Politique sur la gestion des biens

Table des matières

1. Titre

2. Date d’entrée en vigueur

La présente politique est entrée en vigueur le 1^er février 2014 et a été révisée le 6 de juin, 2016.

3. Date de révision

Le 1^er février 2019.

4. Champ d’application

4.1. Le terme « Ministère » s’entend du ministère de l’Emploi et du Développement social.
4.2. La présente politique s’applique à l’acquisition et à la gestion de l’ensemble des biens ministériels, ce qui comprend, selon la définition établie, la totalité des biens meubles, du matériel et des biens en entrepôt.
4.3. La présente politique ne s’applique pas aux immobilisations corporelles, comme les immobilisations et les améliorations locatives.
4.4. La présente politique doit être appliquée en conjonction avec le Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis du Conseil du Trésor (CT) et la Politique sur la gestion du matériel du CT. Pour tout domaine qui n’est pas explicitement couvert par la présente politique, il faut se reporter aux politiques du CT, celles-ci ayant préséance sur la présente politique.
4.5. La présente politique doit être appliquée et suivie en conjonction avec les instruments de politique connexes du Ministère, y compris les suivantes, sans s’y limiter :
4.6. La présente politique remplace les instruments de politique du Ministère suivants :
1. Politique sur la gestion du matériel
2. Politique sur l’aliénation et la radiation d’actifs
3. Élimination du matériel de bureau et des fournitures connexes

5. Objectifs de la politique

5.1. Mettre de l’avant une politique sur la gestion des biens consolidée, à jour et de portée panministérielle.
5.2. Promouvoir une approche uniforme à l’égard de la gestion des biens à l’échelle du Ministère.
5.3. Servir de complément et de soutien aux politiques ministérielles d’approvisionnement, de gestion des investissements et de comptabilité.
5.4. Promouvoir de bons principes liés au cycle de vie de la gestion des biens dans les secteurs suivants :
- les exigences d’évaluation et de planification relatives à l’acquisition de biens;
- l’acquisition de biens;
- l’exploitation, l’utilisation et l’entretien des biens;
- l’aliénation des biens.
5.5. Documenter les obligations du Ministère en matière de saine intendance et assurer une utilisation efficace des investissements ministériels relativement à l’acquisition et à la gestion des biens.
5.6. Communiquer les exigences politiques et législatives qui doivent être prises en compte dans le cadre de l’acquisition, de la mise en service, de l’utilisation et de l’aliénation des biens ministériels.

6. Énoncés de politique

6.1. L’acquisition, l’utilisation et l’aliénation des biens ministériels doivent soutenir les programmes et les activités du Ministère, en conformité avec les priorités du gouvernement fédéral et les plans d’investissement et d’activités du Ministère.
6.2. Il incombe à l’ensemble des gestionnaires et des employés d’assurer la protection des biens ainsi que l’utilisation appropriée des biens appartenant au Ministère.
6.3. Le matériel et les renseignements financiers sur les biens faisant l’objet d’un suivi doivent être consignés comme il se doit dans le système intégré de gestion des finances et du matériel du Ministère (maSGE).
6.4. Les décisions relatives à l’acquisition de biens immobiliers doivent être fondées sur une analyse coûts-avantages des solutions envisageables qui permettent de répondre aux besoins des programmes, et tenir compte des coûts à prévoir sur l’ensemble du cycle de vie des biens (coût total de possession), depuis l’acquisition jusqu’à l’aliénation en passant par l’exploitation, l’entretien et les réparations.
6.5. Lorsque la chose est possible et rentable, les décisions touchant la gestion des biens iront dans le sens des objectifs et des politiques du gouvernement fédéral et du Ministère en matière de développement durable.

7. Responsabilisation et surveillance

7.1. Les gestionnaires de centre de coûts doivent exercer une surveillance régulière du rendement des biens relevant de leur contrôle pour assurer une utilisation continue et appropriée de ceux-ci à l’appui des objectifs des programmes.
7.2. La Gestion des investissements, des projets et de l’approvisionnement (GIPA), qui relève de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), évaluera périodiquement la présente politique et ses dispositions.
7.3. La GIPA-DGDPF exercera des activités visant à surveiller la conformité du Ministère à la présente politique.

8. Rôles et responsabilités

8.1. Administrateurs généraux

8.1.1. Assurer l’observation du Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis du CT et de la Politique sur la gestion du matériel du CT.

8.2 Directeur général, Gestion des investissements, des projets et de l’approvisionnement (GIPA)

8.2.1. Agir à titre d’autorité fonctionnelle du Ministère pour les activités de gestion des biens, ce qui comprend la distribution ou la diffusion des politiques et des lignes directrices du CT, l’élaboration et la tenue à jour des instruments de politique du Ministère, et la formulation de conseils et d’une orientation.

