Étape 1 : Stratégie d’approvisionnement

  1. 1 à 4
  2. 2 à 4
  3. 3 à 4
  4. 4 à 4

À l’étape de la stratégie d’approvisionnement, la méthode d’approvisionnement à adopter pour se procurer le produit ou le service dont il a besoin doit être déterminé. Les biens et services sont acquis selon les méthodes suivantes :

  • 1.1 Processus contractuels

    1.1 Processus contractuels

    • 1.1.1 Carte d’achat – Pour les achats simples et de faible valeur

      La carte d’achat peut être utilisée pour acheter des biens et des services – à concurrence de la limite de la carte, par exemple 10 000 $, taxes comprises –, comme du mobilier, des fournitures de bureau (sauf les imprimantes et le papier de photocopie) et des services peu complexes.

      Les détenteurs de carte d'achat sont tenus d'utiliser les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d'approvisionnement (AM) établis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) comme première option pour répondre à leurs besoins en matière d'approvisionnement, selon la liste des dix Biens et services lesquels le recours à ces outils est obligatoire. S’il existe une OC, les employés doivent choisir un fournisseur de la liste qu’y relève et doivent mentionner le numéro de l'OC afin de s'assurer que la couronne reçoit le prix et les avantages de l'OC.

      Le titulaire de la carte doit confirmer que le fournisseur accepte la carte d’achat du gouvernement avant de passer une commande. Il faut noter que, si le fournisseur est la seule source d’approvisionnement et qu’il n’accepte pas la carte d’achat, vous pouvez utiliser votre carte d’achat de pair avec le compte PayPal du fournisseur; toutefois, il faut justifier comme il se doit le recours à un tel scénario au moyen du formulaire de justification prévu à cette fin (voir le Bulletin en approvisionnement 2016-7), et le formulaire doit être versé au dossier et fourni sur demande. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’utilisation de PayPal, consultez la présentation relative à Paypal (WebEx) (PPTX, 734 Ko).

      Pour en savoir plus sur les cartes d’achat, consultez le Catalogue iService ainsi que le site du Programme des cartes d’achat. Les clients peuvent aussi trouver dans le Catalogue iService des renseignements additionnels sur les produits ou les services dont ils ont besoin.

    • 1.1.2 Outils existants

      Les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) sont des outils d’approvisionnement de l’administration fédérale conçus pour assurer l’accès à des fournisseurs qualifiés ou préqualifiés des biens et des services requis.

      Dans le cas des offres à commandes, l’autorité contractante passera une commande subséquente aux termes de l’offre à commandes. Certaines offres à commandes permettent d’utiliser la carte d’achat comme méthode de commande subséquente. En ce qui concerne les arrangements en matière d’approvisionnement, on lancera généralement un concours visant l’ensemble ou une partie des détenteurs d’AMA, conformément aux règles énoncées dans l’arrangement.

      On trouvera une liste d’AMA et d’OC sur le site des Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement..

      Certains biens et services sont obligatoirement associés à une AMA ou à une OC. On en trouvera la liste sur le site Achats et ventes.

      Si une AMA ou une OC est associée à un bien ou à un service mais n’a pas de caractère obligatoire, le bien ou le service doit être acheté par ce moyen, sauf si, de l’avis de l’autorité technique et de l’autorité contractuelle, une autre source offre le meilleur rapport qualité-prix.

      Outre les AE et les OC, EDSC a plusieurs autorisations de tâches fondées sur les contrats de capacité sur demande.

      Les outils courants actuellement en place sont les suivants :

      Faites une recherche dans le Catalogue iService pour trouver le bien ou service requis.

    • 1.1.3 Sollicitation entièrement ouverte

      Une sollicitation entièrement ouverte  sur Achatsetventes peut être effectuée lorsque le besoin ne peut pas être effectué en utilisant un outil d’approvisionnement existant et dépasse 25 000 $ pour les achats de biens ou 40 000 $ pour ceux de services.

      EDSC ou un organisme de services communs, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ou Services partagés Canada (SPC), devra gérer le processus de demande de soumissions.

      Centre d’expertise pour l’innovation en matière d’approvisionnement

      Si vos exigences ou les produits dont vous avez besoin sont très particuliers, vous pourriez envisager de recourir à une des approches innovatrices en matière d’approvisionnement. Pour en savoir plus, visitez le site Web du Centre d’expertise pour l’innovation en matière d’approvisionnement.

      Les processus d’approvisionnement concurrentiels (appels d’offres) ne relèvent pas de la compétence d’EDSC s’ils remplissent l’une ou l’autre des conditions suivantes :

      • Il s’agit d’une demande de services d’une valeur supérieure à 3 750 000 $ (taxes comprises).
      • Il s’agit d’une demande de biens d’une valeur supérieure à 25 000 $ (taxes comprises).
      • Il s’agit d’une demande de biens et de services relevant de la compétence de SPC (ainsi que cela est défini dans le catalogue des services de SPC, en anglais seulement).
      • Il s’agit d’une demande de services relevant exclusivement des Services d’approvisionnement en communication de SPAC.
      • Il s’agit de services de recherche-développement (ces services relèvent exclusivement de SPAC).

      Le fractionnement d’un marché est la pratique consistant à subdiviser un besoin global en plusieurs petits contrats afin de se soustraire aux autorités d’approbation ou procédures d’approvisionnement requises. Le fractionnement de marché doit être évitée.

    • 1.1.4 Marchés à fournisseur unique

      Un marché non concurrentiel ou à fournisseur unique est un marché qui n’a pas été précédé d’un appel d’offres. Le client doit justifier de façon concluante pourquoi il a recours à un fournisseur unique pour pouvoir utiliser cette méthode de passation de marchés. La liste des raisons valides aux termes du Règlement sur les marchés de l’État (RME) est présentée dans la suite du document. Le client doit aussi répondre aux questions du CT pour les fournisseurs uniques quand la raison « d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne » est choisie.

      Justification des marchés à fournisseurs uniques aux termes du Règlement sur les marchés de l’État

      Il y a certaines situations où un processus concurrentiel n’est pas nécessaire ou approprié. L’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État (RME) prévoit quatre situations où une autorité contractante peut conclure un marché sans lancer d’appels d’offres, c’est à dire :

      1. les cas d’extrême urgence ou un retard serait préjudiciable à l’intérêt public;
      2. les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas selon le cas :
        • 25 000 $, s’il s’agit d’un marché de fournitures ;
        • 100 000 $, s’il s’agit d’un marché portant sur la prestation de services d’ingénieurs ou d’architectes ou d’autres services nécessaire à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d’un ouvrage ; et
        • 40 000 $, s’il s’agit d’un marché pour des services.
      3. les cas où la nature du marché est telle qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public;
      4. les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

      Toute application de l’une de ces quatre exceptions à l’exigence d’appel d’offres doit être pleinement justifiée dans le dossier contractuel.

      Raisons insatisfaisantes pour invoquer l’exception 6 (d) :

      • Le fournisseur est le seul fournisseur auquel le client est au courant pouvant fournir le bien ou le service.
      • Le fournisseur a été utilisé auparavant et est à la préférence du client.
      • Le fournisseur est local (il ne s’agit pas d’une raison admissibles en vertu des accords commerciaux [réf. ALEC de l’article 201 de la non-discrimination 3.a]).
      • Le besoin est urgent.

      L’autorité contractante examinera la justification du recours à un fournisseur unique et confirmera qu’elle est raisonnable, le cas échéant. Elle énoncera alors la raison justifiant l’appel d’offres limité aux termes des accords commerciaux. Si la justification fournie n’est pas adéquate, on demandera au client de fournir des renseignements additionnels.

