Norme sur la gestion et le suivi des biens d’EDSC

Modifié le 18 juillet 2018

  1. Cette norme est entrée en vigueur le 11 mars 2013.
  2. Ce document décrit la norme ministérielle (EDSC) relative aux biens qui doivent être étiquetés grâce à des marques de propriété et qui doivent faire l’objet de suivis dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel (maSGE) au moyen de fiches d’équipement individuels.
  3. Cette norme s’applique à tous les employés et les gestionnaires d’EDSC qui participent à la planification, à l'acquisition ou à la gestion des biens particuliers du Ministère.
  4. Cette norme s’applique à tous les biens d'EDSC, peu importe la façon dont ils ont été acquis (p. ex. bon de commande, contrat, carte d’achat, transfert).
  5. Cette norme est imposée conformément à la politique sur la gestion des biens et doit y servir de complément.
  6. Les biens suivants doivent être étiquetés avec les marques de propriété de la DGAPF, et doivent faire l’objet de suivis dans maSGE en tant que des biens avec fiches d’équipement individuels :
    6.1 Immobilisations :
    Tous les biens dont la valeur excède 10 000 $, conformément à la ligne directrice sur la comptabilité des immobilisations (DOC, 482 Ko). Remarque : Selon la ligne directrice, les immobilisations comprennent les logiciels (acquis de l’externe ou développés à l’interne) si les coûts (d’achat ou de développement) excèdent 10 000 $, aux fins de comptes. Toutefois, parce que le logiciel constitue un bien intangible cette Norme ne s’applique pas aux logiciels, et les logiciels ne sont ni étiquetés ni suivi avec un fiche d’équipement individuel.
    6.2 Biens de Technologies de l’information (TI) non immobilisés :
    Tout le matériel TI de bureau, qui comprend les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les écrans d’ordinateur.
    6.3 Articles attrayants :
    Les articles attrayants sont des biens ministériels qui ne constituent pas des immobilisations (valeur inférieure à 10 000 $) et qui sont jugés attrayants et portatifs. Les biens suivants sont jugés attrayants :
    1. Téléviseurs (à écran plat); Tableau intelligent (d’une valeur supérieure à 500 $) ;
    2. Matériel professionnel de photographie et de studio qui dépassent un seuil de 600 $ (p. ex., appareils photo numériques reflex mono‑objectifs, systèmes d’éclairage de studio, caméras de télévision);
    3. Imprimantes portatives (comme celles utilisées par les agents des services mobiles et les enquêteurs qui travaillent hors site);
    4. Œuvres d’art (comme des tableaux, des gravures et des sculptures) qui sont numérotées, munies d’un timbre d’authenticité, évaluées à plus de 500 $ et/ou considérées comme ayant une valeur patrimoniale (voir la note ci-dessous concernant la valeur patrimoniale); et,
    5. Tablettes et iPad.
    6. Autres biens portatifs qui sont jugés attrayant et d'une valeur supérieure à 600$ (ex. drone, projecteur).
  7. Les biens qui ne sont pas décrits comme des biens devant faire l’objet de suivis dans ce document n’ont pas à être enregistrés dans maSGE. Néanmoins, ces biens doivent toujours être gérés suivant une approche fondée sur le cycle de vie, conformément aux politiques du Ministère et du Conseil du Trésor.
  8. Les gestionnaires et les employés des centres de coûts qui reçoivent directement des biens suivis doivent communiquer avec leurs services régionaux de gestion des biens pour demander des étiquettes, et afin que les biens soient enregistrés dans le système maSGE avec fiches d’équipement individuels. Les étiquettes reçues devront être apposées sur les biens en question (à moins qu’il est physiquement impossible d’apposer l’étiquette sur un bien donné).
  9. Les gestionnaires et les employés des centres de coûts doivent signaler à leurs services régionaux de gestion des biens tout changement associé à ces biens pendant leurs cycles de vie (p. ex., demande d’élimination, déplacement, prêt ou transfert à un autre ministère gouvernemental) afin que les fiches d’équipement individuels associés à ces biens dans maSGE puissent être mis à jour.
  10. Les gestionnaires des centres de coûts doivent activement gérer ces biens au cours de leur cycle de vie, conformément aux politiques du Ministère et du Conseil du Trésor; ils doivent veiller à ce que ces biens soient utilisés d’une manière appropriée, et ils doivent en assurer la protection.
  11. Un processus de validation annuel est une méthode utilisée par le ministère pour valider l'existence des actifs suivis et pour s'assurer que l'information sur les biens est à jour et reflète l'étape du cycle de vie de tous les actifs suivis. Ce processus est lancé par une lettre d'appel annuelle et conformément au Guide du processus annuel de validation des actifs.
  12. Les gestionnaires des centres de coûts ou les responsables de la gestion des biens dans les régions doivent communiquer avec l'équipe de Politique sur l'approvisionnement, les biens et la PI (PAGPI) à l'adresse NC-ASSETS-IP-POLICY-POLITIQUES-BIENS-PI-GD.

Remarque : La valeur patrimoniale est le résultat de la détermination de la valeur symbolique, de la valeur de rareté ou d’âge. Les valeurs historique, culturelle, sociale ou spirituelle de l’œuvre, ou son importance pour les générations passées, présentes et futures, sont également prises en compte.