Politiques, procédures et lignes directrices sur la carte d'achat

Mis à jour le 08 décembre 2017

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Table des matières

Politique sur la carte d’achat

1.0 Contexte

Les cartes d'achat offrent un moyen pratique et facile d’acheter et de payer des biens et des services à faible risque et de faible valeur. Elles facilitent et simplifient le processus d'acquisition pour les gestionnaires et les employés, tout en rationalisant le processus de paiement pour les fournisseurs et les unités comptables ministérielles.

2.0 Date d'entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur à la date de son émission.

3.0 Objectif

La présente politique a pour but d'offrir un moyen facile et pratique d’acheter et de payer des biens et des services à l'appui des objectifs et du mandat du Ministère de Emploi et Développement social Canada (EDSC) et Service Canada (référé ci-après par « le Ministère »), tout en assurant un contrôle financier efficace.

La présente politique complète la Directive sur les paiements (Conseil du Trésor).

4.0 Énoncé de la politique

Le gouvernement a pour politique que les ministères et organismes utilisent la carte d'achat pour acheter et payer des biens et des services conformément aux pouvoirs qui leur sont délégués en la matière, lorsqu'il est économique et réalisable, de recourir à cette méthode.

Toutes les politiques ministérielles concernant l'acquisition de biens et de services et la passation de marchés continuent de s'appliquer lorsque les cartes d'achat sont utilisées.

Les cartes d'achat doivent être utilisées de façon à satisfaire aux critères de prudence et de probité aux yeux du public, et refléter l'équité, la transparence et le meilleur rapport qualité-prix en matière de dépense des fonds publics.

5.0 Application

La présente politique s'applique à tous les employés du Ministère.

6.0 Exigences de la politique

6.1 Utilisation de la carte d'achat

Les cartes d'achat doivent être utilisées seulement pour acheter des biens et des services pour la conduite des affaires du gouvernement (c’est-à-dire, des besoins opérationnelles), à la demande des personnes à qui a été délégué ce pouvoir, selon les limites établies par les politiques du Conseil de Trésor et du Ministère, ainsi que selon les limites de crédit de chaque carte d’achat et les autorisations générales établies par chaque gestionnaire du Centre financier (CF) (voir 6.5 ci-dessous).

Une carte d'achat n'est pas transférable et ne doit être utilisée que par le détenteur de la carte, c'est-à-dire la personne dont le nom figure sur cette carte. (Les achats ne peuvent seulement être entrepris et complétés que par le détenteur de la carte. Cette mesure permet au détenteur de la carte de confirmer que l’achat n’est pas en contradiction avec aucune des politiques applicables avant que l’achat soit effectué).

Garder la carte dans un lieu sûr en tout temps et vérifier périodiquement qu'elle s'y trouve toujours. Elle doit être gardée dans un lieu verrouillé (tel qu’un tiroir ou un classeur), au bureau.

Tous les achats de faible valeur doivent être complétés au moyen d’une carte d’achat, sauf si l’une des exceptions suivantes s’applique :

  1. une offre à commandes obligatoire indique que l’acquisition ne peut se faire au moyen de la carte d’achat ;
  2. des modalités ministérielles doivent être utilisées (par exemple, un énoncé de travail est requis pour assurer que EDSC reçoit les services demandés, ou le contrat implique la création de propriété intellectuelle);
  3. un seul fournisseur peut fournir le bien ou exécuter le service demandé et ce fournisseur n’accepte pas la carte d’achat ;
  4. les biens ou les services sont fournis par un autre ministère du gouvernement fédéral en vertu d’une lettre d’entente interministérielle ou d’un protocole d’entente (sauf dans le cas de Service correctionnel Canada [CORCAN]).
6.1.1 Utilisation obligatoire des offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement

Les détenteurs de carte d'achat sont tenus d'utiliser les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d'approvisionnement (AM) établis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) comme première option pour répondre à leurs besoins en matière d'approvisionnement, selon la liste des dix Biens et services lesquels le recours à ces outils est obligatoire. S’il existe une OC, les employés doivent choisir un fournisseur de la liste qu’y relève et doivent mentionner le numéro de l'OC afin de s'assurer que la couronne reçoit le prix et les avantages de l'OC.

