Politiques, procédures et lignes directrices sur la carte d'achat - Annexe B

Mis à jour le 19 août 2014

Les cartes d'achat ne doivent être utilisées qu'en vertu des politiques, autorisations et pratiques gouvernementales et ministérielles établies à l'égard de l'acquisition de biens et de services.

Lignes directrices relatives à l'utilisation de la carte :

Conserver en dossier une copie de tous les reçus de transactions et de la documentation relative aux achats pendant au moins 1 an après avoir envoyé vos originaux aux opérations comptables.
Garder la carte dans un lieu sûr en tout temps et vérifier périodiquement qu'elle s'y trouve toujours. Elle doit être gardée dans un lieu verrouillé (tel qu’un tiroir ou un classeur), au bureau.
Ne pas révéler inutilement le numéro de la carte dans des documents ou dans le cadre de conversations.
Traiter avec des sociétés réputées lorsqu'il faut utiliser la carte – c’est-à-dire des sociétés qui sont établies depuis un certain temps et qui sont connues du Ministère.
Les gestionnaires de centres de responsabilité doivent soumettre une autorisation écrite (tel qu’un message électronique) précisant quels types d’achat ou de paiement ils autorisent le détenteur de la carte d’achat à faire. Le gestionnaire de centre financier qui détient le pouvoir financier délégué peut autoriser les achats individuels au cas par cas (« autorisation distincte »); et le gestionnaire de centre financier qui détient le pouvoir financier délégué peut aussi autoriser au préalable et de façon continue des types d'achats précis et les montants monétaires maximums y connexes (« autorisation générale »). Chaque autorisation doit être fournie par écrit et doit inclure la valeur monétaire approximative de l'achat.
Il est obligatoire d'utiliser les offres à commandes pour les biens et services obligatoires établi par le Conseil du Trésor. Vous devez consulter le Catalogue iService pour vérifier si une offre à commandes est déjà en place pour le bien ou service dont vous avez besoin. S’il y en a, vous devez faire affaire avec les fournisseurs identifiés, mentionnant le numéro d’offre à commandes afin de s’assurer que la couronne reçoit le prix et les avantages de l’offre à commandes. La plupart des fournisseurs des offres à commandes accepte la carte d’achat, donc vous pouvez l’utiliser. (Si iService n’indique pas qu’il y a une offre à commandes pour le bien ou service, vous pouvez compléter votre achat en utilisant votre carte d’achat chez le fournisseur de votre choix.)
La carte d'achat ne peut pas être utilisée dans les circonstances où des clauses contractuelles ou énoncé des travaux sont nécessaires (p. ex.: cote de sécurité, protection de la vie privée, propriété intellectuelle). Dans ces cas, vous devez envoyer une demande d’achat à l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC (dans maSGE).
S'assurer qu’aucun achat ne dépasse pas la limite de transaction et n'excède pas la limite mensuelle.
S'assurer que l'article constitue un achat autorisé par le gouvernement (« besoin opérationnelle ») et n'est pas assujetti à des restrictions imposées par le Ministère.
Tenir compte des coûts reliés au cycle de vie des articles achetés, y compris les garanties, les réparations, les coûts d'entretien, etc.
Acheter des produits écologiques dans la mesure du possible. Selon les coûts de durée, finalement ça peut économiser d’argent.
Ne pas fractionner ni les transactions ni les contrats. Vous enfreignez les politiques fédérales si vous « divisez » une facture, une transaction ou un achat unique en de multiples transactions. En titre d’exemple, vous fractionnez une transaction si vous faites un achat de 10 000 $ et essayez de payer 5 000 $ aujourd’hui et 5 000 $ ici quelques jours. La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) surveille les cartes d'achat afin de repérer les cas de fractionnement d'un contrat ou d'une transaction.
Lorsqu'elles s'appliquent, la TPS, la TVH et la TVQ sont payées sur tous les biens et services achetés par les détenteurs de carte. Autres taxes de vente provinciales ne sont pas payées sur de tels achats.
Si la transaction touche des dépenses pour une réunion d'entreprise (accueil), on doit s'assurer d'avoir obtenu toutes approbations d’accueil préalables nécessaires.
Obtenir immédiatement directement auprès du fournisseur une résolution de tous écarts, prendre en note le nom de la personne à qui l'on a parlé et le moment où une entente est intervenue, ainsi que la teneur de cette entente.
Fournir au gestionnaire responsable des éléments d'actif de l'organisation, des renseignements sur les biens contrôlables et les articles attrayants qui doivent être reportés dans le stock ministériel, en conformité avec la Norme pour la gestion et le suivi des biens.

Étapes à suivre afin de sécuriser au maximum les transactions sur Internet :

Vos achats de biens et services par Internet doivent se faire seulement sur des sites offrant une technologie de protection utilisant le protocole SSL (Secure Socket Layer). Lorsque cette technologie est activée, une icône de cadenas fermé s'affiche sur votre fureteur. Le lien SSL encode l'information transmise de votre fureteur au site électronique du commerçant et protège l'information personnelle et le numéro de carte des indiscrets.
En utilisant un site sécurisé (SSL), l'adresse du site reflétera les lettres https au lieu du http typique.
Tel que mentionné précédemment, il est important de savoir avec qui l'on fait affaire. Certains détails comme une adresse de courriel, une adresse postale (non une boîte postale) et un numéro de téléphone facilitent les communications avec les fournisseurs. Soyez à l'affût de certains détails, tels un "sceau de qualité", signe que l'entreprise protège vos informations personnelles, la façon dont les conditions de vente sont communiquées, les garanties données sur les produits achetés, la politique d'échange ou de remboursement et la façon de traiter les plaintes des clients.
Nous vous suggérons d'imprimer ou sauvegarder ces informations de transaction pour utilisation ultérieure.
Si, pour une raison ou une autre, vous doutez de la légitimité d'un site Web en particulier ou trouvez celui-ci suspect, vous DEVEZ mettre fin à vos transactions et en aviser immédiatement l'Unité de sécurité, enquêtes et intervention d'urgence (Direction générale des services d’integrité).