Comité d’examen des acquisitions
Politique de gestion des biens et de l'approvisionnement (PGBA)
Mandat
1 Introduction
Le Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) comprend la supervision des fonctions d'approvisionnement et de passation de marchés, en tant que composante clé d'une approche équilibrée pour un approvisionnement efficace, efficient et économique.
Le Comité d'examen des acquisitions (CEA) d'EDSC est une activité de surveillance des approvisionnements, en continu, gérée par la section de Politique de gestion des biens et de l'approvisionnement (PGBA) au sein de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF). L'objectif de la fonction du CEA est d'assurer que les activités d'approvisionnement et de passation de marchés d'EDSC sont menées conformément aux lois, politiques et procédures applicables, tout en tenant compte des priorités nationales et ministérielles.
Le CEA effectue une surveillance des activités d'approvisionnement présentant un potentiel de risque plus élevé pour l'organisation en effectuant des examens à l'étape précontractuelle du cycle de l'approvisionnement. Le rôle de questionnement du CEA a pour but de défendre les valeurs de prudence, d'intégrité et de saine gestion des contrats.
2 Mandat du Comité d'examen des acquisitions
Le CEA a pour mandat d'assister EDSC à exercer la responsabilisation et l'imputabilité de la fonction d'approvisionnement, tout en jouant une fonction de remise en question.
La section 11.1.1 de la Politique sur les marchés du SCT énonce ce qui suit : « Les autorités contractantes sont encouragées à établir et à maintenir un mécanisme officiel de contestation pour toutes les propositions contractuelles, y compris celles relevant de l'autorité ministérielle... »
3 Responsabilités
Le CEA est responsable de :
- examiner toutes les acquisitions d'EDSC selon les paramètres définis à la section 6;
- fournir des approbations organisationnelles stratégiques pour les approvisionnements sous son champ d'application;
- tenir à jour les comptes rendus de décisions;
- fournir des conseils/soutien à la fonction d'approvisionnement d'EDSC;
- recommander, lorsque approprié, de porter à l'attention du directeur général, Gestion des investissements, des projets et de l'approvisionnement (GIPA), les problématiques relatives aux d'approvisionnements.
4 Composition
Le CEA sera composé des membres suivants :
- Président :
-
Directeur exécutif : Politique de gestion des biens et de l'approvisionnement (PGBA)
- Membres principaux :
-
- Gestionnaire principal : Opérations d'approvisionnement
- Gestionnaire principal : Politique d'approvisionnement, de biens et de la propriété intellectuelle
- Gestionnaire principal : Rapports, vérification et conformité
- Gestionnaire principal : Planification de l'approvisionnement et Services-conseils
- Au besoin :
-
Directeur d'un domaine de programme pertinent ou son représentant délégué
Experts en la matière (p. ex., sécurité, protection des renseignements personnels, etc.)
- Conseillers et invités :
- Le CEA sera appuyé par des « conseillers » représentant un domaine d'expertise, que le CEA consultera sur des points particuliers de l'ordre du jour, à l'occasion de réunions spécifiques. De plus, d'autres invités (p. ex., agents d'approvisionnement, spécialistes techniques) pourraient être invités à participer aux réunions du CEA à titre de ressources compétentes, au besoin.
Remarque : Pour qu'une décision du CEA soit officielle, au moins deux signatures électroniques, du président et/ou de membres principaux, sont requises au compte rendu des décisions (CRD).
5 Opérations du CEA
- 5.1
- Le CEA sera administré par le directeur exécutif, Politique de gestion des biens et de l'approvisionnement (PGBA), qui agira à titre de secrétariat. Les responsabilités du Secrétariat comprennent : la mise en place et la tenue à jour des procédures du CEA, la réception des présentations, établir les agendas, préparer et partager les comptes-rendus des décisions, ainsi que d'assurer le suivi de toutes les présentations au CEA.
- 5.2
- Le CEA se réunira sur une base hebdomadaire dans le cadre de la réunion de la gestion ou de la gestion élargie de l'approvisionnement.
- 5.3
-
Toutes les acquisitions correspondant aux paramètres décrits à la section 6.0 doivent être soumises au CEA pour fin d'examen et d'approbation.
- 5.3.1
- Les présentations doivent être présentées avant l'appel d'offres ou, dans le cas d'un marché à fournisseur unique, aussitôt que possibles durant le processus, mais au minimum avant l'attribution du marché.
- 5.3.2
- Les agents d'approvisionnement doivent soumettre le Formulaire de présentation de la soumission au CEA par voie électronique à leur gestionnaire. Le formulaire doit contenir suffisamment de renseignements pour permettre au CEA de prendre des décisions éclairées.
- 5.3.3
- À la demande du CEA, l'agent d'approvisionnement peut comparaître devant le Comité afin de fournir des renseignements et des clarifications sur sa présentation, lorsque requis.
- 5.4
- Toutes les recommandations et décisions du CEA seront consignées par le Secrétariat et résumées dans un compte rendu des décisions. Le compte rendu des décisions sera fourni au CEA pour révision, pour en vérifier l'exactitude, et approbation.
- 5.5
- Les décisions du CEA seront généralement prises par consensus des membres. Lorsqu'un consensus ne peut pas être atteint, le directeur exécutif de Politique de gestion des biens et de l'approvisionnement, agira en tant qu'autorité de dernière instance.
6 Paramètres pour examen
Conformément à la section 5.3, le CEA examinera les acquisitions répondant aux paramètres suivants :
- 6.1
- marchés concurrentiels de biens et de services dont la valeur est supérieure à 1 million de dollars;
- 6.2
-
acquisitions comprenant un degré élevé de risque ou d'exposition (voir les exemples ci-dessous), tel qu'identifié par la direction de PGBA:
- Apparence de fractionnement de contrat
- Apparence de conflit d'intérêts
- Impact négatif sur la réputation
- Attire l'attention des médias
- 6.3
- tous les marchés ayant été identifiés comme exceptions à la sécurité nationale (ESN) d'une valeur supérieure au seuil des accords commerciaux;
- 6.4
- marchés à fournisseur unique pour des biens, d'une valeur supérieure à 25 000 $;
- 6.5
- marchés à fournisseur unique pour des services, d'une valeur supérieure à 40 000 $, (incluant les PAC);
- 6.6
- marchés assujettis aux ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG);
- 6.7
- tous les marchés avec d'anciens fonctionnaires touchant une pension aux termes de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP);
- 6.8
- les confirmations de commande telles qu'identifiées par la direction de la PGBA;
- 6.9
- les approvisionnements susceptibles d'avoir un impact socioéconomique, tel qu'identifié par la direction de la PGBA.
Cette liste peut être modifiée à la discrétion du directeur exécutif, Politique de gestion des biens et de l'approvisionnement (PGBA).