Étape 4 : Gestion des contrats, paiement et clôture

Les dossiers relatifs aux besoins doivent être tenus à jour et bien documentés. Des copies de l’ensemble des modifications et des autorisations de tâches, factures, rapports d’étape, etc., doivent être conservées dans les dossiers.

Les clients (gestionnaires de projet, demandeurs, titulaires de carte) peuvent consulter la liste de vérification du dossier relatif au besoin (DOCX, 30 Ko).

Le spécialiste en approvisionnement qui est autorisé à confier des tâches à l’entrepreneur a la responsabilité d’octroyer les AT conformément au processus énoncé dans le contrat. Au minimum, le spécialiste en approvisionnement est généralement responsable de :

1. s’assurer que la description des tâches (ou l’énoncé des travaux) ou encore l’AT – incluant les produits livrables, le cas échéant – concorde avec la portée du contrat;
2. fournir à l’entrepreneur la description des tâches et les modalités de paiement, puis déterminer le niveau d’effort requis, s’il y a lieu;
3. fixer les dates ou les échéanciers pour l’exécution des tâches. Une tâche doit être menée à bien avant la date d’expiration du contrat; toutefois, si une tâche ne peut être terminée à cette date, l’autorité contractante peut modifier le contrat pour prolonger la période de ce dernier;
4. obtenir les signatures appropriées, conformément à la procédure définie dans le contrat.

Le spécialiste en approvisionnement doit se servir du formulaire d’AT identifié dans le contrat. De plus, il faut également créer une AT dans le maSGE(SAP). Le spécialiste en approvisionnement doit se servir du formulaire d’AT PWGSC-TPSGC 572 dans le cas des contrats attribués à la suite d’une demande de soumissions par l’entremise des outils d’approvisionnement de SPAC.

Pour les AT qui se situent à l’intérieur des pouvoirs délégués d’EDSC, le formulaire d’AT est signé par le spécialiste en approvisionnement. Le cas échéant, une copie est envoyée à SPAC pour ses dossiers.

Dans le cas des AT qui excèdent les pouvoirs délégués d’EDSC, le formulaire d’AT est envoyé à SPAC. Ce dernier renverra une copie dûment signée par le chargé de projet, le représentant de SPAC, et le fournisseur.

Modifications des AT

Le spécialiste en approvisionnement peut modifier une AT qu’il avait autorisée au départ, pourvu que les travaux en cause se situent à l’intérieur de la portée et de la valeur du contrat, et également à l’intérieur des pouvoirs du client tels qu’énoncés dans le contrat. Toute modification de l’AT est assujettie à l’approbation de l’entrepreneur.

Le spécialiste en approvisionnement devra modifier une AT lorsque les travaux sont terminés et que des fonds demeurent inutilisés, afin de remettre ces fonds au centre de coûts du client et de rajuster la limite permise en vertu du contrat-cadre.

De temps à autre, un client peut éprouver des problèmes avec un entrepreneur ou un fournisseur. Si vous éprouvez des problèmes avec le rendement d’un entrepreneur, communiquez immédiatement avec le spécialiste en approvisionnement de la DGDPF. Il est important de documenter clairement les problèmes, d’informer officiellement l’entrepreneur que son rendement est insatisfaisant et de lui faire part d’un délai pour corriger les problèmes.

Toute demande d’amendement doit être soumise le plus tôt possible. Veuillez consulter les normes de service pour les amendements

Modifications standard

Pour la majorité des modifications standard, comme l’exercice d’une année d’option ou le remplacement du chargé de projet (ou de l’autorité technique) indiqué dans le contrat, le client doit ajouter une nouvelle ligne à la DA et décrire brièvement la modification requise. Le cas échéant, les fonds supplémentaires requis doivent être indiqués également. Consultez les instructions relatives aux approvisionnements dans maSGE (SAP) concernant la manière de modifier une demande d’achat.

Modification des travaux

La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor autorise les modifications relatives aux exigences; cela dit, ainsi que cela est indiqué à la disposition 12.9 de cette politique :

"[L]es marchés ne devraient pas être modifiés à moins que les modifications ne servent les intérêts de l'État, par exemple en épargnant de l'argent ou du temps ou en accélérant la réalisation de l'objectif premier du marché."

Dans les cas d’une prolongation de marché ou de travaux supplémentaires, il faudra analyser le risque associé à la modification du marché par rapport au risque associé à l’établissement d’un nouveau marché ou à une nouvelle demande de soumissions, en respectant les principes de transparence, d’équité, de concurrence, d’optimisation des ressources et de service à la clientèle.

