2020-2021 Instructions de fin d’exercice

Calendrier de fin d’exercice

1. Général

• 1.1. Transferts budgétaires

  1.1. Transferts budgétaires

  Description : Les transferts budgétaires de l'exercice précédent doivent être traités par la fin de la période 14. Généralement, les transferts budgétaires de fin d'exercice sont demandés et traités afin de s'assurer qu'il y ait suffisamment de fonds pour couvrir les factures, les CAFE, les fichiers de rémunération de fin d'année, etc., pour éviter un dépassement budgétaire.

  Étapes principales du processus

  Le processus des transferts budgétaires en fin d'exercice est le même qu'en cours d'exercice.

  Chemin d'accès sous iService pour le traitement des documents :
  Catalogue iService > Planification, prévisions et rapports > Planification et budgétisation

  Rôles et responsabilités

  1. Les CGF doivent traiter leurs transferts budgétaires au moyen de l'interface usager ECC de maSGE (SAP)
  2. Les SGDG/la GSR doivent traiter leurs transferts budgétaires au moyen du portail maSGE (SAP)
  3. La Gestion des ressources ministérielles achèvera le traitement avant la fin de P14, le cas échéant

  Dates limites

  Période 14 : 18 mai

  Rapports/codes d'opération clés

  1. Les transferts budgétaires sont traités au moyen de l'interface usager ECC de maSGE (SAP) dans l'Utilitaire de budgétisation – FMBB
  2. Les transferts budgétaires sont traités par l'entremise de l'onglet Budgétisation du portail maSGE (SAP)

  Coordonnées importantes : Votre conseiller en gestion financière – Coordonnées des CGF

• 1.2. Rapports de gestion financière de fin d'exercice

  1.2. Rapports de gestion financière de fin d'exercice

  Description : Afin de faire rapport sur la situation financière des directions générales et des régions à la fin de chaque exercice financier, des dates limites ont été établies dans le module BI afin de fournir un aperçu de la situation à la fin des périodes 12, 13, 14 et 15

  Étapes principales du processus

  Au moment de produire des rapports de gestion financière dans le module BI, les utilisateurs doivent choisir la période de fin d'exercice pertinente (P12, P13, P14 et P15).

  Rôles et responsabilités

  Dans le portail maSGE (SAP) : Les gestionnaires de centres de coûts et leurs délégués peuvent consulter et produire leurs rapports de GF par l'entremise de l'onglet MSS > Financial Management Reporting

  Les SGDG, la GSR et les CGF peuvent consulter et produire leurs rapports de GF par l'entremise de l'onglet Reporting > FM Reporting

  Dates limites

  Période 12 :

  Transactions saisies jusqu'à la fin de la journée du 31 mars. Rapports finaux P12 disponibles la semaine du 6 avril (en attente de la disponibilité de maSGE SAP).

  Période 13 :

  Transactions saisies jusqu'à la fin de la journée du 28 avril. Rapports finaux P13 disponibles le 29 avril.

  Période 14 :

  Transactions saisies jusqu'à la fin de la journée du 18 mai. Rapports finaux P14 disponibles le 19 mai.

  Rapports/codes d'opération clés

  Il est possible de consulter les rapports de GF dans le portail : onglet MSS ou Reporting

  Rapport sur les soldes disponibles

  Rapport sur les fonds excédentaires et le déficit budgétaire

  Coordonnées importantes : Votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

• 1.3. Comptabilité des immobilisations

  1.3. Comptabilité des immobilisations

  Étapes principales du processus

  La liste de vérification mensuelle et de fin d'année 2020-2021 - Comptabilité des immobilisations (DOCX, 27 Ko), fournie à titre de référence par la Comptabilité ministérielle, énumère les tâches, dates limites et les équipes impliquées pour les exercices financiers par période y compris la fin d'exercice.

• 1.4. Subventions et contributions – S et C

  1.4. Subventions et contributions – S et C

  Étapes principales du processus

  Tous les détails dans les instructions de fin d'exercice pour les S et C sur iService

• 1.5. Réception de fonds publics

  1.5. Réception de fonds publics

  Description : Les fonds publics reçus doivent être comptabilisés dans l'exercice financier pertinent.

  Étapes principales du processus

  Les montants reçus relatifs à l'exercice précédent doivent être tenus à part de ceux du nouvel exercice.

  Montants reçus le ou avant le 31 mars

  Les enveloppes de dépôt de l'exercice précédent doivent être transmises au centre de traitement des comptes débiteurs des Opérations comptables nationales au plus tard le 7 avril, afin de les traiter à temps pour la fin de l'exercice.

  Montants reçus après le 31 mars, mais imputables à l'exercice précédent

  Tous les fonds publics reçus pour rembourser les dépenses (F et E) associées à l'exercice 2020-2021 doivent parvenir aux comptes recevables nationaux au plus tard le 7 avril afin de les imputer au budget. Tous les remboursements reçus après le 7 avril seront imputés au remboursement des dépenses de l'exercice précédent au cours de l'exercice 2021-2022.

  Rôles et responsabilités

  Tous les secteurs d'activité doivent transmettre les enveloppes de dépôt tous les jours du 22 au 31 mars.

  Les secteurs d'activité doivent indiquer clairement sur le registre de transfert de fonds publics (RTFP) l'exercice en cause.

  Dates limites

  31 Mars

  Coordonnées importantes : iService Catalogue Réception et Dépôt – Demande générale

• 1.6. Regard vers 2021-2022

  1.6. Regard vers 2021-2022

  Description : Soumettre une demande de Mémorandum d'autorisation de délégation intérimaire (MADI), une Autorisation générale de voyager (AGV) ou d'ordre interne (OI) pour 2021-2022.

  Pour un Mémorandum d'autorisation de délégation intérimaire (MADI)

  Étapes principales du processus

  Le MADI est utilisé afin d'identifier les employés autorisés à agir dans le poste de leur supérieur et à exercer les pouvoirs financiers délégués à ce poste pendant l'absence de courte durée de leur supérieur (jusqu'à un maximum de 5 semaines consécutives). Le MADI est applicable à tous les employés détenant une autorité financière active. Le MADI doit être renouvelé au début de chaque année financière en utilisant le formulaire FIN5043 accessible sur iService. Le MADI pour l'exercice financier en cours expirera le 31 mars 2021. Veuillez noter que contrairement aux instructions sur le formulaire et jusqu'à nouvel ordre, compte tenu de la situation actuelle de pandémie, tous les formulaires MADI dûment approuvés par le supérieur dans la section 6 doivent être envoyés par courrier électronique à l'Unité de délégation financière.

  Rôles et responsabilités

  Les gestionnaires et les professionnels de l'administration peuvent maintenant soumettre leurs MADI complétés pour utilisation en 2021-2022.

  Dates limites

  Le 1er mars 2021 pour un MADI actif en date du 1er avril 2021.

  Pour une Autorisation Générale de Voyager (AGV)

  Étapes principales du processus

  On s'attend à ce que l'utilisation d'AGV soit maintenue au minimum et qu'elle ne soit délivrée que dans les situations où il existe un argument convaincant en faveur de l'efficacité administrative. Les AGV actuelles prennent fin le 31 mars. Afin de pouvoir créer des demandes de voyage pour la nouvelle année, veuillez compléter vos AGV pour 2021-2022 dès que possible. Des informations supplémentaires sont disponibles sur le site Web de la DVACE.

  Les AGV peuvent seulement être établies pour des voyages de nature répétitive (quatre fois ou plus par année fiscale), pour le même motif et le même type de déplacement et où il existe un argument convaincant en faveur de l'efficacité administrative.

  Vous pouvez soumettre votre demande d'AGV par la Passerelle pour le soutien aux voyages (NE PAS ENVOYER les originaux par la poste par la suite).

  Rôles et responsabilités

  Les gestionnaires et les professionnels de l'administration doivent transmettre les nouvelles AGV prévues pour 2021-2022 dès que possible.

  Pour un ordre interne (OI)

  Étapes principales du processus

  Pour demander un OI pour un Événement et/ou un voyage international, vous devez soumettre les documents d'approbation requis (formulaire d'autorisation DVACÉ, mémo au SMA/SM/M, plan de voyage ainsi que la documentation à l'appui et tableaux de coûts) aux politiques financières.

  Rôles et responsabilités

  Les gestionnaires et les professionnels de l'administration doivent transmettre les demandes d'OI (pour les activités prévues en 2021-2022) dès que possible.

  Coordonnées importantes : Pour un MADI : Unité de délégation financière (UDF) ou votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF.

  Pour un AGV : Ligne d'aide comptes payables et voyages : 1-855-684-7827 option 1 ou le service de soutien pour les cartes d'achat du catalogue iService.

  Pour un OI : Politiques financières.

2. Frais d’entretien et de fonctionnement (E&F)

• 2.1. Cartes d'achat

  2.1. Cartes d'achat

  Description : Achats faits au moyen de cartes d'achat du gouvernement. Les achats doivent être réconciliés et finalisés au plus tard à la date limite pour que les dépenses soient comptabilisées au cours de l'exercice où les biens ou services ont été reçus et qu'elles soient imputées au bon budget.

  Étapes principales du processus

  1. Relevé de mars (pour les achats faits en février)
     Les détenteurs de carte doivent avoir terminé la réconciliation de leur relevé de mars au plus tard le 12 mars.

