L'utilisation des congés annuels et le congé payé pour d'autres motifs (699) dans un contexte de COVID-19

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié une mise à jour des directives sur l'application du congé payé pour d'autres motifs (699) qui est en vigueur à partir du 9 novembre 2020. Cette mise à jour souligne que le congé 699 doit être accordé au cas par cas, et seulement après que le travail à distance ou alternatif, ou les heures de travail flexibles ont été pris en compte, et seulement après que tous les autres congés payés pertinents ont été utilisés par l'employé.

Il est important de noter que les employés ne seront pas tenus d'utiliser les congés annuels dans les situations où ils pourraient avoir besoin d'un congé en raison de la COVID-19. Toutefois, les employés peuvent choisir d'utiliser le congé annuel dans certains cas. Pour plus d'informations sur l'application des dispositions relatives aux congés pendant la pandémie COVID-19, et pour se préparer à d'éventuelles discussions délicates avec les employés, veuillez consulter le Guide pratique à l'intention des gestionnaires - Utilisation du congé payé pour d'autres motifs (699).

Nonobstant ce qui précède, les dispositions de la convention collective relatives aux congés annuels ont pour but de garantir que les employés prennent tous leurs congés annuels pendant l'année financière au cours de laquelle ils les ont acquis. À ce titre, les employés doivent planifier leurs congés annuels de manière à prendre le temps de se reposer et de se détendre en dehors du travail.

L'objectif de ce bulletin en relations de travail est d'aider les gestionnaires à revoir la planification des congés annuels de leurs employés dans le contexte de la COVID-19.

Les gestionnaires doivent avoir des discussions régulières avec leurs employés au sujet de la planification des congés annuels acquis pendant l'année financier en cours.

L'approche suivante devrait être adoptée lors de l'examen de l'utilisation des congés annuels et de son application en ce qui concerne le congé payé pour d'autres motifs (699) :

1. Le gestionnaire doit avoir un dialogue ouvert avec l'employé sur sa situation actuelle et sur l'utilisation de ses congés, y compris sur la manière dont il prévoit utiliser ses congés annuels restants.
2. Si l'employé a utilisé ou a déjà présenté une demande d'utilisation de tous ses congés annuels acquis pendant l'année financier en cours, un congé payé pour d'autres motifs (699) peut être accordé, le cas échéant, conformément aux orientations figurant dans le Guide pratique à l'intention des gestionnaires - Utilisation du congé payé pour d'autres motifs (699).
3. Si l'employé a des crédits de congés annuels non utilisés et acquis au cours de l'année financier en cours, le gestionnaire, au cas par cas, doit prendre en considération ce qui suit :
   1. La situation personnelle de l'employé (par exemple, monoparental).
   2. L'utilisation passée des congés annuels de l'employé :
      • L'utilisation des congés annuels pour des responsabilités familiales non liées à la COVID.
      • Le moment de l'utilisation des congés annuels.
      • Le montant normalement pris.
   3. Les exigences opérationnelles compte tenu du contexte actuel (volume de travail élevé à effectuer, mandat du ministère).
4. Sur la base des informations et des discussions avec l'employé, et en consultation avec les Relations de travail, le gestionnaire peut permettre à l'employé de conserver des congés annuels qui ont été acquis au cours de l'année financier en cours sans exiger qu'il les planifie. L'employé pourrait alors avoir accès au Congé payé pour d'autres motifs (699), le cas échéant, selon les indications du Guide pratique à l'intention des gestionnaires - Utilisation du congé payé pour d'autres motifs (699).
5. Après avoir examiné toutes les considérations énumérées au point (3), le gestionnaire peut encourager l'employé à planifier et à soumettre immédiatement des demandes de congé afin d'épuiser les crédits de congés annuels auxquels il a droit, conformément aux exigences de la convention collective et pour encourager une pause santé mentale et faire le plein. Dans certaines situations, le gestionnaire peut exercer son droit de planifier les congés annuels de l'employé, après avoir consulté les Relations de travail.
6. Les annulations de congés annuels doivent être examinées avec soin car elles ne doivent pas être faites dans le seul but d'obtenir un congé payé pour d'autres motifs (699). Les gestionnaires doivent consulter les Relations de travail pour chaque demande d'annulation.

• Les congés annuels doivent être utilisés au cours de l'année fiscale pendant laquelle ils ont été acquis. Il est important pour les employés de prendre des congés annuels afin de se reposer et de se détendre en dehors du travail. Dans certaines situations, les gestionnaires peuvent exercer leur droit de planifier les congés annuels. Les gestionnaires ne doivent pas planifier les congés annuels accumulés.
• On peut s'attendre à ce que les employés se prévalent d'autres congés pertinents, avant de se voir accorder un congé payé pour d'autres motifs (699). Toutefois, ils ne devraient pas être tenus d'utiliser leur congé annuel pour couvrir les absences liées à la COVID-19.
• Les Relations de travail doivent être consultées avant d'approuver, de refuser ou de continuer à approuver un congé payé pour d'autres motifs (699). Le niveau de délégation requis pour approuver ou refuser ce type de congé est le niveau 3 pour les EX (directeur général) et le niveau 5 (gestionnaire) pour les non-EX selon le tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines.