Étape 3 : Acquisition

L’autorité contractante préparera et émettra la demande de soumissions; selon la valeur des besoins et la nature des biens ou des services, il s’agira soit d’EDSC, soit de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), soit de Services partagés Canada (SPC).

L’autorité contractante utilisera l’EDT et les critères d’évaluation pour créer une demande de soumissions comportant les instructions destinées aux soumissionnaires et le contrat qui en découlera, d’après les modèles dont dispose l’autorité contractante compétente. Le chargé de projet doit veiller à ce que toutes ses exigences soient abordées dans la demande de soumissions, le contrat subséquent et l’EDT, y compris les exigences en matière de sécurité.

Pour la plupart des services professionnels, la demande de soumissions se fait habituellement au moyen de l’un des nombreux outils d’arrangement en matière d’approvisionnement mis en place par SPAC, sous leurs outils de services professionnels.

L’autorité contractante préparera des conditions de paiement selon les exigences du client, lesquelles seront incluses dans les documents de demande de soumission et les contrats subséquents. Les conditions de paiement indiquent comment et quand l’entrepreneur sera payé, par exemple il pourrait s’agir d’un prix de lot ferme à acquitter une fois tous les travaux terminés ou de paiements d’étape (un type de paiements proportionnel) à acquitter une fois terminée une portion précise des travaux.

Les bases de paiement suivantes peuvent être utilisées :

• prix ferme;
• prix ferme avec possibilité d’indexation des prix;
• taux fixe basé sur le temps;
• frais remboursables avec prime d’encouragement;
• frais remboursables avec tarif fixe;
• frais remboursables avec tarif fondé sur les coûts réels;
• frais remboursables sans tarif.

Pour de plus amples renseignements sur les bases de paiement, consultez le Guide des approvisionnements.

Paiements progressifs

Les paiements progressifs sont des paiements effectués par le gouvernement du Canada ou pour son compte aux termes d’un contrat après l’exécution de la partie du contrat pour laquelle le paiement est effectué, mais avant l’exécution de l’ensemble du contrat.

Dans tous les contrats, le ou les taux de paiement doivent être précisés pour toute la durée ou la quantité requise, incluant toutes les phases, les périodes d’option ou les quantités. Lorsque ce n’est pas possible, comme dans le cas de contrats pluriannuels, renouvelables (années d’option) ou comportant plusieurs phases, les paiements pour chaque année ou chaque phase doivent être fondés sur une formule ou un taux préétabli qui est précisé dans les modalités de paiement figurant dans le contrat.

Paiements anticipés

Un paiement anticipé est un paiement effectué avant que des biens ou des services ne soient fournis.

Les paiements anticipés ne sont admissibles que dans des circonstances exceptionnelles, c’est-à-dire lorsqu’ils sont essentiels à l’atteinte des objectifs du programme. On peut penser par exemple à des licences de logiciel.

Le Règlement sur les marchés de l’État autorise les paiements anticipés dans certaines circonstances. Si des clauses de paiement anticipé doivent être incluses dans les contrats, elles doivent respecter les principes du contrôle parlementaire, les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques et les dispositions des lois de crédits applicables.

Lorsque l’approbation du contrat relève d’EDSC à titre d’autorité contractante, ce dernier peut approuver les paiements anticipés. Toutefois, comme l’exige le Règlement, lorsque l’approbation du contrat dépasse les pouvoirs ministériels, les paiements anticipés doivent être approuvés par le Conseil du Trésor.

Pour de plus amples renseignements, consultez la Directive sur les paiements.

Les soumissionnaires auront la possibilité de poser des questions ou de demander des clarifications pendant la période d’affichage de la demande de soumissions. Les réponses aux questions des soumissionnaires se font généralement sous forme de questions et réponses figurant dans une modification de la demande de soumissions qui est transmise à tous les soumissionnaires. Les questions seront acheminées au spécialiste en approvisionnement de la DGDPF ou, dans le cas des achats dirigés par SPAC, à l’agent de passation de marchés de ce ministère. Les clients devront répondre aux questions techniques reçues. À titre de pratique exemplaire, les réponses doivent être concises mais claires et formulées en termes simples. Il convient d'éviter les réponses tenant en un mot ou deux, comme « non » ou « aucun changement ».

Tout le personnel prenant part à un processus d’évaluation devrait se familiariser avec ce processus en consultant le Guide d’évaluation des soumissions d’EDSC, lequel fournit un survol complet du processus d’évaluation des soumissions, incluant des conseils pour l’élaboration de critères d’évaluation et sur la méthode de sélection des entrepreneurs.

Le processus d’évaluation doit être clairement énoncé dans le document de demande de soumissions.

Après la clôture de la sollicitation, l’autorité contractante (AC) sépare la partie technique et la partie financière des soumissions reçues. L’AC est responsable des éléments non techniques, comme les attestations et les éléments financiers. L’information financière ne doit pas être divulguées à l’équipe d’évaluation avant que l’évaluation technique ne soit terminée sans l’autorisation de la gestion des Opérations d’approvisionnement de EDSC.

