Procédures ministérielles relatives aux dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’Événements (DVACÉ)

La Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'Événements du Conseil du Trésor (CT) ainsi que la Politique ministérielle sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'Événements exigent que les activités de voyage, d'accueil, de conférence et d’Événements soient autorisées au préalable.

DVACÉ - Information générale

L’Instrument de délégation financière doit être lu conjointement avec les Notes Supplémentaires (Section 6 de l’Instrument), qui définissent les restrictions et limitations financières. Toutes les valeurs incluent les taxes applicables.

Pour toute question, vous devez d’abord contactez votre coordonnateurs de DVACÉ par direction générale/région.

Procédures DVACÉ

Si le pouvoir d'approbation préalable a été délégué aux cadres supérieur du ministère (CSM – les personnes relevant directement du Sous-ministre) ou à des gestionnaires de niveau moins élevé, le secteur de programme doit conserver les documents pertinents incluant toutes les justifications nécessaires aux fins d'une vérification ultérieure éventuelle.

Arbre de décision DVACÉ (PDF, 245 Ko)

Outil DVACÉ

Outil DVACÉ (XLSM, 483 Ko)

Un outil a été développé pour soutenir l'application de la politique à EDSC. L'outil est conçu pour être intuitif et il intègre l'application de la politique et des outils existants. Afin de vous assurer de disposer de la plus récente version de l'outil, nous vous recommandons de télécharger une copie chaque fois que vous devrez l'utiliser.

Tous les coûts présentés sur le formulaire DVACÉ doivent inclure les taxes applicables, les pourboires et les frais divers.

Vous devez utiliser l’outil DVACÉ si votre activité est un Événement, inclue des frais d'accueil ou des frais de conférence. L'outil peut tout de même être utilisé pour d'autres type de dépenses reliées à une activité, qu'il s'agisse ou non d'un Événement et selon la volonté de la Direction générale.

Documents à inclure dans un dossier d'approbation :

  1. Note de service
  2. Formulaire d’autorisation DVACÉ – Qui est créé lors de l’utilisation de l’Outil DVACÉ (XLSM, 483 Ko) S’il ne répond pas à vos besoins dû à la complexité de votre activité, veuillez communiquer avec l’équipe des politiques financières : nc-cfob-financial_po@hrsdc-rhdcc.gc.ca
  3. Plan de voyage (XLSX, 30 Ko) (le cas échéant)
  4. Sommaire des dépenses d'accueil (XLSX, 23 Ko) (le cas échéant)
  5. L'ordre du jour (si disponible)
  6. La liste des participants (si disponible)
  7. Tout autre document pertinent relatif à la demande d'approbation
  • Voyages

    Visitez la section Voyage pour trouver des informations sur les demandes de voyage, les préparatifs de voyage, les dépenses applicables et plus encore.

    • Autorisation générale de voyager (AGV)
      • Il ne faut pas utiliser les AGV pour une organisation ministérielle ou un groupe d’employés.
      • Les AGV incluront tous les éléments des autorisations de voyager du Tableau 1 (référé à l’annexe A de la Directive sur les DVACÉ du CT) en appliquant la meilleure estimation des coûts disponibles.
      • Les AGV ne peuvent être établis que pour des déplacements de nature répétitive (quatre fois ou plus par année fiscale), pour le même motif et le même type de déplacement, et lorsqu'il existe un argument convaincant en faveur de l'efficacité administrative (référer à l'article 4.3.6 de la Politique ministérielle sur les DVACÉ).
      • Si un employé doit se déplacer pour participer à un Événement, l’approbation d’initiation des dépenses pour l’Événement a préséance sur toute AGV en vigueur concernant l’employé. Ce qui veut dire que l’AGV ne peut pas être utilisé.

      Formulaire d'AGV (XLSX, 92 Ko)

  • Accueil

    Consiste normalement en la fourniture de repas et de rafraîchissements offert pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole, ou lorsque nécessaire pour faciliter le bon déroulement des activités gouvernementales.

    Premières Nations, inuit(e)s et métis(ses)

    Le Guide sur les protocoles relatifs aux Aîné(e)s membres des Premières Nations, inuit(e)s et métis(ses) d’EDSC a été conçu dans le but de vous aider à interagir de façon respectueuse avec les Aîné(e)s autochtones et de manière conforme aux politiques ministérielles.

    Le Guide est le fruit d’une étroite collaboration entre la Division de la mobilisation autochtone et de la coordination, le Cercle des employés autochtones et la Direction générale du Dirigeant principal des finances.

