Heures de travail : S’adapter à une nouvelle réalité de la Covid-19

Objet

Le présent Guide de procédures a pour objectif de décrire les horaires de travail potentiels, leurs conditions et considérations, en plus de fournir les étapes à suivre pour soutenir leur mise en œuvre.

Contexte

La pandémie de COVID-19 actuelle est sans précédent. Dans ce contexte, le Ministère a fait preuve de souplesse en élargissant l’utilisation du congé payé pour autres motifs (699) comme mesure d’adaptation temporaire. Tandis qu’il est peu probable qu’il y ait retour dans un environnement semblable à celui en vigueur avant la COVID dans un avenir rapproché, en fonction des activités et de l’approbation de la direction, différents horaires de travail sont offerts afin d’optimiser les heures de travail des employés, comme les suivants :

• Modification des heures de travail, pendant la journée normale de travail, afin de minimiser le recours au congé payé pour autres motifs (699);
• Travailler des heures de travail qui ne sont pas consécutives;
• Travailler une semaine de travail comprimée;
• Travailler des heures qui diffèrent de la journée normale de travail, comme le définit la convention collective.

Dans tous les cas, il faut accorder une attention à l’équité, aux coûts, aux répercussions dans le cadre de Phénix, à la capacité d’assurer une supervision, au service à la clientèle, ainsi qu’aux exigences opérationnelles.

Les options énumérées ci-dessous doivent être appliquées sur une base individuelle. La plupart des options proposent un degré de souplesse au gestionnaire et à l’employé. Lorsque les changements à un horaire hebdomadaire ne sont pas sporadiques, mais visent plutôt une période stable plus longue (au moins deux mois et plus), la direction devrait indiquer les changements à l’horaire de travail de l’employé dans MaSGE (PeopleSoft).

Horaire régulier

Voici un exemple d’horaire régulier (employé à temps plein).

Comme l’indiquent la convention collective ou les conditions d’emploi, l’horaire régulier comprend 37,5 heures par semaine dans le cas d’un employé à temps plein. Notez ce qui suit :

• La semaine normale de travail commence le lundi et prend fin le dimanche;
• La journée normale de travail est de 7,5 heures, et se déroule habituellement entre 7 h et 18 h.

Voici un exemple d’horaire régulier (employé à temps plein).

• Lorsque la journée normale de travail est de 7,5 heures par jour; et
• Lorsque la semaine normale de travail est de 37,5 heures par semaine (75 heures pour une période de deux semaines).

Heures flexibles

En fonction des exigences opérationnelles, un employé peut demander qu’un horaire flexible soit établi. Il s’agit de modalités de travail qui permettent à l’employé d’établir la période pendant laquelle il réalisera sa journée normale de travail, s’il obtient l’approbation de son gestionnaire et respecte sa convention collective. On s’attend à ce que l’employé puisse faire sa journée normale de travail, peu importe l’heure à laquelle il commence à travailler.

Considérations

• L’horaire flexible est une option qui propose un certain degré de souplesse pour satisfaire les besoins de l’employé, tout en veillant au respect des exigences opérationnelles;
• Ce type d’horaire permet à l’employé de travailler au moment où il est le plus productif. Par exemple, si l’employé est une personne matinale, il peut préférer commencer tôt;
• Cela peut faciliter le transport pour se rendre au lieu de travail désigné;
• L’horaire ne doit pas faire en sorte d’augmenter la charge de travail des autres membres de l’équipe;
• L’horaire ne devrait pas permettre le versement de paiements supplémentaires (comme des heures supplémentaires ou des primes).

Exemple de scénario

Exemple d’heures de travail flexibles (Employé à temps plein)

Un employé à temps plein doit partager avec sa conjointe les journées où il doit laisser son enfant à la garderie. Il demande donc de commencer à travailler à différentes heures au cours de la semaine de travail. La direction pourrait accepter l’horaire flexible illustré ci-dessous.

Comment assurer la mise en œuvre

Aucun changement ne doit être apporté à l’horaire dans MaSGE (PeopleSoft) si l’employé travaille 7,5 heures tous les jours au cours de la semaine normale de travail.

Heures de travail variables

Également connu sous le nom de « semaine de travail comprimée » ou « arrangement du temps de travail (ATT) »

Ces modalités de travail permettent aux employés de faire leurs heures de travail hebdomadaires au cours d’une période autre que la période habituelle de cinq (5) jours. La moyenne des heures est établie pour une période précise. Par exemple, un employé peut travailler 75 heures sur une période de neuf (9) jours, au lieu des dix (10) jours habituels.

Considérations

• Les heures de travail variables sont une option qui propose un certain degré de souplesse pour satisfaire les besoins de l’employé, tout en veillant au respect des exigences opérationnelles;
• Un employé qui fait des heures de travail variables continue d’avoir droit aux mêmes crédits de congé qu’avant;
• Ces modalités sont acceptées sur une base volontaire par l’employé;
• Au cours d’une période plus longue, le fait de réaliser des heures plus longues peut être exigeant, autant sur le plan physique que sur le plan mental, pour certaines personnes.

