Politiques, procédures et lignes directrices sur la carte d'achat - Annexe E

Rôles et responsabilités : Coordonnateur national des cartes d’achat

Date de mise en oeuvre : le 19 août 2014

  1. Gérer et maintenir le programme de surveillance des cartes d'achat afin d'assurer sa conformité aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère et pour cernez des occasions pour améliorer l’efficacité du programme de la carte d’achat. Le programme de surveillance doit comprendre : l'étude et l'analyse des résultats de rapports variés de vérification effectués sur les cartes d'achat; et la surveillance des rapports afin de relever les aspects nécessitant la prise de mesure ou le suivi; et la recommandation de mesures correctives appropriées.
  2. Réviser tous les formulaires de demande de carte d’achat et les approuver, si l’application conforme avec les lignes directrices suivantes. Prendre note que le détenteur de carte d’achat doit réussir la formation sur la carte d’achat. Toutes demandes des limites excédant les lignes directrices du Ministère (limite par transaction de 10 000 $ et/ou limite mensuelle de 25 000 $ et/ou restriction d'une seule carte d’achat par division sous la responsabilité d'un[e] directeur/trice) doit être approuvées par la Directrice, APGA, GIPA (DGAPF) avant que la carte n’est envoyée/modifiée.
  3. Dans les situations où l'on soupçonne ou détecte une mauvaise conduite de l'employé ou une mauvaise utilisation de la carte, aviser le Directeur général du Gestion des investissements, des projets et de l'approvisionnement (GIPA, DGAPF), et le gestionnaire du centre financier approprié sur les circonstances de la situation, aux fins d'enquête.
  4. Agir à titre de personne-ressource national principal auprès de la société émettrice de la carte d'achat, afin d'assurer l'exactitude des données relatives aux cartes, de connaître le nombre total de cartes, de résoudre les problèmes, de coordonner la formation et d'obtenir de l'information.
  5. Revoir la Politique sur les cartes d'achat afin d'y incorporer les changements recommandés et d'assurer que les procédures et les lignes directrices reflètent les politiques et procédures du Conseil du Trésor et du Ministère.
  6. Répondre aux questions au sujet d’achèvement de la formation sur la carte d’achat, parce que les détenteurs de carte d’achat doit réussir ce cours avant qu’ils ne seront issus une nouvelle carte.