Boîte à outils pour les directions générales et les régions

Compte tenu de l'assouplissement des restrictions et de la mise en œuvre de la politique de vaccination dans l'ensemble de la fonction publique, Emploi et Développement social Canada (EDSC) façonne son nouvel environnement de travail centré sur son personnel, ses activités et son avenir.

Le monde a connu un changement historique vers le travail à distance en raison de la pandémie de COVID-19. Avec la majorité de ses employés travaillant à distance, EDSC a démontré qu'un modèle de travail à distance peut fonctionner tout en assurant le maintien des activités opérationnelles dans une période sans précédent. Depuis la mise en œuvre de cette formule, de nombreux employés ont exprimé le désir de continuer à travailler à distance une fois que les restrictions seront assouplies et que l'accès au lieu de travail sera élargi. Ce modèle est également attrayant pour de nombreux employeurs, car il permet d'attirer et de maintenir en poste les talents, d'augmenter la productivité, de permettre le recrutement national, de soutenir la diversité et l'inclusion et de devenir plus centré sur l'employé. Une réoccupation progressive et sécuritaire du lieu de travail doit se faire selon des lignes directrices précises permettant d'offrir un environnement de travail flexible.

Le gouvernement du Canada a donné son aval à cette approche, ce qui donne encore plus de poids au modèle proposé. EDSC pourra ainsi offrir une combinaison de travail à distance et sur place, certains employés travaillant principalement hors site et d'autres principalement sur place, tandis que d'autres trouveront un juste équilibre entre les deux.

S'il présente des avantages potentiels considérables, l'environnement de travail flexible comporte également des défis, notamment des répercussions importantes sur l'économie locale, les réseaux, les interactions sociales, l'innovation et la collaboration. Il s'agit d'un sujet aux multiples facettes, et il importe de trouver le juste milieu entre les exigences opérationnelles et les préférences et les circonstances individuelles des employés. Il ne s'agit pas d'un exercice linéaire : il est nécessaire d'expérimenter, d'évaluer, d'apprendre, de s'adapter et d'évoluer, au besoin, à mesure que le Ministère ira de l'avant.

À mesure qu'un nombre limité d'employés retourneront progressivement et en toute sécurité sur leur lieu de travail, des approches du travail hybride seront testées. Des preuves et des données seront recueillies dans le cadre de quelques projets pilotes clés afin d'évaluer la faisabilité, les caractéristiques et les délais nécessaires à la mise en œuvre d'un modèle de travail hybride adapté à l'exécution continue de nos activités.

Les employés doivent continuer à faire preuve de souplesse, car un certain nombre de facteurs peuvent influer sur la transition, notamment la nature changeante de la pandémie de COVID-19 et l'actuelle quatrième vague propulsée par le variant Delta. Bien que le Ministère s'efforce de progresser partout au même rythme, certains lieux de travail seront probablement prêts avant d'autres, en fonction, notamment, de leur degré de préparation (retrait des effets personnels, mise en place de l'équipement technique, etc.). Dans les régions, cela peut s'avérer particulièrement difficile, car la taille et l'occupation des locaux peuvent varier considérablement selon le lieu de travail, et le service doit être maintenu. Les discussions avec les facilitateurs et les directions générales qui occupent le même espace seront cruciales pour la réussite de leurs plans. Les plans doivent rester évolutifs, être adaptés rapidement en fonction des nouveaux renseignements et mis en œuvre de manière à garantir la santé et la sécurité des employés qui reviennent et de ceux qui sont restés sur place.

Au sein d'EDSC, l'environnement de travail flexible, une fois qu'il sera optimisé, exploitera la souplesse du télétravail. L'élaboration d'orientations sur l'application générale du télétravail au sein d'EDSC est en cours de développement pour assurer une approche uniforme et équitable entre les directions générales et les régions. En outre, on déploie actuellement des efforts pour moderniser le lieu de travail en aménageant plus de milieux de travail axés sur les activités, des espaces collaboratifs et en investissant dans l'infrastructure informatique, notamment en augmentant la capacité du réseau et en installant le Wi-Fi. Ces investissements, associés aux postes de travail non assignés/flexibles et à la mise en œuvre d'une politique renforcée concernant le rangement des bureaux, contribueront au maintien d'une distance physique entre les postes de travail. Les nouveaux postes de travail et les espaces de collaboration faciliteront un environnement de travail plus flexible, qui permettra d'adapter l'espace de travail à la nature du travail.

Pour gérer l'accès aux postes de travail et aux espaces collaboratifs, le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC sur la plateforme Archibus sera disponible pour les employés pour réserver un poste de travail pour une journée ou plus longtemps. À plus long terme, EDSC mettra également en place des espaces de collaboration qui pourront être réservés par les équipes lorsque l'aménagement sera terminé. Les renseignements relatifs à ce système sont disponibles sur la page Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC.