      PAC

      L’autorité contractante peut recommander l’affichage d’un préavis d’adjudication de contrat (PAC) lorsque l’on souhaite conclure un marché à fournisseur unique. Un PAC est un avis public affiché sur Achatsetventes.gc.ca qui indique à la collectivité des fournisseurs que l’autorité contractante a l’intention d’attribuer un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur présélectionné, qui est considéré comme étant le seul capable d’exécuter les travaux. Les autres fournisseurs ont ainsi l’occasion de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. À la suite de l'avis aux fournisseurs qui n'ont pas réussi à démontrer, au moyen d’un énoncé des capacités, qu’ils sont en mesure de remplir les exigences exposées dans le PAC, le processus de recours à un fournisseur unique peut être exécuté en vertu des autorisations d’appel d’offres par voie électronique du Conseil du Trésor. Dans le cas où un fournisseur démontre avec succès sa capacité de satisfaire aux exigences énoncées dans le PAC, nous devons procéder à une processus compétitif.

      On ne doit pas afficher de PAC dans les situations où l’autorité contractante ne peut accepter d’énoncé des capacités, ni dans le cadre de processus d’appel d’offres où l’on ne peut utiliser les services d’appels d’offres électroniques ou traditionnels. À titre d’exemple, il ne faut pas publier de PAC dans des situations qui touchent la sécurité nationale, dans des situations d’extrême urgence causées par des événements imprévisibles, ou encore lorsque les travaux ont déjà commencé. Dans de tels cas, il faut consigner comme il se doit dans le dossier d’approvisionnement la raison justifiant la décision de ne pas publier de PAC.

    • 1.1.5 Chèques de dépannage

      Dans certains cas bien précis où la carte d’achat est appropriée mais où le fournisseur ou le particulier ne l’accepte pas, on pourra utiliser un chèque de dépannage. Seul le coordonnateur des chèques de dépannage est autorisé à émettre un tel chèque, et il faut donc obtenir son approbation avant d’utiliser cette approche.

      Pour obtenir plus de renseignements sur les chèques de dépannage, veuillez consulter les procédures d’utilisation.

  • 1.2 Méthodes pouvant être utilisées en remplacement des processus d’approvisionnement normaux

    1.2 Méthodes pouvant être utilisées en remplacement des processus d’approvisionnement normaux

    • 1.2.1 Engagements de fonds

      Les engagements de fonds qui suivent sont approuvés (on parlait auparavant de paiements manuels).

      Il convient de noter que l’on doit toujours se conformer aux procédures ministérielles relatives aux dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements (DVACE) lorsque celles ci sont applicables.

      Liste des engagements de fonds approuvés

      1. Protocole d’entente avec d’autres ministères, organismes publics et sociétés d’État (voir le Bulletin en approvisionnement 2015-11 (PDF, 88 Ko) pour obtenir plus de renseignement);
      2. Protocole d’entente avec d’autres ordres de gouvernement (voir le Bulletin en approvisionnement 2015-11 pour obtenir plus de renseignements y compris les changements annoncés dans le Bulletin 2018-8 sur l’utilisation des PE avec les universités ou collèges);
      3. Remboursement de frais de scolarité;
      4. Participation à des conférences;
      5. Engagement de fonds du Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC) interrelié avec des systèmes partenaires;
      6. Engagements relatifs à des subventions et contributions (S et C) autrement que par l’entremise du SCSC (par exemple aux termes d’Ententes sur le développement du marché du travail (EDMT));
      7. Règlement interministériel (RI) non salarial;
      8. Recharge des machines à affranchir;
      9. Utilisation des marchés de publications et des formulaires ministériels;
      10. Engagements de fonds liés aux voyages – ces engagements seront traités par la Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM);
      11. Paiement des coûts du parc automobile au moyen de la carte de crédit ARI pour le parc automobile (en vertu d’un contrat avec SPAC);
      12. Frais de réinstallation des employés – remboursement aux employés ou paiement au titre des coûts à Brookfield Global Relocation (en vertu d’un contrat avec SPAC);
      13. Remboursement de frais médicaux des employés;
      14. Paiements à des professionnels de la santé au titre des frais médicaux des employés, à concurrence de 500 $;
      15. Services de locaux avec Brookfield Global Integrated Solution (BGIS, en vertu d’un contrat avec SPAC);
      16. Réclamations contre l’État.
    • 1.2.2 Ententes contractuelles et paiements de transfert

