5-Étapes – Liste de vérification pour le gestionnaire

Obligation de prendre des mesures d’adaptation

Il est recommandé d’utiliser le Formulaire de demande de mesure d’adaptation ou le Formulaire de demande de mesure d’adaptation – Situation de famille pour présenter une demande. Toutefois, même si l’employé ne présente pas la demande par écrit, la direction et l’employé devraient utiliser le formulaire, car il est utile pour préciser les circonstances et les besoins de l’employé.
Être attentif aux signaux qui peuvent indiquer qu’une mesure d’adaptation est nécessaire. Un employé peut être mal à l’aise de révéler ses besoins en matière d’adaptation. La direction doit donc prendre l’initiative de demander à l’employé s’il a besoin d’une mesure d’adaptation.
Discuter sans délai de la nature de la demande avec l’employé. Assurer l’employé que toutes les discussions sont confidentielles et que la direction n’est pas autorisée à s’enquérir du diagnostic de l’employé ni des détails sur son traitement ou ses antécédents médicaux. Si l’employé est à l’aise de discuter de son diagnostic, il ne sera peut- être pas nécessaire d’obtenir de plus amples renseignements médicaux.

Encourager la participation du syndicat tout au long du processus, car un représentant syndical peut faire beaucoup pour soutenir l’employé.
Si l’employé a besoin d’un soutien supplémentaire, lui proposer les services du Programme d’aide aux employés (PAE), du Programme de soutien par les pairs, et du Bureau de gestion informelle des conflits.
Travailler avec l’employé pour recueillir les renseignements nécessaires à la demande. Les documents/renseignements requis dépendront du type de mesure d’adaptation demandée.
Pendant la collecte d’information, songer à mettre en œuvre une mesure d’adaptation provisoire pour appuyer l’employé de façon temporaire.

Une fois l’information obtenue, travailler avec l’employé pour examiner et aborder les options raisonnables.
En cas de retard, communiquer avec l’employé et le tenir au courant des prochaines étapes prévues, des échéances, etc.
Dans les cas complexes, ou si la demande de mesures d’adaptation est refusée, consulter le Centre de services des ressources humaines.

Communiquer à l’employé la décision concernant sa demande de mesures d’adaptation. Si la mesure d’adaptation est approuvée, remplir l’Entente – Obligation de prendre des mesures d’adaptation (DOCX, 85 Ko) et remettre une copie à l’employé.
Si les changements découlant de la mesure d’adaptation touchent d’autres employés, le gestionnaire et l’employé devraient discuter de la façon de les communiquer à leurs collègues. La protection des renseignements personnels et de la confidentialité demeure primordiale dans ces discussions.

Discuter avec l’employé des détails et des données probantes, et obtenir des renseignements supplémentaires au besoin.
Si l’information ne permet pas de justifier une mesure d’adaptation, parce qu’elle n’est pas claire, demander des éclaircissements à l’employé.
Avant de rejeter la demande de l’employé, consulter le Centre de services des ressources humaines.
Si l’employé a besoin d’un soutien supplémentaire, lui proposer les services du Programme d’aide aux employés (PAE) et du Programme de soutien par les pairs.

Effectuer un suivi périodique pour veiller à ce que les mesures d’adaptation répondent aux besoins de l’employé et apporter des rectifications, au besoin. S’assurer que l’employé sait qu’il doit informer la direction si ses besoins en matière de mesures d’adaptation changent ou s’il n’a plus besoin de la mesure d’adaptation.
Consigner les mesures d’adaptation et fournir des renseignements pertinents uniquement aux personnes participant au processus de mesures d’adaptation; il peut s’agir d’un gestionnaire par intérim ou le nouveau gestionnaire d’un employé en cas de changement de statut de l’employé. En tout temps, communiquer les renseignements concernant l’employé dans le respect de la vie privée et de la confidentialité.