La santé et la sécurité de tous les employés restent une priorité absolue et la pierre angulaire de la réponse continue d'EDSC à la pandémie. En outre, en vertu du Code canadien du travail, Partie II, les représentants de la gestion, à tous les niveaux, ont le devoir de protéger la santé et la sécurité des employés et de faire preuve de diligence raisonnable. Dans cette optique, EDSC continue de suivre les conseils de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC), de Santé Canada et des responsables provinciaux et territoriaux de la santé afin de s'assurer que les protocoles en milieu de travail sont conformes aux directives en constante évolution.

Les directions générales et les régions ont préparer un plan pour les employés qui ont travaillé à distance ainsi que pour ceux qui ont besoin ou souhaitent retourner sur les lieux de travail, à temps plein ou à temps partiel.

Au cours des prochains mois, ces directives seront mises à jour pour soutenir la planification à plus long terme ainsi qu'une transition réussie vers un environnement de travail plus flexible, où les employés qui le peuvent seront en mesure de passer du travail à distance au télétravail en fonction des besoins.

Les cadres supérieurs devront exercer un leadership crucial dans l'orientation de leur direction générale ou de leur région vers la mise en place d'un environnement de travail flexible dans le respect des exigences opérationnelles.

Le lieu de travail aura peut-être beaucoup changé depuis la dernière fois que les employés ont été sur place. La communication et la gestion du changement seront donc essentielles non seulement pour ceux qui reviennent, mais aussi pour ceux qui sont toujours restés sur le lieu de travail.

Les principes et lignes directrices suivants ont été élaborés pour aider les directions générales et les régions dans le processus de planification.

Environnement de travail flexible :

L'approche ministérielle d'EDSC en matière d'environnement de travail, qui englobe les employés travaillant sur place à temps plein, les employés faisant du télétravail/travaillant à distance à temps partiel (mode hybride) ou à temps plein.

Environnement de travail hybride :

Une approche à l'égard du travail selon laquelle les employés combinent plus d'un lieu de travail (c.-à-d. un lieu de travail désigné par le gouvernement du Canada, un lieu de télétravail ou une combinaison des deux).

Travail à distance :

Terme utilisé pour décrire le travail accompli à distance, qui peut servir de mesure temporaire dans des circonstances imprévisibles, telles que des pandémies, des inondations, etc.

Télétravail :

Le télétravail est un régime volontaire dans le cadre duquel les employés ont l'autorisation d'effectuer la totalité ou une partie de leurs tâches à partir d'un lieu de télétravail à temps plein, à temps partiel ou de manière ponctuelle.

Occupation :

Le terme occupation désigne le nombre de personnes présentes dans un espace donné. L'occupation maximale est le pourcentage d'employé qu'il est possible d'installer en toute sécurité dans l'espace de travail en tenant compte des exigences de distanciation, d'autres mesures de prévention personnelles et des lignes directrices ministérielles.

Places non assignées :

Les employés ont un accès égal aux espaces de travail et aux postes de travail partagés.

Milieu de travail axé sur les activités (MTA) :

MTA est un concept qui offre aux employés plus de choix, plus de mobilité et plus de flexibilité. Les employés ne sont pas affectés à des postes de travail dédiés, mais ont accès à l'ensemble de l'espace de travail. L'espace de travail est conçu de manière à offrir plus de choix concernant les endroits les plus appropriés à l'exécution de diverses activités collaboratives, individuelles ou de concentration, ou encore pour mieux faire connaissance avec les collègues.

Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC sur Archibus :

Un Système de gestion de l’espace de travail qui permet aux employés de sélectionner, avant d'entrer dans le bâtiment, un poste de travail qui leur sera temporairement assigné au cours de la journée. Archibus est un logiciel de gestion des installations assistée par ordinateur (GIAO), qui est utilisé pour gérer l'espace disponible dans le Ministère. Étant donné que le logiciel contient les plans de tous les étages du bâtiment, un module installé sur Archibus sera utilisé pour le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC.

Haute direction (SMA) :

Orienter leur direction générale/région vers la facilitation d'un environnement de travail flexible tout en respectant les exigences opérationnelles et en fournissant un leadership et une infrastructure d'ensemble conformes à l'orientation du Ministère. Les responsabilités de la direction générale/région du SMA sont décrites tout au long de ce document.

Directions générales habilitantes :

Aux fins du présent document, les directions générales habilitantes réfèrent à la Direction générale des services de ressources humaines (c.-à-d. Santé et sécurité au travail et Relations de travail), la Direction générale des services d'intégrité (c.-à-d. Sécurité), la Direction générale du Dirigeant principal des finances (c.-à-d. Biens immobiliers), la Direction générale des affaires publiques et des relations avec les intervenants et la Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie. Les directions générales habilitantes fournissent des services nationaux internes pour équiper, guider et permettre à toutes les parties de l'organisation de réussir dans l'exécution de leur mandat.

