Politiques, procédures et lignes directrices sur la carte d'achat - Annexe F

Rôles et responsabilité : Détenteurs d'une carte d'achat

Date de mise en oeuvre : le 19 août 2014

Réussir la formation sur la carte d’achat, avant de demander une carte.
Lire, comprendre et signer –le formulaire de Demande de carte d’achat.
Se rendre compte des règlements avant d’utiliser la carte d’achat. Lire et connaître la Politique de la carte d’achat du Ministère, y compris :
- Annexe B: Lignes directrices pour l’utilisation des cartes d’achat, y compris les transactions sur Internet
- Ce document (Annexe F, Rôles et responsabilités)
- Aide-mémoire sur les cartes d’achat
Doit se conformer à toutes les lois pertinentes et aux règlements, politiques et procédures et, au besoin, consulter et se conformer avec les instructions du coordonnateur des cartes d’achat.
Avant d’effectuer un achat de n’importe quel bien ou service avec la carte, obtenez l’approbation de gestionnaire de centre financier délégué. (Voir « Article 32 » dans Annexe C, rôles et responsabilités des gestionnaires de centre financier.)
Conserver des documents pour toutes les transactions, y compris l’entrée de pièces cartes dans maSGE (SAP). Cela doit comprendre l’autorisation d’article 32, LGFP, de gestionnaire de centre financier (voir « Article 32 » dans Annexe C, rôles et responsabilités des gestionnaires de centre financier), les reçus (soit imprimés, soit électroniques) et les bordereaux. Les renseignements à conserver incluent : nom du commerçant, articles commandés, dates des commandes, prix d’achat, confirmations de réception et numéro d’autorisation
Soumettez les documents mensuels dans maSGE (SAP GUI), afin que la DGAPF puisse procéder au rapprochement nécessaire des dépenses. Si vous ne complétez pas tous les documents requises dans un délai de 3 mois, la carte sera suspendue jusqu’à ce que vous compléter et faire approuver tous ces documents.
S’assurer que tous les biens/actifs sont entrés dans le système de contrôle des stocks, lorsque c’est nécessaire, en se conformant à la Norme sur la gestion des actifs.
Ne permettez personne d’autre d’utiliser la carte d’achat. Il ne faut pas partager ni prêter la carte d’achat, même lorsque vous vous absentez du bureau. Au besoin, identifiez un collègue qui a une carte d’achat distincte.
Conservez la carte d’achat à un endroit sûr et verrouillé au bureau. Ne conservez jamais la carte dans votre portefeuille personnel à moins que vous vous rendiez actuellement à un magasin pour y faire un achat !
Avertir immédiatement son gestionnaire de centre de coûts, le Programme national de la carte d’achat et le fournisseur de la carte d’achat en cas de perte ou de vol, d’utilisation non-autorisée ou d’une utilisation frauduleuse soupçonnée de la carte d’achat. Il faut remettre une confirmation écrite à l’équipe national de la carte d’achat dans les 24 heures.
Informer par écrit le coordonnateur des cartes d’achat des changements d’adresse ou de numéro de téléphone d’affaires, de centre financier ou de nom. Dans le cas d’une mutation dans un autre poste à l’intérieur du Ministère, le codage financier de centre financier pour cette carte peut être modifié en fonction du codage financier du nouveau centre financier de l’employé. Cependant, le détenteur de cette carte d’achat doit toujours remplir un nouveau formulaire de demande de carte d’achat et le faire signer par son nouveau gestionnaire de centre financier.
Informer par écrit le coordonnateur des cartes d’achat en cas de mutation à l’extérieure de Ministère ou de cessation d’emploi. Dans ce cas, il faut prendre les mesures nécessaires afin de déterminer et de payer le solde éventuel de la carte.
S’assurer que la carte d’achat est annulée quand il quitte le Ministère et de la détruire (découpé-la). Aviser le coordonnateur des cartes d’achat, pour qu’il annule cette carte dans le système.
Si, par erreur, la carte est utilisée à des fins personnelles, informez immédiatement le fournisseur duquel vous avez acheté les articles pour qu’on annule les charges portées à votre carte. Vous ne pouvez pas « rembourser les coûts plus tard ». Vous ne pouvez jamais effectuer des paiements bancaires sur Internet pour rembourser le compte d’une carte d’achat. Le traitement d’un chèque personnel d’un employé coûte cher au Ministère. Pour ces raisons et encore d’autres, usage à des fins personnelles est contraire aux règles. De plus, tous les achats personnels, soit par erreur ou non, seront signalés aux services d’Intégrité. La carte d’achat impliquée sera annulée.
Détruire la vieille carte au moment de la réception d’une carte de remplacement ou renouvellement (découpé-la).