Changement de lieu d’un poste ou d’un lieu de travail d’un employé

• Champ obligatoire dans le Module de Gestion de Poste dans PeopleSoft. Le lieu du poste n'a aucune incidence sur la structure organisationnelle ni sur les relations hiérarchiques.

• Le lieu de travail désigné d’où l’employé effectuerait les fonctions du poste si un arrangement de télétravail ou d’hotelling ne serait pas en place.

• Les arrangements de lieux de travail alternatif (c.-à-d., l’hotelling dans des situations d’emploi à durée déterminée et indéterminée et le télétravail) ne sont pas enregistrés dans PeopleSoft. Ces dispositions devraient être consignées dans un autre document tel qu’un plan de continuité des activités.

• Lorsque le lieu de travail désigné de la personne nommée est différent du lieu du poste actuel dans PeopleSoft :
  • Mesures de dotation de durée indéterminée et déterminée :
    • Le lieu du poste sera mis à jour pour correspondre au lieu de travail désigné une fois que la mesure de dotation sera traitée par la rémunération. Il n'est pas nécessaire de soumettre une demande de changement de lieu du poste séparée.
    • Pour des raisons liées à l'intégrité des données de PeopleSoft, le lieu du poste et le lieu de travail doivent correspondre.
  • Mesures de dotation temporaires (c.-à-d., les intérimaires, les affectations, etc.) :
    • Le lieu de travail désigné de l’employé et le lieu du poste diffèreront pour la durée de la mesure de dotation. Un changement de lieu du poste n’est pas nécessaire.

• La province du lieu de travail de l’employé tel qu’enregistré dans les données d’emploi de l’employé détermine les impôts qui seront retenus à la source. Lorsqu'un changement de province est saisi dans les données d'emploi de l'employé par la Direction des services des ressources humaines, le changement est automatiquement envoyé au Centre des services de paye ce qui met à jour les impôts retenus à la source de l'employé. Les employés peuvent soumettre une nouvelle demande d’impôt provincial, selon le besoin.

• Les lieux pour lesquels EDSC à un contrat de location. Si le lieu que vous cherchez n’est pas sur la liste, veuillez consulter la Foire aux questions pour plus d’information. Codes de localisation.

• Communiquez avec le Bureau national de la réinstallation: nc-relocation-reinstallation-gd@servicecanada.gc.ca pour déterminer si la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte s’applique. Si le nouveau lieu de travail de l’employé est différent de celui qu’il occupait précédemment, il peut avoir droit à une réinstallation. Aide sur les frais de réinstallation.

• Veuillez communiquer avec votre conseiller en dotation en utilisant le Formulaire de demande de renseignements généraux en RH si le changement de lieu pourrait constituer une réinstallation d'une unité de travail sous le réaménagement des effectifs (RE).

• Dans le cas où un poste est transféré d'une région unilingue à une région bilingue aux fins de la langue de travail, consultez le site portant sur les Langues officielles pour déterminer si une modification au exigences linguistiques est requise. Au besoin, soumettez une demande de Mise à jour du profil linguistique d’un poste dans l'application Web du CSRH.

Consultez le Catalogue iService pour toutes questions concernant la gestion des locaux.

• Une notification par courriel à l’employé provenant du superviseur est suffisante.
• Une lettre formelle signée par un gestionnaire (niveau de directeur ou plus élevé) ayant l’autorité financière sur le centre de cout en question est requise lorsqu’une réinstallation s’applique.
• Pour un changement temporaire du lieu de travail à l’intérieur de la zone d'affectation, reportez-vous à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte - une notification écrite au moins 30 jours avant la date d'effet du changement pourrait être requise. Pour toutes questions relatives au statut de voyage : Passerelle pour le soutien aux voyages ou signalez le 1-855-684-7827 (option #1)
• Modèle de notification : Gabarit de lettre pour changement de lieu (DOCX 159 Ko).

