Emploi étudiant

Les programmes d'embauche d'étudiants permettent aux gestionnaires d'embaucher de façon temporaire des étudiants qui poursuivent leurs études à temps plein.

Renouvelez votre effectif et animez votre milieu de travail d’une énergie, d’idées et d’approches nouvelles. Accédez à un bassin de talents diversifiés avec les inventaires d’Occasion d’emploi pour étudiants en situation de handicap (OEÉSH) et d’Occasion d’emploi pour étudiants autochtones (OEÉA).

  • Pourquoi considérer cette action de dotation
    • Pour respecter l'engagement de la fonction publique fédérale d'offrir des opportunités d'emploi aux étudiants canadiens.
    • Embauchez des membres des groupes visés par l'équité en matière d'emploi afin que la fonction publique soit représentative des gens qu’elle sert.
    • Pour offrir aux étudiants une expérience de travail enrichissante qui :
      • leur permet d'apprendre et de contribuer à la réalisation des objectifs de l'organisation;
      • correspond à leur domaine d'études et à leurs intérêts professionnels;
      • leur donne l’opportunité de faire du réseautage et de développer leur réseau de contacts à travers le gouvernement;
      • leur permet de travailler sur des projets/initiatives qu'ils feront progresser ou compléteront durant leur emploi; et,
      • leur permet de développer des compétences transférables et d'acquérir une expérience de travail pertinente.
  • Ce que vous devez savoir
    • Programmes d’emploi pour étudiants et les critères d’admissibilité
      • Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETÉ, OEÉSH et OEÉA)

        Embauchez des étudiants pour des emplois temporaires tout au long de l'année dans divers domaines en puisant dans des répertoires continus et ciblés. Les répertoires permettent de recruter des étudiants de tous les niveaux d’études, du secondaire à l'université.

        Le PFETÉ inclut des répertoires pour les initiatives nationales de recrutement suivantes :

        • Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETÉ) - répertoire général
        • Occasion d’emploi pour étudiants en situation de handicap (OEÉSH)
        • Occasion d’emploi pour étudiants autochtones (OEÉA)
          • Consultez la page des ressources de l’Occasion d’emploi pour étudiants autochtones qui vous offre du soutien, de la formation et des possibilités de réseautage ainsi qu’à votre étudiant.

        Admissibilité de l’étudiant : L’étudiant doit être inscrit en tant qu'étudiant à temps plein et de retour aux études à temps plein pendant la prochaine année scolaire (ou être dans sa dernière session scolaire).

        • Afin de confirmer l'admissibilité de l'étudiant, réviser la confirmation d'inscription pour la session scolaire en cours (ou précédente si l’étudiant est embauché pour l'été) et une copie de son inscription pour la session suivante.
        • Lorsque la preuve d'inscription à temps plein à la session suivante n'est pas disponible ou que l'étudiant complète présentement sa dernière session scolaire, l'étudiant peut signer le formulaire de déclaration d'admissibilité de l'étudiant (DOC, 29 Ko) (une déclaration par courriel est également acceptable). L’étudiant doit fournir une copie de son inscription une fois disponible.
        • Les étudiants inscrits à temps partiel auprès de plusieurs établissements d'enseignement reconnus peuvent également être considérés comme ayant un statut global à temps plein.
        • Un étudiant en situation de handicap pourrait être considéré comme étant à temps plein par son établissement scolaire même s’il étudie à temps partiel (moins de 4 cours par session).
      • Programme d'enseignement coopératif/de stages (COOP)

        Le Programme de stages d'enseignement coopératif (COOP) consiste à faire alterner les cours en classe avec des périodes de stages pratiques en milieu de travail dans un domaine lié au programme d'études. Le Programme de stages permet aux étudiants d'avoir des affectations supervisées en milieu de travail afin d'acquérir les connaissances et les compétences requises pour accéder à des professions et à des métiers particuliers.

        Ces programmes sont disponibles aux étudiants de niveau postsecondaire qui étudient à temps plein dans un programme coopératif ou de stages approuvé par la Commission de la fonction publique (CFP).

        L'établissement d'enseignement détermine la durée de chacun des stages et les étudiants travaillent généralement à temps plein (37.5 heures par semaine).

        Admissibilité de l’étudiant : L’étudiant doit être inscrit en tant qu'étudiant à temps plein dans un programme d’enseignement coopératif/de stages qui se trouve sur la liste des établissements d’enseignement et programmes postsecondaires validés et le stage de travail doit être obligatoire pour l’obtention du diplôme.