6.1.2 Développement écologique

Les achats par carte d’achat devraient conformer à l’esprit de la Stratégie de développement durable pour le Canada (SDDC) et la Politique d’achats écologiques. Par conséquent, les détenteurs de carte d’achat et les gestionnaires de CF sont tenus de considérer le coût du durée (environnementale et financière) des biens et services qu’ils achètent, et non seulement le coût initial. Par exemple, un produit qui coute plus cher à l’achat peut toutefois durée plus longtemps, demander moins de pièces de rechange, et/ou nécessité moins de réparation au cours de son cycle de vie.

La plupart des OC de SPAC comprennent des critères écologiques, et donc les offres à commandes constituent une ressource pour acheter des choses écologiques. Plus d’information au sujet des achats écologiques est disponible dans deux cours de formation en ligne, la formation sur la carte d’achat, et Achats écologiques (C215) de l’École de la fonction publique de Canada.

6.2 Détenteurs admissibles

Les employés nommés pour une période indéterminée et les employés embauchés pour une durée déterminée de six mois et plus peuvent être détenteurs de la carte, moyennant l'approbation de leur gestionnaire du CF et de la DGDPF (GIBA). Les employés déterminés pour moins de 6 mois, les employés occasionnels, les entrepreneurs, le personnel des agences de placement temporaire, les étudiants d'été ou participants au Programme d'enseignement coopératif, et tous autres non-fonctionnaires ne peuvent pas être détenteurs de la carte.

6.2.1 Formation obligatoire

Avant que la DGDPF émise une carte d’achat ou augmente les limites d’une carte d’achat existante, le demandeur doit réussir le cours de formation en ligne sans frais. Les instructions pour y accéder sont sur la page d’accueil de la carte d’achat. Il vous faut environs 3 heures pour le suivre. Ce cours comprend un examen obligatoire avec une note minimum, ce que le demandeur doit achever avant que la DGDPF ne procède avec son demande.

6.3 Biens contrôlables

Tous les biens contrôlables, au sens de la Politique sur la gestion des biens, achetés à l'aide d'une carte d'achat, doivent être étiquetés et enregistrés dans le système financier (MTEE/SAP), en conformité avec le Norme de gestion et de suivi des biens de EDSC.

6.4 Émission des paiements à la société émettrice de la carte

Un seul paiement national au niveau du Ministère sera effectué mensuellement pour payer toutes les cartes d’achat du Ministère, et ce pour éviter d'avoir à payer des intérêts et en vue de profiter au maximum des rabais pour paiement hâtif dont peut bénéficier le Ministère. La chef comptable du Ministère est responsable de faire ce paiement. Aucun détenteur de carte d’achat ne peut rembourser le compte particulier d’une carte d’achat.

6.5 Contrôle financier

Tous les achats par carte d'achat doivent être justifiés par un nombre suffisant de documents pour satisfaire aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de la politique de vérification après le paiement du Ministère.

En conformité avec l’article 32 de la LGFP, les gestionnaires de centre de coûts (CC) doivent s'assurer qu'il reste un solde suffisant non grevé avant d'autoriser le détenteur de la carte à effectuer des achats. Il faut que le détenteur obtienne cette autorisation avant de faire un achat par la carte d’achat. Le gestionnaire de CC qui détient le pouvoir financier délégué peut autoriser les achats individuels au cas par cas (« autorisation distincte »); et le gestionnaire de CC qui détient le pouvoir financier délégué peut aussi autoriser au préalable et de façon continue des types d'achats précis et les montants monétaires maximums y connexes (« autorisation générale »). Chaque autorisation doit être fournie par écrit (un courriel est acceptable) et doit inclure la valeur monétaire approximative ou maximale de l'achat.

Le codage financier approprié, y compris l'article d'exécution approprié, doit être identifié pour chaque article acheté. Les détenteurs de carte d’achat doivent identifier le codage financier sur le registre mensuel de la carte d'achat. Veuillez-vous reporter au Guide de codage financier du Ministère pour de l’aide avec les articles d’exécution. Le gestionnaire de CC est responsable d'approuver toutes les transactions figurant sur le registre mensuel de la carte d'achat, en vertu de l'article 34 de la LGFP.