8.3. Politique sur la gestion des biens et approvisionnement (PGBA)

8.3.1. Élaborer et tenir à jour diverses politiques, normes et lignes directrices sur la gestion des biens.
8.3.2. Formuler des conseils stratégiques et une orientation en matière de gestion des biens.
8.3.3. Fournir à la collectivité de la gestion des biens et du matériel un soutien au titre du renforcement de la capacité.
8.3.4. Établir des cadres, des plans et des contrôles de conformité et de surveillance sur la gestion des biens.
8.3.5. Établir des politiques et des normes communes sur les enregistrements de biens pour maSGE.
8.3.6. Communiquer aux collectivités de la gestion des biens, de l’approvisionnement et de la gestion financière de l’information pertinente liée aux politiques, notamment les mises à jour concernant l’ensemble des politiques, lignes directrices, outils et pratiques exemplaires du gouvernement ou du Ministère en matière de gestion du matériel et des biens.
8.3.7. Analyser les dépenses liées aux biens et évaluer l’efficacité des processus en place, au besoin.
8.3.8. Soutenir les réponses du Ministère aux rapports et aux demandes de renseignements internes et externes liés à l’acquisition et à la gestion des biens ministériels.
8.3.9. Soutenir les réponses du Ministère aux audits et aux examens liés à l’acquisition et à la gestion des biens ministériels.
8.3.10. Exercer un leadership et fournir une orientation stratégique en matière de propriété intellectuelle à l’échelle du Ministère, conformément à la Politique de gestion de la propriété intellectuelle.
8.3.11. Exercer un leadership et fournir une orientation stratégique concernant le parc automobile à l’échelle du Ministère, conformément aux lignes directrices et procédures relatives au parc automobile national ayant trait aux véhicules légers.

8.4. Gestionnaires/directeurs régionaux de la DGDPF, Services de gestion des biens

8.4.1. Assurer la conformité aux politiques, lignes directrices et procédures gouvernementales et ministérielles en matière de gestion des biens.
8.4.2. Veiller à ce que les employés chargés de la gestion des biens créent et tiennent à jour des enregistrements de biens et de l’information sur le cycle de vie dans maSGE, conformément à la présente politique et à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs.
8.4.3. Veiller à ce que les employés régionaux chargés de la gestion des biens aient les connaissances, les compétences, la formation spécialisée et les outils nécessaires pour exécuter efficacement les activités du cycle de vie de la gestion des biens, de contrôle de l’inventaire et de gestion des entrepôts.
8.4.4. Approuver l’aliénation et la radiation de biens, y compris par voie de transfert ou de prêt à d’autres ministères fédéraux, conformément aux pouvoirs financiers délégués.

8.5. Services régionaux de gestion des biens (SRGB) de la DGDPF

8.5.1. Assurer la conformité aux politiques, lignes directrices, normes et pouvoirs du Ministère et du gouvernement fédéral en matière de gestion des biens.
8.5.2. Fournir une orientation et des conseils aux clients régionaux, aux gestionnaires de centre de coûts et aux responsables des processus de regroupement de coûts gérés de façon centralisée (RCC) en ce qui concerne les divers aspects du cycle de vie de la gestion des biens, conformément aux cadres de gestion du matériel et des actifs du gouvernement et du Ministère.
8.5.3. Créer et tenir à jour de l’information complète sur les enregistrements de biens dans maSGE, conformément à la présente politique et à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère, et ce, peu importe la méthode d’acquisition utilisée (carte d’achat, commande subséquente, etc.), y compris en cas de redistribution ou de transfert de biens.
8.5.4. Assurer la tenue d’une documentation exhaustive montrant que des contrôles, des approbations et des pouvoirs adéquats sont en place relativement à la gestion des biens (p. ex., bordereaux d’expédition confirmant la réception de biens, et documentation relative aux décisions et aux approbations en matière d’aliénation).
8.5.5. Selon les directives de PGBA, veiller à ce que la validation physique des biens (à l’exception des biens de TI, qui relèvent du contrôle et de la gestion de la DGIIT) soit effectuée dans leur direction ou région respective, et qu’elle soit conforme aux politiques, normes et lignes directrices du Conseil du Trésor et du Ministère. Fournir à PGBA des rapports définitifs et modifier l’information sur les enregistrements de biens dans maSGE en conséquence.
8.5.6. Conformément aux procédures régionales, accepter physiquement les biens livrés et s’assurer que les étiquettes sont apposées sur les biens pour faire le suivi de ceux-ci, comme il est indiqué dans la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.
8.5.7. Consigner la réception des biens dans maSGE pour que les paiements puissent être effectués.
8.5.8. Agir à titre de principal point de contrôle pour la réception des marchandises dans les bureaux locaux, et fournir les étiquettes obtenues des Services de gestion des biens de la RCN et qui doivent être apposées sur les biens pour faire le suivi de ceux-ci, comme il est indiqué dans la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.
8.5.9. Gérer les stocks conservés dans les entrepôts régionaux et tenir des feuilles d’inventaire. Dans la mesure du possible, ces renseignements doivent être consignés dans maSGE.
8.5.10. Effectuer la gestion quotidienne des véhicules attribués à leur région par PGBA, conformément aux politiques et procédures ministérielles concernant les véhicules.
8.5.11. Administrer les procédures d’aliénation et de radiation des biens en surplus conformément à la présente politique et au manuel du Ministère sur la délégation de pouvoirs.
8.5.12. Gérer les demandes et faire approuver les recommandations visant à radier le matériel perdu, volé ou trop endommagé pour être réparé, conformément à la délégation de pouvoirs, aux politiques et aux procédures du Ministère, et signaler toutes les pertes aux comptes publics, le cas échéant.
8.5.13. Fournir des rapports et d’autres documents dans le cadre d’activités d’audit et de surveillance, au besoin.