        • Afin de confirmer l’admissibilité de l’étudiant, révisez la confirmation d'inscription pour la session scolaire et la confirmation du coordonnateur du programme COOP que le stage est requis.
        • Sous réserve de l'approbation préalable de l'établissement d'enseignement, les gestionnaires peuvent offrir 2 stages consécutifs.
        • Un étudiant COOP peut être réembauché à titre d'étudiant du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETÉ) à temps partiel pendant sa session d’études, dans la mesure où il répond aux critères d'admissibilité relatifs au PFETÉ.
      • Programme des adjoints de recherche (PAR)

        Le PAR a été spécialement conçu pour recruter des étudiants de niveau postsecondaire, qui ont besoin d'une expérience en recherche liée à leur programme d'études, pour travailler à temps partiel tout au long de l'année. Le PAR jumelle les sujets de recherche spécifiques d'un étudiant avec des projets en cours menés par des organismes fédéraux.

        Le projet de recherche doit être directement lié au programme d'études de l’étudiant, lui permettant ainsi d'acquérir certaines connaissances et compétences liées à la conception, à l'exécution et à l'évaluation d'un projet de recherche.

        Admissibilité de l’étudiant : L’étudiant doit être inscrit en tant qu'étudiant à temps plein dans un établissement d’enseignement postsecondaire et la recherche dans le cadre de son programme d’études doit être obligatoire.

        • Afin de confirmer l’admissibilité de l’étudiant, révisez la confirmation d'inscription pour la session scolaire (ou précédente si l’étudiant est embauché pour l'été) et la confirmation que la recherche dans le cadre de son programme d’études est obligatoire.
        • Le placement d'un étudiant dans le cadre du PAR peut se poursuivre pour la totalité du projet de recherche, dans la mesure où l'étudiant rencontre toujours les critères d'admissibilité relatifs au programme.
    • Sécurité
      • Les employés doivent avoir une cote de sécurité valide qui correspond au niveau de sécurité requis pour le poste à doter.
      • Pour les nouvelles embauches à EDSC ou pour les employés qui accèdent à un poste exigeant une cote de sécurité à un niveau supérieur au niveau qu'ils possèdent actuellement, soumettez les demandes de confirmation de sécurité au Bureau régional de la sécurité (BRS) approprié le plus tôt possible afin d’éviter des retards dans le traitement de votre action de dotation.
      • Référez-vous au tableau de validation de la cote de sécurité aux fins des demandes de dotation pour connaitre le processus de confirmation de sécurité pour votre action de dotation.
    • Exigence de la vaccination
    • Emploi et horaire
      • La date de début et de fin ne peut être un jour férié ou un jour de fin de semaine (à moins que la personne travaille ce jour-là). De plus, la date de début doit être une journée travaillée.
      • L'offre d'emploi peut couvrir plus d'une session scolaire pourvu que l'étudiant satisfasse aux critères d'admissibilité pour la durée de l'emploi.
      • À moins que leur charge de cours leur permette de travailler à temps plein, les étudiants devraient travailler à temps partiel pendant les sessions scolaires pour équilibrer leur travail, leurs études et leur vie personnelle.
      • Pour plus d'informations sur les horaires de travail, consultez le Document d'orientation portant sur les horaires de travail pour les offres d'emploi.
      • Changement des heures de travail : Au cours d'un contrat, si un changement à long terme des heures de travail est nécessaire, consultez les entrées du glossaire sur le changement des heures. Une nouvelle offre d’emploi n’est pas requise.
      • Prolongation d’emploi : Se produit lorsque l'offre prolonge l'emploi étudiant actuel, sans interruption de service continu, mais ne va pas au-delà de la session scolaire en cours.
      • Ré emploi : Se produit lorsque l'offre concerne une nouvelle session scolaire avec ou sans interruption du service continu. Le réemploi s'applique également aux étudiants qui étaient auparavant embauchés dans d'autres ministères.
      • Bien qu’il s’agisse de cas plutôt rares, les personnes employées en tant qu’étudiants peuvent se trouver dans une situation de double emploi ou de double rémunération. Pour les situations de double rémunération, il est important de s’assurer de considérer l’équilibre entre le travail, la vie personnelle et les études.
    • Service continu
      • Le service continu peut permettre à un étudiant de devenir admissible à des avantages sociaux particuliers. Consultez le Guide de référence sur la rémunération et les avantages pour les étudiants pour plus d'informations.
      • Le service continu est interrompu lorsque l'emploi cesse pendant au moins un jour de rémunération entre deux périodes d'emploi. Notez qu'un jour férié est considéré comme un jour de rémunération.
      • Pour éviter une interruption du service continu, prévoyez une date de fin qui ne précède pas un jour férié (c.-à-d., sélectionnez le 30 décembre) permettant au prochain contrat de commencer le 31 décembre car une date de début du 1er janvier n'est pas possible.
    • Salaire
      • Le gestionnaire d’embauche peut offrir un salaire selon les taux de rémunération établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
      • Le salaire devrait permettre une progression de salaire d’un contrat à l’autre.
      • Consultez les notes sur l'application des taux de rémunération ainsi que les exigences de salaire minimum pour la province de travail afin de déterminer un taux de rémunération approprié.
    • Droits

      Consultez la Directive sur les conditions d’emploi pour les étudiants et le Guide de référence sur la rémunération et les avantages pour les étudiants.