Années d’option

Dès que vous décidez d’exercer une année d’option, il est important d’en informer aussitôt l’autorité contractante. Une option peut être levée bien avant l’expiration du contrat. Pour exercer une année d’option, une nouvelle ligne doit être ajoutée à votre DA.

Les gestionnaires de centre de coûts (CC) doivent s’assurer que les Entrée de marchandises (EM) ou les Feuilles de saisie des services (FSS) soient créés dans maSGE (SAP) et que les factures sont acheminées correctement.

Conformément à l’étape 2 du Processus ministériel de paiement de factures, les CC doivent s’assurer que les factures contiennent les informations essentielles pour les factures payées par contrat. Se référer au document Comment insérer une note à un PDF pour des instructions sur comment ajouter cette information directement à une facture en format PDF.

Lorsqu’un gestionnaire de CC fait l’acquisition d’actifs d’une valeur supérieure à 10 000 $, d’actifs de technologie de l’information ou d’actifs attrayants, il doit passer en revue ses responsabilités conformément à la section 4.6, « Actifs faisant l’objet d’un suivi ».

Les autorités contractuelles doivent s’assurer que les instructions relatives à la facturation de tous les contrats indiquent aux fournisseurs d’envoyer les factures seulement au chargé de projet identifié au contrat.

Les spécialistes en approvisionnement se rappelleront qu’il incombe à l'entrepreneur de facturer les taxes de vente ou autre taxes applicables selon le taux approprié conformément aux lois en vigueur.

Le Canada doit retenir 15% du montant à payer à l’entrepreneur pour les services rendus au Canada, si l’entrepreneur n'est pas un résident du Canada, à moins que ce dernier n’obtienne une exonération valide de l'Agence du revenu du Canada.

Les gestionnaires de centres de coûts sont responsables des actifs, existants ou nouvellement acquis, qui leur sont confiés. Pour les nouveaux actifs faisant l’objet d’un suivi, les gestionnaires de CC doivent s’assurer que l’actif est consigné et fait l’objet d’un suivi approprié dans SAP.

Qu’est-ce qu’un actif faisant l’objet d’un suivi?

Un actif faisant l’objet d’un suivi est classé dans l’une des trois catégories suivantes :

Actifs attrayants – actifs ministériels dont la valeur est inférieure à 10 000 $ et qui sont considérés comme attrayants et transférables. Parmi les actifs attrayants, mentionnons :

• les téléviseurs à écran plat;
• du matériel photographique d’une valeur de plus de 600 $;
• les imprimantes mobiles portables;
• les œuvres d’art (p. ex., peinture ou sculpture) d’une valeur de plus de 500 $ ou ayant une valeur patrimoniale;
• les tablettes ou iPads;
• tout autre actif transférable qui est jugé attrayant et dont la valeur est supérieure à 600 $.

Immobilisations – actifs d’une valeur de plus de 10 000 $, ce qui comprend les logiciels. Toutefois, étant donné que le logiciel est un actif incorporel, il n’est pas marqué et ne fait pas l’objet de suivi à l’aide d’une fiche d’équipement (FE) comme le sont les autres actifs faisant l’objet d’un suivi.

Actifs de TI autres que des immobilisations – actifs de TI d’une valeur inférieure à 10 000 $, comme les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portatifs et les écrans d’ordinateur.

Une liste est fournie des CGG les plus couramment utilisés pour les actifs faisant l’objet d’un suivi. Si l'un de ces CGG s'applique à un article que vous avez acheté, vous devez déterminer si l'article doit faire l’objet d’un suivi.

Gestionnaire de centre de coûts

Les gestionnaires de centres de coûts doivent :

• Informer le gestionnaire des actifs au niveau régional de la DGDPF de tout actif faisant l’objet d’un suivi afin de s’assurer que l’information sur ces actifs est entrée dans le système maSGE.
• S’assurer que les marques d’inventaire sont apposées sur ces actifs le plus tôt possible dans le cadre du processus, conformément à la procédure régionale, afin de mener à bien l’entrée de marchandises.
• Signaler tout mouvement ou transfert d’un actif faisant l’objet d’un suivi à votre gestionnaire des actifs au niveau régional de la DGDPF, afin que maSGE puisse être mise à jour en conséquence. Consultez la FAQ pour obtenir des conseils sur le mouvement ou le transfert d’un actif.
• Signaler tout bien jugé excédentaire au gestionnaire des actifs au niveau régional de la DGDPF, et suivre le processus d’aliénation approprié pour assurer l’exactitude des dossiers dans maSGE. Voir la section ci-dessous, 4.7 – Aliénation des actifs, pour obtenir des précisions.