Responsables de site :

Dans plusieurs régions, le responsable de site est le cadre supérieur du lieu de travail, qui est aussi responsable de toutes les activités de santé et de sécurité au travail (SST), de gestion des urgences et des Biens immobiliers. Dans la région de la capitale nationale, les représentants des Services de gestion de la Direction générale ou des Biens immobiliers peuvent appuyer le rôle de responsable de site. Consultez la Boîte à outils pour les responsables de site pour connaître les responsabilités spécifiques et les actions clés.

Concierge :

Le rôle de concierge consiste à fournir un soutien administratif en relation avec le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC, et comporte des tâches comme la gestion de la disponibilité des espaces de travail et l'extraction de rapports opérationnels et de gestion, par exemple des listes de recherche de contacts. Le concierge assurera l'administration opérationnelle continue, ainsi que la gestion des employés et des données relatives à ses lieux de travail désignés dans le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC. Des employés désignés à l'échelle régionale qui soutiennent actuellement les responsables de site, la gestion des locaux des directions générales ou les services de gestion régionaux pour la coordination et la communication des bâtiments accompliront les tâches associées à ce rôle.

Trois piliers ont permis d'orienter la gestion du travail et de l'effectif par EDSC au fur et à mesure de l'évolution de la pandémie et continueront de guider l'assouplissement des restrictions à l'avenir. Notamment :

• Le maintien des programmes et des services sur lesquels les Canadiens comptent;
• La protection de la santé, de la sécurité et du bien-être des employés;
• Le respect des consignes de santé publique pour limiter la propagation du coronavirus.

De plus, les principes suivants ont été définis afin d'assurer une approche axée sur le bien-être des employés ainsi que sur les exigences opérationnelles :

Haut rendement :

Les besoins opérationnels sont satisfaits de manière constante et efficace grâce à la formation et aux outils offerts aux employés.

Excellence du service :

La direction doit s'assurer que les normes de service sont maintenues et que les clients continuent d'être servis de manière adaptée.

Accessibilité, diversité et inclusivité :

EDSC continue d'encourager la diversification de la main-d'œuvre et l'inclusivité de l'espace de travail, tout en assurant la transition vers un cadre de travail plus souple. Par conséquent, les employés bénéficient d'un équipement et d'un soutien appropriés, quel que soit l'endroit où ils travaillent. L'obligation de prendre des mesures d'adaptation (OPMA) est assumée avec efficacité et en temps opportun. La création d'un milieu de travail inclusif favorise la pleine participation de tous les employés.

Équité et cohérence :

Les décisions sont objectives, transparentes, cohérentes et équitables. La direction est responsable de ses décisions et doit être en mesure de les expliquer sur la base de faits.

Agilité et souplesse :

La direction a la souplesse nécessaire pour s'adapter et s'ajuster rapidement aux changements et aux circonstances imprévues, comme les nouveaux développements relatifs à la pandémie.

Transformatif :

Les gestionnaires sont capables de récupérer, de pivoter et d'avancer dans des moments ambigus et incertains.

Mesurables :

Les activités sont suivies et évaluées, et des données sont recueillies pour mesurer le succès et l'efficacité des plans afin de prendre des décisions et d'apporter des améliorations fondées sur des preuves.

La mise en œuvre des différentes phases dépend des directives reçues des organismes centraux, de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) et des autorités sanitaires des provinces et territoires, ainsi que de l'état de préparation (p. ex. mise à niveau du réseau) de chaque direction générale/région ainsi que de l'orientation ministérielle globale d'EDSC.

• Longue description

  • Phase 1 : Préparation à la transition (État pandémique)

    • Les bureaux sont ouverts pour les employés qui doivent se rendre sur place afin d'y effectuer des tâches critiques.
    • Le Ministère planifie la transition future vers l'environnement de travail flexible.
    • Les directives de l'ASPC, du Ministère et des autorités sanitaires demeurent en vigueur.
  • Activités pour le lancement de la phase 2

    • Les directions générales et les régions établissent des plans de transition afin de donner la priorité aux employés sur place au plus tard le 15 décembre 2021.
    • Le Système de gestion de l’espace de travail est opérationnel.
    • Les directions générales et les régions ont effectué l'exercice avancé de rangement des bureaux.
    • Les postes de travail sont équipés du matériel nécessaire.
    • Les restrictions liées au COVID-19 se sont assouplies.
  • Phase 2 : Augmentation graduelle et sécuritaire du taux d'occupation (État intérimaire)

    • Les employés critiques et/ou les employés qui ont l'approbation (c'est-à-dire l'obligation d'adaptation/la préférence) peuvent travailler sur place.
    • Les employés qui peuvent et souhaitent continuer de travailler à distance peuvent le faire.
    • Les équipes seront encouragées à se réunir au-delà des engagements virtuels pour des activités synchrones, lorsque cela a du sens - informées par les pilotes et les besoins de l'équipe (lignes directrices seront disponibles).
    • Les directives de l'ASPC, du Ministère et des autorités sanitaires demeurent en vigueur.
  • Activités pour le lancement de la phase 3

