Confirmation de commandes ou travaux précontractuels

Une situation de « confirmation de commande » se produit lorsque des biens ou des services ont été acquis sans délégation d’autorité ou afin de se soustraire aux procédures d’approvisionnement établies dans la Feuille de route sur l’approvisionnement.

À EDSC, l’équipe des opérations des approvisionnements, sous la direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), gère toutes les demandes provenant des organisations de gestionnaire de centre financier.

Généralement, une situation de confirmation de commande se produit lorsqu’un entrepreneur effectue des travaux autorisés par le propriétaire fonctionnel/client sans un contrat valide, incluant des travaux additionnels effectués après la période du contrat, par exemple (non exclusif) :

Des travaux sont autorisés, effectués et complétés avant l’attribution d’un contrat.
L’entrepreneur continue les travaux inclus au contrat après la date de fin du contrat.
L’entrepreneur effectue des travaux additionnels autorisés (non inclus dans la portée des travaux) après la date de fin du contrat.

Une situation de confirmation de commande se traduit généralement par la réception de factures pour des biens ou des services d’un entrepreneur ne pouvant pas être payées puisqu’elles ne sont liées à aucun contrat en vigueur ou bon de commande (BC).

Les travaux précontractuels se produisent lorsque les travaux ont débuté sans contrat et que ceux-ci sont toujours en cours. Dans ce cas, un contrat incluant des clauses précontractuelles doit être créé par un spécialiste en approvisionnement dans SAP pour que ces clauses puissent s’appliquer à la partie des travaux déjà effectuée.

Dans les cas de travaux précontractuels, tous les travaux doivent cesser immédiatement à la découverte de ceux-ci. Les travaux ne pourront reprendre qu’après l’attribution d’un contrat par le spécialiste en approvisionnement.

Ces deux situations (confirmation de commande et travaux précontractuels) exposent EDSC à des risques et devraient être évitées en tout temps.

Ce processus ne s’applique pas aux lettres d’entente interministérielles (LEI).

Processus pour les confirmations de commande

Les clients doivent d’abord remplir le Formulaire de justification d’une confirmation de commande ou de travaux précontractuels (DOCX, 26 Ko) disponible sous Outils et modèles pour les professionnels d’administration et les gestionnaires.
Une fois que le formulaire de justification est complété, (aucunes signatures requises à ce point) les clients doivent créer une Demande d’achat dans MaSage (SAP). Ils doivent aussi s’assurer qu’une copie électronique du formulaire de justification, de(s) la facture(s) et de tout autre document pertinent est incluse avec la Demande d’achat.
Le spécialiste en approvisionnement responsable du dossier révise le formulaire de justification et s’assure que le montant de la/des facture(s) et de la Demande d’achat corroborent.
Le spécialiste en approvisionnement demande conseil à la gestion de l’équipe des opérations des approvisionnements. Des changements au formulaire pourraient être demandés au client.
Lorsque complété, le spécialiste en approvisionnement signe le formulaire et le renvoie au client pour fin de signature. Le client retourne le formulaire signé au spécialiste en approvisionnement. Noter que les signatures du gestionnaire du centre financier et de son supérieur immédiat sont obligatoires. Pour les besoins de plus de 5 000$, la signature du DG ou du SMA est aussi requise. Les signatures électroniques sécuritaires sont acceptées.
Le spécialiste en approvisionnement soumet le formulaire de justification pour approbation/signature de la gestion d’APGA.
Après l’obtention de l’approbation, le spécialiste en approvisionnement crée une confirmation de commande dans SAP et l’envoi à l’entrepreneur pour signature.
Lorsque la confirmation de commande signée est reçue, le spécialiste en approvisionnement fournit une copie signée de la confirmation de commande et du formulaire de justification au client et au gestionnaire du centre financier.
Le gestionnaire du centre financier peut maintenant procéder au paiement de/des la facture(s), conformément aux procédures normales de paiement des factures, en utilisant le numéro de la confirmation de commande comme référence.

Les confirmations de commande excédant les pouvoirs de marchés de base du ministère doivent être approuvées par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ou le Conseil du Trésor. EDSC demeure responsable de toutes les plaintes découlant de telles mesures. SPAC peut refuser l’émettre une confirmation de commande (ou un contrat).

Processus pour les travaux précontractuels

Les clients doivent d’abord remplir le Formulaire de justification d’une confirmation de commande ou de travaux précontractuels (DOCX, 26 Ko) disponible sous Outils et modèles pour les professionnels d’administration et les gestionnaires.
Une fois que le formulaire de justification est complété, (aucunes signatures requises à ce point) les clients doivent créer une Demande d’achat dans MaSage (SAP). Ils doivent aussi s’assurer qu’une copie électronique du formulaire de justification, de(s) la facture(s) et de tout autre document pertinent (formulaire de demande d’approvisionnement, énoncé des travaux, liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, propriété intellectuelle, clauses relatives à la protection des renseignements personnels, etc.) est incluse avec la Demande d’achat.
Le spécialiste en approvisionnement responsable du dossier révise le formulaire de justification ainsi que la documentation fournie et demande conseil à la gestion de l’équipe des opérations des approvisionnements. Des changements au formulaire pourraient être demandés au client.
Lorsque complété, le spécialiste en approvisionnement signe le formulaire et le renvoie au client pour fin de signature. Le client retourne le formulaire signé au spécialiste en approvisionnement. À noter que les signatures du gestionnaire du centre financier et de son supérieur immédiat sont obligatoires. Pour les besoins de plus de 5 000$, la signature du DG ou du SMA est aussi requise. Les signatures électroniques sécuritaires sont acceptées.
Le spécialiste en approvisionnement soumet le formulaire de justification pour approbation/signature de la gestion d’APGA. Il pourrait être recommandé qu’un contrat ne soit pas attribué. Dans ce cas, une confirmation de commande sera requise pour fin de paiement des travaux déjà effectués.
Après l’obtention de l’approbation, le spécialiste en approvisionnement crée un contrat et s’assure que les clauses précontractuelles appropriés sont incluses pour qu’elles puissent s’appliquer à la partie des travaux déjà effectuée.
Le spécialiste en approvisionnement fait parvenir une copie du contrat à l’entrepreneur pour fin de signature. Lorsque signé, une copie du contrat et du formulaire de justification signé est envoyée au client et au gestionnaire du centre financier. L’entrepreneur peut procéder avec les travaux restants.