8.6. Services de gestion des biens de la région de la capitale nationale (RCN), DGDPF

8.6.1. Outre tous les éléments énoncés visant les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF, les Services de gestion des biens de la RCN ont aussi la responsabilité :
1. de contrôler et de gérer les étiquettes et numéros des biens, ainsi que de les fournir à d’autres services régionaux de gestion des biens de la DGDPF;
2. de gérer la distribution des produits de la vente de biens excédentaires par le biais de GCSurplus.

8.7. Gestionnaires de centre de coûts et responsables nationaux ou régionaux des processus de regroupement de coûts gérés de façon centralisée (RCC) (y compris la DGIIT)

8.7.1. Respecter les politiques et les procédures établies par le gouvernement fédéral et le Ministère en ce qui a trait au contrôle des actifs, en suivant une approche fondée sur le cycle de vie.
8.7.2. Informer les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF de tous les biens acquis faisant l’objet d’un suivi pour s’assurer que l’information sur des biens est saisie dans maSGE après la réception des articles et que ceux-ci sont assortis d’une étiquette conformément à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère, et ce, peu importe la méthode d’acquisition employée.
8.7.3. Conformément aux procédures régionales, prendre des dispositions pour accepter la livraison physique des marchandises et s’assurer que les étiquettes sont apposées sur les biens conformément à la présente politique et à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère, et consulter les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF pour obtenir une orientation, au besoin.
8.7.4. Signaler aux Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF tout déplacement ou transfert de biens faisant l’objet d’un suivi, de sorte que maSGE puisse être actualisée en conséquence.
8.7.5. Signaler aux Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF tous les biens déclarés excédentaires afin d’obtenir une orientation appropriée et une approbation, de sorte que les opérations d’aliénation soient exécutées en conséquence dans maSGE.
8.7.6. Veiller à ce que les biens sous leur responsabilité fassent l’objet d’une utilisation appropriée dans le cadre des activités ou des programmes approuvés, et qu’ils soient maintenus en bon état de fonctionnement.
8.7.7. Assurer le contrôle, le stockage et la protection des biens de manière appropriée, en fonction de leur nature ou de leur valeur, et conformément aux politiques et procédures ministérielles.
8.7.8. À la demande des Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF ou de PGBA, exécuter les validations d’inventaire, ou participer ou contribuer à celles-ci.
8.7.9. Empêcher la détérioration ou la perte des biens en surplus jusqu’à ce qu’ils soient aliénés ou déplacés.

8.8. Employés

8.8.1. En conformité avec les procédures régionales, accepter la livraison physique des marchandises au nom d’un gestionnaire de centre de coûts et s’assurer que les étiquettes sont apposées sur les biens conformément à la présente politique et à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.
8.8.2. Informer les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF de la réception ou du déplacement de bien faisant l’objet d’un suivi pour s’assurer que les enregistrements de biens sont tenus à jour dans maSGE, conformément à la présente politique et à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.
8.8.3. Veiller à ce que les biens fassent l’objet d’une utilisation appropriée dans le cadre des activités ou des programmes approuvés, et qu’ils soient maintenus en bon état de fonctionnement.
8.8.4. Assurer l’utilisation, la garde et la sécurité appropriées des biens et signaler le plus tôt possible tout problème concernant les biens sous leur responsabilité (p. ex. perte, rendement, bris) au responsable ministériel compétent, conformément aux politiques et procédures ministérielles concernant le signalement de la perte de biens publics.
8.8.5. Selon les directives des Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF ou de PGBA, exécuter les validations d’inventaire ou participer à celles-ci.

