Chèques de dépannage

Instructions aux clients :

Utilisation des chèques de dépannage

Le service de l’approvisionnement de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) permet l’utilisation de chèques de dépannage dans le cadre de transactions pour des services de faible valeur et de faible risque, lorsque l’utilisation de la carte d’achat est appropriée mais que le fournisseur ou le particulier n’accepte pas celle-ci. Les chèques de dépannage, lesquels sont tirés à partir de la carte d’achat, sont utilisés exceptionnellement pour les paiements urgents liés à des exigences opérationnelles et qu’il n’y a aucune autre alternative de paiement (B.2.2.1.4.2 Directive sur les paiements).Par exemple, un chèque de dépannage pourrait être utilisé pour :

rémunérer les participants à un groupe de discussion;
rémunérer des Anciens lors du partage de connaissances et d’enseignements traditionnels.
payer les factures émises par le propriétaire/gestionnaire d’immeuble lors d’évènements imprévus (fausses alarmes, services de serrurier) et que la CA n’est pas acceptée.
effectuer le paiement des fournisseurs de services de faible valeur œuvrant dans des segments vulnérables ou dans des régions éloignées, lorsqu’un seul fournisseur peut effectuer le service, qu’il n’accepte pas la carte d’achat et qu’il ne peut attendre pour le paiement.

Les chèques de dépannage ne doivent pas être utilisés aux fins suivantes :

lorsqu`un contrat peut être mis en place.
remplacer ou éviter le processus d’approvisionnement ou d’utilisation de la carte d’achat, ou en alternative à une confirmation de commande.
le paiement d’une facture pour un bien ou un service ayant déjà été fourni (autre que pour les événements imprévus dans le cadre de la gestion de l’immeuble).
les transactions interministérielles (sauf celles avec CORCAN).
l’obtention d’avances de fonds.
les frais d’opérations et d’entretien des véhicules du parc automobile, sauf pour les droits d’immatriculation, les achats courants pour des articles relatifs aux véhicules effectués spécifiquement dans le but de monter un inventaire (batteries, pneus, huile, filtres et pièces de rechange) ou lorsque la carte d’achat du parc automobile n’est pas acceptée.
les frais de voyage/déplacements.
les services impliquant de la propriété intellectuelle ou de la sécurité.
les remboursements de tous types à un employé du gouvernement.

Pour utiliser un chèque de dépannage, le client doit fournir une justification au coordonnateur des chèques de dépannage. L’utilisation d’un chèque de dépannage est à la discrétion du coordonnateur des chèques de dépannage.

Exemple de justification :

La {Nom de la direction générale} mène une consultation pour ___. Dans le passé, il a été très difficile d’amener des citoyens à participer à ces consultations au moyen de la procédure habituelle. Pour assurer le succès de ce projet, nous recommandons l’utilisation de chèques de dépannage, qui est le seul moyen d’encourager les citoyens à participer à la consultation; conséquemment les participants exigent des paiements simples et rapides. Ces participants n’acceptent pas la carte d’achat, puisqu’ils sont de simples citoyens.

Rôles et responsabilités

Coordonnateur des chèques de dépannage: le coordonnateur des chèques de dépannage est la seule personne autorisée à émettre des chèques de dépannage. Les chèques de dépannage sont tirés à partir de la carte d’achat du coordonnateur des chèques. Le coordonnateur est responsable de documenter et conserver au dossier toutes les transactions effectuées au moyen de chèques de dépannage. Il est également responsable de la protection des chèques de dépannage en les gardant au bureau dans un endroit verrouillé (comme un classeur ou un tiroir).

Demandeur de chèque : Le demandeur de chèque est responsable de soumettre la demande ainsi que les formulaires applicables au coordonnateur des chèques de dépannage. Le client est aussi responsable de prévenir la perte, le vol et l’utilisation non autorisée des chèques de dépannage en sa possession.

