Guide d'orientation en dotation
Table des matières
- Introduction
- Choix du processus de nomination
- Formulation de la décision de sélection
- Nominations intérimaires
- Documentation de dotation
Introduction
Le présent document fournit aux gestionnaires subdélégués et aux conseillers en ressources humaines (RH) un guide et une méthode uniforme pour la réalisation des activités de dotation.
L'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination de la Commission de la fonction publique expose les responsabilités du sous-ministre en matière de dotation. Les gestionnaires subdélégués doivent exercer des pouvoirs de dotation, conformément au Tableau des pouvoirs en matière de RH d'EDSC. Certaines mesures de dotation peuvent nécessiter l'approbation des comités de gestion des effectifs (CGE), comme le signalent les paramètres ministériels des CGE.
Le Cadre de responsabilisation en matière de dotation définit les rôles et les responsabilités des gestionnaires subdélégués et des conseillers en RH.
Les décisions concernant les nominations doivent tenir compte des valeurs véhiculées par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), soit le mérite et l'impartialité politique (valeurs fondamentales), la justice, la transparence, l'accessibilité et la représentativité (valeurs directrices).
En cas de divergence, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l'emploi dans la fonction publique (REFP), la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique et les autres dispositions législatives en vigueur ont préséance.
Choix du processus de nomination
(annoncé ou non annoncé)
Les décisions concernant le choix du processus de nomination doivent permettre la constitution d'un effectif hautement performant, en misant sur l'efficacité, la qualité des embauches et l'intégrité du système de dotation. Il n'y a pas de préférence pour un type de processus de nomination par rapport à l'autre.
Lorsqu'ils choisissent entre un processus annoncé ou non annoncé, les gestionnaires subdélégués doivent prendre des décisions éclairées fondées sur le risque en tenant compte d'une série de facteurs immédiats et futurs liés aux opérations et à l'effectif, notamment les possibilités de carrière offertes aux employés et leurs aspirations. Les gestionnaires subdélégués sont encouragés à travailler en collaboration avec leur conseiller en ressources humaines pour les aider à identifier une gamme d'options de dotation flexibles et les impacts potentiels afin de soutenir les décisions fondées sur des valeurs qui permettent d'atteindre au mieux les résultats liés aux opérations et à l'effectif. Un dialogue continu et une communication transparente avec les employés concernant la dotation, quel que soit le choix du processus de nomination, sont fortement encouragés.
Les facteurs suivants peuvent influencer le recours à un processus de nomination annoncé ou non annoncé, et ainsi aider les gestionnaires à prendre des décisions fondées sur les valeurs et la conformité qui correspondent le mieux à leurs besoins opérationnels et de la main-d'œuvre actuels et futurs.
Parmi les facteurs à prendre en considération, notons :
Aspects opérationnels
- Nature du poste
- Durée des fonctions
- Hautement spécialisé
- Nombre de postes
- Urgence, départ inattendu
- Continuité du service
- Exigences opérationnelles
- Lieu géographique
Milieu de travail
- Répercussions sur le milieu de travail
- Aspirations professionnelles
- Gestion des talents
- Employés touchés
- Stabilité du personnel
- Dualité linguistique
- Renouvellement
Efficience
- Bassins et processus existants
- Dotation collective
- Rentabilité
- Gestion du volume
- Rapidité
- Investissement dans la formation
Planification
- Planification de l'effectif
- Pénuries de talents
- Disponibilité au sein de la population active
- Représentation (EE et LO)
- Communications
- Taux de roulement
- Planification de la relève
Exigences législatives et LEFP
- Transparence
- Accessibilité
- Justice
- Représentativité
- Mérite
- Impartialité
Un processus de nomination annoncé est un processus de nomination affiché dans le site de recrutement de la fonction publique du gouvernement du Canada, afin d'en informer les personnes se trouvant dans la zone de sélection et de leur permettre de poser leur candidature. Consultez la Politique de nomination de la CFP pour connaître les exigences relatives à l'affichage.
Un processus de nomination non annoncé est un processus de nomination qui ne répond pas aux conditions d'un processus de nomination annoncé. Le gestionnaire d'embauche détermine alors le profil et le nombre de candidats qui seront pris en considération.
Motifs pouvant justifier le choix d'un processus de nomination annoncé ou non annoncé
Processus de nomination annoncé
- Possibilités de carrière/mobilité
- Accès à des possibilités de carrière et mobilité accrue au sein de l'organisation.
- Renouvellement de l'effectif
- Constitution d'un effectif souple, inclusif et outillé de façon à répondre aux besoins organisationnels actuels et prévus, ainsi qu'aux exigences opérationnelles.
- Besoin de pourvoir de nombreux postes
- Besoin établi de pourvoir de nombreux postes similaires dans l'immédiat et à l'avenir, dans le cadre de la planification de l'effectif.
- Ensemble de compétences générales
- Besoin de pourvoir un poste exigeant des compétences générales et pour lequel un bassin raisonnable de candidats possédant ces compétences peut être établi.