8.9. Directeur, Politique de gestion des biens et approvisionnement

8.9.1. Promouvoir et favoriser la conformité aux politiques, aux lignes directrices et aux normes de gestion des biens et du matériel du gouvernement fédéral et du Ministère.
8.9.2. Veiller à ce que les employés chargés de l’approvisionnement aient les compétences, les connaissances et les outils nécessaires pour assurer la tenue de données exactes dans maSGE lorsqu’ils effectuent des opérations en vue d’acheter des biens ministériels.
8.9.3. Promouvoir l’intégration des fonctions d’approvisionnement et de gestion des biens, et exercer une surveillance des investissements dans des grands projets ayant trait à l’achat ou à la création d’immobilisations tout au long du processus par points de contrôle pour la gestion des investissements.

8.10. Équipe ministérielle d’approvisionnement (approvisionnement et passation de marchés)

8.10.1. Assurer la conformité aux politiques, lignes directrices et normes du gouvernement fédéral et du Ministère en matière de gestion des biens lorsqu’il y a acquisition de biens ministériels.
8.10.1. S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité des données et du codage relatifs aux bons de commande dans maSGE à l’appui de l’acquisition de biens ministériels.

8.11. Groupe de la comptabilité et des états financiers ministériels

8.11.1. Agir à titre de responsable fonctionnel pour la comptabilisation des biens et établir des lignes directrices communes concernant l’information sur les immobilisations pour maSGE.
8.11.2. Créer et tenir des enregistrements d’immobilisations et des écritures comptables pour toutes les immobilisations du Ministère.
8.11.3. Formuler des conseils concernant la comptabilisation des immobilisations du Ministère.
8.11.4. Faire état des acquisitions, des rajustements, des aliénations et des radiations se rapportant aux immobilisations dans les Comptes publics et les états financiers du Ministère.

9. Exigences de la politique

9.1. Utilisation des biens ministériels par les employés

9.1.1. L’utilisation personnelle des ordinateurs et des appareils doit être limitée et conforme à la Politique sur l'utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux du CT.
9.1.2. Il incombe aux gestionnaires de centre de coûts et aux responsables des processus de RCC, en se fondant sur les circonstances ou sur leur jugement, de signaler les pertes de biens ministériels, ce qui comprend, sans s’y limiter, les cas de vol ou de vandalisme et les accidents, à l’agent de sécurité régional, aux Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF ou aux services de police locaux.
9.1.3. Les articles acquis au moyen de fonds publics (qu’ils fassent ou non l’objet d’un suivi) demeurent la propriété du Ministère et doivent être gérés de manière appropriée par le gestionnaire du centre de coûts, le responsable des processus de RCC ou les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF.
9.1.4. Toute utilisation inappropriée de biens ministériels peut entraîner une perte des privilèges ou la prise d’autres mesures disciplinaires.

9.2. Bien faisant l’objet d’un suivi et biens ne faisant pas l’objet d’un suivi

9.2.1. Les biens faisant l’objet d’un suivi s’entendent de ceux qui sont censés être suivis au moyen d’enregistrements de biens, de numéros et d’étiquettes individuels, conformément à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.
9.2.2. Les biens ne faisant pas l’objet d’un suivi s’entendent de ceux qui ne sont pas censés être suivis au moyen d’enregistrements de biens, de numéros et d’étiquettes d’inventaires individuels, conformément à la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.
9.2.3. On ne peut créer des enregistrements de biens individuels dans maSGE pour les biens ne faisant pas l’objet d’un suivi sans la permission écrite de PGBA.
9.2.4. Les biens dont la valeur unitaire est de 10 000 $ ou plus et dont la durée de vie utile est supérieure à un an sont considérés comme des immobilisations et peuvent faire l’objet d’un suivi dans maSGE. Des renseignements complémentaires sont fournis dans les Lignes directrices sur la comptabilisation des immobilisations.

9.3. Système ministériel intégré de gestion des finances et du matériel (maSGE)

9.3.1. Le système intégré de gestion des finances et du matériel du Ministère (maSGE) sert de registre officiel et doit être utilisé pour consigner l’information sur les enregistrements de biens, gérer les biens ministériels et exécuter les fonctions de gestion des biens énoncées dans la présente politique.
9.3.2. Tous les biens faisant l’objet d’un suivi selon la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère doivent être assortis de numéros générés par les Services de gestion des biens de la RCN, et s'accompagner d'enregistrements de biens correspondants dans maSGE. Ces enregistrements doivent être complets et tenus à jour tout au long du cycle de vie des biens faisant l’objet d’un suivi.
9.3.3. Même si les données relatives à l’utilisation et à l’entretien des véhicules automobiles du Ministère peuvent être conservées dans un système d'information sur la gestion du parc automobile (SIGPA) du gouvernement fédéral, il faut également créer et gérer des enregistrements relatifs à ces véhicules dans maSGE, de manière à pouvoir établir la valeur totale des biens figurant à l’inventaire du Ministère

