Politiques, procédures et lignes directrices sur la carte d'achat - Annexe C

Rôles et responsabilités : Gestionnaires de centre financier

Date de mise en oeuvre : le 19 août 2014

1. Lire l’Aide-mémoire pour les gestionnaires (DOCX, 24 Ko) sur la carte d’achat.
2. Déterminer le besoin d’accorder une carte d’achat et approuver la demande pour l’employé, sous forme du formulaire de demande de carte d’achat. Veuillez noter que le détenteur de la carte d’achat doit réussir la formation sur la carte d’achat.
3. Valider toute augmentation dépassant les lignes directrices du Ministère (limite par transaction de 10 000 $ et/ou limite mensuelle de 25 000 $ et/ou restriction d’une seule carte d’achat par division sous la responsabilité d’un[e] directeur/trice). En autorisant des limites plus élevées, il faut considérer l’utilisation anticipé de la carte et le chevauchement des périodes de paiement et de facturation.
4. Article 32, Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) – fournir soit une autorisation continue (p. ex., pour permettre l’achat de fournitures de bureau de base allant jusqu’à 200  $ par mois), soit une autorisation individuelle pour chaque achat individuel. Dans les deux cas, cette autorisation doit être accordée par écrit, par exemple, par l’envoi d’un courriel, et il doit inclure la valeur monétaire approximative. En quelques cas et régions, les autorisations générales ne sont pas de mise. Au lieu, demandez toujours une autorisation distincte.
   • Aux termes de l’article 32, les gestionnaires de centre financier doivent s’assurer que les soldes disponibles non grevés sont suffisants avant d’autoriser un achat (voir la section portant sur les « engagements manuels », dans Annexe F : Rôles et responsabilités du détenteur de la carte d’achat).
5. Article 34, LGFP – examiner les document mensuels. Le gestionnaire de centre de coûts ne doit pas approuver des achats personnels ou d’autres achats interdits.
• S’il repère de tels achats, vous devez communiquer avec le Programme national de la carte d’achat et identifie tous ces achats sur les documents mensuels.
6. Se rendre compte qu’aucun gestionnaire de centre financier  ne peut approuver ses propres achats (d’une carte qu’il détient). Le détenteur de la carte d’achat doit donc être quelqu’un qui relève du gestionnaire de centre financier.
7. Cerner et signaler (à la gestion et au coordonnateur des cartes d’achat) les possibles cas d’inconduite/utilisation à mauvais escient par le détenteur de la carte d’achat.
8. S’assurer que tous les biens/actifs sont entrés dans le système de contrôle des stocks, lorsque c’est nécessaire, en se conformant à la Norme sur la gestion et suivi des actifs.
9. Si le détenteur de carte ne le faisait pas, s’assurer que la carte d’achat est annulée quand le détenteur quitte le Ministère et de la détruire (découpé-la). Aviser le coordonnateur des cartes d’achat, pour qu’il annule cette carte dans le système.