Pour en savoir plus sur les responsabilités des gestionnaires de CC et des employés, consultez les sections 8.7 et 8.8 de la Politique de gestion des actifs d'EDSC.

Achats par carte d’achat d’actifs faisant l’objet de suivi.

Les achats par carte d’achat d’actifs respectent le même processus que les autres types d’achats; les actifs doivent être marqués et faire l’objet de suivi dans le système financier. Toutefois, dans le cas d’un achat par carte d’achat, l’acheteur doit suivre les instructions suivantes : instructions maSGE CRK1 (document Créer carte – actif faisant l’objet de suivi), ce qui permettra à la  DGDPF de créer l’enregistrement des actifs dans maSGE(SAP).

Dans la plupart des cas, votre équipe de la DGDPF enverra ensuite par la poste l’étiquette d’actif (autocollant). Votre équipe doit l’apposer sur l’actif.

Achats contractuels d’actifs faisant l’objet de suivi

Dans le cas où un marché d’approvisionnement est utilisé pour l’achat d’un bien faisant l’objet d’un suivi, les demandeurs doivent respecter le bon processus de demande d'achat (DA) pour les immobilisations ou les actifs attrayants pour s’assurer que le spécialiste en approvisionnement possède les renseignements nécessaires. Dans le cas des actifs de TI autres que des immobilisations, il faut soumettre une demande à Services partagés Canada, qui effectue l’achat en notre nom, conformément à son mandat.

Le spécialiste en approvisionnement désigné confirmera les données sur les actifs à partir de la demande d’achat, dont la quantité, les renseignements en matière d’imputation, les données article, l’adresse de livraison, etc., lorsqu’il crée le bon de commande (BC) pour garantir l’exactitude dans le système maSGE (SAP).

L’équipe de la PGBA compte sur vous pour rendre la gestion des actifs à EDSC plus intuitive. Vous pouvez faire parvenir vos commentaires à ce sujet à NC-ASSETS-IP-POLICY-POLITIQUES-ACTIFS-PI-GD.

Il faut procéder à l’aliénation des actifs à la fin de leur cycle de vie. Les activités d’aliénation visent tous les actifs acquis par le Ministère, qu’il s’agisse ou non d’actifs enregistrés et faisant l’objet d’un suivi dans maSGE.

L’aliénation d’actifs requiert des pouvoirs financiers délégués, ces pouvoirs étant exercés à la DGDPF conformément à la Politique sur la gestion des biens. Toutes les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) relatives à l’aliénation des biens doivent être gérées conformément à l'outil générique d'évaluation pour les services du matériel.

Lorsque les gestionnaires de centre de coûts et les responsables des processus de RCC recommandent un article pour fins d’aliénation, ils doivent remplir le formulaire d’aliénation d’actifs. Une fois complété, ce formulaire doit être soumis aux Services régionaux de gestion des biens (SRGB) de la DGDPF accompagné de toutes questions que vous pourriez avoir.

Une fois qu’un contrat a pris fin et que toutes les factures ont été payées, il faut procéder à la clôture du dossier relatif aux besoins. Le dossier devrait être examiné pour s’assurer que tous les documents requis et tous les courriels pertinents se retrouvent soit dans celui-ci, soit dans le dossier relatif aux besoins électronique (lecteur partagé) ou dans le maSGE (SAP), avant de le fermer et de l’acheminer au service de conservation des dossiers.

Pour plus d'informations sur les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et sur les informations à conserver, consultez la page Gérer l’information sur iService. La période de conservation pour la plupart des RDVO relatives aux acquisitions est de 6 années fiscales après la fin de l’année fiscale durant laquelle le contrat a pris fin. Pour plus de détails, consultez l’Outil générique d’évaluation – Services des acquisitions de Bibliothèque et Archives.

Pour fermer un document contractuel résultant dans maSGE (SAP), les spécialistes des achats doivent suivre les instructions fournies ici : Fermer une commande d'achat (inscrire ME22N dans l’outil d’aide de maSGE si le lien ne fonctionne pas).