    • Affectations non rémunérées

      La page Web Programmes d’emploi pour les étudiants dans l’administration fédérale du Secrétariat du Conseil du Trésor précise que « les gestionnaires ne devraient pas faire appel aux services d’étudiants sans les rémunérer, sauf lorsque le programme d’études de ces derniers interdit le versement d’un traitement, d’une allocation, d’appointements ou d’honoraires. »

      Les affectations non rémunérées sont donc possibles seulement lorsque le programme de crédits d'études de l'étudiant ne permet pas le paiement d'un salaire.

      • L'établissement d'enseignement fournit une lettre d'entente à signer par toutes les parties. La lettre devrait comprendre une confirmation de l'assurance responsabilité civile de l'institution, la durée et l’expérience attendues de l’affectation et les attentes en matière d'information / de confidentialité ou de divulgation d'informations, etc.
      • L'étudiant aura besoin d'une cote de sécurité appropriée.
      • L'entente est conclue entre le gestionnaire d’embauche, l'établissement d'enseignement et l'étudiant, par conséquent, aucune demande ne doit être soumise dans le portail du CSRH.
    • Renseignements additionnels
      • Consultez la page Web Intégration des étudiants de la CFP si vous prévoyez embaucher votre étudiant à titre d’employé pour une période déterminée ou indéterminée à la fin de ses études.
      • Les étudiants peuvent postuler aux processus annoncés internes lorsque l'offre d'emploi précise qu'ils sont éligibles.
        • Ils devront démontrer qu'ils termineront leur programme d'études actuel dans le délai indiqué sur l'annonce d’emploi. Ils devront également fournir la preuve qu'ils ont terminé leurs études avant une nomination.
  • Documentation requise
    • Étudiant (initial, ré emploi, prolongation)

      Vérification requise (vous n’avez pas à fournir cette documentation)

    • Selon le cas
      • Formulaire d'affirmation d'affiliation autochtone (FAAA) : L'étudiant doit remplir et signer le FAAA avant sa nomination s'il est embauché par l'entremise du répertoire OEÉA ou s'il s'est auto-déclaré autochtone et est embauché à partir du répertoire régulier du PFETÉ.
      • Ré emploi seulement (si l’étudiant n’a pas déjà été à l’emploi à EDSC) : Preuve d'un emploi précédent dans un programme d’emploi pour étudiants (p. ex. une lettre d'offre ou une capture d’écran PeopleSoft de l’autre ministère.
      • Double rémunération : Une déclaration écrite de la personne déléguée de l'organisation dans laquelle la personne occupe son poste d'attache que la performance de service supplémentaire dans une autre organisation ne porte pas atteinte à l'efficacité de la personne dans son poste d'attache.
  • Soumettre une demande

    Étape 1 : Demander des candidatures et effectuer les évaluations

    S'il s'agit d'une demande de prolongation ou d'une demande de réemploi, passez à l'étape 2.

    • PFETÉ (comprenant OEÉSH et OEÉA)

      Pour embaucher via le processus de demande de candidatures du PFETÉ (comprenant OEÉSH et OEÉA)

      1. Remplissez une demande d'étudiants. La Commission de la fonction publique (CFP) vous fera parvenir des candidatures sélectionnées de façon aléatoire à l’intérieur de 24 à 48 heures. Pour un traitement équitable, il n'y a pas de mécanisme en place pour choisir un étudiant en particulier.
        • Vous pouvez demander des étudiants par groupe d'équité en matière d'emploi (EE).
        • Indiquez le nombre d'étudiants que vous souhaitez recevoir pour évaluation dans le champ « Combien d'étudiants souhaitez-vous que nous vous envoyions? ».
        • Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul domaine d'étude spécifique. Si vous êtes intéressé par plus d'un domaine, sélectionnez un domaine d'étude général pour obtenir des références de tous les domaines d'études spécifiques liés à ce domaine général.
        • Si vous devez modifier des critères de sélection, soumettez une nouvelle demande et envoyez un courriel à l'adresse du PFETÉ, qui se trouve dans votre courriel de confirmation, afin d’annuler votre demande initiale (veuillez inclure votre numéro de référence).
      2. Ajoutez des informations supplémentaires telles que les conditions d'emploi, les heures de travail et la durée prévue dans la section de description « occasion de faire valoir votre emploi auprès des étudiants ».
      3. Sélectionnez les étudiants à évaluer selon les exigences du poste.
        • Bien qu'il n'y ait pas d'obligation d'évaluer tous les étudiants référés, il s'agit d'une pratique encouragée. Si vous décidez de ne pas évaluer tous les étudiants, sélectionnez l'option « non sélectionné » dans le menu déroulant lors de la soumission des résultats de l'évaluation.
      4. Informez les étudiants des résultats de votre évaluation.
      5. Inscrivez les résultats d'évaluation dans la section « Demandes d'emploi d'étudiants et résultats du processus » (un lien vers cette page vous a été acheminé via un courriel de la CFP).
        • Notez que vous pouvez embaucher plus d'un étudiant par demande à condition que l'emplacement et les critères de sélection restent les mêmes et ce même si, au moment où vous avez soumis votre demande, vous avez indiqué que vous n'alliez embaucher qu'un (1) étudiant.
    • COOP