  2. Relevé d'avril (pour les achats faits en mars)
     La dernière date où nous vous recommandons d'utiliser votre carte d'achat pour l'ancien exercice est le 26 mars, afin donner au fournisseur le temps d'enregistrer votre transaction avant la date limite. Les biens et services doivent être reçus au plus tard le 31 mars. Nous vous recommandons fortement de créer vos pièces de carte au moment de l'achat. Si vous êtes tenu d'utiliser votre carte d'achat après le 26 mars et que la transaction n'apparaît pas sur votre relevé du 6 avril, veuillez vous assurer de remplir le processus CAFE si la transaction est plus de 500$ avant taxes (section 2.1.1).

     Les détenteurs de carte recevront l'avis de faire la réconciliation de leur relevé d'avril le 7 avril. Ils devront avoir terminé leur rapprochement au plus tard le 12 avril. Ce jour-là, toutes les transactions qui ne sont pas acceptées seront comptabilisées au codage par défaut, ce qui augmente le risque qu'elles soient imputées au mauvais budget.

     Note : Lorsque vous réconcilierez votre relevé de P13 (avril), vous pourriez obtenir des messages comme « Écriture passée dans l'exercice précédent» ou « Date pièce et date comptable dans des exercices comptables différents ». Il s'agit seulement de messages d'avertissement que vous pouvez contourner en appuyant sur la touche Entrée ou en cliquant sur le crochet vert.

  3. Achats du nouvel exercice
     Les détenteurs de carte peuvent commencer à créer des pièces de carte pour les achats du nouvel exercice à partir du 7 avril. Veuillez tenir compte du nouveau codage de 2021-2022 pour créer des pièces de carte pour les achats fait après le 1^er avril.

  Rôles et responsabilités

  Les détenteurs de carte d'achat doivent :

  • Terminer leur réconciliation dans les délais;
  • Créer leurs pièces de carte au moment de l'achat.
  • Attacher tous les documents de support dans SAP.

  Dates limites

  Réconcilier le relevé de mars : 12 mars

  Réconcilier le relevé de avril : 12 avril

  Rapports/codes d'opération clés

  ZZCCVR

  Rapport sur les pièces de carte en suspens

  ZZCCAR

  Carte d'achat – Rapport d'activité mensuel

  ZZCR

  Carte d'achat – Transactions non acceptées

  CRK2

  Modification à une pièce de carte (pour attacher les factures et l'initiation de dépense)

  CRK1

  Créer pièce de carte (pour attacher le rapport signé)

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages : 1-855-684-7827 option 1 ou le service de soutien pour les cartes d'achat du catalogue iService

  • 2.1.1. CAFE pour cartes d'achat

    2.1.1. CAFE pour cartes d'achat

    Description : CAFE pour cartes d'achat du gouvernement. Les biens ou services doivent avoir été reçus avant le 31 mars 2021. La dépense ne doit pas apparaître sur le relevé VISA de P13 (début avril).

    Étapes principales du processus

    Création d'un CAFE pour une carte d'achat VISA en trois étapes (les détenteurs doivent créer deux pièces de carte et compléter le formulaire)

    Étape 1 : Créer une pièce de carte pour l'ancien exercice

    La première pièce de carte vise l'ancien exercice (date de transaction – 31 mars 2021 ou antérieure) et doit utiliser le codage financier approprié pour l'ancien exercice. Ne pas entrer de numéro d'autorisation dans cette pièce de carte. Ne pas fermer cette pièce de carte; les opérations comptables nationales la fermeront lorsque le CAFE aura été établi.

    Étape 2 : Créer une pièce de carte pour le nouvel exercice

    • Fonds – R302
    • CC – le même que celui de la pièce de carte à l'étape 1
    • Domaine fonctionnel – 0140-0000
    • Ordre interne – laissez vide
    • GL – 211333

    Cette pièce de carte sera celle que vous utiliserez lorsque vous exécuterez votre réconciliation au cours du nouvel exercice.

    Nouveau : Les détenteurs de carte ne doivent pas fermer, modifier ou créer des pièces de carte avec le codage CAFE en dehors de ce qui a été soumis sur les formulaires de demande CAFE.

    Étape 3 : Soumettre un formulaire de demande de CAFE

    Pour chaque dépense veuillez vous assurer de remplir le formulaire CAFE manuel - Fournisseur (FIN5052)ou utiliser le nouveau formulaire CAFE manuel – Demande pour plusieurs transactions par carte d'achat (FIN5053) et de le soumettre par CAFE/DAFE Soumission et demande d'informations sur iService. Aussi, vous devez noter les numéros des deux pièces de carte dans le formulaire et vous assurer de le faire signer en vertu de l'article 34.

    • Nouveau : Les CAFE doivent être utilisés d'ici la fin de P06. Si des circonstances exceptionnelles vous empêchent de respecter ce délai, nous vous demandons de nous contacter afin de maintenir votre CAFE ouvert.
    • Le seuil minimum pour chaque demande de CAFE pour une carte d'achat est de 500 $ avant taxes.

    Rôles et responsabilités

    Les détenteurs de carte d'achat :

    • créer les deux pièces de carte requises pour chaque transaction.

    Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration :

    • soumettre le formulaire CAFE signé au moyen de la Passerelle OCN.

    Le Centre de traitement des Opérations comptables nationales :

    • traiter les CAFE reçus au plus tard à la date limite dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Soumission des CAFE : 12 avril

    Rapports/codes d'opération clés

    ZZCCVR

    Rapport sur les pièces de carte en suspens

    ZZCCAR

    Carte d'achat – Rapport d'activité mensuel

    ZZCR

    Carte d'achat – Transactions non acceptées

    CRK2

    Modification à une pièce de carte

    Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages : 1-855-684-7827 option 1 ou le service de soutien pour les cartes d'achat du catalogue iService

• 2.2. Factures

  2.2. Factures

  Description : Factures avec bon de commande (BC/contrat) ou engagement de fonds manuels. Toutes les dépenses de F&E doivent être traitées et payées dans l'exercice au cours duquel les biens ou les services ont été livrés. On s'assure ainsi que les dépenses sont imputées au bon budget.

  Étapes principales du processus

  1. Factures imputées à un bon de commande (BC / contrat)

     1. Examiner tout solde impayé des contrats ainsi que les entrées de marchandises (EM)/feuilles de saisie des services (FSS) sans factures. Fermer/réduire les montants impayés en fonction des factures attendues, etc.
     2. Faire un suivi auprès des fournisseurs au sujet des factures manquantes.
     3. S'assurer que toutes les EM et FSS ont une date comptable antérieure au 31 mars dans maSGE-SAP pour tous les biens reçus et tous les services rendus avant le 31 mars 2021.

  2. Factures imputées à des engagements de fonds (sans contrat)

     1. Examiner tout solde impayé des engagements de fonds manuels. Fermer/réduire les montants impayés en fonction des factures attendues, etc.
     2. Faire un suivi auprès des fournisseurs au sujet des factures manquantes.

  3. Soumettre toutes les factures reçues au centre de traitement des Opérations Comptables Nationales (OCN) le plus rapidement possible, mais au plus tard le 12 avril (à l'exclusion des remboursements de chaise et de bureau – voir section 2.2.1) :

     • PAR la passerelle OCN (NE PAS ENVOYER les originaux par la poste)
     • PAR COURRIEL à NA-INVOICES-FACTURES-GD (NE PAS ENVOYER les originaux par la poste)

     Indiquer clairement sur les factures :

     • La date où vous avez reçu la facture du fournisseur (pour le calcul des intérêts s'il y a lieu);
     • Le numéro de l'engagement de fonds ou du contrat (et le numéro de l'EM/FSS si la facture est imputée à un contrat).

  Si une facture n'arrive pas à temps pour être transmise aux OCN avant la date limite, se reporter à la section 2.3 des CAFE.

  Si vous avez la facture en main, ne soumettez pas de demande CAFE, fournissez simplement la facture au OCN avant la date limite pour effectuer le paiement dans l'ancienne année.

  Si vous soumettez une facture à payer dans la nouvelle année avec un CAFE déjà établis, veuillez vous assurer que les informations du CAFE sont fournies (codage, numéro d'engagement).

  Rôles et responsabilités

  Les conseillers en gestion financière (CGF) :

  présentent aux clients des rapports de nettoyage.

  Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration:

  • enregistrent l'EM/FSS dans maSGE (SAP);
  • examinent les rapports et nettoient les BC et les engagements de fonds.

  Les Opérations comptables nationales :

  s'assurent que toutes les factures reçues avant la date limite sont traitées dans le bon exercice.

  Dates limites

  12 avril

  À l'exclusion des remboursements de chaise et bureau (31 mars) Voir section 2.2.1

  Rapports/codes d'opération clés

  ME2K

  Liste des bons d'achat selon l'affectation de coûts

  S_P99_41000147

  Liste des engagements de fonds selon l'affectation de coûts

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages : 1-855-684-7827 option 1 ou votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

• 2.2.1. Remboursements de chaise et bureau

  2.2.1. Remboursements de chaise et bureau

  Description : Demandes de remboursement aux employés de chaise et bureau.

  Étapes principales du processus

  PSoumettre tous les remboursement de Chaise et Bureau dès que possible aux centres de traitement des OCN avant le 31 mars :

  Afin d'assurer un remboursement en temps opportun, veuillez inclure tous les documents obligatoires, y compris :

  • Formulaire ESDC-FIN5050 avec tous les champs obligatoires complétés, y compris la signature numérique S32
  • Reçu(s) valide(s) pour l'achat
  • Approbation par courriel des gestionnaires (initiation à la dépense)

  Veuillez vous assurer de vous conformer à toutes les exigences pour que la demande soit payée au cours de l'exercice 2020-2021.

  Aucune demande de CAFE ne sera acceptée pour les remboursements de chaise et de bureau.

  Rôles et responsabilités

  Les conseillers en gestion financière (CGF) :

  présentent aux clients des rapports de nettoyage.

  Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration:

  examinent les rapports et nettoient les engagements de fonds.

  Les Opérations comptables nationales

  s'assurent que toutes les demandes conformes de remboursement reçues avant la date limite sont traitées dans le bon exercice.

  Date limite

  31 mars

  Rapports/codes d'opération clés

  S_P99_41000147

  Liste des engagements de fonds selon l'affectation de coûts

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages : 1-855-684-7827 option 1 ou votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

• 2.3. Fournisseurs externes – Créditeur à la fin d'exercice (CAFE)

  2.3. Fournisseurs externes – Créditeur à la fin d'exercice (CAFE)

  • 2.3.1. Engagements et bons de commande – Préparation pour la fin d'année

    Description : Comment préparer les bons de commande (BC) et les engagements (C1 & T1) pour créer des CAFE en fin d'année.

    Étapes principales du processus

    Gérer les engagements de fonds et les bons de commande (BC) pour qu'ils soient admissibles pour un CAFE

    Durant les mois de février et mars, les conseillers en gestion financière (CGF) du ministère communiqueront aux directions générales les rapports des engagements ouverts listant :

    • Bon de commande (BC) - les soldes, les entrées de marchandise (EM) et feuilles de saisie des services (FSS) en suspens relatifs aux contrats. Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration devront analyser les soldes et prendre action sur les montants en suspens avec l'aide de leur CGF avant le 31 mars.

    • Engagements de fonds (types C1 & T1) – les engagements de fonds qui comportent des montants non utilisés. Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration devront nettoyer leurs engagements de fonds avec l'aide de leur CGF avant le 31 mars

      Ils doivent aussi s'assurer qu'un numéro de fournisseur SAP est inscrit dans chaque ligne d'engagement qui doit être convertie en CAFE.

    Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration doivent s'assurer que seuls les engagements et BC valides demeurent ouverts.

    Vous ne pourrez PAS saisir d'EM et de FSS durant les périodes suivantes:

    • Du 1^er au 5 avril (Interruption SAP pour le remplacement du SMCD);
    • Le 13 avril (Fermeture du module Gestion du matériel pour la balance de vérification).

    Les CAFE doivent être utilisés d'ici la fin de P06. Si des circonstances exceptionnelles vous empêchent de respecter ce délai, nous vous demandons de nous contacter afin de maintenir votre CAFE ouvert.

    • Il ne faut pas soumettre de demande de CAFE :
      • Pour les dépenses (ex: heures travaillées) encourues après le 31 mars;
      • Pour les biens reçus après le 31 mars;
      • Si vous pouvez soumettre la facture avant la date limite indiquée à la section 2.2

    Rôles et responsabilités

    Les conseillers en gestion financière (CGF) :

    fournissent à leurs clients les rapports des engagements ouverts.

    Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration :

    examinent les rapports, ferment les BC et les engagements et veillent à ce qu'un numéro de fournisseur soit indiqué pour chaque ligne d'engagement.

    Les Opérations comptables nationales :

    produisent des rapports pour les CGF.

    Dates limites

    Le nettoyage des engagements doit être terminé pour le 31 mars.

    Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages: 1-855-684-7827 option 1 ou la section CAFE de la Passerelle OCN

  • 2.3.2. Engagements et bons de commande - CAFE

    2.3.2. Engagements et bons de commande - CAFE

    Description : Ce processus ne vise que les CAFE d'opérations non salariales (F&E) de fournisseurs externes.

    Étapes principales du processus

    Sélectionner et approuver les BC et les engagements de fonds pour le processus de CAFE

    Les responsables des centres de coûts devraient faire des demandes de CAFE pour les biens reçus ou les services rendus avant le 31 mars pour lesquels la facture n'arrive pas à temps pour être transmise aux OCN avant la date limite.

    Rapport de CAFE en lots

    Les CGF transmettront aux directions générales le rapport de CAFE en lots au cours des premiers jours d'avril. Ceci est la méthode recommandée et la plus efficiente, ce rapport incluera une liste exhaustive de tous les engagements et bons de commande qui seront éligibles à un CAFE.

    • Les gestionnaires et les professionnels de l'administration devront indiquer les engagements de fonds et les montants figurant dans ces rapports qui devront être convertis en CAFE.
    • Les gestionnaires et les professionnels de l'administration devront indiquer quelles EM/FSS et les montants qui devront être converties en CAFE. S'il en manque sur le rapport, une EM/FSS devra être entrée dans l'ancien exercice pour pouvoir faire créer un CAFE. Toutes les EM/FSS en suspens dans le système qui ne seront pas identifiées sur le rapport et pour lesquelles nous ne recevons PAS de facture seront renversées et aucun CAFE ne sera créé.
    • Les rapports devront être signés en vertu de l'article 34 par le gestionnaire délégué et soumis par la Passerelle OCN au plus tard le 12 avril.

    Les rapports concernant les CAFE fournisseurs externes et les CAFE d'autres ministères doivent être soumis séparément car ils seront traités par différentes équipes.

    Il y a un seuil minimum de 500 $ avant taxes pour les demandes de CAFE sur un engagement lié à un fournisseur externe.
    Il n'y a pas de seuil minimum pour les demandes de CAFE sur les bons de commande, tant qu'il y a une EM/FSS pour cette dépense dans l'ancien exercice.

    Demande de CAFE individuel

    Les gestionnaires devraient utiliser le rapport de CAFE en lots pour soumettre leurs demandes de CAFE pour les engagements de fonds et les BC non-salaire (F&E). Cependant, dans les rares cas où une demande individuelle est requise (ex. : le rapport a déjà été soumis et une dépense fut oubliée), le formulaire CAFE manuel – Fournisseur (FIN5052) devra être rempli.

    Le formulaire doit être signé en vertu de l'article 34 par le gestionnaire délégué et soumis par la Passerelle OCN au plus tard le 12 avril.

    Rôles et responsabilités

    Les conseillers en gestion financière (CGF) :

    devront fournir à leurs clients le rapport de CAFE en lots.

    Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration :

    devront remplir le rapport et/ou formulaire en signant l'article 34, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), joindre les justificatifs requis et transmettre la demande au moyen de la Passerelle OCN.

    Les Opérations comptables nationales :

    traiteront les CAFE dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Toutes les EM/FSS doivent avoir été enregistrées dans maSGE (SAP) d'ici le 12 avril.

    Tous les rapports/formulaires CAFE doivent avoir été soumis aux Opérations comptables nationales par la Passerelle OCN, au plus tard le 12 avril.

    Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages: 1-855-684-7827 option 1 ou la section CAFE de la Passerelle OCN

• 2.4. Règlements interministériels (RI)

  2.4. Règlements interministériels (RI)

  Annulation de RI: Les demandes d'annulation de RI pour 2020-2021 doivent être soumises au plus tard le 29 mars avant la fermeture des bureaux (17 h HAE).

  • 2.4.1. RI Engagements de fonds – Préparation pour la fin d'année

    2.4.1. RI Engagements de fonds – Préparation pour la fin d'année

    Description : Comment préparer les engagements (C1) RI non-salaire pour créer des CAFE en fin d'année.

    Étapes principales du processus

    Gérer les engagements de fonds RI pour qu'ils soient admissibles pour un CAFE

    Durant les mois de février et mars, les conseillers en gestion financière (CGF) du ministère communiqueront aux directions générales les rapports des engagements ouverts listant tous les engagements de fonds RI (types C1) qui comportent des montants non utilisés.

    • Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration devront nettoyer leurs engagements de fonds avec l'aide de leur CGF avant le 31 mars.

      Ils doivent aussi s'assurer que le numéro du ministère partenaire SAP est inscrit dans chaque ligne d'engagement qui doit être convertie en CAFE.

    • Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration doivent s'assurer que seuls les engagements RI valides demeurent ouverts.

    Notes concernant les CAFE RI non-salaire :

    • Il n'y a pas de seuil minimal pour un CAFE RI lié à un autre ministère gouvernemental (AMG), dans la mesure où ce dernier accepte de créer un DAFE équivalent.
    • À titre de document d'appui, une confirmation écrite (courriel) de l'AMG confirmant qu'il établira un DAFE équivalent doit être joint à la demande.

    Les CAFE doivent être utilisés d'ici la fin de P06. Si des circonstances exceptionnelles vous empêchent de respecter ce délai, nous vous demandons de nous contacter afin de maintenir votre CAFE ouvert.

    • Il ne faut pas soumettre de demande de CAFE :
      • pour les biens ou services reçus après le 31 mars;
      • si l'autre ministère n'a pas transmis de confirmation écrite.

    Rôles et responsabilités

    Les conseillers en gestion financière (CGF) :

    fournissent à leurs clients les rapports des engagements ouverts.

    Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration :

    examinent les rapports, ferment les BC et les engagements et veillent à ce qu'un numéro de fournisseur soit indiqué pour chaque ligne d'engagement.

    Les Opérations comptables nationales :

    produisent des rapports pour les CGF.

    Dates limites

    Le nettoyage des engagements doit être terminé pour le 31 mars.

    Le nettoyage du compte en suspens (ZUIC) doit être terminé au plus tard le 31 mars.

    Coordonnées importantes : RI créditeurs, F et E: NC-AMG-AC-NHQ-OGD-GD

  • 2.4.2. RI Créditeur à la fin d'exercice (CAFE)

    2.4.2. RI Créditeur à la fin d'exercice (CAFE)

    Description : Ce processus vise les demandes de CAFE pour les opérations non-salariales payables auprès d'autres ministères gouvernementaux (AMG).