    • Les projets pilotes initiaux sont achevés et les conclusions communiquées. Les directions générales et les régions préparent des plans en vue d'une occupation plus importante des locaux.
    • On passe officiellement d'ententes de travail à distance à des ententes de télétravail.
  • Phase 3 : Façonner l'environnement de travail flexible (État intérimaire)

    • Les pilotes sont mis à l'échelle pour tester, apprendre et s'adapter dans l'environnement de travail hybride.
    • Les employés ont la possibilité de télé-travailler ou de travailler sur place en fonction des exigences opérationnelles, des préférences et de la capacité du site.
    • Les directives de l'ASPC, du Ministère et des autorités sanitaires demeurent en vigueur.
  • Activités pour le lancement de la phase 4

    • Les restrictions relatives à la COVID-19 sont retirées.
  • Phase 4 : Environnement de travail flexible entièrement fonctionnel (État final)

    • Occupation maximale permise. On continue d'utiliser les postes de travail non assignés.
    • Les projets pilotes sont pleinement mis à l'échelle et les leçons sont appliquées comme il se doit à l'échelle du Ministère.
    • Les employés continuent de pouvoir choisir de faire du télétravail ou de se rendre au bureau selon leurs préférences et les exigences opérationnelles.
    • Le Ministère continue d'évaluer la situation et de s'adapter afin de permettre l'atteinte de l'état final.
  • Atteinte de l'état final

    • Un effectif en bonne santé, productif et inclusif, doté de technologies et d'outils modernes et sûrs, capable de remplir pleinement son mandat et de favoriser une culture de l'excellence.
  • Activités continues

    • Plans de communication et stratégies de gestion du changement élaborés et mis en œuvre par les directions générales et les régions.
    • Expérimenter, évaluer, apprendre, ajuster et évoluer

    Remarque : Les phases fournissent des directives générales qui peuvent changer à mesure que de nouvelles informations apparaissent. Les détails et les activités pour lancer les phases 3 et 4 sont théoriques et seront affinés au fil du temps.

    Le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC permet de veiller à ce que seuls les postes de travail qui respectent la distanciation physique de deux (2) mètres est disponible pour être sélectionné au moment où le Ministère entame la phase 2.

    Il convient de noter que le calcul de l'occupation maximale repose sur les postes de travail (par exemple, les bureaux à cloisons, les bureaux clos) et non sur les points de travail (par exemple, les salles de conférence, les salles de formation, les espaces de travail collaboratif, les espaces de détente, etc.) Dans de rares cas, où il y a un besoin opérationnel identifié, des exceptions peuvent être accordées lorsqu'elles sont justifiées par un Plan d'occupation sûr approuvé (se référer à la rubrique FAQ). Les milieux de travail à niveaux multiples doivent respecter les limites d'occupation par étage pour garantir le respect des mesures de distanciation physique. Dans le cas des milieux de travail à locataires multiples, les autres locataires doivent être consultés afin de coordonner l'accès aux espaces partagés, notamment les entrées, les sorties, les salles d'eau, les ascenseurs, etc.

    En outre, toute augmentation du taux d'occupation sera lente et progressive et se fera sur une période appropriée pour un retour sûr et durable.

Les directions générales et les régions devront déterminer les priorités en ce qui concerne les employés ou les groupes d'employés qui doivent ou préfèrent être sur place. Les priorités doivent être établies dans l'ordre suivant, sous réserve de la disponibilité des postes de travail, de la disponibilité des secouristes et des équipes chargées des situations d'urgence et de l'évacuation du bâtiment.

Priorité 1 :

Les employés qui doivent se rendre sur le lieu de travail pour effectuer des tâches critiques ou celles qui ne peuvent être effectuées à distance.

Priorité 2 :

Les employés qui sont autorisés à se rendre sur le lieu de travail, de façon permanente ou temporaire, dans le cadre d'une mesure d'adaptation approuvée telle qu'une OPMA, d'un besoin professionnel approuvé comme la résolution d'un problème informatique, ou d'autres raisons approuvées (par exemple, la récupération d'effets personnels).

Priorité 3 :

Les employés doivent signaler leur présence sur le lieu de travail pour se conformer aux nouvelles exigences opérationnelles.

Priorité 4 :

Les employés qui préfèrent travailler du bureau.

La direction doit adopter une approche raisonnée pour déterminer les employés dont la présence est requise sur place. Il est plus que probable que la plupart des employés des priorités 1 et 2 soient déjà sur place. Maintenant que le Ministère se tourne vers l'avenir, l'accent est largement mis sur les employés de la troisième et quatrième priorité.

