Lignes directrices sur les ententes

Les présentes lignes directrices fournissent des conseils à propos des types d’ententes qu’EDSC peut conclure avec différents organismes ou avec d’autres gouvernements.

• Marchés
• Paiements de transfert
• Ententes contractuelles

Dans la mesure du possible, et en particulier lorsque des ressources du secteur privé sont mobilisées, la meilleure approche consiste à protéger l’État en établissant un marché, lequel devra être conforme aux dispositions du Règlement sur les marchés de l’État (RME) et de la Politique sur les marchés.

Cependant d’autres instruments sont aussi disponibles. Déterminer le type d’instrument à utiliser, requiert une compréhension des caractéristiques juridiques de chaque partie, des lois et des politiques applicables, ainsi que de la teneur et la nature de la transaction. Tous ces éléments, sont abordés dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et tous, ont de différentes obligations juridiques et politiques . Il est important de trouver l’outil le plus performant afin d’assurer la meilleure valeur pour l’État et d’établir des attentes et des conditions de paiement claires, pour les deux parties.

Qui faut-il consulter?

Avant d’établir n’importe quel type d’entente, on devrait demander conseil aux domaines d’expertise appropriés. Pour tous les types d’ententes, à l’exception des paiements de transfert, le premier point de contact devrait être l’équipe d’approvisionnement d’EDSC. Pour les paiements de transfert, consultez le Centre d’expertise sur les subventions et contributions.

Dans la plupart des cas, les ententes contractuelles devront également être examinées par les Services juridiques. L’équipe de la politique financière révisera les arrangements interministériels et répondra aux questions, lorsque requis.

Autorités et règlements

En règle générale, le Règlement sur les marchés de l’État ne s’applique pas aux ententes contractuelles, donc il n’est pas nécessaire de lancer un appel d’offres. De plus, les accords commerciaux ne s’appliquent habituellement pas. Il peut toutefois y avoir des exceptions. En cas de doute, vous devriez consulter l’unité des services juridiques pour déterminer si le RME ou des accords commerciaux s’appliquent à une entente en particulier.

Néanmoins, les ententes contractuelles sont assujetties aux pouvoirs de marchés de base énoncés à la partie I de l’appendice C, « Directive sur les marchés » de la Politique sur les marchés. Puisqu’on ne procède normalement pas à un appel d’offres lors de l’établissement d’ententes contractuelles, ces ententes sont assujetties aux pouvoirs de marchés de base non concurrentiels énumérés dans la Directive sur les marchés (appendice C de la Politique sur les marchés).

La limite des pouvoirs de marchés de base non concurrentiels pour les services d’EDSC est 200 000 $.

Lorsqu’une entente contractuelle dépasse la limite d’EDSC, celle-ci peut être acheminée à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), par l’intermédiaire du groupe Services spécialisés en matière d’approvisionnement (GSSA). SPAC a une limite de passation de marchés non concurrentiels de 5,75 M$ pour les services. Une demande d’achat (DA) devra être saisie dans maSGE (SAP) et l’équipe d’approvisionnement de la DGAPF acheminera le formulaire de demande 9200 à SPAC.Une justification d’un marché à fournisseur unique, l’énoncé des travaux, une ébauche de l’entente ainsi que tout autre document justificatif doit accompagner la DA. Consulter l’équipe d’approvisionnement d’EDSC à ce sujet.

Toutes ententes contractuelles dont la valeur excède la limite des pouvoirs de marchés de base de SPAC devront être approuvées par le Conseil du Trésor.

Voyages

Quel que soit le type d’entente ou le contrat, si des voyages sont prévus, il doit y avoir une disposition précisant que tous les voyages sont assujettis à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ou aux Autorisations spéciales de voyager ainsi qu’à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du SCT.

Prenez note qu’il faut toujours se conformer aux procédures relatives aux dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (DVACÉ), ou l’équipe des politiques financières s’il y a lieu.

REMARQUE : Les exemples suivants vous aideront à choisir le type de document convenant à vos besoins; cependant il est important de faire appel à l’équipe des approvisionnements, aux services juridiques et de la politique financière lorsque requis, et ce, tôt dans le processus. Chaque situation doit être évaluée au cas par cas et il est recommandé de contacter, en premier lieu, l’équipe d’approvisionnement d’EDSC afin de déterminer quel type d’entente convient le mieux à vos besoins.

• Contrats

  Un contrat est un accord exécutoire conclu entre le Canada et un particulier ou une entreprise pour la fourniture d’un bien, l’exécution d’un service, la construction d’un ouvrage ou la location à bail d’un bien immobilier, moyennant une contrepartie.