    Étapes principales du processus

    Sélectionner et approuver les engagements RI pour le processus de CAFE

    Il y a deux méthodes avec lesquelles un CAFE RI peut être demandé.

    Rapport de CAFE en lots

    Les CGF transmettront aux directions générales le rapport de CAFE en lots pour les engagements RI non-salaire au cours des premiers jours d'avril. Ceci est la méthode recommandée et la plus efficiente, ce rapport incluera une liste exhaustive de tous les engagements RI qui seront éligibles à un CAFE.

    • Les gestionnaires et les professionnels de l'administration devront indiquer les engagements de fonds RI et les montants figurant dans ces rapports qui devront être convertis en CAFE.
    • Les rapports devront être signés en vertu de l'article 34 par le gestionnaire délégué et soumis par la Passerelle OCN au plus tard le 12 avril.

    Les rapports concernant les CAFE fournisseurs externes et les CAFE RI avec d'autres ministères doivent être soumis séparément car ils seront traités par différentes équipes.

    À inclure dans la passerelle avec votre demande de CAFE pour un RI non-salaire :

    • Le rapport de CAFE en lots avec la signature en vertu de l'article 34;
    • La confirmation écrite (télécopie, courriel ou facture) de l'autre ministère qu'il créera un DAFE équivalent, pour chaque dépense.

    Demande de CAFE individuel

    Les gestionnaires devraient utiliser le rapport de CAFE en lots pour soumettre leurs demandes de CAFE pour les engagements de fonds RI non-salaire (F&E). Cependant, dans les rares cas où une demande individuelle est requise (ex. : le rapport a déjà été soumis et une dépense fut oubliée), le formulaire CAFE manuel – AMG (FIN5054) devra être rempli.

    • Le formulaire doit être signé en vertu de l'article 34 par le gestionnaire délégué et soumis par la Passerelle OCN au plus tard le 12 avril.

    À inclure dans la passerelle avec votre demande de CAFE pour un RI non-salaire :

    • Le formulaire de CAFE manuel – AMG (FIN5054) avec la signature en vertu de l'article 34;
    • La confirmation écrite (télécopie, courriel ou facture) de l'autre ministère qu'il créera un DAFE correspondant, pour chaque dépense.
    • Une entente entre les ministères (le cas échéant).

    Rôles et responsabilités

    Les conseillers en gestion financière (CGF) :

    devront fournir à leurs clients un rapport de CAFE en lots.

    Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration :

    devront remplir le rapport et/ou formulaire en signant l'article 34, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), joindre les justificatifs requis et transmettre la demande au moyen de la Passerelle OCN.

    Les Opérations comptables nationales :

    traiteront les CAFE dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Tous les rapports/formulaires CAFE doivent avoir été soumis aux Opérations comptables nationales par la Passerelle OCN, au plus tard le 12 avril

    Coordonnées importantes : RI créditeurs, F et E: NC-AMG-AC-NHQ-OGD-GD

    Pour soumettre une question ou une demande de CAFE / DAFE : Catalogue iService

  • 2.4.3. RI Débiteurs à la fin d'exercice (DAFE)

    2.4.3. RI Débiteurs à la fin d'exercice (DAFE)

    Description : Ce processus vise les demandes de DAFE pour les opérations non-salariales recouvrables auprès d'autres ministères gouvernementaux (AMG).

    Étapes principales du processus

    Pour soumettre une demande de DAFE pour un RI non-salaire, le formulaire DAFE manuel – AMG (FIN5055) devra être rempli

    Le formulaire devra être signé en vertu de l'article 34 par le gestionnaire délégué et soumis par la Passerelle OCN au plus tard le 12 avril.

    À inclure dans la passerelle avec votre demande de DAFE pour un RI non-salaire :

    • Le formulaire de DAFE manuel – AMG (FIN5055) avec la signature en vertu de l'article 34;
    • La confirmation écrite (télécopie, courriel ou facture) de l'autre ministère qu'il créera un CAFE équivalent;
    • L'entente avec l'autre ministère (lorsqu'applicable).

    • Il ne faut pas soumettre de demande de DAFE :
      • Pour les dépenses engagées après le 31 mars (ex. heures travaillées) ;
      • Sans joindre l'entente et/ou la confirmation écrite de l'autre ministère.

    Rôles et responsabilités

    Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration :

    devront remplir le formulaire, joindre la documentation appropriée et envoyer la demande au moyen du Catalogue iService.

    Les Opérations comptables nationales :

    traiteront les DAFE dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Toutes les demandes de DAFE doivent être soumises aux Opérations comptables nationales au moyen du Catalogue iService, au plus tard le 12 avril.

    Coordonnées importantes : RI créditeurs, F et E: NC-AMG-AC-NHQ-OGD-GD

    Pour soumettre une question ou une demande de CAFE / DAFE : Catalogue iService

• 2.5. Demandes de pièces de journal non salariales

  2.5. Demandes de pièces de journal non salariales

  Description : Une pièce de journal (PJ) est requise lorsqu'il faut faire ajuster une transaction non salariale.

  Étapes principales du processus

  Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration doivent travailler avec leur conseiller en gestion financière (CGF) ou avec les Services de gestion de la Direction générale (SGDG) pour veiller à ce que toutes leurs PJs soient traitées.

  Type de PJ :

  • PJ au sein d'une même direction générale (SA)*
  • PJ entre différentes directions générales et/ou autorités budgétaires (SB)
  • PJ concernant la réallocation d'opérations salariales par lots*

  * Pour les fonds A401 à A449 : bien que les PJ peuvent être comptabilisées jusqu'au 21 avril, il est fortement recommandé que les CGF régionaux et les SGDG/SGR comptabilisent leurs PJ avant le 16 avril afin que les dépenses soient alignées correctement avec les montants recouvrés des partenaires (autres ministères et sociétés de la Couronne).

  Note : Le téléchargement de la pièce de journal (code de transaction – ZKFI_JV) ne sera pas disponible pour les transactions d'année fiscal 2020-2021 mardi le 13 avril 2021.

  Rôles et responsabilités

  1. Pour une PJ au sein d'une même direction générale, les CGF et SGDG/SGR doivent entrer toutes les PJs de l'ancien exercice dans maSGE (SAP).
  2. Pour une PJ entre différentes directions générales et/ou autorités budgétaires, les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration doivent soumettre toutes les demandes par l'entremise du Catalogue iService Gabarit de PJ entre directions autorités (XLSM, 91 KB) et les Opérations comptables nationales traiteront les PJ dans maSGE (SAP).
  3. Pour une PJ concernant la réallocation d'opérations salariales par lots, les CGF doivent entrer toutes les PJ concernant des rajustements d'opérations salariales par lots dans maSGE (SAP).

  Dates limites

  1. 21 avril*
  2. 12 avril
  3. 21 avril*

  Rapports/codes d'opération clés

  PJ de F et E

  FB50 (document de type SA ou SB)

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages : 1-855-684-7827 option 1 ou votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

• 2.6. Voyages

  2.6. Voyages

  Description: Les décomptes de frais de voyage doivent être traités pendant l'exercice au cours duquel les dépenses ont été engagées. On s'assure ainsi que les dépenses sont imputées au bon budget.
  Tous les voyages ayant commencé pendant l'ancien exercice (peu importe la date à laquelle le voyage prendra fin) seront entièrement engagés dans l'ancien exercice.

  Étapes principales du processus

  Les décomptes de frais de voyage se rapportant à l'ancien exercice doivent être remplis, présentés à votre gestionnaire et approuvés par votre gestionnaire au moyen de la réserve de travail centrale de maSGE (SAP) au plus tard le 13 avril.

  Dans le cas des voyages annulés qui avaient été réservés par l'intermédiaire de HRG, veuillez soumettre dans maSGE (SAP) un décompte de frais pour comptabiliser les coûts prépayés d'avion et de train , même si le voyageur ne doit recevoir aucun remboursement. Les décomptes doivent être approuvés au plus tard le 13 avril. Cela garantit que tous les frais de voyage seront imputés dans le bon exercice financier.

  Dans le cas des voyages annulés (approuvés dans maSGE) n'ayant eu aucune dépense engagée, svp soumettre une demande d'annulation via la Passerelle des voyages pour que celui-ci soit annulé dans maSGE au plus tard le 12 avril.

  *Aucun CAFE ne sera établi pour les dépenses liées à des déplacements, y compris les frais de voyage par avion et par train.

  Les demandes de voyage et décomptes de frais pour des voyages qui seront effectués le ou après le 1er avril peuvent se poursuivre pendant la fin d'année, et les frais de voyage engagés pendant le nouvel exercice seront comptabilisés dans le budget du nouvel exercice.

  maSGE (SAP), y compris le module de voyage, sera fermé du 1er au 5 avril, ce qui signifie que:

  • AUCUN numéro d'autorisation de voyager (NAV) ne sera émis automatiquement par maSGE pendant cette période;
  • AUCUNE avance de voyage ne pourra être émise avant le 6 avril pour les voyages effectués dans la nouvelle année financière. Les employés peuvent demander une carte individuelle de voyager (CIV) avant leur voyage afin de combler le besoin d'une avance.

  Nous encourageons fortement les voyageurs à soumettre leur demande à l'avance, en particulier s'ils ont besoin de voyager au début Avril.

  Des mesures temporaires seront mises en place par les OCN afin de fournir un NAV dans les cas exceptionnels où la demande de voyage n'aura pas été soumise à temps pour l'émission du NAV automatiquement. Veuillez communiquer avec notre ligne d'aide pour obtenir des instructions si vous avez besoin d'un NAV ou pour tous conseils reliés au voyage pendant cette période d'interruption.

