Procédure pour les voyages des non-fonctionnaires

Ce guide s’adresse aux organisateurs de voyage ainsi qu’aux gestionnaires concernant le processus de soumission des demandes de remboursement papier pour les non-fonctionnaires qui voyagent en service commandé pour le gouvernement.

Les voyages doivent être gérés avec prudence et probité de manière à maximiser l’efficacité permettant d’accomplir la mission du ministère en minimisant les coûts et en optimisant les ressources. Le nombre de voyageurs devrait être limité au minimum et les moyens les plus économiques devraient être utilisés selon la nature du déplacement. Tous les voyages doivent être pré approuvés.

La Directive sur les voyages du Conseil national mixte ainsi que les Autorisations spéciales de voyager (7. Agents contractuels) s’appliquent à toutes les personnes qui voyagent en service commandé. De plus, veuillez consulter la Révision cyclique – Points saillants des changements – Directive sur les voyages – le 1er juillet 2017. Les Procédures ministérielles relatives aux dépenses de voyages, d’accueil, de conférence et d’événements (DVACÉ) peuvent également être consultées si le voyage est lié à un événement organisé.

Toutes les demandes de remboursement de voyage papier doivent être soumises via la Passerelle pour le soutien aux voyages sur iService. Veuillez inscrire la province du voyageur dans la demande et soumettre une seule demande de remboursement par billet. Les pièces justificatives suivantes doivent être jointes au billet :

1. Autorisation de voyager et avance (FIN5030) OU formulaire de dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (DVACÉ)

***Veuillez noter que le FIN5030 représente le contrat officiel entre EDSC et le non-fonctionnaire concernant les limites de dépenses autorisées***

Autorisation de voyager et avance (FIN5030)

Autorisation de voyager et avance (FIN5030)

Autorisation de voyager et avance (FIN5030) :
- Le formulaire doit être complété en entier c’est-à-dire, nom et adresse du voyageur, but du voyage, date de départ et de retour du voyage, codage financier, estimé des coûts et le numéro d’engagement.
- Le formulaire doit être signé par un gestionnaire délégué qui détient les pouvoirs de signature 32 pour le centre de coût indiqué sur le formulaire (veuillez inscrire le nom du signataire en lettres moulées et la date de la signature).
- Exemple : voir Appendice A.
Formulaire DVACÉ

Formulaire DVACÉ

Formulaire DVACÉ :
- Lorsque le FIN5030 n’est pas disponible, le formulaire DVACÉ/Plan de voyage pourrait être accepté si toutes les informations qui figurent sur le FIN5030 sont incluses dans le formulaire DVACÉ/Plan de voyage.
- Le nom des non-fonctionnaires est requis. S’ils ne sont pas listés dans la DVACÉ/Plan de voyage, veuillez fournir l’invitation ou la liste de participants.
- Toujours fournir des copies lisibles.
Pour plus d’informations, svp consultez : Procédures ministérielles relatives aux DVACÉ.

2. Demande d’indemnité de voyage (FIN5031)

Demande d’indemnité de voyage (FIN5031)

Demande d’indemnité de voyage (FIN5031)

Demande d’indemnité de voyage (FIN5031)
- Le formulaire doit être complété en entier c’est-à-dire, nom et adresse du voyageur, but du voyage, date de départ et de retour du voyage, codage financier, numéro d’engagement, numéro d’ordre interne (si applicable), et le montant des dépenses.
- Il est important de s’assurer que l’engagement est créé correctement avec le bon codage financier et s’assurer que les fonds sont disponibles afin de couvrir toutes les dépenses de voyage.
- Le formulaire doit être signé par un gestionnaire délégué qui détient les pouvoirs de signature 34 pour le centre de coût indiqué sur le formulaire (veuillez inscrire le nom du signataire en lettres moulées et la date de la signature).
- Le relevé des dépenses de voyage (page 2 du FIN5031) doit être complété de façon détaillée (dates, heures, lieux, montant des dépenses et le kilométrage parcouru, si applicable).
- Exemple : voir Appendice B.

3. Reçus

Tous les reçus et les pièces justificatives doivent être attachés au billet.

