Annexe H : Conséquences pour la mauvaise utilisation des cartes d'achat.
Le processus suivant sera suivi dans les cas de mauvaise utilisation de la carte d'achat et de l’utilisation personnelle:
Nombre de cas de la mauvaise utilisation (ou d’autres actes contraires à la politique)
1
2 (le deuxième cas de mauvaise utilisation qui a eu lieu au cours de l’année qui suit la réactivation de carte après le premier cas)
3 (le troisième cas de mauvaise utilisation qui a eu lieu au cours de 2 ans qui suivent la réactivation de carte après le premier cas)
Communication avec les titulaires de carte et les autres intervenants
Le titulaire recevra un avertissement l’informant des conséquences en cas de récidive. Si le titulaire a utilisé sa carte d’achat pour régler un achat personnel, les Services d’intégrité seront mis au courant (les opérations comptables nationales seront également mis au courant si l’achat nécessite un remboursement).
Exigences et surveillance
Le titulaire devra revoir la Politique sur les cartes d’achat d’EDSC et suivre de nouveau la formation obligatoire du ministère sur les cartes d’achat. Tous les titulaires relevant du gestionnaire des centres financier (CF) feront l’objet d’un suivi pendant une période d’un an, c. à d. que toutes leurs transactions devront être examinées. Si le titulaire est affecté à un nouveau gestionnaire de CF, ce dernier sera informé du nombre de cas de mauvaise utilisation qui ont été relevés et le titulaire continuera de faire l’objet d’une surveillance pendant le reste de la période d’un an.
Période pendant laquelle la carte est suspendue
Une nouvelle demande doit être signée par le titulaire de carte et le gestionnaire des CF avant qu’une carte suspendue soit réémise. La nouvelle demande doit stipuler le nombre de cas de mauvaise utilisation qui ont été recensés.
La carte est suspendue pour une période d’un mois (le titulaire doit suivre et réussir la formation dans le mois précédant la réémission de la carte).
La carte est suspendue pour une période d’un an (le titulaire doit suivre et réussir la formation dans le mois précédant la réémission de la carte).
Le titulaire ne sera pas autorisé à posséder une carte d’achat du ministère pendant une période indéterminée.*
Supérieurs qui sont mis au courant de la mauvaise utilisation
Le gestionnaire des CF et le directeur général (DG) du titulaire de carte sont informés de la situation.
Le gestionnaire des CF, le DG et le sous-ministre adjoint (SMA) du titulaire sont informés de la situation.
La mauvaise utilisation concerne tous les titulaires de carte d’achat et les gestionnaires de CF;
Révocation des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 : si trois cas ou plus de mauvaise utilisation se produisent sous la supervision d’un gestionnaire de CF, le DPF peut recommander à la direction générale concernée de révoquer les pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 du gestionnaire en question pendant une période indéterminée. Conformément à la Politique sur la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers et sur les spécimens de signature (section 4.2.6) d’EDSC, les pouvoirs délégués au titulaire d’un poste par le ministre et le sous-ministre peuvent être révoqués par un supérieur s’il y a lieu de croire que le titulaire en question abuse des pouvoirs qui lui sont conférés. Dans de tels cas, on recommande de consulter les Relations de travail de la DGSRH avant de prendre les mesures qui s’imposent.
Évaluation de la gestion du rendement (EGR) : si plus d’un cas de mauvaise utilisation se produit pendant la période d’évaluation, il sera recommandé de le mentionner dans l’EGR du titulaire et du gestionnaire de CF. Quand des erreurs ou des préoccupations sont soulevées, on recommande à la direction de consulter son gestionnaire régional des relations de travail. Une discussion devrait avoir lieu avant que le gestionnaire ne communique officiellement avec le titulaire, afin de s’assurer que toutes les communications sont adéquates et soient livrées dans le bon ordre.
Services d’intégrité : dans certaines situations (lorsque cela est pertinent), la Direction générale des services d’intégrité d’EDSC sera mise au courant une fois que l’enquête est achevée et que les allégations de la mauvaise utilisation ou personnel de la carte d’achat sont fondées.
*Après trois cas de mauvaise utilisation, le titulaire devra faire approuver sa demande par son SMA pour récupérer sa carte. La demande doit comprendre une justification claire et contraignante, et préciser les raisons pour lesquelles la personne devrait obtenir une nouvelle carte d’achat. Ces demandes ne peuvent être approuvées que par le directeur responsable de la supervision du Programme national des cartes d’achat.