• Soumettez une demande de Changement de lieu géographique / lieu de travail d’un poste par le biais de l’Application web du CSRH.
• Pour tous les employés affectés par le changement de lieu, veuillez joindre la notification fournie à l'employé et ajoutez des commentaires additionnels au besoin.
• Si plusieurs postes et/ou plusieurs employés sont affectés par le changement de lieu, veuillez soumettre une seule demande CSRH et joindre le Formulaire Excel pour changement de lieu (XLSX, 28 Ko) complété ainsi que la (les) notification(s) aux employés.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles le lieu de travail d’un employé peut être erroné dans son tableau de bord :

• Si l'erreur dans le lieu concerne le lieu de travail d'une action de dotation qui n'a pas encore été saisie dans PeopleSoft, notez que le lieu sera mis à jour une fois l'action traitée par la rémunération. Le gestionnaire / contact qui a soumis la demande au CSRH peut être contacté pour une mise à jour sur le statut de la demande. Si la demande a été envoyée au Centre des services de paye pour traitement, l'employé peut consulter l’Application Web Suivre monCAS pour en savoir le statut.
• Si un employé travaille depuis un lieu pour lequel EDSC n'a pas de contrat de location, cet employé est alors considéré comme étant en hotelling. Le lieu de travail désigné pour cet employé doit être un lieu d’EDSC. L’arrangement d’hotelling ne sera pas consigné dans PeopleSoft.
• Pour une erreur de saisie de données ou pour signaler un changement de lieu qui n'a jamais été consigné dans PeopleSoft, une demande de correction peut être soumise dans l'application Web du CSRH à l'aide du formulaire de Changement de lieu géographique / lieu de travail d’un poste. Assurez-vous d'avoir les numéros de centre de coûts ainsi que le code de service et joignez la documentation justificative, dans la mesure du possible (c.-à-d., la lettre d'offre, contrat ou notification de changement de lieu).

Les lieux apparaissant sur la liste correspondent aux adresses des contrats de location gérés par Services publics et Approvisionnement Canada. Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles le lieu que vous recherchez ne figure pas dans la liste :

• S'il y a plus d'une entrée pour le même bâtiment, une seule entrée apparaît sur le contrat de location et, par conséquent, une seule est utilisée pour la liste. C’est cette adresse qui doit être utilisé pour les lettres d'offres / contrats. Par exemple, il y a beaucoup de portes pour accéder la Phase IV de la Place du Portage, à Gatineau, cependant, seulement le 140 Promenade du Portage apparaît sur la liste.
• Si un employé travaille depuis un lieu pour lequel EDSC n'a pas de contrat de location, cet employé est alors considéré comme étant en hotelling. Le lieu de travail désigné pour cet employé doit être un lieu d’EDSC et apparaîtra ainsi sur la lettre d’offre / contrat et dans PeopleSoft, car ces arrangements ne sont pas consignés dans PeopleSoft. Si vous avez un cas exceptionnel où l'employé doit travailler sur une base permanente à partir de ce lieu, soumettez une demande de changement et fournissez des détails concernant la situation dans la section commentaires. Les cas exceptionnels seront examinés pour déterminer comment procéder.
• Si le lieu est nouveau (ou nécessite une correction), envoyez une Demande PeopleSoft par le biais de l'application Web du CSRH en utilisant la Catégorie - Travail et informations personnelles d’employé et la Sous-catégorie – Données d’emploi pour demander la création d'un nouveau code d'emplacement.

Le lieu de travail désigné est le lieu de travail ou l'adresse professionnelle désigné d’où l'employé exécuterait ses tâches si aucune entente de télétravail ou d’hotelling n’était établi.

L’hotelling est un arrangement pour une période de temps définie (renouvelable à la discrétion du gestionnaire avec l’accord du gestionnaire responsable du lieu de travail alternatif) où :

• Un employé à statut d’emploi déterminé ou indéterminé travaille depuis un lieu du Gouvernement du Canada qui n’est pas son lieu de travail désigné, par exemple, un employé des Ressources humaines qui travaille à partir d'un Centre de Service Canada (p.eg., pour des raisons personnelles ou pour compléter un projet) ou ;
• Un employé accepte un emploi non substantif (c.-à-d., un intérimaire, une affectation, etc.) dans un poste avec un lieu de travail désigné qui n’est pas le lieu d’où l’employé travaillera (p.eg., l’employé effectuera les fonctions depuis sont lieu substantif qui n’est pas le même que le lieu officiel du poste).