Outiller les employés – Mobilier de bureau à domicile

EDSC s’engage à fournir un environnement de travail sain et sécuritaire, notamment en aidant les employés à créer un espace de travail ergonomique, où qu’ils travaillent.

De nombreux employés continueront de travailler à distance pendant que l’on assurera un retour progressif et sécuritaire au bureau. Pour mieux outiller les employés qui travaillent à domicile, EDSC vous aide à obtenir une chaise et un bureau de travail de deux manières. Si nécessaire, les employés peuvent soit :

Les employés nommés pour une période indéterminée et les employés nommés pour une période déterminée (de plus de trois mois) travaillant à domicile à temps plein ou à temps partiel sont éligibles. Les employés ne doivent pas avoir reçu de remboursement pour le mobilier de bureau à domicile auparavant, y compris d'un autre ministère du gouvernement du Canada. Les gestionnaires peuvent approuver le remboursement des achats effectués à partir du 16 mars 2020. Les gestionnaires doivent déterminer le remboursement pour les autres types d'emploi (comme les étudiants et les employés occasionnels). Cela devrait être fait au cas par cas, en tenant compte de la durée estimée du travail à domicile. Les gestionnaires sont chargés de faire le suivi du remboursement demandé et de veiller à ce qu'une seule des options disponibles soit mise en œuvre. Les gestionnaires devraient s'assurer que les employés nouvellement embauchés n'ont pas reçu de remboursement pour le mobilier de bureau à domicile d'un autre ministère du gouvernement du Canada.

Les employés seront remboursés sur présentation de reçus jusqu’à concurrence de l’indemnité maximale.

Lorsque vous choisissez une chaise et un bureau de travail adéquats, les gestionnaires et les employés doivent penser à acheter le mobilier en tenant compte de l'ergonomie. Cela signifie que les employés devront choisir du mobilier qui vous convient et qui répond à vos besoins. Vous pourrez ainsi contribuer à prévenir ou à éliminer les malaises et les blessures liés à l'ergonomie. Des conseils sur ce qu'il faut rechercher lors du choix d'une chaise et d'un bureau ont été élaborés pour vous aider. Les meubles tels que les meubles de patio, une table pliante ou les meubles de salon (ex. canapé ou chaises d’accentuation) ne répondent pas au but du processus et les coûts ne seront pas remboursés pour ces types d’achats.

Les employés peuvent également discuter des options qui s’offre à eux avec leur gestionnaire et consulter le Guide du retour au travail d'EDSC : Boîte à outils pour les employés en situation de travail à distance pour plus d'informations.

Tout autre question supplémentaire sur des achats spécifiques peut être soumis à la Boite générique avant de procéder à l'achat.

Une fois qu'une chaise et qu'un bureau ont été identifiés, il convient de suivre le(s) processus suivant(s).

Étapes à suivre pour obtenir un remboursement

1. L’employé doit discuter des deux options avec son gestionnaire et, si le bureau à domicile et / ou la chaise sont jugés nécessaires, une demande d’approbation écrite par courriel doit être faite.

   • Option 1 : Un remboursement jusqu’à 500 $, accompagné de reçus (frais, taxes et frais d’expédition compris), pour l’achat d’une chaise et/ou d’un bureau.

   OU

   • Option 2 : Si une chaise du bureau a été ou sera récupérée, un remboursement jusqu’à 300 $, accompagné de reçus (frais, taxes et frais d’expédition compris), pour l’achat d’un bureau.

2. Le/la gestionnaire doit confirmer

   • Approbation écrite de l’option choisie, y compris l’approbation de l’article à acheter (qui) doit répondre aux critères ergonomiques minimaux.
     • Remarque : L'équipe des comptes fournisseurs nationaux examinera les achats et les remboursements pourraient être refusés si les critères ergonomiques ne sont pas respectées.
   • Un fonds affecté (engagement manuel) utilisant l’ordre interne 103742- Remboursement du mobilier de bureau à domicile.
   • Numéro de fonds, de centre  de coûts, d’autorité fonctionnelle et le numéro d’engagement à l’employé à inclure sur le formulaire de remboursement. Tous les autres codes sont pré-remplis sur le formulaire.
   • Les questions concernant les achats spécifiques et le formulaire de remboursement peuvent être soumises à la Boite Générique.
3. L'employé doit acheter une chaise et/ou un bureau, si nécessaire, auprès d'une entreprise reconnue, en obtenant un reçu officiel. Les employés devraient consulter des conseils en matière d’ergonomie avant d'effectuer un achat. L'équipement qui ne répond pas aux critères minimales de base du mobilier ergonomique peut se voir refuser le remboursement par l'équipe des comptes fournisseurs nationaux.
4. L'employé doit remplir le formulaire de remboursement, le soumettre via le portail de demande de paiement et y joindre toutes les pièces justificatives (c'est-à-dire l'approbation du gestionnaire par courriel, le reçu des achats, le bordereau d'emballage). Le formulaire doit être signé en vertu de l’article 32 par le gestionnaire de l’employé.
5. Le gestionnaire recevra une demande d’approbation en vertu de l’article 34 dans sa liste de travail maSGE (SAP).
6. Le gestionnaire est chargé de faire le suivi de la sélection des employés et de veiller à ce qu'une seule des deux options disponibles soit mise en œuvre.

Étapes à suivre pour récupérer la chaise existante

1. Ni nécessaire, l'employé doit discuter des options avec son gestionnaire et obtenir une approbation écrite avant de procéder.

2. L’employé doit remplir le formulaire Prêt de matériel appartenant au ministère ESDC-ADM3004.

   • Le gestionnaire doit signer le formulaire par voie électronique s’il est d’accord.
   • Le gestionnaire doit conserver une copie du formulaire pour assurer le suivi des biens.
   • Le gestionnaire transmet le formulaire rempli à l’employé.
3. Dans certains endroits, il peut être demandé aux employés de fournir une copie du formulaire Prêt de matériel appartenant au ministère (ADM3004) signé avant de quitter le bâtiment avec leur chaise.

4. L’employé doit lire et comprendre les renseignements suivants avant de se rendre au bureau :

   • Liste de vérification de l’employé – points 1, 2, 4 et 5
   • Quelles sont les précautions à prendre par les employés lorsqu’ils déplacent du matériel?
   • Les employés peuvent-ils retourner sur le lieu de travail pour récupérer des objets?
   • Que se passe-t-il si l’employé ne peut pas accéder au lieu de travail?
5. Les gestionnaires sont tenus de conserver des copies des formulaires à des fins de suivi et de veiller à la restitution des biens une fois qu'ils ne sont plus utilisés ou lorsque l'employé revient au bureau. Le formulaire Retour de matériel appartenant au ministère (ADM5018) doit être rempli par l'employé.

L’obligation de prendre des mesures d’adaptation continuera de faire l’objet de directives distinctes à l’intention des gestionnaires. Les gestionnaires doivent consulter leur conseiller en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour toute circonstance non couverte ci-après. Les gestionnaires doivent également consulter le Guide du gestionnaire en matière de ressources humaines pendant une pandémie de COVID-19.