En cas de besoins opérationnels difficiles à concilier, la direction devra travailler en collaboration pour déterminer les priorités qui doivent régir la réalisation du mandat du Ministère. Entre autres, assurer la continuité des services aux Canadiens reste une priorité absolue.

Les directions générales et les régions contribuent au succès de la transition en suivant les étapes ci-après, qui doivent être évaluées à chaque phase :

• Étape 1 : La haute direction (par exemple, les Sous-ministres adjoints) assure un leadership et une infrastructure d'ensemble

  • Identifier les facilitateurs pour élaborer les activités de planification au sein des directions générales/régions (ou des secteurs d'activité). Les membres de cette équipe de travail doivent être en mesure d'entreprendre ce qui suit :
    • Évaluer l'environnement pour déterminer quels lieux peuvent augmenter l'occupation, le cas échéant, en consultation avec les principaux intervenants;
    • Préparer le plan – qui tient compte de la feuille de route d'EDSC en matière d'accessibilité et des différents points de vue concernant l'accessibilité – qui doit être examiné et mis à jour à chaque phase ou lorsque de nouvelles informations sont apportées. L'employeur a l'obligation d'accommoder jusqu' au point de contrainte excessive;
    • Soyez proactifs et faites participer les employés ayant présenté une demande de mesures d'adaptation à la planification afin de vous assurer qu'ils sont soutenus dans le nouvel environnement de travail sur place;
    • Évaluer l'état de préparation des lieux et des postes de travail;
    • Rédiger et diffuser des produits de communication, y compris les communications qui mettent l'accent sur la santé et sécurité des employés, qui est une responsabilité partagée;
    • Promouvoir la gestion du changement.
  • Consulter et informer les agents négociateurs locaux et le Comité d'orientation régional en matière de santé et de sécurité du Ministère, au besoin, ainsi que les comités locaux de santé et de sécurité au travail ou les représentants de SST pendant la préparation et la mise en œuvre du plan.
  • Permettre une transition accessible et sans obstacle vers un environnement de travail flexible. Approuver le plan de la direction générale ou de la région, soutenir sa mise en œuvre et diriger la gestion du changement dans son domaine de responsabilité.
• Étape 2 : Élaboration d'un plan, revue des priorités opérationnelles et ajustement des procédures de travail

  • Les facilitateurs, actualisera ou mettra en œuvre un plan. Il devra être conforme aux principes et aux directives du Ministère, qui sont fondés sur les avis de santé publique et les directives des organismes centraux. Les étapes suivantes doivent être suivies :
    • Évaluer l'environnement pour déterminer l'admissibilité à un retour sur le lieu de travail.
    • Déterminer quelles fonctions/priorités organisationnelles doivent être exécutées sur place. Cela inclut la collaboration avec d'autres directions générales/régions qui occupent le même lieu/espace. Plus précisément, les directions générales ayant des employés dans les régions doivent œuvrer de concert avec les responsables régionaux pour élaborer une approche transparente, cohérente et équitable permettant aux employés de retourner aux bureaux. En outre, dans les immeubles où l'espace est partagé avec d'autres ministères, la coordination doit être assurée par les ministères concernés.
    • Utiliser le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC pour gérer l’accès par emplacement afin de gérer l'occupation maximale de chaque espace en l'adaptant aux exigences des restrictions assouplies et en garantissant une distance de deux mètres entre les postes de travail.
    • Prévoir un soutien continu au travail à distance.
    • Déterminer les incidences sur les employés sur place.
  • Modifier les procédures de travail pour réduire au minimum l'exposition des employés à la COVID-19, si nécessaire.
• Étape 3 : Préparation du lieu et des postes de travail

