Règlements interministériels (RI)

Veuillez sélectionner l’énoncé correspondant à la situation applicable afin de présenter les étapes nécessaires pour traiter votre règlement interministériel.

Ma transaction financière est un RI avec un autre ministère du gouvernement (AMG) en lien avec :

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  • Salaire > L'employé a quitté  EDSC pour travailler à un Autre Ministère Gouvernemental (AMG) (Recouvrement)

Définition par type d'emploi

Déterminée ou Terme Emploi, qui prend fin à une date déterminée
Transfert ou Mutation Nomination à un poste qui n'est pas régi par les règles concernant la promotion ou la rétrogradation
Détachement Est le déplacement temporaire d'un employé vers un autre ministère ou organisme de l'administration publique

Types de transactions : Mutation-sortie, détachement-externe ou Terme-sortie

Résultat : Un AMG doit de l'argent à ESDC

Les recouvrements de salaire sont effectués sur une base trimestrielle, jusqu'à ce que le fichier de paie soit transféré à l'autre ministère ou bien jusqu'à ce que l'entente de détachement soit terminée.

Rôles et Responsabilités clés

Employé-sortant :
  • Fournir la lettre d'offre ou l'entente de détachement de l'AMG à  son gestionnaire.
Gestionnaire:
Services de gestion de la direction générale (SGDG)/Services de gestion régionaux (SGR):
  • Mettre à jour l'outil de prévisions salariales (OPS) afin d'y refléter l'évènement. Se référer au OPS Guide de consultation  pour des directives détaillées.
Facilitateur des RI (XLSX, 21 Ko):
  • Point de contact principal pour OCN;
  • Suivre toutes les demandes de RI salariales pour la direction générale;
  • Agir comme l'unique personne contact pour les RI salariales de la direction générale.
Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH):
  • Faire parvenir une copie de la lettre d'offre ou de l'entente de détachement aux Opérations Comptables Nationales.
Opérations Comptables Nationales (OCN):
  • Initier le processus de recouvrement;
  • Calculer le montant du recouvrement;
  • Créer la facture ;
  • Télécharger tous les documents support dans maSGE pour références futures.
AMG:
  • Faire parvenir l'approbation sur le montant à facturer.

Demandes de renseignements:

Les gestionnaires sont encouragés à communiquer avec leur facilitateur RI pour toutes questions ou pour toutes autres demandes de renseignements concernant le processus des RI pour une mutation ou une entente de détachement.

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  • Salarie > L'employé a quitté un AMG pour travailler à EDSC (payable)

Définitions par type d'emploi

Déterminée ou Terme Emploi, qui prend fin à une date déterminée
Transfert ou Mutation Nomination à un poste qui n'est pas régi par les règles concernant la promotion ou la rétrogradation
Détachement Est le déplacement temporaire d'un employé vers un autre ministère ou organisme de l'administration publique

Types de transactions : Mutation-entré, détachement-interne ou Terme-entré.

Résultat : ESDC doit de l'argent à un AMG.

Les paiements de salaire sont effectués sur une base trimestrielle, jusqu'à ce que le fichier de paie soit transféré à EDSC ou bien jusqu'à ce que l'entente de détachement soit terminée.

Rôles et responsabilités clés

Gestionnaires:
  • Soumettre une action reliée à la paye dans le portail du Centre de services en ressources humaines (CSRH). Se référer au Guide des demandes en RH pour les gestionnaires  pour les directives;
  • S'assurer que l'outil de prévision salarial (OPS) est mis à jour selon la lettre d'offre;
  • Valider les coûts salariaux facturés par l'AMG et faire parvenir, par courriel, son approbation au Facilitateur des RI.
Services de gestion de la direction générale (SGDG)/Services de gestion régionaux (SGR):
  • Mettre à jour l'outil de prévisions salariales (OPS). Se référer au guide de l'OPS pour des directives détaillées.
Facilitateur des RI (XLSX, 21 Ko):
  • Point de contact principal pour OCN;
  • Suivre toutes les demandes de RI salariales pour la direction générale;
  • Aider les gestionnaires à valider le montant salarial à payer à l'AMG;
  • Obtenir l'approbation du gestionnaire sur le montant à payer à l'AMG.
Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) :
  • Faire parvenir une copie de la lettre d'offre ou de l'entente de détachement aux Opérations Comptables Nationales.
Opérations Comptables Nationales :
  • Initier le processus des payables;
  • Envoyer le montant de salaire à payer reçu par l'AMG au Facilitateur RI afin d'obtenir la confirmation du gestionnaire du centre de coût sur le montant;
  • Envoyer la confirmation du gestionnaire du centre de coût obtenu, à l'AMG sur le montant de salaire à payer;
  • Recevoir la facture de l'AMG;
  • Télécharger tous les documents support dans maSGE pour références futures.
AMG :
  • Calculer les montants salariaux;
  • Créer la facture.

Demandes de renseignements :

Les gestionnaires sont encouragés à communiquer avec leur facilitateur RI pour toutes questions ou pour toutes autres demandes de renseignements concernant le processus des RI pour une mutation ou une entente de détachement.

