L'avenir du travail - FAQ

Bien qu’il soit anticipé que les restrictions en matière de santé publique soient levées dans tout le pays au cours de l'été, cela se déroulera différemment selon les circonstances locales. Au fur et à mesure que les restrictions seront levées, des informations supplémentaires seront fournies à la juridiction concernée quant aux prochaines étapes et indiqueront toutes les procédures nécessaires.

EDSC continuera de mettre l'accent sur la santé et la sécurité de ses employés et de suivre les conseils de l'Agence de la santé publique du Canada et des autorités locales de santé publique.

La manière dont se déroulera le retour au travail dépendra des plans de reprise de chaque région/direction générale et des limites imposées à l'occupation. Conformément à ces plans, si un employé souhaite retourner sur son lieu de travail pendant cette phase, il devra travailler avec son gestionnaire pour s'assurer que le lieu de travail proposé a la capacité (p. ex. espace, installation informatique, etc.) d'accueillir l'employé qui retourne sur son lieu de travail et que les mesures de santé et de sécurité appropriées sont en place. Bien qu'il s'agit d'une charge supplémentaire pour les gestionnaires, avec le passage du temps, cette charge s'allégera.

Les employés qui reviennent sur le lieu de travail, que ce soit en raison d'exigences opérationnelles ou sur une base volontaire, devront se soumettre aux mêmes procédures de contrôle que celles actuellement en place.

Les employés ne seront pas tenus de rapporter leur équipement (p. ex., chaise, moniteurs, etc.) au bureau à ce moment-ci. Ils peuvent conserver leur équipement à la maison et, s'ils doivent se présenter au bureau, on leur assignera un poste de travail avec l'équipement requis. Toutefois, les employés devront transporter des appareils informatiques mobiles (ordinateur portatif, tablette et/ou téléphone cellulaire) et des articles personnels tels que la souris ou le clavier s'ils le souhaitent.

Dans l'ensemble, il est attendu à ce que le nombre de postes de travail par employé soit suffisant. Toutefois, le nombre d'employés autorisés à entrer dans le lieu de travail à un moment donné sera déterminé par les limites d'occupation.

À plus long terme, le nombre d'espaces de travail s'alignera sur la fréquence et l'objectif du travail des employés sur le site. Cela déterminera la quantité d'espace nécessaire, l'emplacement et la conception de cet espace pour soutenir la façon dont les employés travailleront.

Un système de réservation est en cours de développement pour favoriser un retour sain et sûr sur le lieu de travail. Il sera utilisé pour réserver des postes de travail dans le lieu de travail désigné d'un employé lorsque ce dernier aura reçu l'autorisation de son gestionnaire de réintégrer le lieu de travail. Il sera testé dans les semaines à venir.

Si le nombre d'employés qui veulent réintégrer le lieu de travail dépasse les limites d'occupation, les employés devront revenir à un arrangement de télétravail.

Pour l'instant, EDSC n'envisage pas d'utiliser le test rapide comme outil de sélection.

EDSC dispose d’un Outil de dépistage actif de la COVID-19 pour les employés que les employés sont tenus de remplir chaque jour avant d'accéder au lieu de travail physique ou avant d'effectuer du travail sur le terrain. Comme cela a été fait tout au long de la pandémie, si un cas positif est signalé sur le lieu de travail, les procédures standard seront suivies.

Le retour au lieu de travail physique et l'avenir du travail sont liés.

Le retour au lieu de travail physique évoque un retour progressif à l'occupation des bâtiments ministériels à mesure que le pays sort de la pandémie. Toutefois, les mesures à court terme doivent éviter de “revenir en arrière” et doivent être prises en tenant compte de la vision à long terme de l'avenir du travail de EDSC.

L'avenir du travail est une vision à long terme qui soutiendra l'agenda et les priorités de EDSC par le biais d'un certain nombre d'initiatives, notamment la planification et la mise en œuvre d'un environnement de travail hybride et des orientations/outils associés.

En bref : Nos modalités de travail actuelles, où certains employés travaillent sur place à temps plein et d'autres à l'extérieur à temps plein, ou une combinaison des deux (hybride), sont là pour rester.

Il faudra du temps pour déterminer le bon équilibre entre la promotion de la flexibilité du télétravail, la garantie d'un environnement de travail positif et la priorité accordée aux exigences opérationnelles. Il y a également des considérations à prendre en compte, notamment celles liées à la sécurité (par exemple, l'accès à des informations protégées B/Secret hors site), aux biens immobiliers, à la gestion de l'information et au soutien technologique pour permettre aux équipes de travailler dans un environnement hybride.

Le Secrétariat de l'avenir du travail sollicitera les points de l’ensemble du ministère et a déjà entamé des consultations avec divers réseaux. La vision de l'avenir du travail sera élaborée ensemble, en tenant compte des préférences des employés, des besoins opérationnels et de la nécessité de réaliser le mandat de EDSC. À l'heure actuelle, la vision est encore en cours d'élaboration. EDSC s'engage à assurer une approche cohérente et transparente pour établir les modalités de travail, et votre engagement sera essentiel.

La décision de prolonger les modalités de travail actuelles jusqu’à la fin décembre donnera au ministère le temps de réfléchir à la manière de définir et de mettre en œuvre un environnement de travail hybride au sein de EDSC. Pour s’assurer que cela soit fait correctement, le ministère devra tester les hypothèses, expérimenter et identifier ce qui doit être mis en place pour soutenir la mise en œuvre réussie d'un environnement de travail hybride. Il y a beaucoup de choses à faire d'ici la fin de l'année civile.

Avant la fin de l’année civile, une mise à jour sera fournis sur l’avenir du travail à EDSC, y compris sur l’approche proposée pour les modalités de travail hybrides.