- Taux de roulement élevé
- Besoin de bassins de candidats ou de processus à entrée continue qui peuvent répondre aux besoins de dotation en temps voulu, afin d'offrir un moyen de dotation efficace, car le taux de roulement du poste à pourvoir est très élevé.
Processus de nomination non annoncé
- Mécanisme d'intégration des étudiants
- Nomination d'une personne précédemment embauchée dans le cadre d'un programme fédéral d'emploi pour étudiants.
- Difficulté à doter le poste
-
Difficulté à doter le poste – par exemple :
- Les fonctions du poste nécessitent des compétences très spécialisées;
- Le poste est situé dans un endroit éloigné;
- Le taux de roulement est élevé;
- Le poste a un profil linguistique qui augmente le niveau de difficulté pour le doter;
- Un processus récent a produit un nombre limité de candidats qualifiés.
- Qualification pour un processus/poste similaire
- Nomination d'une personne jugée qualifiée au terme d'un processus annoncé pour un poste qui requiert des qualifications similaires (processus au sein d'EDSC ou d'une autre organisation fédérale).
- Stabilisation ou régularisation d'un employé nommé pour une période déterminée
-
Stabilisation/régularisation d'un employé nommé pour une durée déterminée, mais qui n'est pas liée à la conversion de statut en vertu la Directive sur l'emploi pour une période déterminée du SCT (période cumulative de 3 années).
- Événement de recrutement
- Offre effectuée pendant ou après une foire d'emploi, un événement de recrutement accéléré ou de recrutement ciblé.
- Équité en matière d'emploi
- Nomination d'une personne qui déclare son appartenance à l'un des quatre groupes désignés aux fins de l'équité en matière d'emploi (autochtones, personnes handicapées, minorités visibles ou femmes), si on a relevé un écart actuel ou anticipé de main-d'œuvre.
- Nomination intérimaire de quatre mois ou plus
- Nomination intérimaire de 4 mois ou plus lorsqu'une nomination non annoncée s'avère être l'option de dotation la plus appropriée.
- Reclassification
- Reclassification d'un employé dans son poste d'attache.
- Besoin immédiat
- Projet / programme / continuité des opérations pourrait être compromis si le poste n'est pas doté immédiatement par une personne qualifiée qui connaît le contexte actuel du travail.
- Gestion des talents
- Maintien en poste ou la promotion pour une période indéterminée d'un employé très performant. Ceci pourrait être dans le cadre d'un processus reconnu de gestion des talents à l'échelle de la direction générale ou de la région, ou en lien avec un plan de gestion des talents.
- Programme de perfectionnement approuvé par la CFP ou EDSC
- Nomination initiale et/ou promotion d'un employé dans le cadre d'un programme de perfectionnement de la fonction publique ou d'un programme approuvé par une organisation (Commission de la fonction publique, p. ex. RPAF/RPVI, ou programme de perfectionnement approuvé par EDSC), conformément au Tableau des pouvoirs en matière de RH d'EDSC.
- Embauche d'un ancien employé de la fonction publique
- Nomination visant à réembaucher (rappeler) un ancien employé pour qu'il réalise le même travail ou un travail similaire.
- Employé d'une organisation visée à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou d'une autre organisation fédérale où une mutation n'est pas possible
- Transfert ou nomination ne constituant pas une promotion d'un employé d'une organisation visée à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques ou d'une autre organisation fédérale, si la mutation n'est pas possible. Pour en savoir plus, consultez la page Admissibilité aux emplois dans les organisations fédérales .
- Mesure de réaménagement des effectifs ou évitement d'une situation de priorité
- Nomination d'un employé touché par une mesure de réaménagement des effectifs ou afin d'éviter une situation de priorité.
- Situation d'urgence à l'échelle ministérielle
- Situation d'urgence à l'échelle ministérielle (santé ou sécurité).
Formulation de la décision de sélection
La formulation de la décision de sélection consiste, pour les gestionnaires subdélégués, à fournir une explication qui relate objectivement et de façon factuelle les raisons pour lesquelles un candidat a été choisi pour une nomination. Les gestionnaires subdélégués sont responsables de leurs décisions de sélection et doivent préparer une décision de sélection par écrit pour chaque candidat nommé pour les types d'action de dotation suivantes :
- Nominations intérimaires de quatre mois ou plus;
- Nominations pour une durée indéterminée (annoncées/non annoncées);
- Nominations pour une durée déterminée (annoncées/non annoncées).
La décision de sélection doit être mise par écrit et renfermer suffisamment d'information pour l'expliquer à une tierce partie advenant une discussion informelle, une plainte relative à la dotation ou une demande d'enquête suite à une nomination.
Quant aux éléments à inclure dans la décision de sélection, les gestionnaires subdélégués peuvent utiliser le gabarit Formulation de la décision de sélection ou un autre format (courriel, note au portail CSRH, etc.).
Conformément à la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique, l'explication de la décision de sélection doit être documentée et accessible pendant une période minimale de cinq ans suivant la dernière mesure administrative pour chaque nomination.