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  • F&E > Les biens et/ou services ont étés fournis par > EDSC à un AMG (Recouvrement)

EDSC à un AMG (Recouvrement)

Étapes

Actions

Processus des frais de fonctionnement d’entretien (F&E)

1

Obtenir le PE auprès de l’AMG

Obtenir le protocole d’entente (PE) auprès du coordonnateur des RI de l’autre ministère du gouvernement (AMG) requise à l’étape 4.

2

Demander le codage auprès de l’AMG

Communiquer avec le coordonnateur des RI de l’autre ministère via courriel afin d’obtenir le codage du règlement interministériel (RI) :

  • Numéro de référence RI
  • Code d’organisation RI
  • Numéro de ministère

3

Compléter le formulaire

Une fois le codage du RI reçu, veuillez compléter le formulaire FIN5038.

4

Soumettre la documentation aux comptes à payer nationaux

Veuillez acheminer les documents numérisés suivants aux comptes à payer nationaux via la Passerelle :

  • Formulaire FIN5038 complété à l’étape 3
  • Courriel de confirmation reçu à l’étape 2
  • PE avec l’AMG reçu à l’étape 1

5

Facturer l’AMG

Les comptes à payer nationaux initiera la transaction du RI afin de facturer l’AMG.
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  • F&E > Les biens et/ou services ont étés fournis par > Un AMG à EDSC (Payable)

Un AMG à EDSC (Payable)

Étapes

Actions

Processus des frais de fonctionnement et d’entretien (F&E)

1

Obtenir le PE auprès de l’AMG

Obtenir le protocole d’entente (PE) conclue avec l’autre ministère du gouvernement (AMG) requise à l’étape 6.

2

Créer un engagement de fonds ou une clé de codage RI

Engagement de fonds :

  • Pour créer un engagement de fonds, vous devez accéder à l’écran FMZ1 de maSGE (SAP).

Note : Si la transaction du règlement interministériel (RI) doit être répartie entre plusieurs lignes de codage financier, veuillez contacter les comptes à payer nationaux via la Passerelle afin d’obtenir notre assistance pour établir l’engagement de fonds et ainsi éviter que celle-ci soit rejetée du système financier.

Clé de codage RI :

  • Afin d’obtenir une clé de codage RI, veuillez communiquer avec les comptes à payer nationaux via la Passerelle.

Note : Une clé de codage RI est nécessaire seulement pour les transactions facturées à plusieurs reprises durant l’année financière (ex.: traduction).

3

Fournir le codage à l’AMG

Les renseignements suivants doivent être fournis au coordonnateur des RI de l’AMG :

  • Numéro de référence RI : engagement de fonds créé à l’étape 2
    (Obligatoire) Ex : 11000xxxxx
  • Code d’organisation RI : vôtre centre de coût
  • Numéro de ministère : 014

4

Obtenir la facture

Obtenir la facture détaillée justifiant les coûts facturés auprès de l’AMG.

5

Remplir le formulaire

Une fois la facture reçue de l’AMG, vous devez :

  • Remplir le formulaire FIN5027
  • Inclure le codage financier
  • Obtenir l’approbation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

6

Soumettre la documentation aux comptes à payer nationaux

Veuillez acheminer les documents numérisés suivants aux comptes à payer nationaux via la Passerelle :

  • Formulaire FIN5027 complété à l’étape 5
  • Facture reçue de l’AMG à l’étape 3
  • PE avec l’AMG reçu à l’étape 1

Note: Conservez les documents originaux jusqu’à nouvel ordre.
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EDSC à un AMG (Recouvrement)

Étapes

Actions

Processus des frais de fonctionnement d’entretien (F&E)

1

Obtenir l’entente auprès de l’AMG

Obtenir la lettre d’offre ou l’entente auprès de l’autre ministère du gouvernement (AMG).

2

Obtenir le rapport des dépenses auprès de l’AMG

Obtenir le rapport détaillé des dépenses (nom, date et montant).

3

Obtenir la pièce comptable de la transaction du voyage

Ce numéro de document débute avec ‘’19’’ suivi de 8 chiffres. Contactez votre FMA si vous avez des problèmes à le trouver.

4

Demander le codage auprès de l’AMG

Communiquer avec le coordonnateur des RI de l’autre ministère via courriel afin d’obtenir le codage du règlement interministériel (RI) :

  • Numéro de référence RI
  • Code d’organisation RI
  • Numéro de ministère

5

Compléter le formulaire

Veuillez compléter le formulaire FIN5038 une fois le codage reçu de l’AMG.

6

Soumettre la documentation aux comptes à payer nationaux

Veuillez acheminer les documents numérisés suivants aux comptes à payer nationaux via la Passerelle :

  • Formulaire FIN5038 complété à l’étape 6
  • Confirmation du courriel reçue à l’étape 5
  • Pièce comptable de la transaction du voyage reçue à l’étape 3
  • Rapport des dépenses reçu à l’étape 2
  • L’entente reçue à l’étape 1

7

Facturer l’AMG

Les comptes à payer nationaux initieront la transaction du RI afin de facturer l’AMG.