  • S'assurer que l'équipement des postes de travail est installé et connecté (par exemple, retrait des ordinateurs de bureau, installation de deux moniteurs, stations d'accueil), et que la capacité du réseau est suffisante pour le volume prévu d'employés sur place.
  • Examiner la capacité de chaque bâtiment et l'espace nécessaire en fonction du taux d'occupation maximal déterminé par le poste de travail disponible et du nombre d'employés pouvant revenir sur les lieux selon l'exercice d'établissement des priorités. La capacité de chaque plan d'étage d'un site doit être révisée dans le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC pour s'assurer que le système limite les niveaux d'occupation aux nombre prescrits de poste de travail disponible. Dans de rares cas, où il y a un besoin opérationnel identifié, des exceptions peuvent être accordées lorsqu'elles sont justifiées par un Plan d'occupation sûr approuvé. De plus, il faut tenir compte des employés ayant besoin de mesures d’adaptation et consulter ceux-ci.
  • Veiller à ce que toutes les mesures, les protocoles et les procédures de sécurité, y compris les Lignes directrices pour un bureau bien organisé et les Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé , soient révisés et appliqués.
  • Confirmer les postes de travail qui seront disponibles dans le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC en mettant en œuvre les  Lignes directrices approfondies pour un bureau bien organisé (par exemple, le retrait des effets personnels) et les Lignes directrices pour un bureau bien organisé (par exemple, la protection appropriée des renseignements et des biens ministériels) pour veiller à ce que les postes soient disponibles pour le personnel en service sur place. Les employés doivent nettoyer leur bureau et les équipements qu'ils utilisent (par exemple, la souris, le clavier) ainsi que de s'assurer que tous les documents papier de nature délicate (Protégé B et supérieur) sont retirés et traités conformément aux directives de l'Outil de catégorisation de l'information à la fin de chaque journée de travail. Déterminer les heures d'accès pour limiter la fréquentation excessive des aires communes (p. ex. ascenseurs, cuisine).
  • Recenser les postes de travail disponibles, qui peuvent être réservés sur le Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC, charger les plans d'évacuation d'urgence de l'immeuble et remplir le répertoire du personnel responsable de la réponse aux situations d'urgence en indiquant les noms des membres de l'équipe d'évacuation d'urgence de l'immeuble et des secouristes. Le concierge se chargera normalement de cette tâche.
  • Mettre à jour les plans de continuité des activités et les plans d'évacuation des bâtiments, le cas échéant.
  • Effectuer une séance d'orientation dans le nouvel espace lorsqu'un employé accède à un nouvel immeuble, au besoin.
  • Remplir la liste de vérification principale du Ministère pour chaque lieu afin d'évaluer l'état de préparation et les lacunes à combler avant la mise en œuvre du plan.
• Étape 4 : Gestion du changement et communication

  • Préparer et mettre en œuvre une stratégie de gestion du changement pour la direction générale/région en fonction des messages du Ministère (faire référence à l'Annexe A). Du soutien à la gestion du changement est disponible via l'équipe de gestion du changement d'entreprise edsc.btgc-tcmo.esdc@hrdc-drhc.net de la Direction générale de la gestion de la transformation.
  • Transmettre des mises à jour opportunes aux équipes de gestion et aux employés, y compris des mises à jour du Guide d'EDSC pour le retour sur le lieu de travail, le cas échéant.
  • Donner aux gestionnaires les moyens de soutenir les employés qui continueront à travailler à distance et ceux qui retourneront au lieu de travail, notamment en leur fournissant des outils et des ressources à l'appui de leur santé mentale et de celle de leurs employés ainsi que les meilleures mesures de sécurité à appliquer, quel que soit l'environnement de travail.
  • Informer les employés des plans et du soutien offert.
  • Mobiliser et informer les agents de négociation locaux, le cas échéant.
  • Continuer à soutenir les employés en leur fournissant de l'information sur l'ergonomie, y compris des outils d'autoajustement et une liste de contrôle d'auto-évaluation.
• Étape 5 : Mise en œuvre des plans

  • Lors de la mise en œuvre du plan, les gestionnaires doivent :
    • Discuter des circonstances/préférences personnelles et les besoins opérationnels avec les employés pour déterminer s'ils veulent continuer de travailler à distance ou s'ils préfèrent retourner sur le lieu de travail ou faire une combinaison des deux. Si un employé indique avoir besoin de retourner sur le lieu de travail ou signale sa préférence à cet égard, la direction doit déterminer la fréquence à laquelle celui-ci pourrait revenir au bureau (par exemple, un, deux, trois, quatre ou cinq jours par semaine) ou travailler à distance;
    • Ne pas oublier que ces changements pourraient déclencher une obligation de prendre des mesures d'adaptation qui n'existait pas auparavant. Tenez compte de cet élément dans vos discussions avec les employés;
    • Pour les nouvelles demandes, suivre le Processus relatif à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation et les Lignes directrices. En outre, vous devez effectuer un examen des mesures existantes pour vous assurer qu'elles répondent toujours au besoin de l'employé;
    • Informer et soutenir les employés qui retournent sur le lieu de travail;
    • Examiner les protocoles et les responsabilités avec les employés, y compris les protocoles d'accès au lieu de travail, les changements aux procédures de travail et les dangers liés à la COVID-19.
  • Veiller à ce que les gestionnaires et les employés examinent les trousses de sensibilisation avant le retour au travail, la formation sur les risques et les nouveaux protocoles, ainsi que les trousses d'outils comme les renseignements, les FAQ et les ressources offertes sur iService avant de retourner sur le lieu de travail.
  • Outiller les gestionnaires de sorte qu'ils supervisent les mesures de mise en œuvre et s'assurent que les employés respectent les lignes directrices et qu'ils règlent rapidement les problèmes de non-conformité en informant adéquatement les employés pour prévenir la perte de confiance à l'égard des mesures de sécurité.

Les risques suivants doivent être pris en compte et des stratégies d'atténuation doivent être mises en place pour s'assurer qu'ils sont traités.