9.4. Contrôle des stocks et étiquetage des biens

9.4.1. Les étiquettes de biens sont généralement délivrées et apposées au moment où un bien faisant l’objet d’un suivi est reçu par les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF, un gestionnaire de centre de coûts ou un employé au nom d’un gestionnaire de centre de coûts.
9.4.1. Dans le cas d’acquisitions en grandes quantités ou en gros, on peut prévoir des étiquettes et les fournir au gestionnaire de centre de coûts ou au fournisseur des marchandises pour que ceux-ci les apposent sur les biens avant la livraison ou la mise en service des biens.
9.4.1. Peu importe la méthode d’acquisition, une étiquette doit être délivrée et apposée sur le bien lorsque la chose est exigée par la présente politique ou par la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.
9.4.1. Il incombe aux responsables des processus de RCC, aux responsables fonctionnels ou aux gestionnaires de programmes importants responsables de biens faisant l’objet d’un suivi de veiller à ce que les biens soient étiquetés de manière appropriée et en conformité avec la Norme sur la gestion et le suivi des actifs du Ministère.

9.5. Utilisation de biens par des employés à l’extérieur des bureaux

9.5.1. Les employés doivent observer les politiques et lignes directrices régissant l’utilisation et la gestion des biens, conformément aux politiques du CT du Ministère.
9.5.2. Les gestionnaires et les employés doivent consulter les politiques et procédures particulières régissant l’utilisation à l’extérieur des bureaux des appareils électroniques (p. ex. ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes et appareils BlackBerry) fournis par la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DIIT) ou Services partagés Canada (SPC).
9.5.3. Le retrait d’autres biens des bureaux du Ministère doit être autorisé et être consigné sur un formulaire Prêt de matériel appartenant au ministere (ADM3004) (PDF, 145 ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre). De même, le retour de matériel prêté doit être consigné sur le formulaire Retour de matériel appartenant au ministère (ADM5018) (PDF, 114 ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre).
9.5.4. Il est interdit à toute personne autre que les utilisateurs autorisés d’utiliser des biens prêtés.
9.5.5. Le Ministère conserve un droit d’accès aux biens prêtés à des fins de surveillance de sécurité, d’audit, d’inspection, de réparation, d’entretien ou de remplacement.

9.6. Inventaire et installations d’entreposage

9.6.1. Selon la définition fournie dans la Politique sur la gestion du matériel du CT, l’inventaire s’entend des articles conservés dans des installations d'entreposage, y compris les biens en réparation ou en processus d'approvisionnement.
9.6.2. Lorsque les articles sont entreposés dans des installations d’entreposage ou des locaux du Ministère ou du fournisseur, les articles en dépôt doivent être enregistrés et faire l’objet d’un suivi. Pour assurer l’évaluation et la gestion appropriées des articles en dépôt, l’information doit comprendre des enregistrements des types et des quantités d’articles et doit être examinée périodiquement pour faire en sorte que la période de conservation des articles soit aussi brève que possible.
9.6.3. Les biens dont un volume important est requis à l’appui des programmes ministériels doivent être acquis au moyen de méthodes d’approvisionnement visant à minimiser la nécessité, pour le Ministère, d’entreposer des articles pendant de longues périodes ou de conserver un inventaire volumineux. Il faut s’efforcer, dans toute la mesure du possible, de recourir à des stratégies d’approvisionnement appropriées selon un système de stockage juste à temps, en se fondant sur les plans relatifs aux projets et aux programmes.
9.6.4. Les articles transférés à d’autres endroits pour réparation ou révision doivent être consignés et faire l’objet d’un suivi, dans le but d’exercer une évaluation et une gestion appropriées de tous les articles conservés dans des installations de réparation. Cela peut être exécuté dans maSGE.