      Dans la mesure du possible, et en particulier lorsque des ressources du secteur privé sont mobilisées, la meilleure approche consiste à protéger l'État en établissant un contrat, lequel devra être conforme aux dispositions du Règlement sur les marchés de l'État (RME) et de la Politique sur les marchés.
      Cependant d'autres instruments sont aussi disponibles. Déterminer le type d'instrument à utiliser, requiert une compréhension des caractéristiques juridiques de chaque partie, des lois et des politiques applicables, ainsi que de la teneur et la nature de la transaction. Pour en savoir plus à propos des types d'ententes qu'EDSC peut conclure, consultez les Lignes directrices sur les ententes.

  • 1.3 Passation de marchés – Méthodes inappropriées

    1.3 Passation de marchés – Méthodes inappropriées

    Une méthode inappropriée de passation de marchés se produit lorsqu’une personne ne possédant pas l’autorité de conclure un marché procède à l’achat de biens ou de services d’un fournisseur sans suivre le processus d’approvisionnement d’EDSC. Lorsqu’une telle situation se produit, une confirmation de commande ou un contrat incluant des clauses précontractuelles doit être émis afin de pouvoir procéder aux paiements relatifs à l’achat.

    Les demandes de confirmation de commande ou de travaux précontractuels doivent être soumises en utilisant le formulaire de justification (DOCX, 29 Ko), conformément au processus de confirmation de commande ou de travaux précontractuels. Une fois le formulaire révisé et finalisé, avec l’assistance du spécialiste en approvisionnement de la DGDPF, il devra être signé par le/la gestionnaire du centre financier et de son supérieur immédiat. Pour les besoins de plus de 5 000$, la signature du DG ou du SMA respectif sera aussi requise.

    La DGDPF révisera toutes les demandes de confirmation de commande ou de travaux précontractuels et pourrait recommander des mesures correctives pouvant aller jusqu’au retrait des pouvoirs délégués. Veuillez consulter « Retrait des pouvoirs » sous la section Directive sur l’instrument de délégation de pouvoirs du document Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers - Notes supplémentaires.

    À EDSC, toutes les demandes de contrats, y compris les confirmations de commande ou de travaux précontractuels provenant des organisations de gestionnaire de centre financier, sont gérées par l’équipe des opérations d’approvisionnement de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF).

  • 1.4 Calendrier

    1.4 Calendrier

    Quel que soit l’outil ou la méthode que l’on utilise, le calendrier d’approvisionnement constituera une partie importante du processus. Le calendrier d’approvisionnement sera déterminé une fois la demande d’achat reçue par le spécialiste en approvisionnement.

    Voici certains facteurs qui peuvent avoir une incidence sur le calendrier.

    Approbation du Comité d’examen des acquisitions (CEA)

    Le comité d’examen des acquisitions assure la surveillance des activités d’approvisionnement qui présentent un potentiel de risque plus élevé pour l’organisation en effectuant des examens à l’étape précontractuelle du cycle de l’approvisionnement. Le rôle du comité est de faire respecter les valeurs de prudence, d’intégrité et de saine gestion des contrats.

    Le CEA se rencontre hebdomadairement, limitant les impacts sur le calendrier d’approvisionnement. Le comité peut aussi se rencontrer en dehors de l’horaire établi lorsque requis.