  Pour les non fonctionnaires

  Les voyageurs qui ne font pas partis du personnel d'EDSC, de Service Canada ou du Programme du travail (experts-conseils, membres du Tribunal de révision, etc.) doivent soumettre une demande de voyage (FIN5030) ainsi que leur décompte de frais (FIN5031) par l'entremise de la Passerelle pour le soutien aux voyages dès que possible après le voyage/évènement et au plus tard le 9 avril. SVP vous assurer que les deux formulaires sont complets, incluant le codage financier approprié et l'engagement de fonds.

  La Procédure pour les voyages des non-fonctionnaires présente un guide complet sur la façon de compléter une demande de voyage papier.

  Rôles et responsabilités

  Les voyageurs doivent soumettre toutes leurs décomptes de frais en suspens par l'entremise de maSGE (SAP) et faire annuler ceux qui n'ont pas eu lieu.

  Les pré-vérificateurs doivent recommander les décomptes de frais pour approbation dans maSGE

  Les gestionnaires doivent approuver/refuser toutes les demandes et décomptes de voyage en suspens dans leur liste universelle.

  Les gestionnaires doivent soumettre pour traitement toutes les demandes papier pour des non fonctionnaires par l'entremise de la Passerelle pour le soutien aux voyage.

  L'équipe des OCN veillera à ce que tous les décomptes de frais soumis d'ici la date limite soient comptabilisés dans l'exercice financier pertinent.

  Dates limites

  Soumission des décomptes de frais et recommandation de voyage : 12 avril.

  Approbation des décomptes de frais de voyage : 13 avril.

  Tous les documents incomplets relatifs aux voyages (demandes et décomptes) seront supprimés au 15 avril.

  Toutes les demandes papier pour des non fonctionnaires doivent être acheminées aux OCN par l'entremise de la Passerelle pour le soutien aux voyages d'ici le 9 avril.

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages: 1-855-684-7827 option 1 ou la Passerelle pour le soutien aux voyages

  Votre conseiller en gestion financière pour la révision de vos engagements Coordonnées des CGF

• 2.7. Charges payées d'avance (Actif)

  2.7. Charges payées d'avance (Actif)

  Description : Une charge payée d'avance est un paiement effectué dans un exercice financier mais dont le bien/service sera reçu/rendu dans un exercice financier futur.

  Étapes principales du processus

  Définition d'une charge payée d'avance :

  Il s'agit d'un achat qui est effectué dans un exercice financier, mais dont le bien sera reçu ou le service sera rendu ultérieurement (dans un exercice financier futur).

  Le montant total de l'achat affectera le budget dans l'année financière où le paiement est émis.

  Une charge payée d'avance ne peut faire l'objet d'un CAFE parce que les biens/servis ne sont pas rendus avant la fin d'année financière.

  Exemples de charges payées d'avance : affranchissement postale, paiements de loyer, licence informatique...

  Les charges payées d'avance répondant aux critères ci-dessous doivent être codées tel que stipulé à la section 14 du Manuel de codage financier – ACTIF. Dans le cas où une dépense ne rencontre pas tous ces critères, elle doit être codée comme une dépense courante de l'année tel que décrit aux sections 53, 54 et 55 du Manuel de codage financier.

  Critères :

  • Montant égal ou supérieur à 50 000$ et
  • L'utilisation du bien et/ou la livraison du service doit s'étendre sur une période de plus de 6 mois et
  • L'utilisation du bien et/ou la livraison du service doit pouvoir faire l'objet d'un suivi.

  Rôles et responsabilités

  Les gestionnaires ou professionnels de l'administration doivent soumettre la facture accompagnée des pièces justificatives afin de justifier un paiement anticipé pour des marchandises ou des services à recevoir.

  Par exemple : Un état de compte démontrant le solde prépayé du service.

  Toute la documentation doit être soumise au moyen de la Passerelle OCN sous la section Paiement de facture- Biens & Services

  Dates limites

  15 mars

  Pour s'assurer que les paiements soient effectués avant le 31 mars 2021 étant donné que ces dépenses ne peuvent faire l'objet d'un CAFE.

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages : 1-855-684-7827 option 1

• 2.8. Livrets de taxi (Région de la capitale nationale seulement)

  2.8. Livrets de taxi (Région de la capitale nationale seulement)

  Description : Les livrets de taxi servent à faciliter les transports entre les bureaux dans la région de la capitale nationale.

  Étapes principales du processus

  Le centre de traitement des comptes payables de Montreal reconciliera les factures de taxi pour l'année 2020-2021 jusqu'au 31 mars.

  Les dépenses de coupons de taxi de 2020-2021 seront complètes et finales le 1^er avril.

  La conciliation pour la nouvelle année financière (2021-2022) débutera au mois de mai 2021.

  Les gestionnaires et SGDG (Services de gestion de la Direction générale) doivent :

  1. S'assurer que les fonds engagés pour l'année fiscal en cours seront suffisants pour couvrir les dépenses jusqu'au 31 mars 2021.
  2. Après le 6 avril, créer ou modifier leur engagement pour la nouvelle année financière :
     Soit un nouvel engagement ou une nouvelle ligne dans l'engagement existant
     • GL : 531191 (GL coupons de taxi)
     • Date d'échéance : 31 mars 2022
  3. Envoyer un courriel à l'adresse générique suivante : NA-ICAAD-DIRCM-MTL-PAYABLES-GD avant la fin avril 2021 afin de confirmer le numéro d'engagement et la ligne à utiliser pour la nouvelle année financière.

  Afin d'aider les comptes payables à concilier les factures de taxi tout au long de l'année, les gestionnaires et SGA doivent s'assurer :

  1. Qu'un seul engagement ait été créé par centre de coûts pour toute l'année financière
  2. Chaque fois qu'un engagement doit être augmenté, le montant devrait être ajouté à la ligne existante
  3. Le codage financier indiqué sur les formulaires de demande de livrets doit être le même que celui de l'engagement.
  4. Durant l'année, s'il y a une modification affectant le codage financier, les gestionnaire ou SGA doivent avertir les comptes payables via l'adresse générique suivante : NA-ICAAD-DIRCM-MTL-PAYABLES-GD

  Rôles et responsabilités

  Il incombe aux gestionnaires de centres de coûts de s'assurer que les fonds ou la validité des engagements de fonds sont conformes aux exigences de fin d'exercice.

  Dates limites

  31 mars

  Rapports/codes d'opération clés

  FMZ1

  FMZ2

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages: 1-855-684-7827 option 1 ou la section Taxi – Demande de livest de coupons de la Passerelle OCN

• 2.9. Réinstallation

  2.9. Réinstallation

  Description: Le processus du Bureau national de la réinstallation (BNR) pour l'enregistrement des dépenses de réinstallation dans l'exercice financier approprié.

  Étapes principales du processus

  Le processus de fin d'année pour la réinstallation est entièrement effectué par le BNR.

  Les responsabilités du BNR incluent :

  1. Réconciliation du compte d'avance;
     • Enregistrer les dépenses dans l'année financière courante;
     • Transférer les avances en suspens au prochain exercice financier;
  2. Créer des CAFE fournisseur/autres ministères gouvernementaux si nécessaire; et
  3. Vérifier et fermer les engagements de fonds inutilisés.

  Rôles et responsabilités

  Le Bureau national de la réinstallation:

  S'assurer que toutes les dépenses et les avances de réinstallation sont enregistrées dans l'exercice financier approprié.

  Les gestionnaires de centres de coûts :

  Aucune action n'est requise de la part des gestionnaires de centre de coûts.

  Dates limites

  16 avril

  Coordonnées importantes : Bureau national de la réinstallation nc-relocation-reinst@servicecanada.gc.ca

• 2.10. Petite caisse

  2.10. Petite caisse

  Description : Les détenteurs utilisent la petite caisse (avances permanentes) pour rembourser les achats de faible valeur lorsque d'autres moyens de paiement ne sont pas disponibles.

  Étapes principales du processus

  Durant l'exercice

  Les détenteurs de petite caisse doivent informer le centre de traitement de Montréal de tout changement de responsabilité au cours de l'exercice.

  En fin d'exercice

  Les détenteurs doivent produire un certificat d'avance permanente de fin d'exercice, celui-ci sera envoyé par le centre de traitement de Montréal (mi mars) à tous les détenteurs inscrits.

  Le détenteur et son gestionnaire doivent signer le certificat d'avance permanente le 31 mars.

  Le certificat d'avance permanente peut par la suite être transmis par courriel au centre de traitement de Montréal.

  Des instructions détaillées seront envoyées à tous les détenteurs avec le certificat de fin d'exercice.

  Rôles et responsabilités

  1. Le centre de traitement de Montréal (Opérations Comptables Nationales) envoie les instructions et le certificat d'avance permanente de fin d'exercice.
  2. Le client transmet le certificat rempli au plus tard le 12 avril.
  3. Le centre de traitement de Montréal (Opérations Comptables Nationales) transmet le certificat de fin d'exercice à la comptabilité ministérielle.

  Dates limites

  • Mi-mars
  • 12 avril

  Coordonnées importantes : Ligne d'aide comptes payables et voyages: 1-855-684-7827 option 1 ou la section Petite Caisse de la Passerelle OCN

3. Salaire (Personnel) interne à EDSC

• 3.1. Mise à jour de l’outil de prévisions salariales (OPS)

  3.1. Mise à jour de l’outil de prévisions salariales (OPS)

  • 3.1.1. Détachement entre centres de coûts

    3.1.1. Détachement entre centres de coûts

    Description : Employé en affectation à EDSC

    Étapes principales du processus

    Pour les détachements au sein de EDSC, la répartition des coûts dans l'OPS doit être mise à jour et, s'il y a lieu, un redressement (ZZSM40/41) doit être effectué dans l'OPS ou une demande de PJ doit être soumise (voir la section 3.8) pour recoder les dépenses salariales dans un codage financier différent. Dans ces situations, il ne faut pas activer l'indicateur de dépense recouvrable dans l'OPS. Cet indicateur doit seulement être utilisé pour les employés en détachement dans d'autres ministères.