9.7. Biens excédentaires – Plans et aliénation

9.7.1. L’aliénation est une étape importante du cycle de vie de la gestion des biens, et les décisions d’aliénation doivent être fondées sur l’équilibre entre l’obtention d’un avantage maximal découlant de l’utilisation des biens et l’obtention d’une valeur maximale découlant de l’aliénation des biens qui ont été déclarés excédentaires.
9.7.2. Les biens du Ministère sont jugés excédentaires lorsqu’ils ne peuvent plus être utilisés de façon efficace à l’appui des activités, ou lorsqu’il n’est plus économique de les utiliser ou de les conserver.
9.7.3. La section 6.1.12 de la Politique sur la gestion du matériel du SCT prévoit ce qui suit :

« L’aliénation du matériel en surplus est effectuée le plus efficacement possible et le plus rapidement possible dès que ces biens deviennent excédentaires par rapport aux besoins liés à l’exécution des programmes, et ce d’une façon permettant à la Couronne d’obtenir le montant net le plus élevé. L’aliénation doit se faire en conformité avec la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du Conseil du Trésor. »
9.7.4. Les activités d’aliénation et autres activités relatives aux biens excédentaires doivent être conformes à la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du SCT ainsi qu’aux politiques ministérielles, et, lorsque les procédures régionales l’exigent, être appuyées ou gérées par les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF.
9.7.5. Les gestionnaires de centre de coûts et les responsables des processus de RCC doivent gérer leurs actifs et prévoir quels articles deviendront excédentaires.
9.7.6. Les activités d’aliénation s’appliquent à tous les biens acquis par le Ministère, qu’il s’agisse ou non de biens faisant l’objet d’un suivi enregistrés dans maSGE.
9.7.7. L’aliénation de biens nécessite des pouvoirs financiers délégués, qui sont dévolus à la DGDPF, et doit être conforme à ce qui est indiqué dans les sections suivantes liées aux activités d’aliénation et aux autres activités relatives aux biens excédentaires. Les gestionnaires de centre de coûts et les responsables des processus de RCC doivent donc informer les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF de tout plan de désignation des biens excédentaires, et ils doivent assurer la garde des biens excédentaires jusqu’à ce qu’ils soient emportés hors du site.
9.7.8. Les gestionnaires de centre de coûts et les responsables des processus de RCC recommandent ou exécutent l’aliénation de biens relevant de leur contrôle au moment où ces biens deviennent excédentaires, en remplissant et en soumettant un formulaire de Formulaire d'aliénation d'actifs (ADM2476) aux Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF.
9.7.9. Les actifs faisant l’objet d’un suivi ne peuvent être supprimés de maSGE sans l’approbation préalable d’une personne disposant des pouvoirs financiers délégués requis pour procéder à une aliénation et à une radiation, conformément au manuel du Ministère sur la délégation de pouvoirs.
9.7.10. Il doit exister une séparation appropriée des tâches en ce qui touche les différentes activités de gestion des biens. Par exemple, l’employé qui est responsable de l’engagement de dépenses ou des activités d’acquisition à l’égard d’un bien ne devrait pas avoir aussi la tâche d’approuver l’aliénation de ce bien.
9.7.11. Les décisions concernant l’aliénation et la radiation de biens doivent être dûment étayées et documentées; ces décisions doivent être autorisées conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs financiers et consignées dans maSGE.
9.7.12. La vente de tout bien excédentaire doit être gérée par GCSurplus, exception faite des articles de faible valeur, des aliénations axées sur la réduction des coûts, des dons, des échanges et des transferts interministériels.
9.7.13. Les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF doivent dans chaque cas déterminer s’il y a lieu de recourir à un mode d’aliénation axé sur la réduction des coûts. Conformément à la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus, il faut employer un mode d’aliénation axé sur la réduction des coûts lorsque la valeur marchande estimative d’un bien est inférieure au coût qu’il faudrait engager pour le vendre (p. ex., coûts directs de manutention, de transport et d’entreposage, coûts de publicité, commissions et frais de vente, coûts salariaux).
9.7.14. Les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF doivent documenter les décisions d’aliénation et inclure au besoin une analyse des coûts pour étayer ces décisions. L’analyse peut comprendre des éléments comme la liste de tous les biens visés par des activités d’aliénation, la méthode d’aliénation, les raisons pour lesquelles cette méthode est la plus économique, et l’approbation qui est requise pour poursuivre les activités d’aliénation.
9.7.15. Lorsque cela est jugé utile, les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF doivent :
1. préparer des demandes de biens visant des articles en stock à ce moment;
2. déterminer les possibilités de réaffecter des biens à d’autres endroits ou de récupérer et de recycler du matériel, dans le but de produire moins de déchets et de réduire l’empreinte environnementale du Ministère grâce à des choix d’aliénation viables.