Exemple d’heures de travail variables dans le cas d’un employé à temps plein qui dispose d’un horaire comprimé de deux semaines lors duquel il a congé le deuxième vendredi

• Votre journée normale de travail est de 7,5 heures par jour; et
• Votre semaine normale de travail est de 37,5 heures (75 heures pour une période de deux semaines) :

Comment assurer la mise en œuvre

Pour mettre en œuvre des heures de travail variables, l’employé doit tout d’abord remplir le formulaire Horaire de travail (HRB5026) (PDF, 96 Ko) et le remettre à son gestionnaire à des fins d’approbation. Les heures totales de travail indiquées sur le formulaire doivent correspondre à une moyenne de 37,5 heures par semaine, dans le cadre d’un horaire de travail de 14, de 21 ou de 28 jours civils (conformément à la convention collective applicable). Vous trouverez de plus amples renseignements en consultant le lien suivant : Comment faire une demande.

Lorsque le tout est approuvé et avant le début du nouvel horaire, le gestionnaire doit saisir l’horaire dans MaSGE (PeopleSoft). Pour le faire, il faut consulter le Guide de soutien de MaSGE (PeopleSoft) : Congé libre-service gestionnaire – Gestion horaires employé.

Autre option pendant les heures normales de travail (de 7 h à 18 h)

Pour tenir compte des besoins des employés, la direction peut évaluer un horaire de travail dont les heures ne sont pas consécutives.

Considérations

• Cette option propose un certain degré de souplesse pour satisfaire les besoins de l’employé, tout en veillant au respect des exigences opérationnelles;
• Les modalités de travail doivent être examinées régulièrement, en fonction de la situation individuelle de l’employé et des exigences opérationnelles;
• L’horaire ne doit pas faire en sorte d’augmenter la charge de travail des autres membres de l’équipe;
• L’horaire ne devrait pas permettre le versement de paiements supplémentaires (comme des heures supplémentaires ou des primes);
• Les conditions de la convention collective continuent de s’appliquer, y compris les périodes de repos et la pause-repas. Par exemple, dans le cadre du scénario fourni ci-dessous, deux (2) périodes de repos de 15 minutes chacune doivent être prévues (une le matin et une l’après-midi). En outre, la pause-repas devrait être prise entre 10 h 30 et 13 h.

Exemple de scénario

L’employé doit prendre soin de son enfant pendant quelques heures autour de l’heure du repas chaque jour. L’employé ne peut pas travailler 7,5 heures consécutives, mais peut tout de même travailler 7,5 heures pendant les heures normales de travail.

Comment assurer la mise en œuvre

Si l’horaire de travail établi préalablement est de 7,5 heures par jour, aucun changement ne doit être apporté dans MaSGE (PeopleSoft), puisque le travail de 7,5 heures est réalisé tous les jours pendant les heures de travail obligatoires.

En raison de la nature de cet horaire de travail, on recommande fortement au gestionnaire et à l’employé de mettre, par écrit, les détails de l’horaire de travail convenu.

Heures tardives (hors des heures normales de travail) – Convention collective des PA seulement

La disposition 25.11 de la convention collective des PA prévoit des heures tardives, allant de 6 h à 7 h et de 18 h à 21 h, du lundi au vendredi. Des consultations auprès des Relations de travail sont nécessaires avant la mise en application des heures tardives.

Lorsqu’un horaire comprenant des heures tardives est mis en place, même si l’employé en fait la demande volontairement, l’employé a droit à la prime d’heures tardives de 7 $ (entre 6 h et 7 h et entre 18 h et 21 h) pour chaque heure travaillée.

Considérations

• Prévoit des heures de service prolongées (heure de début tôt et heure de fin tardive);
• Cette option propose un certain degré de souplesse pour satisfaire les besoins de l’employé, tout en veillant au respect des exigences opérationnelles;
• Elle peut satisfaire les besoins en transport, ainsi que d’autres besoins et engagements personnels.

Voici des exemples d’horaires de travail de jour dans le cadre desquels les primes d’heures tardives s’appliquent :

Exemple de scénario A

Une employée doit prendre soin de ses jeunes enfants parce que la garderie est fermée (COVID-19). Elle a pris d’autres dispositions, mais n’a pu trouver une gardienne que pour le début de la matinée. Elle demande volontairement de travailler tôt le matin. Sur le plan opérationnel, c’est possible.

L’employée qui travaille du lundi au vendredi, de 6 h à 14 h, a droit à la prime d’heures tardives pour l’heure travaillée avant 7 h.

L’employée a droit à une prime d’heures tardives d’une (1) heure par jour (de 6 h à 7 h), soit un total de 5 heures du lundi au vendredi.

Exemple de scénario B

Une employée doit prendre soin de sa mère malade (COVID-19). Elle a pris d’autres dispositions, mais n’a pu trouver une aide que pour l’après-midi. Elle peut donc commencer à travailler uniquement à 13 h. Elle demande volontairement de travailler le soir. Sur le plan opérationnel, c’est possible.

L’employée qui travaille du lundi au vendredi, de 13 h à 21 h, a droit à la prime d’heures tardives pour chaque heure travaillée après 18 h.

L’employée a droit à une prime d’heures tardives de 3 heures par jour (de 18 h à 21 h), soit un total de 15 heures du lundi au vendredi.

Paiement de la prime d’heures tardives

Pour qu’un employé puisse demander le paiement de la prime d’heures tardives, vous devez soumettre une demande sans attendre dans le libre-service de Phénix. Veuillez consulter la page Primes de poste et prime d’heures tardives pour obtenir de plus amples renseignements. Toutes demandes soumises après plus de six mois où les heures de travail ont été effectuées seront refusées par Phénix; ces demandes ne pourront être présentées qu’au moyen du formulaire Rapport sur la paye pour services supplémentaires/travail par équipe et autorisation – GC-179.