    Compte tenu de la situation salariale particulière de cette année ainsi que du nouveau processus de certification qui aura lieu en mars, (voir la section 3.4) la mise à jour de la répartition des coûts et le recodage des dépenses salariales doivent être enregistrés avant le 28 mars, lorsque possible.

    • Il ne faut pas soumettre de demande de CAFE manuel pour un détachement à l'interne de EDSC.

    Rôles et responsabilités

    Il incombe aux CGF, aux SGDG et aux gestionnaires de centres de coûts de vérifier si les détachements ont bien été entrés dans l'OPS; si un redressement est requis, ils doivent ajuster la dépense salariale en conséquence.

    Dates limites

    Le 16 avril est la date limite pour ajuster les répartitions de coûts et les redressements des dépenses salariales au sein d'une direction générale.

    Rapports/codes d'opération clés

    ZZSM40

    Ajustements partiels des montants

    ZZSM41

    Ajustements complets des montants par CIDP

    Coordonnées importantes : Votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

  • 3.1.2. Examen des affectations de coûts dans l'outil de prévisions salariales (OPS)

    3.1.2. Examen des affectations de coûts dans l'outil de prévisions salariales (OPS)

    Description : Les affectations de coûts par employé de 2020-2021 dans l'OPS doivent être examinées d'ici la date à laquelle la première paie sera chargée dans l'OPS. Cela garantira que les dépenses salariales (fichiers de paie) figurent et sont comptabilisées contre le bon budget

    Étapes principales du processus

    2020-2021 révision des affectations de coûts (vieille année)

    Les utilisateurs de l'OPS ont jusqu'au 31 mars 2021 pour apporter des modifications aux dossiers d'affectations de coûts de 2020-2021.

    2021-2022 révision des affectations de coûts (nouvelle année)

    Si le dossier d'affectation des coûts d'un employé change pour l'exercice financier 2021-2022 et comprend du nouveau codage financier (centre financier, domaine fonctionnel, ordre interne/réseau, etc.), un nouveau dossier d'assignation des coûts doit être créé en date du 1^er avril 2021.

    Des instructions plus détaillées, y compris comment exécuter les rapports et compléter le gabarit pro forma, seront envoyées séparément pour cet exercice.

    Veuillez noter :

    • Tout changement des affectations de coûts 2020-2021 enregistré après le 28 mars ne sera pas pris en considération pour le processus des problèmes de paie (section 3.4)
    • Les dépenses salariales de la P01 seront affichées au cours de la période entre le 20 avril et le 30 avril.

    Rôles et responsabilités

    Pour 2020-2021 :

    Les CGF et les SGDG/SGR doivent effectuer tout changement aux dossiers d'affectations de coûts pour 2020-2021 manuellement dans l'OPS.

    Pour 2021-2022 :

    Les CGF et les SGDG/SGR doivent effectuer tout changement aux dossiers d'affectation des coûts pour 2021-2022 soit manuellement dans l'OPS ou par l'entremise de l'exercice de pro forma.

    Dates limites

    Pour 2020-2021 :

    Les changements doivent être effectués pour le 31 mars 2021.

    Pour 2021-2022 :

    Un nouveau dossier d'assignation des coûts datée du 1e avril 2021 sera créé le 15 février.

    Les gabarits pro forma devront être fournis pour le 16 mars.

    La saisie manuelle de données doit être complétée pour le 19 avril.

    Rapports/codes d'opération clés

    ZKSM_DTL_EE

    Conciliation prévisions par employé -> Indiqué « 2021 » le champ Exercice comptable -> Choisir la variante « 2022 CAR/C »

    ZKSM10

    Rapport sur l'affectation des coûts -> Période d'affectation des coûts « 01.04.2021 » -> Choisir la disposition « /PRO-FORMA »

    ZZSF01

    Créer une prévision par employé > Outil d'affectation des coûts.

    Coordonnées importantes : Votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

• 3.2. Charges à payer à la fin de P12

  3.2. Charges à payer à la fin de P12

  Description : Une charge à payer s'entend de l'inscription d'une dépense qui a été engagée au cours du mois, mais qui n'a toujours pas été comptabilisée dans le compte à la fin du mois.

  Étapes principales du processus

  Les charges salariales à payer en fin de mois pour la période de paie du 18 au 31 mars saisies dans l'Outil de prévisions salariales (OPS) seront comptabilisées d'ici le 29 mars. Au cours des premiers jours d'avril, ces charges seront contrepassées en P12 1.

  Rôles et responsabilités

  La comptabilité ministérielle est responsable de la comptabilisation et de la contrepassation des charges à payer.

  Dates limites

  Comptabilisation des charges à payer de P12 : 29 mars.

  Contre-passation des charges à payer de : 6 avril.

  Rapports/codes d'opération clés

  ZKSM_ACTUALS_DTL

  Rapport (Doc. De type AC)

  Coordonnées importantes : DGDPF – Surveillance et Contrôles Financiers (873-455-0481)

• 3.3. CAFE automatique au titre des salaires en P12-1 (Paie régulière du 18 au 31 mars)

  3.3. CAFE automatique au titre des salaires en P12-1 (Paie régulière du 18 au 31 mars)

  Description : Un CAFE automatique sera généré par maSGE (SAP) pour certaines opérations comprises dans le premier fichier de paie régulière versé en avril.

  Étapes principales du processus

  Le fichier de paie régulière couvrant la période du 18 mars au 31 mars, un CAFE automatique pour les 10 derniers jours ouvrables de mars sera comptabilisé dans la période P12-1 au moyen de l'OPS d'ici le 12 avril.

  Tous les CAFE automatiques comptabilisés dans la P12-1 au moyen de l'OPS seront automatiquement contrepassés dans la P01 du nouvel exercice.

  Rôles et responsabilités

  Les opérations comptables nationales (OCN) veilleront à ce que tous les CAFE automatisés soient enregistrés dans les délais prescrits.

  Dates limites

  Les CAFE automatiques seront chargés dans l'OPS d'ici le 12 avril.

  Rapports/codes d'opération clés

  ZKSM_ACTUALS_DTL

  Rapports (type de document YP, GL 211203)

  Coordonnées importantes : NC-SALARY_ACCOUNTING-COMPTABILITE_SALAIRES-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca

• 3.4. Estimation des CAFE/DAFE – Problèmes de paie

  3.4. Estimation des CAFE/DAFE – Problèmes de paie

  Description : Le système de paie (Phénix) continu de donner lieu à différents problèmes tel que les sous-payés et les trop payés salariaux. Ces situations doivent être prises en considération dans la préparation des activités de fin d'exercice.

  Étapes principales du processus

  Les problèmes de paie qui n'auront pas été résolus d'ici la fin de l'exercice auront une incidence directe sur les budgets des gestionnaires. Afin de nous assurer que toutes les charges salariales engagées avant le 31 mars soient enregistrées adéquatement en 2020-2021, un processus similaire à l'an dernier sera utilisé pour reconnaître les sous-payés et les trop-payés non encore identifiés par SPAC par la fin de l'année.

  Un exercice de certification des prévisions salariales sera effectué en fin d'année afin de s'assurer que toutes les prévisions et les redressements de coûts sont à jour dans l'OPS. Suivant cet exercice, un rapport de variances sera extrait de l'OPS par l'équipe de la gestion des ressources ministérielle(GRM), par direction/région (écart entre la prévision et le cout réel pour la paie régulière uniquement*) et puis séparé entre les sous-payés et les trop-payés. Des instructions détaillées sur le processus de certification et sur les activités de fin d'année liées aux problèmes de paies seront envoyés dans un communiqué différent via votre CGF.

  Les créditeurs en fin d'année (CAFE) et les débiteurs en fin d'année (DAFE) seront enregistrés pour les sous-payés et/ou les trop-payés identifiés dans le rapport de variance de l'OPS. Veuillez noter que les changements de prévisions salariales dans l'OPS et les PJ salariales entrées après le 28 mars ne seront pas pris en considération

  Note : Aucune action n'est requise par les gestionnaires pour les avances de salaires urgentes en fin d'exercice. Les avances de salaires non recouvertes au 31 mars seront reportées à l'année financière suivante pour continuer le recouvrement.

  Le processus régulier des RI salaire (recouvrable et payable) doit être suivi à la fin de l'année. Reportez-vous à la section 3.7 pour consulter le guide des RI.

  *inclus des GL 521101; 521102; 521911; 521201; 521202; 521204; 521912; 524101

  Rôles et responsabilités

  Avec l'aide des CGF/SGDG, il incombe aux gestionnaires de centres de coûts de s'assurer que toutes les prévisions salariales soient actualisées ainsi que les ajustements soient comptabilisés rapidement dans l'OPS afin de pouvoir produire des rapports exacts.

  Chaque SMA devra fournir une certification que l'OPS est à jour.

  La gestion des ressources ministérielle et les OCN prépareront et enregistreront les CAFE ainsi que les DAFE basés sur le rapport de variance de l'OPS.

  Dates limites

  Chaque SMA doit fournir la certification que l'OPS est à jour par le 31 mars.

  La GRM extraira le rapport de variance de l' OPS la semaine du 29 mars.