6.5.1 Restrictions

L'utilisation de la carte d'achat est assujettie aux restrictions suivantes :

  1. seulement la personne dont le nom figure sur la carte (le détenteur de la carte d’achat) peut l'utiliser;
  2. la carte d'achat doit être utilisée seulement pour effectuer des achats officiels autorisés pour le compte de l'État, c’est-à-dire pour les besoins opérationnels;
  3. la carte d'achat ne doit qu'être utilisée conformément à la limite de transaction et la limite mensuelle de la carte;
  4. la carte ne doit pas servir à payer les dépenses liées aux voyages (utilisez la Carte individuelle de voyage);
  5. la carte ne doit pas servir à payer les dépenses liées à l'utilisation et à l'entretien de véhicules (utilisez la Carte de flotte) ;
  6. la carte ne doit pas être utilisée pour obtenir des avances de fonds;
  7. la carte ne doit pas être utilisée pour les achats personnels;
  8. la carte ne doit pas être utilisée pour les transactions interministérielles avec d'autres ministères du gouvernement fédérale du Canada. Seulement les transactions effectuées avec Service correctionnel Canada (CORCAN) sont permises;
  9. la carte ne doit pas être utilisée pour les transactions avec d’anciens fonctionnaires;
  10. la carte d'achat ne peut pas être utilisée lorsque des clauses contractuelles ou des énoncés des travaux sont nécessaires, tel que les achats nécessitant une attestation de sécurité, touchant à la protection de la vie privée ou les achats impliquant la création de propriété intellectuelle; et
  11. la carte d'achat ne doit pas être utilisée après la date d'échéance indiquée sur la carte.
6.5.2 Mauvaise utilisation

Toute mauvaise utilisation de la carte d'achat entraînera la prise de mesures correctives par le Ministère (p. ex., recouvrement des coûts engagés et/ou mesure disciplinaire). Voici quelques exemples de mauvaise utilisation d'une carte d'achat :

Dans les situations où l'on soupçonne ou détecte une mauvaise conduite de l'employé ou une mauvaise utilisation de la carte, le Coordonnateur national des cartes d'achat doit être aviser et le gestionnaire du CF impliqué sur les circonstances aux fins d'enquête et de prise subséquente de mesures administratives. Celles-ci pourraient comprendre l'annulation de la carte d'achat pour le détenteur de la carte et/ou la perte des pouvoirs délégués pour le gestionnaire de CF.

En cas de mauvaise utilisation des cartes ou de fraude, il incombe à la direction de prendre des mesures disciplinaires dans les limites de ses pouvoirs, ainsi que des mesures préventives pour éviter que la situation ne se reproduise, s'il y a lieu.

Les employés du Ministère seront tenus personnellement responsables de toutes pertes pour la Couronne qui découlent d'une utilisation frauduleuse ou d'une mauvaise utilisation, et des mesures seront prises pour recouvrer ces pertes. Évidemment, tous les employés du Ministère associés à l'utilisation de la carte d'achat devraient connaître la politique du gouvernement à cet égard, et sont avisés de reprendre la formation de la carte d’achat avant que la carte soit réactivée.

Les conséquences de la mauvaise utilisation sont détaillées à l'Annexe H : Conséquences pour la mauvaise utilisation des cartes d'achat.

6.5.3 Surveillance

La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF, AC) surveille de façon continue les achats effectués à l'aide de la carte d'achat, pour assurer qu’ils conforment avec cette politique, y compris sans exclure d’autres motifs les sections 6.5.1 et 6.5.2 ci-dessus.

7.0 Modalités d'application

7.1 Engagement des dépenses

Un gestionnaire de CF qui détient le pouvoir financier délégué requise doit fournir une autorisation écrite (un courriel est acceptable) selon l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques afin qu'un détenteur de carte d’achat puisse acheter des biens ou des services d'un vendeur, au préalable (avant que l’achat n’est fait). Veuillez faire référence à section 6.5 ci-dessus. Pour toute exigence n'étant pas inscrite dans une autorisation générale existante, il est nécessaire d'obtenir une autorisation écrite distincte auprès du gestionnaire de CF. En tout cas, il faut que le détenteur de carte d’achat conserve toute autorisation (par exemple, le détenteur doit conserver le message électronique de gestionnaire de CF qui autorise l’achat).

