Bulletin RH info HR

Mois de la santé au travail

Octobre est le Mois de la santé au travail au Canada et le thème de cette année est « Les grands employeurs créent des lieux de travail florissants  ». Tout au long du mois, EDSC proposera plusieurs activités et événements virtuels pour vous aider à vous familiariser avec les nombreux outils, services et ressources disponibles dans notre Ministère et dans l'ensemble de la fonction publique, qui peuvent contribuer à un milieu de travail sain. Ne manquez pas les activités prévues tout au long du mois qui vous fourniront des outils pour vous aider à maintenir un lieu de travail sain et respectueux.

Nouvelle version de maSGE (PeopleSoft) 9.2

La DGSRH, en collaboration avec la DGIIT, travaillent à la mise à niveau de la version 9.1 à la version 9.2 de maSGE (PeopleSoft), dont le lancement est prévu pour le 16 novembre 2020.

Quelques exemples des changements reflétés dans cette nouvelle version :

• Une navigation plus fluide et plus moderne dans maSGE (PeopleSoft) ;
• des onglets, des boutons et des hyperliens plus faciles à lire et à identifier ;
• les gestionnaires pourront approuver plusieurs congés en même temps ;
• la possibilité de télécharger une image (p. ex. photo) dans le profil personnel de l'employé, s'il le souhaite ;
• accéder à maSGE (PeopleSoft) à partir d'un appareil mobile (p. ex. téléphone portable de travail) ;
• l'accès à l'annuaire ministériel, permet de trouver rapidement un contact au ministère tout en identifiant la structure organisationnelle liée à cet employé ;
• un nouveau logo pour maSGE (PeopleSoft) qui sera dévoilé tout juste avant le lancement.

Suite au lancement du 16 novembre 2020, des outils d'informations complémentaires (p. ex. le GuidePS, et les pages iService actualisées et détaillées) seront bientôt partagés pour aider les employés et les gestionnaires du ministère à s'adapter à la nouvelle interface fluide du système.

Veuillez noter que maSGE (PeopleSoft) ne sera pas disponible entre le mardi 10 novembre 2020 20 h HNE et le lundi 16 novembre 2020 6 h HNE afin de mettre en place à la mise à niveau. Il convient de souligner que l'impact réel de cette fermeture temporaire sera de deux journées ouvrables (12 et 13 novembre 2020) en raison du congé férié du jour du Souvenir (du 11 novembre 2020).

Si vous avez des questions, veuillez contacter l'équipe de gestion du changement des Systèmes d'affaires de la DGSRH.

Actions à prendre dans maSGE (PeopleSoft) avant le 10 novembre 2020

Dans le cadre de la mise à niveau de la version 9.1 à la version 9.2 de maSGE (PeopleSoft), dont le lancement est prévu pour le 16 novembre 2020, tous les gestionnaires d'EDSC doivent traiter toutes les demandes de congés payés, les demandes de congés non payés (CNP) de cinq jours ou moins et les demandes de temps supplémentaires (congés compensatoires) qui sont en attente d'approbation dans maSGE (PeopleSoft) et ce, avant le 10 novembre 2020.

Après cette date, toutes les demandes de congés identifiées précédemment qui n'ont pas été traitées par la gestion seront automatiquement approuvées par le système maSGE (PeopleSoft).

De plus, veuillez noter que les demandes saisies en avance pour l'année financière 2021-2022 qui n'ont pas été approuvées seront automatiquement refusées et l'employé devra resoumettre la demande suite au lancement du 16 novembre 2020.

Si vous avez besoin d'assistance pour traiter vos demandes de congés en attente d'approbation, veuillez consulter le sujet du GuidePS « Approuver les demandes de congés des employés (DOCX, 65 Ko) ». Si vous avez des questions reliées à ce processus, n'hésitez pas à contacter l'équipe des Systèmes d'affaires RH via le Centre de services en ressources humaines (Demande en lien avec PeopleSoft).

Tirez le maximum de vos discussions de rendement à la mi-exercice !

Date limite et processus flexibles en raison de la COVID-19 !