  La GRM préparera les CAFE/DAFE basés sur les rapports de l'OPS et les fourniront aux OCN au cours de la semaine du 12 avril.

  Les OCN enregistreront les transactions par le 21 avril.

  Rapports/codes d'opération clés

  ZKSM_DTL_EE avec la variante / EE_PHNX_ISSUE

  Coordonnées importantes : Votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

• 3.5. CAFE manuel

  3.5. CAFE manuel

  • 3.5.1 CAFE manuel - Encaissement volontaire des congés excédentaires

    3.5.1 CAFE manuel - Encaissement volontaire des congés excédentaires

    Description: Un CAFE manuel peut être demandé pour l'encaissement volontaire des congés annuels en sus accumulés au 31 mars.

    Étapes principales du processus

    Si un employé demande de recevoir un paiement pour ses congés annuels excédentaires (GL521401), vous pouvez demander un CAFE manuel. Veuillez noter que l’encaissement volontaire des congés excédentaires doit être ajouté sous le bon groupe de prévisions (91035) dans l’outil de prévisions salariales (OPS). La demande doit être soumise au plus tard le 12 avril, avec la documentation requise à l'appui :

    • CAFE manuel - Salaire (FIN5051) dûment complété;
    • Formulaire GC178 (Demande de congé et rapport d'absence) confirmant que l'employé a fait la demande d'encaissement volontaire de ses congés excédentaires.

    ** Un seuil minimal de 500 $ par employé (CIDP) a été fixé pour ce processus. Lorsque vous soumettez des demandes au moyen du catalogue d'iService, veuillez vous assurer de joindre tous les documents d'appui (mentionné ci-dessus) à la demande.

    Rôles et responsabilités

    Les CGF, SGDG/SGR et/ou les gestionnaires de centre de coûts doivent soumettre une demande de CAFE manuel accompagnée de la documentation d'appui au moyen de la Passerelle OCN.

    Les OCN traiteront les CAFE manuels dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Les demandes de CAFE manuel doivent être soumises aux OCN au moyen de la Passerelle OCN, au plus tard le 12 avril.

    Rapports/codes d'opération clés

    ZKSM_ACTUAL S_DTL (type de document YP, IO 104321, GL 211202)

    Coordonnées importantes : NC-SALARY_ACCOUNTING-COMPTABILITE_SALAIRES-GD

  • 3.5.2 CAFE manuel – Heures supplémentaires

    3.5.2 CAFE manuel – Heures supplémentaires

    Description: Un CAFE manuel peut être demandé pour les heures supplémentaires engagés le ou avant le 31 mars.

    Étapes principales du processus

    Les employés doivent soumettre leur temps supplémentaire à payer dans Phénix au plus tard le 31 mars, 20h30 (HAE). Les gestionnaires de Centre de Coûts doivent approuver les heures supplémentaires de leurs employés pour l'ancienne année dans Phénix au plus tard le 1^er avril à 14h00 (HAE). Si elles sont approuvées à temps, elles seront comptabilisées dans le programme automatisé de CAFE au 12 avril (voir la section 3.3).

    Les heures supplémentaires pour l'ancienne année non-approuvées à 14h00 (HAE) le 1 avril seront imputées au budget du nouvel exercice et un CAFE manuel pourrait être requis. La demande doit être soumise au plus tard le 12 avril, avec la documentation requise à l'appui :

    • CAFE manuel - Salaire (FIN5051) dûment complété;
    • Confirmation des heures supplémentaire (dates et heures) complétées par l'employé(e) (feuille de temps, formulaire papier, etc.);

    ** Un seuil minimal de 500 $ par employé (CIDP) a été fixé pour les CAFE dans ce processus. Sinon, un CAFE global avec un seuil
    minimal de 500 $ par centre de coût peut être soumis. Dans cette situation, vous devez aussi compléter et envoyer la
    documentation suivante (en plus des documents mentionnés ci-dessus) :

    • Le gabarit de téléchargement de pièce de journal (DOCX, 16 Ko) dûment complété.

    • Les gestionnaires doivent attendre jusqu'au 2 avril pour approuver les heures supplémentaires travaillées le 1^er avril et dates subséquentes. Si elles sont approuvées avant le 2 avril, elles seront incluses dans le CAFE automatique et auront une incidence sur le budget de l'ancienne année.

    Rôles et responsabilités

    Les gestionnaires de Centres de Coûts doivent approuver les heures supplémentaires ou soumettre une demande de CAFE manuel accompagnée de la documentation d'appui au moyen de la Passerelle OCN.

    Les OCN traiteront les CAFE manuels dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Les demandes de CAFE manuel doivent être soumises aux OCN au moyen de la Passerelle OCN, au plus tard le 12 avril.

    Rapports/codes d'opération clés

    ZKSM_ACTUAL S_DTL (type de document YP, IO 104321, GL 211202)

    Coordonnées importantes : NC-SALARY_ACCOUNTING-COMPTABILITE_SALAIRES-GD

  • 3.5.3 CAFE manuel – Cotisations professionnelles

    3.5.3 CAFE manuel – Cotisations professionnelles

    Description: Un CAFE manuel peut être demandé pour les cotisations professionnelles soumises mais non remboursée au 31 mars.

    Étapes principales du processus

    Si un employé a payé des frais de cotisation professionnelle remboursables conformément à sa convention collective pour lesquels le remboursement n'a pas été reçu au 31 mars vous pouvez demander un CAFE manuel. La demande doit être soumise au plus tard le 12 avril avec la documentation requise à l'appui :

    • CAFE manuel - Salaire (FIN5051) dûment complété;
    • Facture et preuve de la date de paiement des cotisations professionnelles pour chaque personne.

    ** Un seuil minimal de 500 $ par employé (CIDP) a été fixé pour les CAFE dans ce processus. Sinon, un CAFE global avec
    un seuil minimal de 500 $ par centre de coût peut être soumis. Dans cette situation, vous devez aussi compléter et
    envoyer la documentation suivante (en plus des documents mentionnés ci-dessus) :

    • Le gabarit de téléchargement de pièce de journa (DOCX, 16 Ko) dûment complété.

    • Il ne faut pas soumettre de demande de CAFE manuel pour les charges salariales engagées après le 31 mars.

    Rôles et responsabilités

    Les CGF, SGDG/SGR et/ou les gestionnaires de centre de coûts doivent soumettre une demande de CAFE manuel accompagnée de toute la documentation d'appui au moyen de la Passerelle OCN.

    Les OCN traiteront les CAFE manuels dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Les demandes de CAFE manuel doivent être soumises aux OCN au moyen de la Passerelle OCN, au plus tard le 12 avril.

    Rapports/codes d'opération clés

    ZKSM_ACTUAL S_DTL (type de document YP, IO 104321, GL 211202)

    Coordonnées importantes : NC-SALARY_ACCOUNTING-COMPTABILITE_SALAIRES-GD

  • 3.5.4. CAFE manuel – Rémunération au rendement

    3.5.4. CAFE manuel – Rémunération au rendement

    Description: Les CAFE au titre de la rémunération au rendement doivent être inscrits manuellement, car ces opérations de paie ne sont pas comptabilisées dans le processus automatisé de CAFE.

    Étapes principales du processus

    La rémunération au rendement (code du groupe de prévisions 91125) doit être saisie dans les prévisions par employé à l'onglet Indemnité non récurrente ou l'onglet Indemnité d'ici le 26 mars.

    Les instructions détaillées afin d'extraire le rapport de rémunération au rendement seront fournie dans un communiqué différent via votre CGF.

    Les CAFE au titre de la rémunération au rendement sont comptabilisés dans l'OPS par les OCN en fonction des montants prévus.

    Si les prévisions d'un employé sont saisies après le 26 mars, un CAFE manuel pourrait être requis. La demande doit être soumise au plus tard le 12 avril, avec la documentation requise à l'appui :

    • CAFE manuel - Salaire (FIN5051) dûment complété;
    • Copie d'écran de l'OPS (onglet indemnité ou indemnité non-récurrente).

    Rôles et responsabilités

    Il incombe aux CGF, SGDG/SGR et/ou les gestionnaires de Centre de coûts de saisir les prévisions de rémunération au rendement dans l'OPS. Si une prévision n'est pas dans le rapport, un CAFE manuel doit être soumis avec la documentation d'appui au moyen de la Passerelle OCN.

    Les OCN traiteront les CAFE manuels dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Les demandes de CAFE manuel doivent être soumises aux OCN au moyen de la Passerelle OCN, au plus tard le 12 avril.

    Rapports/codes d'opération clés

    ZZSF01

    SFT

    ZKSM_ACTUALS
    _DTL

    Rapports (Type de pièce YP – IO 80395, GL 211202)

    Coordonnées importantes : NC-SALARY_ACCOUNTING-COMPTABILITE_SALAIRES-GD

  • 3.5.5. CAFE manuel - Autres

    3.5.5. CAFE manuel - Autres

    Description : Un CAFE manuel doit seulement être créé lorsqu'une opération salariale n'a pas été comptabilisée par le processus des CAFE automatisé (voir la section 3.3) ou selon le processus des problèmes de paie (voir la section 3.4).

    Étapes principales du processus

    Les transactions de paie autre que la rémunération de base, tel que la prime au bilinguisme et autres indemnités, non comptabilisées dans l'OPS au 1^er avril peuvent nécessiter un CAFE manuel. Un CAFE manuel peut être soumis au plus tard le 12 avril avec les documents justificatifs suivants :

    • CAFE manuel - Salaire (FIN5051) dûment complété;
    • Documents justificatifs tels que :
      • La preuve de l'approbation de la reclassification par les RH avant le 1er avril;
      • La période du paiement rétroactif (dates de début et de fin);
      • Toute autre preuve du ou des paiements non versés.