Cela ne signifie pas que tout le monde sera de retour au bureau. Les choses ne reviendront pas à la situation qui prévalait avant mars 2020. Le paysage a fondamentalement changé.

Cela dit, EDSC dispose d'une main-d'œuvre diversifiée. Il compte des inspecteurs, des employés qui traitent les demandes sur papier, des agents de service de première ligne, des analystes politiques, des infirmières - et plus encore ! De nombreuses équipes sont interdisciplinaires et assument toute une série de fonctions. La bonne organisation du travail sera différente pour chacune de ces équipes – un modèle unique ne peut tout simplement pas fonctionner. Cependant, les principes qui guident les décisions doivent être justes et cohérents.

Les gestionnaires doivent continuer à soutenir et à permettre aux employés de travailler à domicile et à profiter de la flexibilité offerte par les dispositions actuelles, conformément au message envoyé par les SM. Les employés qui ont travaillé de manière productive depuis leur domicile auront la possibilité de poursuivre au moins jusqu’à la fin de l’année civile.

Les gestionnaires peuvent demander à certains employés de se rendre sur le lieu de travail à temps plein ou à temps partiel en fonction des besoins opérationnels, et ces derniers en seront informés.

Les accords de télétravail sont volontaires et soumis à l'approbation du gestionnaire délégué. Les gestionnaires doivent exercer leur pouvoir discrétionnaire de manière équitable, transparente et non arbitraire lors de l'évaluation de la demande de télétravail, en tenant compte d'une série de facteurs, y compris des considérations opérationnelles. Des informations additionnelles ainsi que des pratiques exemplaires seront communiquées aux gestionnaires avant le mois de décembre.

Le COVID-19 a créé beaucoup d'incertitude. Pendant la pandémie, certains employés peuvent avoir déménagé - temporairement ou définitivement - dans différentes parties du pays pour se rapprocher de leur famille ou pour d'autres raisons.

Les employés doivent savoir que s'ils sont sollicités pour des raisons opérationnelles, ils devront retourner sur leur lieu de travail désigné qui est défini dans leur lettre d'offre. Les gestionnaires veilleront à ce que les employés disposent de suffisamment de temps pour prendre des dispositions, le cas échéant, et adopteront une approche équitable et fondée sur des principes pour prendre ces décisions au cas par cas.

La directive sur la réinstallation ne s’applique pas dans ces cas.

Étant donné que les gestionnaires sont délégués pour décider des modalités de télétravail, ils peuvent être en mesure de recruter du personnel à l'échelle du pays, en notant que le télétravail est un arrangement volontaire. Lors de la dotation de postes, les zones de sélection sont déterminées en fonction d'un certain nombre de facteurs, y compris l'endroit où se trouve le bassin de talents prévu, ce qui comprend les possibilités connexes d'atteindre les objectifs de représentation de la diversité et de bilinguisme de l'effectif.

Dans l'immédiat, les gestionnaires continuent de pouvoir faire preuve de souplesse en matière de dotation, conformément aux exigences des politiques en vigueur. Dans le cadre de ses délibérations sur l'avenir du travail, EDSC travaille avec d'autres ministères et organismes centraux pour déterminer s'il est nécessaire de modifier les politiques afin de permettre une plus grande souplesse à l'avenir.

Oui, il est prévu que le remboursement se poursuivra.

Pour la plupart des employés, la conception du lieu de travail est restée la même, avec l'ajout d'une signalisation et de flèches directionnelles afin de faciliter les exigences de distance physique et de maintenir un lieu de travail sain et sécuritaire.

De nombreux lieux de travail de EDSC ont adopté des modèles de postes de travail non assignés; toutefois, dans certains lieux, des consultations et des engagements sont en cours pour déterminer le meilleur aménagement du lieu de travail en fonction des besoins de chaque équipe. Cela variera en fonction du lieu.

Afin de faciliter l'utilisation des postes de travail par tous les employés, il leur sera demandé d'adopter des procédures de bureau propre et de retirer tous les effets personnels des surfaces et postes de travail. Les employés recevront des instructions de leur gestionnaire/responsable de site sur les attentes en matière d'aménagement des postes de travail.

Comme cela peut ne pas convenir à tous les employés, EDSC s’efforcera de fournir des lieux de travail inclusifs en tenant compte de l'accessibilité, et travaillera avec les employés qui pourraient avoir besoin d’un espace de travail dédié (par exemple : personnes handicapées). Il est impératif que tous les employés soient équipés pour réussir, et la prise en compte des besoins individuels est nécessaire pour y parvenir.

EDSC s'efforce d'offrir une expérience sans heurt entre le travail au bureau et le travail à distance afin que les équipes puissent collaborer et atteindre leurs objectifs de travail, quel que soit l'endroit où les membres de l'équipe travaillent. Par exemple, MS Teams restera l'outil de collaboration et de réunion de EDSC.

En outre, le réseau est en cours d'évaluation afin de déterminer les changements nécessaires pour y parvenir. Il devrait s'agir d'une combinaison de mises à niveau du réseau Wifi et du réseau inter bureaux. Les systèmes de vidéoconférence des salles de réunion et MS Teams sont en cours de connexion pour permettre aux participants à une réunion de se connecter à une réunion MS Teams via leur bureau, une salle de réunion ou un téléphone.

Le ministère s'attend à ce que ces pratiques soient maintenues à l'avenir, sous réserve des considérations de sécurité. Toutefois, il est important de noter que l'approche à adopter lorsque l’on travaille à distance avec des informations sensibles continue d'évoluer et que l'approche officielle doit encore être déterminée par les autorités responsables.