – Si l'employé est tenu de travailler durant la période de mise à pied saisonnière, les jours travaillés comptent.
  Périodes d'emploi occasionnel	Oui	Non
  Périodes sans emploi de 60 jours civils consécutifs ou moins	Oui	Oui
  Périodes sans emploi de plus de 60 jours civils consécutifs	Oui	Non
  Périodes de travail dans le cadre de programmes d'emploi pour étudiants du Conseil du Trésor	Oui	Non
  CNP de 60 jours civils consécutifs ou moins	Non	Oui
  CNP de plus de 60 jours civils consécutifs (il peut s'agir d'une combinaison de congés différents à condition que les périodes de congé soient consécutives). Types de CNP : Congé de maladie Congé de maternité et parental Congé pour s'occuper de la famille Congé pour réinstallation de l'époux ou conjoint de fait	Non	Oui Si vous avez des doutes quant à l'inclusion de l'une de ces périodes de CNP, veuillez communiquer avec votre conseiller en relations de travail en soumettant une demande dans le portail du CSRH.
  CNP de plus de 60 jours civils consécutifs (il peut s'agir d'une combinaison de congés différents à condition que les périodes de congé soient consécutives). Types de CNP : Congé d'études	Non	Non
  CNP de plus de 60 jours civils consécutifs (il peut s'agir d'une combinaison de congés différents à condition que les périodes de congé soient consécutives). Types de CNP : Congé pour obligations personnelles Congé pour autres motifs	Non	Déterminer au cas par cas avec les relations de travail Remarque 1 : L'incidence du CNP sur les motifs illicites de la Loi canadienne sur les droits de la personne doit être évalué. Veuillez communiquer avec votre conseiller en relations de travail en soumettant une demande dans le portail du CSRH.
  L'emploi pour une période déterminée où la source de financement des fonds salariaux provient de sources externes pour une période temporaire (financement temporarisé) et que ceci a été identifié dans l'offre d'emploi d'une durée déterminée.	Non	Non
  Périodes d'emploi d'une durée déterminée pendant l'application de la suspension du cumul des périodes de travail vers une conversion indéterminée : EDSC (sauf les employés du programme de Passeport) : Du 29 juillet 2011 au 31 mars 2017 Programme de Passeport : du 2 août 2013 au 31 mars 2017 Pour plus d'information sur la suspension, consulter la section Suspension du cumul de travail.	Non	Non

  *Interruption de service : Dans le contexte de la Directive sur l'emploi pour une période déterminée, interruption de plus de 60 jours consécutifs entre les périodes d'emploi admissibles.

  • Interruption de 60 jours ou moins : les jours pendant l'interruption comptent dans le calcul cumulatif
  • Interruption de plus de 60 jours : recommencer le calcul cumulatif.

  **Période de travail cumulative : Les périodes d'empois comptabilisées au sein d'un même ministère ou organisme qui déterminent si un employé déterminé répond aux exigences pour un statut indéterminé.

  Remarque 1 : Conformément à l'annexe A.2.2.5 de la Directive sur l'emploi pour une période déterminée, les ministères et organismes, doivent tenir compte des éléments suivants lorsqu'ils déterminent si une période de CNP de plus de 60 jours civils consécutifs comptera comme faisant partie de la période cumulative de travail,:

  • L'employé était en congé le ou après le 20 juin 2008 et
  • Le défaut d'inclure la période de CNP entraînerait un acte de discrimination fondé sur un motif illicite établi dans la Loi canadienne sur les droits de la personne
• Suspension du cumul des périodes de travail

  Le ministère a suspendu le cumul des périodes de travail vers une conversion de statut à indéterminé comme suit :

  • EDSC (sauf les employés du programme de Passeport) : Du 29 juillet 2011 au 31 mars 2017.
  • Programme de Passeport : du 2 août 2013 au 31 mars 2017.

  Toute période d'emploi pendant que la suspension était en effet n'est pas prise en compte dans le calcul de la période de travail cumulative en vue d'une conversion pour une période indéterminée.