Dépenses prépayées

Dépenses prépayées
- Avion/Train prépayé – le Numéro d’Autorisation de Voyager (NAV) est requis pour prépayer les dépenses reliées à un avion ou à un train et pour permettre de réserver auprès de notre agence de voyage gouvernementale (HRG). Les demandes pour un NAV peuvent être soumises via la Passerelle pour le soutien aux voyages. Une copie signée du FIN5030 ou du formulaire DVACÉ avec le nom des voyageurs et le numéro d’engagement doivent être attachés à la demande. Une fois le NAV assigné, l’organisateur de voyage peut faire les réservations en ligne ou en communiquant avec HRG (1-866-857-3578) en utilisant le NAV hors-ligne qui a été fourni.
- Hôtel prépayé - occasionnellement (c’est-à-dire, aucune carte de crédit personnelle disponible, programme pour les sans-abri), les chambres d’hôtel peuvent être prépayées à l’aide d’une carte ministérielle de frais de voyage (CMFV). Veuillez contacter le titulaire de la CMFV de votre direction ou de votre région pour plus d’informations.
Dépenses remboursables

Reimbursable Expenses
- Hôtel – Le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules du gouvernement du Canada doit servir de guide pour le coût, l’emplacement et le choix de l’hébergement. Les hôtels non répertoriés peuvent être utilisés si des économies de coûts le justifient. Pour vous aider à déterminer les coûts d’hébergement raisonnables, les limites de tarifs d’hébergement pour les villes canadiennes ont été établies. Un voyageur qui choisit de séjourner dans un logement particulier non commercial se verra rembourser le tarif indiqué selon l’Appendice C de la Directive sur les voyages.
- Repas – un voyageur doit recevoir l’indemnité de repas applicable pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner qu’il est en statut de voyage, conformément aux taux spécifiés à l’Appendice C de la Directive sur les voyages. Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. (C'est-à-dire, repas fourni avec l’hôtel, avion/train ou accueil offert lors d’un événement).
- Véhicule personnel – les voyageurs autorisés à utiliser leur véhicule personnel se verront rembourser le kilométrage conformément aux taux spécifiés à l’Appendice B de la Directive sur les voyages (les taux varient selon les provinces).
- Taxi – les taxis, les navettes et les services de transport locaux sont des alternatives pour les courtes distances locales. Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées. Les reçus ne sont requis que pour des dépenses supérieures à 12$.
- Faux frais – l’indemnité de faux frais ne s’applique PAS aux non-fonctionnaires.
Informations importantes

Informations importantes
- Réservation de billets d’avion - La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique. Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance.
- Classe affaires en avion – la classe affaires en avion n’est pas autorisée pour les non- fonctionnaires. Les demandes d'exception doivent être soumises pour l'approbation du sous- ministre ou du ministre, au cas par cas, et étayées par une justification complète. Les surclassements en classe affaires ou en première classe peuvent être payés personnellement par l’entrepreneur ou la société privée lorsque cela est conforme à la politique de l'entreprise.
- Numéro d’engagement - Le numéro d’engagement doit être indiqué sur le formulaire. Veuillez contacter votre conseiller de la gestion financière pour faire créer un engagement de fonds- voyage contenant les coûts estimés pour le déplacement. Il est important de veiller à ce que l'engagement de fonds soit créé avec un montant suffisant pour chacune des lignes de codage approprié afin de couvrir la totalité de frais du voyage.
- Comptes du grand livre (GL) - sont spécifiques à la catégorie de voyage et aux dépenses de voyage pour les non-fonctionnaires. Veuillez utiliser le GL approprié pour chaque dépense de voyage dans la section du codage financier sur les FIN5030 et FIN5031.
- Dépenses prépayées - toutes les dépenses prépayées doivent être indiquées sur les formulaires FIN5030 (à droite) et FIN5031 (à gauche) dans la colonne « Dépenses payées d'avance par département ». Le NAV doit également être indiqué et les factures HRG jointes.
- Repas - il est important d'identifier clairement le type d'indemnité de repas demandé et / ou le type de repas fourni (par exemple, le petit-déjeuner, le déjeuner ou le dîner) sur le relevé des dépenses de voyage (page 2 du formulaire FIN5031).
Pour plus d’informations sur les voyages, vous pouvez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ainsi que la Feuille de route de voyage de iService. Pour obtenir de l’aide, svp communiquez avec la ligne d’aide des voyages au 1-855-684-7827 option 1.