    Pour de plus amples renseignements, veuillez contacter : NC-ICE-MAC-GD, nc-ice-mac-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

    • Taux par personne (à compter du 1er octobre, 2021)

      Canada – Accueil

      Aliments & Breuvages
      Coût standard par personne      		Coût maximum par personne nécessite l’approbation du Sous-Ministre
      1.5 x Coût standard par personne
      Petit déjeuner x 1.5 = $32.02 $48.04
      Rafraîchissement x 0.5 = $10.67 $16.00
      Déjeuner x 2 = $43.20 $64.80
      Réception: Petit-déjeuner x 2 = $42.70 $63.05
      Souper x 1.75 = $92.75 $139.12

      Indemnité de repas

      • Canada
        • Petit-déjeuner: $21.35
        • Déjeuner: $21.60
        • Souper: $53.00
        • Faux frais: $17.30
      • Nunavut
        • Petit-déjeuner: $28.25
        • Déjeuner: $34.30
        • Souper: $91.35
        • Faux frais: $17.30
      • Territoires du Nord-Ouest (TNO)
        • Petit-déjeuner: $24.80
        • Déjeuner: $30.05
        • Souper: $64.35
        • Faux frais: $17.30
      • Yukon Alaska
        • Petit-déjeuner: $22.90
        • Déjeuner: $21.05
        • Souper: $60.65
        • Faux frais: $17.30
    • Autorisation générale pour l'accueil (AGA)
      • Les AGA peuvent être utilisées à titre exceptionnel lorsque des économies administratives substantielles peuvent être démontrées et qu'il est certain que les risques seront atténués.
      • Toutes les demandes d'AGA doivent être présentées dans le formulaire prescrit aux fins d'examen et d'approbation par le DPF.
      • Les AGA ne peuvent pas être utilisées pour une forme d'accueil qui devrait autrement être approuvée par le SM ou le ministre.

      Formulaire d'AGA (XLSX, 65 Ko)

  • Conférence vs formation

    Conférences :

    Se réfère à un Congrès, conventions ou séminaires ou autre rassemblement formel normalement organisés par de tierces parties ne faisant pas partie du gouvernement et dont les participants débattent du statut d’une discipline (par exemple, sciences, économie, technologie, gestion, etc.) ou en sont informés.

    Arbre de décision des conférences (PDF, 217 Ko)

    La Liste ministérielle des conférences vs formation (XLSX, 52 Ko)

    Formation :

    Frais payés pour des activités d’apprentissages formelles qui comprennent un plan et des objectifs d’apprentissage établis et lorsque le principal but est de permettre aux participants d’acquérir ou de maintenir à jour ses compétences et ces connaissances.

    Veuillez noter que si votre formation est payée par les Fonds d'investissements de formation (B011), un ordre interne (OI) pour l'apprentissage est requis pour suivre toutes les dépenses associées aux activités d'apprentissage (p. ex. coûts du cours, coûts de déplacement et/ou coûts de participation, comme les frais d'inscription) à moins que la formation soit considérée comme un Événement (conférence Événement) ou qu'il comprenne un voyage international auquel cas un OI de type Événement ou voyage international doit être utilisé. Veuillez noter que l'ordre interne pour l'apprentissage est différent de l'ordre interne pour les voyages internationaux ou les Événements. Pour plus d'information, veuillez-vous référer à la page iService du Collège sur les Ordres internes pour l'apprentissage.

  • Événement

    Événement

    Rassemblements de personnes (y compris les fonctionnaires et les non-fonctionnaires) participant à des activités autres que des activités opérationnelles du ministère. Parmi les exemples d’Événements, il y a notamment :

    • Les journées de réflexion de la direction et du personnel;
    • La participation aux conférences;
    • Les cérémonies de remise de prix et de reconnaissance;
    • Les célébrations ministérielles.

    Afin de faciliter l'application de la Directive sur les dépenses de DVACÉ du Conseil du Trésor et la Politique ministérielle sur les dépenses de DVACÉ, vous devez utiliser l'Outil DVACÉ (XLSM, 483 Ko) qui est le formulaire officiel d’approbation d’un Événement à EDSC.

    Le coût total estimé pour un Événement doit inclure toutes les dépenses ministérielles associées à l’activité (provenant parfois de plusieurs directions générales) et qui comprend sans s'y limiter, le coût de transport, de logement, des repas, des frais de conférence, des frais professionnels et des frais d'accueil.

    Important : Un ordre interne (OI) de type Événement doit être utilisé pour toutes les dépenses reliées à un Événement. Veuillez contacter l`équipe des politiques financières : nc-cfob-financial_po@hrsdc-rhdcc.gc.ca pour obtenir l'OI pour votre Événement approuvé.

Questions?

Pour toutes questions, vous pouvez communiquer avec l’équipe des politiques financières : nc-cfob-financial_po@hrsdc-rhdcc.gc.ca.