  Lorsque le gouvernement du Canada (GC) acquiert des biens, des services ou des travaux de construction d’un fournisseur, un contrat est requis.

  Le processus d’achat doit faire l’objet d’un suivi et être effectué par l’équipe d’approvisionnement de la DGDPF ou, lorsque approprié, l’achat doit être fait en utilisant la carte d’achat.

  • Biens ou services d’un fournisseur requis aux fins des opérations

    C’est le type d’entente le plus courant. Dans le cadre de votre projet, afin de poursuivre vos travaux, vous avez besoin de certains articles particuliers, de quelqu’un pour rédiger un rapport, d’installer une composante ou bien de conseils à propos d’un aspect de votre travail quotidien. Vous soumettez une DA à l’équipe des opérations d’approvisionnement de la DGDPF afin qu’ils procèdent à l’achat en votre nom, ou s’il s’agit d’un achat peu complexe et de faible valeur remplissant les critères, vous procédez à l’achat en utilisant votre carte d’achat (CA).

  • Ententes avec des universités ou des collèges

    Lorsque l’on souhaite faire appel aux services d’une université ou d’un collège, il faut recourir à un marché d’acquisition. Les clients doivent saisir une DA dans maSGE (SAP) pour que l’équipe d’approvisionnement de la DGAPF établisse un marché. Ce processus s’applique seulement lorsque des paiements sont effectués par EDSC à une université ou un collège et que celui où celle-ci fournit des biens ou services pour utilisation directe par EDSC. Si des biens et/ou des services ne sont pas fournis, un paiement de transfert ou un autre type d’entente pourrait convenir davantage. Contactez l’équipe d’approvisionnement d’EDSC afin de vérifier.

  • Programme de conférences sur le leadership

    Lorsque l’on souhaite organiser une conférence ou un programme portant sur le leadership, un marché d’approvisionnement peut être utilisé. Habituellement, ceux-ci sont offerts par des organisations non gouvernementales. Dans le cas d’un besoin récurrent, il peut être prudent d’établir des offres à commandes comprenant des méthodes de sélection claires aux fins des commandes subséquentes auprès de plusieurs entreprises. Contactez l’équipe d’approvisionnement d’EDSC le plus tôt possible dans le processus.

• Paiements de transfert (subventions et contributions)

  Un paiement de transfert est un paiement monétaire ou un transfert de biens, de services ou d’actifs effectués à un tiers, y compris une société d’État, et qui n’a pas pour résultat l’acquisition de biens, de services ou d’actifs par le gouvernement du Canada en support à ses opérations. Les paiements de transfert sont catégorisés comme étant des subventions, des contributions, et autres paiements de transfert. Les paiements de transfert n’incluent pas les investissements, les prêts, ni les garanties de prêt. D’autres précisions sur la conception et la gestion des programmes de paiements de transfert sont fournies dans la Directive sur les paiements de transfert du SCT.

  • Accords ne visant pas l’acquisition de biens, de services ou de travaux de construction

    Habituellement, les paiements de transfert sont effectués lorsqu’EDSC souhaite appuyer le projet d’un tiers, et qui rencontre le mandat d’EDSC, mais pour lequel EDSC ne recevra aucun bénéfice direct. Si EDSC ne reçoit ni bien ni service en contrepartie (en d’autres termes, si aucune acquisition n’est effectuée), un paiement de transfert, tel qu’une subvention ou une contribution, peut être utilisé. Consultez le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions.

  • Soutenir une conférence

    Lorsque l’on veut financer la tenue d’une conférence externe (pouvant représenter un intérêt pour nous et que nous n’organisons pas), un paiement de transfert sous forme de subvention ou de contribution peut être utilisé. Prendre en note que les laissez-passer du personnel pour les conférences peuvent être payés en utilisant du budget d’opération et d’entretien (O&E) mais que tout financement additionnel peut provenir du fond de subventions et de contributions (S&C). Veuillez consulter le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions.

  • Ententes avec des universités ou des collèges

    Lorsque l’on souhaite conclure une entente avec une université ou un collège et qu’EDSC ne reçoit aucun bien ou service (en d’autres termes, aucune acquisition n’est effectuée), un paiement de transfert, tel qu’une subvention ou une contribution, peut être utilisé. Alternativement, une entente de recherche concertée peut être conclue entre l’établissement et le Ministère. Consultez le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions. Cette situation peut survenir lorsqu’un établissement d’enseignement mène des recherches sur un sujet qui concorde avec le mandat d’EDSC (par exemple l’incidence de la COVID sur les aînés), mais sans faire l’objet d’une demande expresse de la part du Ministère.