7.2 Séparation des responsabilités

Les principes de contrôle interne et une répartition adéquate des responsabilités exigent qu'au moins deux personnes prennent part au processus d'achat et de paiement. Ainsi, les gestionnaires de CF et tous autres employés investis du pouvoir de signature en vertu de l'article 34, Loi sur la gestion des finances publiques, ne doivent normalement pas être détenteurs de carte d'achat. Si un tel employé est détenteur d’une carte d’achat, il faut qu’un niveau plus haut de la gestion approuve le registre mensuel de carte d’achat (voir section 6.5).

7.3 Limites de carte

Chaque transaction effectuée au moyen de la carte d'achat ne doit outrepasser ni la limite de transaction de cette carte d'achat, ni la limite mensuelle de cette carte d'achat, et doit respecter les limites de la présente politique et l'Aide-mémoire sur les cartes d'achat.

7.4 Lignes directrices ministérielles

Chaque carte d'achat doit être émise dans le but de satisfaire à des besoins opérationnels et les limites associées doit correspondre à l'utilisation projetée. Toutes demandes pour des limites outrepassant les lignes directrices ministérielles (limite par transaction de 10 000 $ et/ou limite mensuelle de 25 000 $ et/ou restriction d'une seule carte d’achat par division sous la responsabilité d'un[e] directeur/trice) doit être approuvées par la Directrice, PGBA, GIPA (DGDPF) avant que la carte n’est envoyée/modifiée.

7.5 Transactions sur Internet

Les détenteurs de carte d’achat sont permis d’effectuer des achats et des paiements par Internet. Cependant, les utilisateurs doivent faire preuve de prudence et il est recommandé de n'autoriser que les transactions effectuées dans des sites sécurisés, auprès d'entreprises reconnues, c'est-à-dire celles qui sont établies depuis un certain temps et qui sont connues du Ministère.

EDSC accepte présentement que les détenteurs de carte d’achat utilisent PayPal en tant que mode de paiement et surveille ces transactions à 100%. Les factures sont requises en plus de la documentation démontrant que le détenteur de carte d’achat a tout fait en son pouvoir afin de trouver un vendeur qui accepte la carte d’achat du Gouvernement avant d’acheter d’un vendeur qui exige que le paiement soit effectué au moyen de PayPal.

En outre, toutes les transactions sur Internet doivent se faire dans le respect des procédures de contrôle interne décrites dans la présente politique et dans la Directive sur les paiements (Conseil du Trésor).

Veuillez-vous reporter à l'annexe B pour obtenir de plus amples détails.

7.6 Accueil

Les cartes d'achat peuvent servir à payer des frais d'accueil si les besoins aient été préalablement approuvés conformément à la Politique ministérielle sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (PDF, 290 Ko).

7.7 Taxes applicables

EDSC doit se prévaloir, en tant de pratique exemplaire, de la dispense de payer les taxes provinciales générales de vente au détail sur les biens et services acquis pour le compte du Canada. Cette exonération comprend les achats par carte d'achat. Le détenteur de carte d’achat doit suivre les lignes directrices ci-dessous, selon la province où le bien ou le service sera livré.

Le gouvernement fédéral – et EDSC – doivent payer la TPS, la TVH et la TVQ, mais non pas la TVP.

Payez la TPS pour les biens ou services livrés en Saskatchewan et dans les Territoires du Nord-Ouest : Dites au fournisseur que vous utilisez le certificat d'exonération. Si le fournisseur demande à obtenir plus de détails, le libellé type est, « Ce certificat atteste que les biens et/ou services commandés ou achetés par Emploi et Développement social Canada et Service Canada sont achetés au moyen de fonds de la Couronne et qu'ils ne sont donc pas assujettis aux taxes de vente et de consommation de cette province ou ce territoire. »

Payez la TPS pour les biens ou services livrés en Colombie-Britannique et au Manitoba.