Pour leurs directions générales ou régions, les Sous-ministres adjoints :

• ont la flexibilité d'établir une date limite pour les discussions de mi-exercice sur le rendement, entre le 30 octobre 2020 et le 29 janvier 2021. Les membres du Réseau des coordonnateurs de la gestion du rendement et des talents des directions générales et des régions sont vos personnes ressources en ce qui a trait aux questions relatives aux directions générales et aux régions.
• ont l'option que leurs gestionnaires saisissent les données de mi-exercice dans l'application Gestion du rendement de la fonction publique (GRFP) à la fin d'exercice pour les employés qui sont en voie de répondre aux attentes pour atteindre leurs objectifs ; évitant ainsi d'avoir à accéder au système à la mi-exercice.
  • La nécessité pour les gestionnaires/superviseurs de saisir une évaluation narrative, les cotes de rendement et commentaires à la mi-exercice dans l'application GRFP continue de s'appliquer pour les employés dont le rendement indique un besoin d'amélioration.

Le processus de gestion du rendement de mi-exercice :

• permet un entretien de mise au point structuré entre les gestionnaires/superviseurs et leurs employés au sujet des progrès qu'ils ont accomplis au regard des objectifs de travail (le « quoi ») et des compétences essentielles (le « comment »).
• offre une bonne occasion d'examiner et de modifier les objectifs de travail ainsi que les plans d'apprentissage et de perfectionnement des employés.
• permet aux gestionnaires/superviseurs de s'assurer que les employés sont sur la bonne voie et qu'ils obtiennent les conseils,
• l'encadrement et le soutien à l'apprentissage dont ils ont besoin pour optimiser leur contribution au travail jusqu'à la fin de l'exercice.
• la possibilité d'accorder une reconnaissance pour un travail bien fait.

Des renseignements sont disponibles pour vous aider à partir du bon pied et pour vous fournir de l'aide concernant vos discussions de mi-exercice avec vos employés :

• La page Examen de mi-exercice de la gestion du rendement comporte divers outils de référence.
• La page Formation obligatoire d'EDSC énonce les exigences obligatoires en matière d'apprentissage que les employés actuels et nouveaux ainsi que les gestionnaires doivent inclure dans leurs plans d'apprentissage et de perfectionnement.
• Le Bureau de la gestion informelle des conflits (BGIC) épaule les gestionnaires/superviseurs et les employés en agissant comme tierce partie neutre et en aidant à trouver des moyens de prévenir, de gérer et de régler les conflits de travail. Il offre également des services d'encadrement aux gestionnaires/superviseurs pour les aider à fournir une rétroaction efficace et à gérer les conversations difficiles.
• Les Relations de travail assistent les gestionnaires/superviseurs à traiter les cas de rendement insatisfaisant en leur fournissant conseils et soutien.

Rappel sur l'utilisation du Centre de service en ressources humaines pour les enjeux de relations de travail et de santé et sécurité au travail liés à la COVID-19

Au commencement de la pandémie, les centres opérationnels régionaux d'urgence (CROU) et le centre opérationnel national d'urgence (CNOU) sont devenus les principaux mécanismes permettant aux gestionnaires de soumettre leurs questions relatives à la COVID-19. Suivant une revue du processus, les gestionnaires sont encouragés à retourner à l'utilisation de l'application web du Centre de services en ressources humaines (CSRH), afin d'obtenir des avis et conseils sur la plupart des demandes/enjeux de relations de travail et de santé et sécurité au travail (SST) liés à la COVID-19.

Comment soumettre vos demandes /questions reliés à la COVID-19 :

• Par l'entremise d'un billet soumis via le CSRH si la demande est au sujet d'un cas précis concernant un employé, ou un petit groupe d'employés, ayant des répercussions limitées.
• À l'un des CROU pour les demandes ou questions spécifiques à une région pour lesquelles une approche régionale normalisée est nécessaire.
• Au CNOU lorsque les questions nécessitent que le ministère prenne une position ayant une importance nationale.

Les gestionnaires sont également encouragés à continuer de consulter et d'utiliser le Guide du gestionnaire sur les questions en matière de RH pendant la pandémie de la COVID‑19 et le Guide d'EDSC pour le retour sur le lieu de travail qui sont mis à jour de façon régulière ainsi que le Guide pratique du gestionnaire – Utilisation du congé payé pour d'autres motifs (699).