      Option A : Embaucher par le biais d’une annonce d'emploi COOP

      1. Effectuez une recherche dans la liste des programmes approuvés par la CFP
        • Vous pouvez choisir plusieurs établissements d'enseignement de façon à accéder à un bassin de candidats raisonnable.
        • Consultez le coordonnateur du programme COOP/de stages. La liste de noms se trouve sur la page de résultats de la recherche des programmes approuvés.
        • Le coordonnateur du programme COOP/de stages fournira les procédures quant à l'embauche des étudiants.
      2. Affichez l'opportunité d'emploi dans les programmes sélectionnés et évaluez les étudiants intéressés.
      3. Informez les étudiants des résultats de votre évaluation.
      4. Informez le coordonnateur du programme COOP/de stages de votre intention d'embaucher l'étudiant.

      Option B : Autoréférence effectuée par l'étudiant

      1. Effectuez une recherche dans la liste des programmes approuvés par la CFP pour trouver le programme de l'étudiant, l'établissement d'enseignement et le coordonnateur du programme COOP/de stages.
        • Communiquez avec le coordonnateur du programme COOP/de stages pour confirmer l'admissibilité de l'étudiant au programme (preuve d'inscription à temps plein à un programme COOP).
        • Le coordonnateur du programme COOP/de stages vous fournira les procédures quant à l'embauche des étudiants.
      2. Évaluez l'étudiant intéressé.
      3. Informez le coordonnateur du programme COOP/de stages de votre intention d'embaucher l'étudiant.
    • PAR

      Embaucher par le biais d’une annonce d'emploi PAR

      1. Soumettez une Demande de renseignements généraux en RH dans le portail du CSRH :
        • Catégorie : Dotation, Sous-catégorie : Programmes d'embauche étudiants.
        • Ajoutez les qualifications requises (dans un format bilingue) et d'autres renseignements pertinents dans le champ « Description de la demande ».
        • Un conseiller en RH communiquera avec vous afin de préparer l'opportunité d'emploi qui sera affichée sur Emplois GC.
      2. Les RH achemineront des CV au gestionnaire d'embauche afin qu'il effectue l'évaluation.
      3. Informez les étudiants des résultats de votre évaluation.

    Étape 2 : Compléter le formulaire

    Étape 3 : Soumettre la demande

    • Le gestionnaire subdélégué en dotation détenant la délégation des pouvoirs financiers pour le centre de coûts identifié, selon la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), assume l'entière responsabilité de la demande.

    Étape 4 : Contrat et signatures

    • Après une vérification des RH, un contrat ou une lettre d'offre vous sera acheminé par le biais du portail pour signature.
    • Lisez attentivement la lettre ou le contrat et retournez-le/la avec tous les autres documents relatifs à la paye une fois qu'ils auront été signés par toutes les parties, conformément aux instructions fournies.
      • Si des modifications sont nécessaires, veuillez en aviser les RH. N'effectuez aucune modification manuscrite ou à l'aide d'une application de correction PDF.

    Astuce pour embauche initiale :

    Si l’étudiant est nouveau à EDSC ou s’il a une interruption de service continu à EDSC d'une journée de travail ou plus, les documents de paye suivants seront demandés avec la lettre d'offre signée. Vous pouvez les lui fournir d'avance en attendant la préparation de la lettre d'offre.

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Bureau virtuel - EVAS-B :

  • L’intégration d’un étudiant est encore plus simple grâce au bureau virtuel utilisé sur l’ordinateur personnel de l’étudiant.
  • Pour plus de détails, veuillez consulter la page de renseignements d’EVAS-B.

Avant l’arrivée de votre étudiant:

Durant l’emploi de votre étudiant :