• 1.  Beaucoup de choses restent inconnues en ce qui concerne l'application à grande échelle du travail à distance/télétravail à long terme.

  Stratégie proposée :

  Fournir des communications claires et régulières.

• 2.  La voie vers un environnement flexible est complexe et la mise en œuvre réussie devra passer par la collaboration de nombreuses parties. Certains lieux de travail nécessitent une préparation supplémentaire afin d'être prêts pour la phase 2 (c'est-à-dire une augmentation du taux d'occupation jusqu'à 30 %), y compris l'achèvement de procédures pour un bureau bien organisé, l'analyse du plan d'étage et la révision du Système de gestion de l’espace de travail d’EDSC, les mises à niveau des réseaux et la mise en place de matériel technologique ainsi que l'ajustement, au besoin, de la façon dont le travail est effectué.

  Stratégie proposée :

  Les directions générales et les régions doivent planifier tôt et mobiliser les comités ou représentants locaux de santé et de sécurité et les agents négociateurs dès le début, et communiquer avec les services habilitants pour obtenir un soutien, le cas échéant.

• 3.  Les lieux de travail auront considérablement changé (par exemple, les fournisseurs tiers, le stationnement, la garderie). Les employés risquent d'être surpris si la gestion du changement n'est pas faite correctement.

  Stratégie proposée :

  Les directions générales et les régions doivent avoir une stratégie de gestion du changement qui comprend des éléments de ce à quoi ressembleront les lieux de travail sur place et des éléments à retenir pour les préparer à leur première journée de travail sur les lieux de travail.

• 4.  Contrairement au protocole, il y a un risque que les employés pourraient se présenter sans utiliser le Système de gestion de l’espace de travail.

  Stratégie proposée :

  • Fournir des communications claires et régulières, y compris via la page Système de gestion de travail d'EDSC.
  • Recruter et former les gestionnaires du changement dans chacune des régions pour soutenir le déploiement du système.
  • Recruter et former les concierges pour la gestion sur site du système.
  • Veiller à ce que les employés comprennent les informations et les communications au moyen de vidéos, de guides d'utilisateur et de forums FAQ.
  • La santé et la sécurité sont la responsabilité de tous, les employés doivent se conformer aux directives fournies par leur gestionnaire.

• 5.  L'employé peut sélectionner un poste de travail dans un bâtiment qui n'est pas son lieu de travail désigné (par exemple, la lettre d'offre indique 140, Promenade Portage, mais l'employé réserve un poste au 22, Eddy).

  Stratégie proposée :

  • Le système de gestion de l’espace de travail d'EDSC permet aux employés de sélectionner un poste de travail dans n'importe quel endroit au pays; toutefois, pour le moment, on s'attend à ce que les employés sélectionne uniquement dans leur lieu de travail désigné (c'est-à-dire emplacement d’origine dans leur bâtiment et étage).
  • Fournir des communications claires et régulières.
  • Veiller à ce que les employés comprennent les informations et les communications.
  • S'assurer que tout employé qui est autorisé à accéder à un lieu autre que son lieu de travail désigné dispose d'une mise à jour approuvée de sa carte d'accès de sécurité pour entrer dans ce lieu.

• 6.  La carte d'accès ou la carte d'identité avec photo des employés sont expirées.

  Stratégie proposée :

  Nouvelle demande ou renouvellement :

  • Si votre carte d'identité est expirée ou si vous en avez besoin d'une nouvelle, remplissez le formulaire ADM5014 sur iService.
  • Dans la RCN, une fois le formulaire rempli, présentez votre carte expirée et le formulaire rempli au Bureau d'identification et d'accès (140, promenade du Portage, Gatineau, phase IV, niveau 0, section A) entre 7 h 30 et 16 h 00.
  • N'importe où ailleurs :
    • Région de l'Atlantique : envoyez par courriel avec le formulaire ADM 5014 rempli au Bureau de la sécurité de la région de l'Atlantique avec les informations contenues dans le document « Comment demander une carte d'identité (DOCX, 26 Ko) ».
    • Québec : soumettre le formulaire ADM 5014 rempli à la boîte de réception générale SECPER du Québec qc-diis-iisd-secper-persec-gd@servicecanada.gc.ca.
    • Toutes les autres régions – votre gestionnaire est chargé de soumettre le formulaire rempli à votre agent de sécurité régional.