  À compter du 1er avril 2017, suite à l'évaluation du Ministère des répercussions éventuelles des changements liés à la modernisation des programmes et des services sur son effectif et ses budgets, le Ministère a levé la suspension. Les employés nommés pour une durée déterminée ont donc recommencé à accumuler du temps pour parvenir à la période de travail cumulative nécessaire à la conversion pour une période indéterminée conformément aux dispositions de la Directive sur l'emploi pour une période déterminée.

• Refus d'un employé de convertir son statut d'emploi

  Un employé peut refuser la conversion où il ne serait pas avantageux que cet employé devienne indéterminé (c.-à-d. les implications sur la pension pour un retraité de retour, une personne bénéficiant d'un droit de priorité etc.). Avec l'accord écrit des deux parties, aucune mesure n'est prise pour procéder à la conversion. Conservez une copie de l'accord pour vos dossiers. Ne soumettez pas une demande de conversion au portail du CSRH.

• Gabarit de lettre pour confirmation d'une conversion

  Une fois que la date de conversion est confirmée avec l'employé, fournissez la lettre de confirmation de conversion de statut signée à l'employé.

  • Gabarit de lettre pour conversion d'emploi de durée déterminée à indéterminée (DOCX, 161 Ko)
  • Le Gabarit de lettre pour conversion d'emploi de durée déterminée à indéterminée (incluant prolongation d'emploi) (DOCX, 161 Ko) peut être utilisé lorsque l'employé doit être convertis à l'intérieur des 2 mois qui suivent la date effective de la prolongation. Une seule demande (demande de conversion) est nécessaire dans ce cas.

• Conversion

  • Exigence de vaccination contre la COVID-19 : Consultez la page Web Validation de l'exigence de vaccination lors des actions de dotation afin de connaitre le processus de confirmation pour votre action de dotation.
  • Lettre de confirmation de conversion de statut déterminé à indéterminé signée qui a été fournie à l'employé. (voir gabarit ici-haut).
• Selon le cas

  • Confirmation d'un Conseiller en relations de travail que la ou les période(s) d'un congé non payé (CNP) comptent ou non dans la période cumulative (si l'employé a pris un CNP tel qu'énuméré ici-bas pour une période de plus de 60 jours civils consécutifs) :
    • Congé pour obligations personnelles
    • Congé pour autres motifs

• Étape 1 : Obtenir ce qui suit
  • Consultez les termes de référence du Comité de gestion de l'effectif (CGE) de votre direction générale ou de votre région afin de déterminer si l'approbation du CGE est requise.
  • Si l'employé est un résident temporaire ou un travailleur étranger temporaire, vérifiez que son permis de travail est toujours valide.
• Étape 2 : Compléter le formulaire
  • Pour trouver de l’information nécessaire pour compléter votre demande, référez-vous au Guide de référence à l'intention des gestionnaires (DOCX, 386 Ko) et à la Fiche de renseignements sur maSGE (PeopleSoft) – Remplaçants désignés.
  • Pour votre codage financier, veuillez consulter le Guide de codage financier, adressez-vous à votre conseiller en gestion financière ou écrivez à na-fin_coding-codage@hrdc-drhc.net.
  • Ajoutez toute autre information ou commentaire dans la section « commentaires additionnels ».
  • Joignez la documentation requise.
• Étape 3 : Soumettre la demande
  • Le gestionnaire subdélégué en dotation détenant la délégation des pouvoirs financiers pour le centre de coûts identifié, selon la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), assume l'entière responsabilité de la demande.
  • Les RH vérifieront votre demande et communiqueront avec vous au besoin.

Astuce :

N'oubliez pas de mettre à jour le statut d'emploi de l'employé dans l'Outil de prévisions salariales (OPS). Pour mettre à jour l'OPS, contactez les services de gestion de votre direction générale ou de votre région ou vos Services consultatifs en gestion financière (SCGF), selon la structure organisationnelle de votre direction générale ou région. Pour plus d'informations, consultez la section Établissement des prévisions salariales de la feuille de route ministérielle de prévisions financières.