9.8. Transfert de biens faisant l’objet d’un suivi

9.8.1. Lorsque des biens faisant l’objet d’un suivi sont transférés d’un centre de responsabilité à un autre, il incombe au gestionnaire qui reçoit les biens en question de remplir un formulaire de MTEE - Bordereau de transmission (ADM2707) (PDF, 179 ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) et de soumettre celui-ci aux Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF pour faire en sorte que l’enregistrement des actifs soit mis à jour comme il se doit dans maSGE.
9.8.2. Dans la mesure du possible, le Ministère doit d’abord mettre ses actifs excédentaires à la disposition d’autres ministères et organismes fédéraux. Tout transfert sera effectué directement entre les ministères ou organismes concernés. Le transfert de biens à un autre ministère est considéré comme étant une méthode de gestion des biens excédentaires du Ministère; par conséquent, une délégation de pouvoirs appropriée conforme à l’Instrument de délégation des pouvoirs financiers est requise.
Ces transferts seront appropriés lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :
1. l’actif sert à l’exécution de programmes gouvernementaux, et l’échange constitue une solution économique dans une perspective fédérale d’ensemble;
2. l’actif consiste en matériel ou en ameublement adapté et est mis à la disposition d’un employé en application de la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale.
9.8.3. Lorsqu’il y a transfert d’immobilisations entre ministères, il incombe au groupe de la comptabilité ministérielle et des états financiers de modifier l’enregistrement de bien correspondant. Il importe que les gestionnaires transmettent des renseignements au sujet des actifs transférés, conformément aux Lignes directrices sur la comptabilisation des immobilisations.

9.9. Don de biens excédentaires

9.9.1. Les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF peuvent faire don d’actifs excédentaires à l’un des destinataires suivants :
1. une société d’État, un organisme fédéral, une administration provinciale, une administration municipale ou un gouvernement des Premières nations au Canada;
2. un organisme à but non lucratif ou un organisme de bienfaisance reconnu qui est situé au Canada.
9.9.2. Les dons à des particuliers ou à des organismes du secteur privé doivent être approuvés par le Conseil du Trésor et le gouverneur en conseil au moyen de présentations au Conseil du Trésor ou de décrets exposant les motifs des dons.
9.9.3. Comme il est indiqué à la section 9.7.12, il est possible de faire don de biens lorsque le coût de la vente de ces biens est supérieur au produit probable de la vente, ou encore lorsque l’État peut tirer un important avantage non monétaire du don. Toutefois, il faut obtenir l’approbation du ministre lui-même (et non d’un fonctionnaire délégataire) pour faire don d’un article lorsque le produit de sa vente serait supérieur au coût de son aliénation.
9.9.4. Les dons doivent être effectués selon une procédure qui sera perçue comme étant équitable et transparente.
9.9.5. L’organisation qui reçoit des biens sous forme de dons devrait assumer tous les coûts connexes et signer un accord de transfert à titre gracieux.

9.10. Matériel informatique et logiciels commerciaux excédentaires

9.10.1. Les gestionnaires et les responsables des processus de RCC doivent informer les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF, conformément aux procédures régionales, du matériel informatique, des logiciels et des dispositifs de technologie de l’information connexes nécessitant la prise de mesures d’aliénation.
9.10.2. Comme il est indiqué dans la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du CT, les divers éléments de matériel informatique en surplus doivent dans un premier temps être offerts au Programme des ordinateurs pour les écoles d'Industrie Canada. Les biens qui n’ont pas été retenus par le programme demeurent sous la responsabilité du Ministère et peuvent faire l'objet d’autres méthodes d’aliénation.
9.10.3. Conformément aux orientations stratégiques en matière de sécurité et de classification données par le Dirigeant principal de la sécurité, la DGIIT doit veiller à ce que l’information contenue sur les disques durs de tous les appareils contenant des données ait été supprimée préalablement à l’aliénation.

9.11. Aliénation de matériel électronique et électrique excédentaire

9.11.1. En cas d’aliénation de matériel électronique ou électrique excédentaire, les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF doivent tenir compte des questions relatives à la sécurité de l’information et à l’environnement. TPSGC a établi des normes d’aliénation écologique des matières éventuellement dangereuses que l’on retrouve dans les produits électroniques, tandis que le Ministère a élaboré une Norme nationale en matière d’aliénation de matériel électronique ou électrique excédentaire qui doit être suivie.

9.12. Aliénation de véhicules automobiles

9.12.1. PGBA doit approuver toutes les décisions visant à déclarer excédentaires des véhicules du Ministère, et les activités d’aliénation doivent être gérées par les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF en recourant aux services de GCSurplus.
9.12.2. Toutes les marques ou étiquettes indiquant que le véhicule appartient au gouvernement du Canada doivent être enlevées avant son aliénation ou sa vente.

9.13. Aliénation de biens assortis de droits de propriété intellectuelle

9.13.1. Les biens assortis de droits de propriété intellectuelle qui sont détenus par le Ministère sont assujettis à la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, et leur aliénation doit être effectuée conformément à l’orientation fournie par le Centre d’excellence sur la propriété intellectuelle.

9.14. Aliénation de livres

9.14.1. Tous les livres excédentaires doivent être gérés en conformité avec le paragraphe 4.2 de la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du CT.