• 7.  Les employés peuvent se présenter et constater que l'équipement ne se trouve pas sur leur poste de travail sélectionné ou que les postes de travail ne sont pas entièrement équipés en matériel informatique (station d'accueil/deux moniteurs avant le début de la phase 2 ou le lancement du Système de gestion de l’espace de travail)

  Stratégie proposée :

  • Encourager les employés à utiliser le Système de gestion de l’espace de travail d'EDSC avant d'accéder à l'espace de travail qui leur est destiné.
  • Le système de gestion de l’espace de travail d'EDSC n'affichera comme disponibles que les postes de travail entièrement équipés du matériel informatique.
  • Les responsables des lieux et les services de gestion des directions générales/régions doivent s'assurer qu'ils assument leur rôle de Concierge du Système de gestion de l’espace de travail d'EDSC afin de maintenir des plans d'étage précis pour les postes de travail et d'indiquer comme étant disponibles pour réservation uniquement les postes de travail entièrement équipés.
  • L'équipe de travail doit communiquer avec les facilitateurs avant d'ouvrir des lieux de travail particuliers.

• 8.  Les bureaux ne sont pas prêts à répondre aux besoins particuliers des employés en matière d'obligation d'adaptation.

  Stratégie proposée :

  • Les gestionnaires s'assurent que les employés ayant des besoins en matière d'obligation d'adaptation sont entièrement équipés avant leur retour au travail et consultent les ressources humaines, le cas échéant.
  • Les employés ayant des mesures d’adaptations et des équipements spécialisés devraient se voir attribuer un poste de travail permanent selon les besoins, qu'ils soient au bureau à temps plein ou à temps partiel.
  • Les employés travaillant dans une situation hybride pourraient, si nécessaire, être entièrement accommodés à la fois sur leur emplacement éloigné et sur leur lieu de travail (selon les besoins).
  • En outre, les employés ayant besoin de mesures d'adaptation devraient être mobilisés de manière proactive dans la planification du retour au bureau. Il est préférable d'aller au-devant d'eux pour obtenir leurs commentaires afin de cerner de manière proactive tout problème et toute solution pour répondre aux besoins dans le nouvel environnement de travail sur place.

• 9.  Le Code canadien du travail (CCT) exige la présence de préposés aux premiers soins et d’équipe d’urgence et d’évacuation dans l’immeuble (EUEI) sur chaque étage. Dans le cadre d'un modèle flexible, il sera difficile de maintenir le nombre requis de secouristes et d’EUEI.

  Stratégie proposée :

  • Étant donné que les préposés aux premiers soins et les EUEI soutiennent tous les employés d'un lieu de travail précis d'EDSC, plutôt qu'une direction générale ou un secteur d'activité, dans les lieux de travail où plusieurs secteurs d'activité sont représentés, ou des zones de ce lieu de travail, le responsable du site travaillera avec ces représentants pour assurer une couverture suffisante sur place.
  • À l'aide du Système de gestion de l’espace de travail, la direction locale continuera de collaborer avec le responsable du site afin de limiter l'occupation de chaque lieu de travail et d'assurer une couverture suffisante de la part des préposés aux premiers soins et des EUEI.
  • Les responsables de site doivent tenir compte des horaires des employés par rapport à la disponibilité des préposés aux premiers soins/EUEI pour assurer une couverture adéquate en tout temps.
  • Les responsables de site doivent établir un plan de secouriste et d’EUEI durable, en maximisant toutes les options pour rechercher des volontaires et identifier des ressources internes, dédiées ou externes pour répondre aux besoins du lieu de travail, selon les besoins. Les options indiquées ci-dessous devraient être explorées en cas de besoin :
    • Demander aux employés qui ont obtenu une certification en premiers soins dans un contexte autre que celui du travail, mais qui n'agissent pas à ce titre au lieu de travail, s'ils souhaitent se porter volontaires.
    • Demander aux employés qui se trouvent déjà sur place ou qui y reviennent, et dont la certification de secouriste/EUEI est expirée de la renouveler.
    • Demander aux employés qui se trouvent actuellement sur place, ainsi qu'à ceux qui ont été désignés pour retourner au lieu de travail, s'ils souhaitent se porter volontaires comme secouristes/EUEI.
    • Demander aux chefs d'équipe qui ont été désignés de retourner sur le lieu de travail pour devenir secouristes/EUEI.
    • Former simultanément des secouristes et des membres d’EUEI.
    • Dédier des stations de travail (visibles et souhaitables) pour secouristes/EUEI.
    • Promouvoir les avantages du rôle de secouriste (à la maison, au travail et dans la communauté) auprès de ceux présentement sur place/y retournant, et à démystifier le rôle à travers l’Atelier en premiers soins disponible sur SABA.
    • Demander aux employés ou représentant SGDG/SGR sur place de devenir des secouristes dans leur espace de travail (ex : RCN, Bureaux régionaux, etc.). Ceci pourrait être étendu à d’autres individus sur place, y compris des cadres, de gestionnaires et des chefs d’équipe.
    • Établir des ressources secouriste/EUEI dédiés en créant de nouvelles positions (implique des descriptions de travail et des consultations avec les syndicats).
    • Établir des contrats avec des fournisseurs de services externes pour fournir une couverture (ex : Commissionnaires, organisations en premiers soins, etc.).