Payez la TPS pour les biens ou services livrés en Alberta, au Nunavut, et au Yukon. Cette province et ces territoires ne prélèvent pas de TVP.

Payez la TVH au complet pour les biens ou services livrés en Ontario et dans les provinces de l'Atlantique. En vertu de la législation fédérale, le gouvernement fédéral - et EDSC - doivent verser l'entière TVH.

Payez la TPS et la TVQ au complet pour les biens ou services livrés au Québec. En vertu de la législation provinciale, le gouvernement fédéral - et EDSC - doivent payer la Taxe de vente du Québec (TVQ).

8.0 Rôles et responsabilités

8.1 Dirigeant principal des finances

Responsable de la prestation au ministère de services financiers, comptables et administratifs complets, y compris la gestion globale du Programme des cartes d'achat, la nomination d'un coordonnateur national des cartes d'achat et l'assurance du respect des politiques du Conseil du tresor relatives aux cartes d'achat. Ces responsabilités sont assumées en collaboration avec les cadres supérieurs régionaux.

8.2 Adjoint à Dirigeant principal des finances

Responsable de la prestation au sein de la région de services financiers, comptables et administratifs complets, tout en assurant la gestion du Programme des cartes d'achat, le respect des politiques du Conseil du tresor relatives aux cartes d'achat, et en nommant un coordonnateur national des cartes d'achat.

8.3 Directeur général, Gestion des investissements, des projets et de l'approvisionnement (GIPA)

Responsable d'assurer une prestation efficiente et efficace de services en réponse aux besoins opérationnels ministériels dans le cadre du Programme des cartes d'achat.

8.4 Directeur général, Direction intégrée de la responsabilité & de la comptabilité ministérielle (DIRCM)

Responsable de la prestation de services financiers complets relatifs au programme ministériel de cartes d'achat et aux programmes du Ministère, y compris la planification, l'analyse et la gestion des ressources, et le paiement des factures ainsi que la conformité du Ministère aux exigences en matière de comptabilité et de rapport du gouvernement du Canada.

8.5 Directeur général, Direction générale des services de vérification interne (DGSVI)

Responsable, au sein de la direction générale, d'assurer certains aspects d'importance en matière de stratégies et pratiques ministérielles de gestion du risque, de cadres de travail et pratiques relatives au contrôle de gestion, dans le cadre du programme ministériel de cartes d'achat.

8.6 Directrice, Politiques sur la gestion des biens et approvisionnement (PGBA)

Responsable de coordonner l'émission, le renouvellement et le contrôle des cartes d'achat; d'élaborer et de diffuser les politiques et procédures ministérielles du Ministère relatives aux cartes d'achat; de mettre sur pied un plan de formation approprié afin d'assurer que toutes les personnes touchées par l'utilisation et le traitement des cartes d'achat connaissent leurs rôles, responsabilités et obligations; et d'assurer l'observation des politiques et procédures ministérielles du Conseil du Trésor et du Ministère grâce à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un plan de surveillance.

8.7 Gestionnaires de centre financier

Responsables de l'observation de la Politique sur les cartes d'achat du Ministère dans leurs activités quotidiennes. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez consulter l'annexe C et la formation sur la carte d’achat..

8.9 Coordonnateur national des cartes d'achat

Responsable de l'ensemble des activités liées à l’émission, à la coordination, à la surveillance et au contrôle du Programme des cartes d'achat au sein du Ministère. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez consulter l'annexe E et la formation sur la carte d’achat.

8.10 Détenteur d'une carte d'achat

Responsable de l'utilisation d'une carte d'achat destinée à l'acquisition et au paiement de biens et de services, une fois l'autorisation accordée par le gestionnaire de CF dans le cadre des politiques du Conseil du Trésor et du Ministère relatives aux cartes d'achat. Pour obtenir de plus amples détails, veuillez consulter l'annexe F. Tous les détenteurs de carte doivent suivre la formation sur la carte d’achat avant que la DGAPF n’émette une carte ou augment les limites.

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements et les propositions de modifications relatives à la présente politique doivent être adressées à :

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