9.15. Radiation

9.15.1. La procédure de radiation est exécutée afin de tenir compte des biens perdus, volés ou devenus inutilisables pour cause de mauvais usage ou de négligence ou à la suite d’une catastrophe.
9.15.2. Les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF ou le groupe de la comptabilité ministérielle et des états financiers peuvent procéder à la radiation de biens ministériels en conformité avec le manuel du Ministère sur la délégation de pouvoirs.
9.15.3. Les actifs faisant l’objet d’un suivi peuvent ne pas être désignés comme étant inactifs dans maSGE en l’absence des pouvoirs financiers délégués requis en matière de radiation.
9.15.4. Les gestionnaires de centre de coûts ou les responsables des processus de RCC doivent préparer la documentation requise en vue de la radiation des biens dont ils ont la garde et fournir celle‑ci aux Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF.
9.15.5. Les gestionnaires de centre de coûts ou les responsables du processus de RCC doivent s’acquitter des responsabilités suivantes :
1. indiquer les biens endommagés ou perdus qui font l’objet d’une radiation (y compris leur coût);
2. informer les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF de la nécessité de procéder à une radiation afin que les enregistrements de biens soient mis à jour en conséquence.
9.15.6. Les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF doivent s’acquitter des responsabilités suivantes :
1. examiner les demandes de radiation de biens et obtenir une autorisation de radiation fondée sur les pouvoirs financiers délégués, conformément au manuel du Ministère sur la délégation de pouvoirs;
2. mettre à jour maSGE;
3. tenir une documentation suffisante sur les articles radiés à des fins d’audit, de contrôle et de rapport dans la perspective des comptes publics.
9.15.7. En conformité avec les procédures ministérielles de radiation en vigueur, les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF et le groupe de la comptabilité ministérielle et des états financiers doivent s’assurer que les enregistrements de biens sont modifiés dans maSGE.

9.16. Vérification physique des biens

9.16.1. La validation et le dénombrement des biens doivent être planifiés et exécutés régulièrement. À cette fin, PGBA dirige un exercice annuel de validation des biens en vue d’assurer l’exactitude de l’information sur les biens dans maSGE et d’évaluer l’état des biens.
9.16.2. Un dénombrement de tous les biens faisant l’objet d’un suivi doit être effectué régulièrement ou selon les instructions de PGBA, soit tous les ans pour les immobilisations et tous les trois ans pour les biens autres que des immobilisations.
9.16.3. Le dénombrement peut être effectué plus fréquemment si un gestionnaire de centre de coûts juge que c’est approprié en raison de circonstances particulières, ou si PGBA ou les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF donnent des instructions en ce sens.

9.17. Biens de technologie de l’information (TI)

9.17.1. La DGIIT contrôle et gère les biens de TI pendant une bonne partie de leur cycle de vie.
9.17.2. La DGIIT assume la responsabilité concernant l’acquisition, la gestion du cycle de vie et le suivi de tous les dispositifs chiffrés, y compris les clés USB.
9.17.3. L’utilisation de disques durs portables et de clés USB doit être conforme à la Directive sur les supports de stockage portatifs d’EDSC.
9.17.4. Au besoin, les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF veilleront à ce que les biens de TI soient comptabilisés comme il se doit dans maSGE et à ce que toutes les exigences comptables du Ministère soient respectées.
9.17.5. Les Services régionaux de gestion des biens de la DGDPF sont responsables de l’aliénation des biens de TI, et ils doivent collaborer avec la DGIIT à l’égard des opérations d’aliénation et de la mise à jour de l’information sur les enregistrements de biens dans maSGE pour rendre compte des activités d’aliénation.

9.18. Gestion du parc automobile

9.18.1. L’information relative aux véhicules automobiles du Ministère est saisie par un fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile dans un SIGPA distinct. Les enregistrements de véhicules dans maSGE doivent donc faire l’objet d’un rapprochement avec les données du SIGPA, et ce, au moins une fois l’an.
9.18.2. Une étiquette doit être délivrée et apposée à tous les véhicules au moment de leur réception, et l’information correspondante sur les enregistrements de biens doit être tenue dans maSGE.
9.18.3. Des instructions particulières sur la gestion du parc automobile sont fournies dans les lignes directrices et procédures relatives au parc automobile national ayant trait aux véhicules légers du Ministère.

9.19. Actifs servant à la production des passeports

9.19.1. Les biens de production de passeports servent à personnaliser les livrets de passeport et comprennent du matériel spécialisé; ils appartiennent à Citoyenneté et Immigration Canada et doivent être gérés conformément à la Politique concernant les biens de production de passeports du Ministère.

Renseignements

Les demandes de renseignements concernant la présente politique doivent être transmises à l’adresse suivante : NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.