  • Ententes conclues avec des organisations internationales (p. ex. l’Organisation de coopération et de développement économiques [OCDE] et l’Organisation mondiale de la Santé [OMS])

    Une organisation internationale est une organisation financée ou supportée par le gouvernement, mais qui est gérée par le secteur privé, et dont au moins deux États sont membres.

    Lorsque l’on souhaite conclure un accord avec une organisation internationale, qu’il y a transfert de fonds mais qu’EDSC ne reçoit aucun bien ou service en retour de ce transfert de fonds (en d’autres termes, aucune acquisition n’est effectuée), un paiement de transfert, tel qu’une subvention ou une contribution, peut être utilisé. Consultez le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions. Un exemple de ceci serait dans le cas où EDSC octroierait un montant fixe à une organisation afin de financer ses recherches, et où l’objectif premier n’est pas d’appuyer les activités ou les politiques d’EDSC, bien que les recherches concordent avec le mandat d’EDSC.

• Ententes contractuelles

  Une entente contractuelle est un arrangement conclu entre le Canada et une entité publique (par exemple une société d’État, une administration publique provinciale ou une municipalité), afin de fournir un bien, à exécuter un service, à construire un ouvrage ou à louer à bail un bien immobilier, moyennant une contrepartie. Ces types d’entente contractuelle ne sont pas un contrat à proprement parler, mais font néanmoins l’objet de certaines limites ou contraintes imposées par le Conseil du Trésor. Le terme « entente contractuelle » n’est pas juridique, mais bien politique. Elles ne s’appliquent pas aux ententes (telles que les ententes de service, etc.) entre ministères fédéraux, programmes de paiement de transfert ainsi que les traités ou ententes qui ne prévoient aucune acquisition sous quelque forme que ce soit. Dans les cas où la collaboration avec d’autres organismes du secteur public permet d’optimiser l’utilisation des ressources, il se peut qu’un contrat ne soit pas la solution appropriée. Il est important de souligner que certains types d’ententes contractuelles n’ont pas force exécutoire, et pour cette raison les Services juridiques devraient être consultés avant de conclure une entente administrative avec une autre entité.

  • Transactions avec d’autres ministères

    Selon l’article 11.4.1 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT), les ententes conclues entre organismes fédéraux ne sont pas des marchés aux termes du Règlement sur les marchés de l’État et de la Politique sur les marchés. Donc, un marché d’acquisition n’est pas requis. Dans la plupart des cas, un protocole d’entente (PE) est utilisé.

  • Comités consultatifs du ministre

    Lorsque le ministre de l’Emploi et du Développement social a besoin des conseils d’un comité consultatif en vertu de l’article 9 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social, une entente contractuelle, signée par le ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social ou son délégé est généralement utilisée. Celles-ci sont des ententes et non des contrats au sens juridique, donc ce sont pas traitées comme un marché d’approvisionnement. Les paiements aux membres d’un comité sont effectués en utilisant un engagement de fonds.

  • Ententes avec des organisations internationales (p. ex. l’Organisation de coopération et de développement économiques [OCDE] et l’Organisation mondiale de la Santé [OMS])

    Une organisation internationale est une organisation financée ou supportée par l’État, mais gérée par le secteur privé, et dont au moins deux États sont membres.

    Lorsque l’on souhaite conclure un accord avec une organisation internationale, une entente contractuelle est habituellement utilisé lorsqu’il y a un transfert de fonds et qu’EDSC reçoit des biens ou services en retour du paiement.

  • Ententes avec les gouvernements provinciaux ou territoriaux et les administrations municipales

    Lorsque l’opération visant à obtenir des biens ou des services est menée avec une entité du secteur public ne faisant pas partie de l’administration fédérale, une entente contractuelle est utilisée. Une pratique exemplaire à cet égard consiste à impliquer l’équipe d’approvisionnement de la DGDPF tôt dans le processus afin de déterminer la meilleure marche à suivre et le type d’entente contractuelle nécessaire. Il est aussi important de consulter les Services juridiques afin de déterminer si une entente, telle qu’une entente fédérale provinciale, est déjà en place. Dans certains cas où le gouvernement fédéral collabore avec d’autres gouvernements en vue de réaliser un projet, les modalités applicables seront déjà enchâssées dans une entente fédérale provinciale.