    Le CEA doit réviser et approuver tout marché proposé pour lequel s’applique l’une des situations suivantes :

    • Les marchés compétitifs estimés à plus de 1 M$ ;
    • Les marchés en source unique de plus de 25 000$ pour les biens ou plus de 40 000$ pour les services (incluant les PAC) ;
    • Les marchés avec un degré élevé de risque ou d’exposition ;
    • Les marchés invoquant une exception relative à la sécurité nationale (ESN) d’une valeur supérieure au seuil de tout accord commercial ;
    • Les marchés assujettis à une entente sur les revendications territoriales globales (ERTG) ;
    • Avant l’attribution d’un marché avec un ancien fonctionnaire touchant une pension aux termes de la loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) ;
    • Les demandes pour l’émission d’une confirmation de commande ou d’insertion de clauses précontractuelles dans un contrat ; ou
    • Les marchés susceptibles d’avoir des répercussions socioéconomiques tels qu’identifiés par la gestion de la PGBA.

    Pour plus de détails, veuillez consulter la page web du Comité d’examen des acquisitions.

    Exigences en matière de sécurité

    Il convient de noter que les exigences de sécurité peuvent avoir des répercussions importantes sur le calendrier.

    Échéancier général :

    • Sécurité du personnel – jusqu’à cinq jours
    • Pouvoir de traiter la TI (RCN) – jusqu’à 30 jours ouvrables
    • Pouvoir de traiter la TI (à l’extérieur de la RCN) – jusqu’à 90 jours ouvrables
    • Inscrire un nouveau fournisseur à l’autorisation – jusqu’à six mois

    S’il y a une exigence de sécurité associée au produit ou au service acheté, le processus de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) devrait commencer tôt.

    Périodes minimales d’affichage pour les processus concurrentiels

    Si le bien ou le service demandé n’est assujetti à aucun des accords commerciaux, la période d’affichage de la DP est laissée à la discrétion de l’autorité contractante, mais ne devrait pas être moins de 15 jours civils dans des circonstances normales.

    La DP doit également être affichée pour un minimum de 15 jours civils lorsqu’un des outils d’approvisionnement obligatoires est utilisés (SPICT, SPTS, SPICS, ProServices).

    Si la valeur du bien ou service demandé atteint le seuil de l’un ou l’autre des accords commerciaux internationaux, la période minimale de publication de la sollicitation est de 40 jours civils. Cette période peut être réduite de 5 jours pour chacune des conditions suivantes. Toutefois, elle ne peut être inférieure à 30 jours civils :

    • L’avis de projet de marché (APM) est publié par voie électronique ;
    • Tous les documents d’appel d’offres sont rendus accessibles par voie électronique à compter de la date de publication de l’APM;
    • L’entité contractante accepte des soumissions par voie électronique.

    Indépendamment des exigences relatives aux périodes minimales de sollicitation ci-hautes, les fournisseurs doivent toujours disposer d’un délai raisonnable pour préparer et présenter des soumissions valables. Dépendamment de la nature et complexité du marché, le spécialiste en approvisionnement pourrait déterminer qu’une période de sollicitation plus longue est requise.   

    Normes de service applicables aux demandes à l’équipe d’approvisionnement d’EDSC

    Le client doit être informé le plus tôt possible durant le processus d’approvisionnement à propos des échéanciers de passation de marchés. La complexité du processus d’approvisionnement aura une incidence sur la durée du processus. Veuillez vous rendre sur iService pour obtenir de plus amples renseignements sur les normes de service d’EDSC. Les clients qui présentent des DA doivent aussi être au courant de les échéanciers d’approvisionnement (PDF, 24.7 Ko).

    Il convient de noter que les normes de service s’appliquent aux approvisionnements gérés par EDSC. Les demandes qui excèdent les limites des pouvoirs de passation de marchés d’EDSC (PDF, 221 Ko) seront transmises à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ou à Services partagés Canada (SPC) par le spécialiste de la passation de marchés, selon le cas.