Le propriétaire fonctionnel (PF) est responsable des éléments techniques de la soumission. Le PF mettra en place l’équipe d’évaluation et peut faire appel à des spécialistes techniques afin d’examiner les soumissions techniques, incluant le recours à des tiers. Une attention est requise afin d’assurer qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts entre un membre de l’équipe d’évaluation et une soumission présentée en réponse à la demande de soumissions.

L’évaluation technique des soumissions doit être effectuée conformément aux Instructions pour l’évaluation des soumissions. Chaque membre de l’équipe d’évaluation doit signer et retourner ces instructions à l’autorité contractante avant de procéder à leur évaluation. L’AC doit garder les copies signées dans le dossier d’approvisionnement.

Les notes, les ébauches, la correspondance et les évaluations doivent aussi être conservées dans le dossier relatif aux besoins afin d’être disponibles dans le cas de demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), de plaintes auprès du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) et du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), ou de procédures juridiques.

L’autorité contractante de la DGDPF déterminera la soumission retenue, en combinant les résultats de l’évaluation technique et financière, conformément aux critères d’évaluation de la soumission et de la méthode de sélection des entrepreneurs décrits dans la sollicitation.

Lorsqu’il y a des besoins répétitifs ayant trait aux mêmes services ou à des services similaires, l’équipe responsable de la passation de marchés peut mettre en place un contrat comportant des autorisations de tâches. Un contrat comportant des autorisations de tâches est une méthode d'approvisionnement en services où une partie ou la totalité des travaux seront exécutés « au besoin et sur demande », selon des conditions et à des prix prédéterminés. Les autorisations de tâches (AT) sont établies par le spécialiste des marchés aux fins d’autoriser les travaux. Chaque AT s’inscrit dans un contrat global comportant des autorisations de tâches.

Lorsque l’on veut conclure un contrat comportant des AT, les points suivants doivent être pris en compte :

1. la catégorie et le type de services sont bien définis;
2. il est possible de déterminer dès le départ une base d’établissement des prix et des conditions contractuelles préétablies, habituellement par voie de concours, et il n’est ni nécessaire, ni désiré de négocier davantage à l’étape de l’autorisation des tâches;
3. les services sont facilement accessibles et doivent être commandés (demandés par voie d’autorisation de tâches) au moment où les besoins surviennent, le cas échéant.

Faites une recherche dans le Catalogue iService pour des contrats comportant des autorisations de tâches existantes (Capacité sur demande pour les rédacteurs d’énoncés des travaux, Capacité sur demande pour services aux ressources humaines, etc.)

Les dépenses estimatives totales au titre des besoins (la valeur totale anticipée de toutes les autorisations de tâches accumulées) qu’il est proposé d’engager au moyen du contrat comportant des autorisations de tâches, y compris la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée (TPS et TVH), doivent servir à déterminer l’applicabilité des procédures pouvant être requises aux termes d’un accord commercial dont le gouvernement du Canada est signataire.

Lorsque les modalités d’un accord commercial s’appliquent à un contrat comportant des AT, le processus d’approvisionnement complet, y compris les contrats autorisés et les AT qui en résultent, relève du Tribunal canadien du commerce extérieur.

Un contrat comportant des autorisations de tâches est enregistré dans maSGE (SAP) en tant que contrat-cadre, et la limite est saisie à titre de limite du contrat. À EDSC, les accords-cadres enregistrés dans le maSGE(SAP) ne font PAS l’objet d’une affectation de fonds, ce qui signifie que la valeur de l’accord n’est PAS imputée au budget du client. Les engagements sont traités relativement à chaque AT.

Le chargé de projet collaborera avec les conseillers en sécurité pour obtenir les dispositions de sécurité de base.

S’il y a des exigences en matière de TI qui doivent également être remplies, les responsables de la sécurité des TI fourniront au chargé de projet des instructions et des dispositions supplémentaires qui devraient être intégrées à l’EDT.

La demande de soumissions précisera généralement que le soumissionnaire doit satisfaire aux exigences en matière de sécurité préalablement à l’octroi du contrat, ce qui constitue le statut par défaut pour EDSC. Dans un tel cas, la demande de soumissions devrait également préciser que, si les exigences en matière de sécurité ne seront pas remplies en temps utile (selon les besoins opérationnels), le Canada peut choisir d’aller au prochain soumissionnaire qui répond à toutes les conditions. Dans certains cas, EDSC peut exiger que les exigences de sécurité soient remplies dès la date de clôture des soumissions. Une telle exigence devrait être utilisée avec prudence.

Pour de plus amples renseignements, consultez le document Sécurité relative aux contrats – Étapes rapides.

Aux termes du Programme de contrats fédéraux (PCF), les fournisseurs assujettis au Programme doivent se doter d’un effectif représentatif de la population active canadienne, y compris les quatre groupes désignés dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Si l’on constate qu’un entrepreneur ne se conforme pas aux conditions du PCF, le nom de l’entrepreneur sera inscrit sur la liste des soumissionnaires à admissibilité limitée du PCF. À l’heure actuelle, il n’y a aucun nom sur cette liste.