    Advenant qu’aucun bien ou services ne sont obtenus, un paiement de transfert peut être plus approprié. Une discussion avec l’équipe des S et C tôt dans le processus aidera à déterminer la pertinence d’un paiement de transfert.

    Advenant que le statut d’une entité n’est pas clair, les Services juridiques devraient être consultés afin de déterminer si elle agit en tant qu’organisation du secteur public ou du secteur privé. Par exemple, dans le cas d’organismes quasi gouvernementaux à but lucratif, il est probable qu’un marché d’approvisionnement soit recommandé

    Bien que les ententes de ce type ne sont pas des marchés d’approvisionnement, dans plusieurs cas, nous sommes toujours assujettis aux seuils monétaires imposés par l’annexe C de la Politique sur les marchés. Vérifiez avec l’équipe d’approvisionnement d’EDSC dès le début de votre processus de planification afin de vous assurer que ce type d’entente est approprié.

  • Ententes avec des sociétés d’État

    Lorsque l’on veut conclure une entente avec une société d’État, une entente contractuelle est habituellement utilisée.

    Les sociétés d’État peuvent être un agent/mandataire ou non de l’État. Il est important d’obtenir, de la part de la société d’État, confirmation de son statut en tant que mandataire ou non mandataire (p. ex., à but lucratif ou sans but lucratif).

    Dans l’éventualité que le statut de l’entité ne soit pas clair, les Services juridiques devraient être consultés.

  • Ententes avec des organismes publics étrangers

    Lorsque l’on souhaite obtenir des biens ou des services d’un organisme public étranger, habituellement une entente contractuelle peut être utilisée; par contre, Affaires mondiales Canada (AMC) doit être consulté. Consultez les Services juridiques tôt dans le processus afin d’obtenir des conseils additionnels avant de procéder. Les Services juridiques établiront la liaison avec l’unité d’AMC appropriée.

• Autres situations

  • Supporter la tenue d’une conférence

    La carte d’achat est habituellement utilisée dans le cas d’employés d’EDSC qui assistent à une conférence, cela ne nécessite pas un marché d’approvisionnement formel. Pour les montants au-delà de la limite de la carte d’achat, un engagement de fonds peut être utilisé. Prendre note que l’approbation de l’engagement de dépenses est requise avant tout paiement. Pour toutes questions, veuillez consulter le coordonnateur des DVACÉ de votre direction générale.

  • Ententes avec les gouvernements autochtones

    Puisque ces ententes pourraient être affectées par les dispositions des Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG), des Ententes sur l’autonomie gouvernementale (EAG) et de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), il est important d’impliquer l’unité de la coordination et de l’engagement autochtones, les Services juridiques ainsi que l’équipe d’approvisionnement d’EDSC tôt dans le processus afin de déterminer la meilleure marche à suivre.

    Il est important de savoir que, dans la région du Nunavut, en vertu du chapitre 24 de l’Accord entre les Inuit de la région du Nunavut et Sa Majesté la Reine du chef du Canada, le gouvernement du Canada doit fournir un soutien et une aide raisonnable aux entreprises inuites pour leur permettre de participer aux processus concurrentiels en vue d’obtenir des marchés de l’État. Il est important de se rappeler que les obligations prévues au chapitre 24 sont exécutoires, soutenues par des dispositions législatives et protégées par la Constitution en vertu de l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982.

    Afin d’assurer que tous les ministères fédéraux respectent ces obligations, le gouvernement du Canada a publié la Directive sur les marchés de l’État, incluant les baux immobiliers, dans la région du Nunavut, qui est en vigueur depuis le 20 décembre 2019

    Lors de la mise en place d’une entente, pour des activités d’engagement, avec un organisme autochtone, une entente de contribution est la méthode préconisée par les principaux partenaires autochtones à l’échelle nationale et la plus respectueuse de la relation renouvelée ayant été établi avec les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Plus précisément, les Ententes relatives aux protocoles d'engagement conclus par EDSC avec huit partenaires autochtones nationaux clés permettent d’étayer les capacités de mobilisation à la base et constituent un mécanisme de financement souple dans le cadre duquel d’autres fonds de mobilisation intensive peuvent être injectés à l’échelle de l’organisme par voie de modifications. L’unité responsable de la coordination et de l’engagement autochtones peut fournir des conseils et un soutien en matière d’engagement autochtone et est le point de contact principal concernant les protocoles d’ Ententes relatives aux protocoles d'engagement .

    Si vous voulez vous engager avec des partenaires autochtones, mais n’avez que des fonds de F et E de disponible, nous vous suggérons de contacter le MAC pour discuter des options.