    Les salaires rétroactifs ainsi que les ajustements de paie pour les conventions collectives ratifiées avant le 31 mars seront estimés centralement et enregistrés comme des CAFE par les OCN.

    ** Un seuil minimal de 500 $ par employé (CIDP) a été fixé pour les CAFE dans ce processus. Lorsque vous soumettez des demandes au moyen du catalogue d'iService, veuillez vous assurer de joindre tous les documents d'appui appropriés à la demande (tel que mentionné ci-dessus).

    • Il ne faut pas soumettre de demande de CAFE manuel pour les charges salariales engagées après le 31 mars.

    Rôles et responsabilités

    Il incombe aux CGF, SGDG/SGR et/ou les gestionnaires de Centre de coûts de s'assurer que toutes les charges salariales engagées avant le 31 mars sont comptabilisées correctement dans l'OPS. Dans le cas contraire, un CAFE manuel doit être soumis avec la documentation d'appui au moyen de la Passerelle OCN.

    Les OCN traiteront les CAFE manuels dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Les demandes de CAFE manuel doivent être soumises aux OCN au moyen de la Passerelle OCN, au plus tard le 12 avril.

    Rapports/codes d'opération clés

    ZKSM_ACTUAL S_DTL (type de document YP, IO 104321, GL 211202)

    Coordonnées importantes : NC-SALARY_ACCOUNTING-COMPTABILITE_SALAIRES-GD

• 3.6. Opérations rejetées

  3.6. Opérations rejetées

  Description : Erreurs dans la comptabilisation des opérations de paie dans Phenix en raison d'un code financier invalide, de CIDP manquants et/ou de répartitions de coûts invalides.

  Étapes principales du processus

  Les opérations de paie rejetées sont inscrites à un compte d'attente et stockées dans un utilitaire de correction d'erreurs.

  Le compte d'attente doit être amené à zéro avant la fin d'exercice.

  Rôles et responsabilités

  Les OCN doivent surveiller le compte d'attente et aviser le CGF approprié pour effectuer les corrections nécessaires afin de solder les transactions rejetées.

  Dates limites

  Toutes les opérations rejetées doivent être corrigées d'ici le 31 mars.

  Rapports/codes d'opération clés

  ZZRPSMCORR_V

  Rapport sur les redressements des blocs de codage

  ZZSF01_View

  Afficher une prévision par employé

  ZKSM_ACTUALS
  _DTL

  Rapports

  Coordonnées importantes : NC-SALARY_ACCOUNTING-COMPTABILITE_SALAIRES-GD

• 3.7. Règlements interministériels (RI)

  3.7. Règlements interministériels (RI)

  Annulation de RI: Les demandes d'annulation de RI pour 2020-2021 doivent être soumises au plus tard le 29 mars avant la fermeture des bureaux (17h HAE).

  • 3.7.1. Créditeurs en fin d'exercice (CAFE) auprès d'AMG

    3.7.1. Créditeurs en fin d'exercice (CAFE) auprès d'AMG

    Description : Ce processus vise les dépenses salariales en lien avec les employés en situation de mutation entrante ou de détachement-interne qui n'a pas été réglées avec un autre ministère du gouvernement(AMG) au 31 mars.

    Étapes principales du processus

    Le processus de fin d'année pour les CAFE manuel-AMG est le même que le processus des RI salarial payable en cours d'année.

    Voir le processus règlements interministériels dans iService.

    Rôles et responsabilités

    Les facilitateurs RI doivent envoyer leurs demandes par courriel à la boite générique des RI payables salaire et inclure la documentation requise en attachement.

    Les OCN traiteront les CAFE manuels dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    Toute confirmation des calculs de CAFE salarial doit être soumise à la boite générique des RI payables salaire au plus tard le 12 avril.

    Coordonnées importantes : RI créditeurs, dépenses salariales: NC-IS_SALARY_PAYABLES-GD

  • 3.7.2. Débiteurs en fin d'exercice (DAFE) auprès d'AMG

    3.7.2. Débiteurs en fin d'exercice (DAFE) auprès d'AMG

    Description : Ce processus vise les demandes de DAFE pour les opérations salariales recouvrables auprès d'autres ministères.

    Étapes principales du processus

    Le processus de fin d'année pour les DAFE manuel-AMG est le même que le processus des RI salarial recevable en cours d'année. Voir le processus règlements interministériels dans iService.

    **Veuillez noter que l'équipe CPN traitera les DAFE manuel – AMG salariaux. Aucune demande devrait être soumise.

    Rôles et responsabilités

    Les OCN traiteront les DAFE manuels dans maSGE (SAP).

    Dates limites

    N/A

    Coordonnées importantes : RI débiteurs, dépenses salariales : NC-IS_SALARY_RECEIVABLES-GD

• 3.8. Demandes de pièces de journal salariales

  3.8. Demandes de pièces de journal salariales

  Description : Une pièce de journal(PJ) est requise lorsqu'une dépense salariale doit être ajustée.

  Étapes principales du processus

  Les gestionnaires de centres de coûts et les professionnels de l'administration doivent travailler avec leur conseiller en gestion financière (CGF) ou avec les Services de gestion de la Direction générale (SGDG) pour veiller à ce que toutes leurs PJs soient traitées.

  1. PJ au sein d'une même direction générale* :
     • Opérations salariales (SF)
  2. PJ entre différentes directions générales et/ou autorités budgétaires:
     • Opérations salariales (SZ)
     • GLs restreints (133191 & 112599)
  3. PJ concernant la réallocation d'opérations salariales par lots* :
     • Projets (SP)
     • Secteur fonctionnel (ST)

     * Pour les fonds A401 à A449 : bien que les PJ peuvent être comptabilisées jusqu'au 21 avril, il est fortement recommandé que les CGF régionaux et les SGDG/SGR comptabilisent leurs PJ avant le 16 avril afin que les dépenses soient alignées correctement avec les montants recouvrés des partenaires (autres ministères et sociétés de la Couronne).

     ** Si un document SF requiert une correction, SVP renverser le document SF et refaire la transaction. Si cette démarche s'avère impossible, veuillez soumettre une demande pour correction à l'attention des Opérations Comptables Nationales (OCN) par l'entremise du Catalogue iService.

     *** Veuillez noter que toutes PJ dans les GL 521101, 521102, 521911, 521201, 521202, 521204, 521912, 524101, 133191 et 122599 enregistrées après le 28 mars ne seront pas prises en considération pour le processus des problèmes de paie mais devront tout de même être entrées dans SAP (section 3.4).

  Rôles et responsabilités

  1. Pour les PJ au sein d'une même direction générale, les CGF et/ou SGDG/SGR doivent entrer toutes les PJs de l'ancien exercice dans maSGE (SAP), ce qui comprend les écritures dans l'Outil de prévisions salariales (OPS).
  2. Pour les PJ entre différentes directions générales et/ou autorités budgétaires, les gestionnaires de Centres de Coûts et les professionnels de l'administration doivent soumettre toutes les demandes par l'entremise du Catalogue iService au moyen du gabarit de PJ, et les OCN traiteront les PJs dans maSGE (SAP).
  3. Pour les PJs concernant la réallocation d'opérations salariales par lots, les CGF doivent entrer toutes les PJs concernant des rajustements d'opérations salariales par lots dans maSGE (SAP).

  Dates limites

  1. 21 avril*
  2. 12 avril
  3. 21 avril*

  Rapports/codes d'opération clés

  PJ salariale

  ZZSM40

  Exécuter un ajustement partiel (Type de document SF)

  ZZSM41

  Exécuter un ajustement salarial complet par CIDP (Type de document SF)

  ZKSM_ACTUALS
  _DTL

  Rapports

  PJ pour rajustements par lots

  ZKFI_JV (téléchargement des PJ)

  Coordonnées importantes : Votre conseiller en gestion financière Coordonnées des CGF

Annexe A — Critères permettant de créer un CAFE ou un DAFE

Engagements manuels

Contrats (BC)

Carte d'achat (VISA)

CAFE - AMG (charges salariales et non salariales)

CAFE - Salaire (au sein d'EDSC)

DAFE- AMG (charges salariales et non salariales)

Voyages (employés)

Instructions de fin d'exercice 2020-2021 – FAQ

Appels sur la fin d'exercice – Horaire et inscription

L'appel sur la fin d'exercice a pour objectif de vous permettre de poser des questions sur les instructions de fin d'exercice.

Veuillez vous familiariser avec les instructions de fin d'exercice avant l'appel et soumettre vos questions à l'avance à la boîte courriel générique NC-CFOB-DGDPF-TRANSFORMATION-GD.

Pour toutes autres questions ou commentaires, veuillez écrire à la boîte courriel générique NC-CFOB-DGDPF-TRANSFORMATION-GD.

Horaire des appels

Mardi, le 23 février – Séance en anglais

De 14h00 à 15h00 | Heure de l'Est

Jeudi, le 25 février – Séance en français

De 14h00 à 15h00 | Heure de l'Est

Mardi, le 2 mars – Séance en français

De 13h00 à 14h00 | Heure de l'Est

Jeudi, le 4 mars – Séance en anglais

De 13h00 à 14h00 | Heure de l'Est

Mardi, le 9 mars – Séance en anglais

De 14h00 à 15h00 | Heure de l'Est

Jeudi, le 11 mars – Séance en français

De 14h00 à 15h00 | Heure de l'Est

Inscription

Si vous désirez assister à l'un de ces appels, veuillez vous inscrire en utilisant le Formulaire d'inscription.

Une invitation Outlook vous sera envoyée dans les jours qui suivront votre inscription.