Conformément au Régime d’intégrité , les fournisseurs ne sont pas admissibles à l’octroi d’un contrat pendant une période de 10 ans s’ils ont été condamnés pour certaines infractions, par exemple pour fraude, corruption ou évasion fiscale, au cours des 3 dernières années. La période d’inadmissibilité peut être ramenée à 5 ans dans certaines conditions, de pair avec l’exigence de conclure une entente administrative. Le Régime d’intégrité s’applique à toutes les opérations ayant trait à des approvisionnements et à des biens immobiliers.

Les marchés relatifs aux services d’anciens fonctionnaires touchant une pension ou ayant reçu un paiement forfaitaire doivent satisfaire à l’examen public le plus rigoureux possible et constituer une dépense équitable des fonds publics. Les autorités contractantes doivent faire preuve de la plus grande prudence dans l’exercice de leur pouvoir discrétionnaire lorsqu’elles passent des marchés avec d’anciens fonctionnaires touchant une pension ou ayant reçu un paiement forfaitaire.

Conformément à l’Avis sur la Politique des marchés : 2012-2, les ministères doivent divulguer publiquement tous les marchés octroyés à un ancien fonctionnaire recevant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP).

Les exigences relatives aux services doivent inclure les attestations appropriées des anciens fonctionnaires dans la demande de soumissions. Dans le cas d’un contrat à fournisseur unique, l’entrepreneur doit préparer l’attestation d’ancien fonctionnaire.

Une justification de la passation d’un marché avec un ancien fonctionnaire qui comprend des mesures de justification des prix, d’atténuation des risques et de contrôle des coûts pour rajuster les paiements de pension ou les paiements forfaitaires, le cas échéant, doit être documentée dans le dossier d’approvisionnement.

Les marchés de services concurrentiels octroyés à d’anciens fonctionnaires sont assujettis aux pouvoirs de marchés de base du ministère indiqués dans la Directive sur les marchés du CT.

Pour les marchés de services non concurrentiels, l’approbation du ministre est requise avant la conclusion d’un contrat avec un ancien fonctionnaire :

• recevant une pension versée conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) lorsque le total estimatif du marché dépasse 200 000 $; ou
• recevant une pension en vertu de la LPFP, lorsque le taux de rémunération annualisé dépasse 2000 000 $ et que la durée du contrat dépasse 90 jours ouvrables; ou
• recevant un paiement forfaitaire lorsque le total des honoraires sera supérieur à 5 000 $ au cours de la période du paiement forfaitaire, conformément à la Directive sur la réduction de la main-d'œuvre établie en vertu de la Loi sur l'indemnisation dans le secteur public et aux anciens membres des forces armées et de la Gendarmerie royale du Canada qui reçoivent des paiements forfaitaires au moyen de programmes de réduction de la force correspondants, en dépit du nombre de marchés en cause.

Lorsque le spécialiste en approvisionnement de la DGDPF est l'autorité contractante
Le spécialiste en approvisionnement de la DGDPF préparera, attribuera et signera le contrat au nom d'EDSC (ce qui comprend la finalisation du bon de commande, ou BC, dans maSGE/SAP). Le spécialiste en approvisionnement fera signer le contrat par l'entrepreneur, s'il y a lieu, et enverra ensuite au client le contrat signé, qui doit être conservé dans le dossier relatif aux besoins.

Les spécialistes en approvisionnement peuvent choisir de signer les contrats électroniquement en se servant de maClé afin de créer une Signature électronique sécuritaire.

Lorsque l'autorité contractante est SPAC ou SPC
L'autorité contractante de SPAC ou SPC préparera, attribuera et signera le contrat au nom d'EDSC; toutefois, le spécialiste en approvisionnement de la DGDPF finalisera le bon de commande (BC) dans maSGE/SAP. L'autorité contractante fera parvenir une copie signée du contrat final au spécialiste en approvisionnement. Celui-ci en enverra ensuite une copie au client pour fin de documentation du dossier du besoin.

Les comptes rendus visent à expliquer aux soumissionnaires pourquoi leur soumission ou proposition n’a pas été étudiée. Ils ont pour but de démontrer le caractère équitable, ouvert et transparent du processus d’approvisionnement fédéral. Les spécialistes en approvisionnement peuvent améliorer leurs prochaines demandes de soumissions en tenant compte des suggestions et des commentaires formulés par les soumissionnaires ou les fournisseurs. Un compte rendu sera fourni aux soumissionnaires qui le demandent, normalement après l’envoi d’une lettre de refus ou d’un compte rendu écrit. Dans le cadre des comptes rendus informels, il faut fournir aux soumissionnaires non retenus un aperçu des critères d’évaluation et passer en revue de façon objective les critères qu’ils ont remplis et ceux qu’ils n’ont pas remplis. Les comptes rendus peuvent être faits au moyen d’un courriel, d’une lettre, d’un appel téléphonique ou d’une rencontre en personne. Un document écrit de la séance de compte rendu doit être conservé dans le dossier du contrat.