Comment demander un chèque de dépannage

Lorsque les chèques peuvent être émis, une fois les services ayant été rendus

NOTA : Un Formulaire justificatif pour les chèques de dépannage doit être fourni et approuvé par un coordonnateur des chèques de dépannage avant que les services ne soient rendus pour utiliser cette méthode. Si les services ont déjà été rendus et que vous contactez un coordonnateur des chèques de dépannage pour la première fois, vous devrez faire une confirmation de commande (sauf pour les événements imprévus dans le cadre de la gestion de l’immeuble).
1. Le demandeur de chèque doit d’abord confirmer que le fournisseur proposé n’accepte pas la carte d’achat.
2. Le demandeur de chèque doit remplir le Formulaire justificatif pour les chèques de dépannage et l’envoyer au coordonnateurs des chèques de dépannages.
3. Si la demande d’utilisation de chèques de dépannage est approuvée par un coordonnateur des chèques de dépannage, le demandeur peut poursuivre le processus.
4. Un Formulaire d’émission des chèques de dépannage doit être rempli pour chaque chèque demandé. Une fois que les services ont été rendus le Formulaire d’émission des chèques de dépannage dûment signé doit être envoyé au coordonnateur des chèques de dépannage.
5. Le coordonnateur des chèques de dépannage émettra les chèques. Le coordonnateur des chèques de dépannage s’efforcera d’émettre les chèques et de les faire parvenir soit au demandeur de chèque, soit au(x) fournisseur(s) dans un délai de trois jours ouvrables. Le numéro de chèque sera inscrit sur le Formulaire d’émission des chèques de dépannage.
6. Les achats seront conciliés avec le relevé mensuel des cartes d’achat, et les montants seront imputés aux centres de coûts appropriés.
Lorsque les chèques sont requis avant que les services ne soient rendus :
1. Des chèques peuvent être émis avant la prestation des services dans certaines circonstances, notamment :
  1. pour rémunérer des participants aux groupes de discussion lorsque le paiement doit être remis aux participants le jour de la tenue du groupe de discussion.
  2. pour rémunérer des Aînés fournissant des connaissances et des enseignements traditionnels lorsque le paiement doit leur être remis le jour de l’événement.
  S’assurer que les chèques sont demandés bien avant le moment où ils sont requis. Bien que les demandes puissent être traitées de façon urgente, un délai de plusieurs jours peut s’écouler avant de recevoir les chèques par la poste, particulièrement lorsque les chèques sont requis à l’extérieur de la RCN.
2. Le demandeur de chèque doit d’abord confirmer que le fournisseur proposé n’accepte pas la carte d’achat.
3. Le demandeur de chèque doit remplir le Formulaire justificatif pour les chèques de dépannage et l’envoyer au coordonnateur des chèques de dépannage.
4. Si la demande d’utilisation de chèques est approuvée par un coordonnateur des chèques de dépannage, un Formulaire d’émission des chèques de dépannage doit être rempli pour chaque chèque demandé et doit être envoyé au coordonnateur des chèques de dépannage.
5. Le coordonnateur des chèques de dépannage émettra les chèques poste daté à la date de l'événement. Le coordonnateur des chèques de dépannage s’efforcera d’émettre les chèques et de les faire parvenir soit au demandeur, soit au fournisseur dans un délai de trois jours ouvrables. Le numéro de chèque sera inscrit sur le Formulaire d’émission des chèques de dépannage.
6. Tous les chèques non utilisés en possession du demandeur doivent être retournés au coordonnateur des chèques de dépannage. Le coordonnateur des chèques de dépannage détruira tous les chèques inutilisés et en tiendra un registre de tous les chèques inutilisés.
7. Les achats seront conciliés avec le relevé mensuel des cartes d’achat, et les montants seront imputés aux centres de coûts appropriés.

Lorsque des dépenses de voyages et d’accueil doivent être engagées

Les dépenses de voyages et d’accueil peuvent être inclus dans le montant total des chèques de dépannage, à condition que la politique sur les Dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’Événements (DVACE) soit respectée.

Lorsque des dépenses de voyages et/ou d’accueil doivent être inclus dans le total du chèque de dépannage, le chèque ne sera émis qu’une fois le service rendu et que les reçus pour la portion des dépenses de voyages et d’accueil auront été soumis. Les chèques seront émis en fonction des montants réels de dépenses de voyages et d’accueil, et non des montants estimés.

Prendre note que les dépenses de voyages et d’accueil ne seront payés par chèque de dépannage que lorsqu’un chèque est demandé pour la rémunération d’une personne. Des chèques ne seront pas émis pour des dépenses de voyages et d’accueil seulement.

Lorsque possible et conformément, veuillez utiliser la carte de voyage du ministère.

Contraintes

Les chèques de dépannage peuvent être émis pour des montants pouvant atteindre 1 000 $. Les exceptions à la limite doivent être approuvées par le directeur exécutif, Politique sur la gestion des biens et approvisionnement (PGBA). Les chèques de dépannage ne peuvent être émis qu’en dollars canadiens.

Les chèques de dépannage ne doivent être utilisés que pour effectuer des achats et des paiements autorisés et officiels du gouvernement, et tous les achats doivent respecter les lois, règlements et politiques du gouvernement et du ministère, incluant les limites des pouvoirs délégués et les limites des cartes. Les chèques de dépannage ne peuvent pas être émis pour les besoins impliquant la création ou modification de la propriété intellectuelle (PI), lors de la présences d’exigences en matière de sécurité, lorsque la carte d’achat peut être utilisée ou pour contourner les politiques contractuelles.

Les chèques de dépannage ne doivent pas servir au paiement d’honoraires.
EDSC n’a pas l’autorisation de payer des honoraires, conformément à la section 4.4.2 iv de la Politique ministérielle sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.

Il est important de noter que lorsqu’un fournisseur ou un particulier reçoit une somme de 500 $ par année, qu’il s’agisse d’un paiement unique ou d’un total cumulatif de plusieurs paiements, un formulaire T1204 sera émis.

Le coordonnateur des cartes d’achat et le coordonnateur des chèques de dépannage doivent être informés par écrit dans les 24 heures suivant la perte, le vol, l’utilisation non autorisée ou l’usage abusif soupçonné de chèques de dépannage.

Les frais d’intérêt pour l’utilisation des chèques ainsi que le coût des chèques sont actuellement couverts par la DGDPF.

Les demandes de renseignements relatives au programme des chèques de dépannage doivent être adressées à :
ESDC.GIPA.ChequesDepannage-ConvenienceCheque.IPPM.ESDC