Nominations intérimaires
Les nominations intérimaires constituent une mesure de dotation efficace pour répondre à des besoins opérationnels temporaires, de façon à satisfaire à des exigences opérationnelles à court terme. Les nominations intérimaires peuvent assurer la continuité des opérations en attendant l'issue d'un processus de nomination (ou d'une stratégie de dotation) visant à doter un poste vacant ou un poste dont le titulaire est temporairement absent. Les nominations intérimaires offrent aussi aux employés des possibilités de perfectionnement favorisant l'avancement de leur carrière.
Les facteurs suivants devraient être pris en considération au moment de procéder à une nomination intérimaire :
- communiquer aux employés la façon dont la dotation se déroulera;
- envisager la possibilité d'offrir les nominations intérimaires par rotation afin d'encourager le perfectionnement professionnel des employés;
- songer à proposer une nomination intérimaire aux fins de la gestion des talents;
- examiner les besoins à court et à long terme du poste vacant (p. ex. stabiliser le poste sur une base indéterminée);
- risques associés aux nominations intérimaires à long terme : instabilité de l'effectif, incidence négative sur le climat de travail (moral des autres employés), sentiment d'appartenance des titulaires de nominations à long terme à l'égard de leur poste intérimaire et création d'un avantage indu au moment de pourvoir le poste pour une durée indéterminée;
- risque que l'offre d'un poste intérimaire de moins de quatre mois à des employés qui ne satisfont pas aux exigences essentielles (p. ex. exigences linguistiques) crée de fausses attentes, puisqu'une prolongation (quatre mois ou plus) est attribuée au mérite, ce qui exige de satisfaire à toutes les qualifications essentielles.
En vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), les nominations intérimaires de quatre mois ou plus doivent reposer sur le mérite et peuvent faire l'objet de recours. Pour être nommés au poste, les candidats doivent posséder les qualifications essentielles à l'exécution des fonctions, notamment la compétence dans les langues officielles, et répondre à tous les autres critères de mérite appliqués à la décision de sélection (c.‑à‑d. qualification constituant un atout, exigence opérationnelle ou besoin organisationnel) et aux conditions d'emploi.
Dans certains cas, les personnes nommées à un poste intérimaire peuvent être exemptées de l'obligation de satisfaire aux exigences relatives à leur langue officielle seconde :
| Période de nomination intérimaire | Poste bilingue vacant | Poste bilingue non vacant | Poste bilingue pendant que le titulaire est en formation linguistique |
|---|---|---|---|
| La période cumulative des nominations intérimaires de toutes les personnes occupant le poste de façon intérimaire est de moins de 4 mois. |
Si la gestion n'est pas en mesure de combler le poste par une personne qui satisfait aux exigences linguistiques du poste, cette personne peut être exemptée.Note de bas de page * (REFP 14(1) & 14(2)(a)) |
La personne est exemptéeNote de bas de page * de l'obligation de satisfaire aux exigences linguistiques du poste. (REFP 14(1)) |
La personne est exemptéeNote de bas de page * de l'obligation de satisfaire aux exigences linguistiques du poste. (REFP 14(1)) |
| La période cumulative des nominations intérimaires de toutes les personnes occupant le poste de façon intérimaire est de 4 mois ou plus mais moins de 12 mois. |
La personne doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste. (REFP 14(2(b)) |
Si la gestion n'est pas en mesure de combler le poste par une personne qui satisfait aux exigences linguistiques du poste, cette personne peut être exemptée.Note de bas de page * (REFP 15(1)) |
Si la gestion n'est pas en mesure de combler le poste par une personne qui satisfait aux exigences linguistiques du poste, cette personne peut être exemptée.Note de bas de page * (REFP 16(1)) |
| La période cumulative des nominations intérimaires de toutes les personnes occupant le poste de façon intérimaire est de 12 mois ou plus mais moins de 18 mois. |
La personne doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste. (REFP 14(2(b)) |
La personne doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste. (REFP 15(2)) |
Si la gestion n'est pas en mesure de combler le poste par une personne qui satisfait aux exigences linguistiques du poste, cette personne peut être exemptée.Note de bas de page * (REFP 16(1)) |
| La période cumulative des nominations intérimaire de toutes les personnes occupant de poste de façon intérimaire est de plus de 18 mois. |
La personne doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste. (REFP 14(2(b)) |
La personne doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste. (REFP 15(2)) |
La personne doit satisfaire aux exigence linguistiques du poste. (REFP 16(2)) |
Documentation de dotation
Les gestionnaires subdélégués sont tenus de documenter les informations relatives aux nominations, conformément aux guides d'EDSC sur la documentation requise.
L'Annexe B de la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique indique que les renseignements sur la dotation doivent être accessibles pendant une période minimale de cinq ans suivant la dernière mesure administrative pour chaque nomination.
Rédigé par : Stratégies relatives à l'effectif, Direction générale des services de ressources humaines
1er octobre 2020