Gestion des actifs - FAQ

La DGDPF a créé des groupes régionaux pour gérer ses activités de gestion de biens. Pour obtenir de l’aide, vous pouvez communiquer directement avec le groupe des Services de gestion des biens de votre région. Pour toute demande relative à la politique sur la gestion des biens et d’analyse, veuillez communiquer avec l’équipe de la Politique sur la gestion des biens et approvisionnement à nc-assets-ip-policy-politiques-biens-pi-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

La Politique sur la gestion des biens et la Norme sur la gestion et le suivi des biens d’EDSC précisent quels sont les biens qui doivent faire l’objet d’un suivi, c.‑à‑d. qui doivent être étiquetés et numérotés.

Si vous recevez un bien faisant l’objet d’un suivi, vous devez l’enregistrer dans maSGE, conformément à la Norme ci-dessus. Communiquez avec les Services régionaux de gestion des biens (SRGB) de votre région. Le numéro d’étiquette vous sera demandé quand vous traitez l’entrée de marchandises pour le bien dans maSGE.

Si vous avez suivi la formation MM05 sur maSGE, vous disposerez de l’accès requis dans maSGE pour traiter des transactions d’entrée de marchandises.

Vous aurez sans doute remarqué que vous ne pouvez pas payer une facture relative à un bien tant qu’une entrée de marchandise n’a pas été traitée. Sachez que quand vous recevez un bien que vous avez fait livrer directement à votre bureau, cela implique deux activités.

La première activité est la réception physique du bien, c.‑à‑d. que vous accusez réception du bien, que vous passez en revue les documents d’achat pour vous assurer que le bien reçu est conforme au contrat et que vous signez et datez le bordereau ou le document d’expédition, acceptant du même coup la livraison.

La seconde activité consiste à entrer la transaction de « réception du bien » dans maSGE. Il incombe à la personne qui accuse réception du bien de s’acquitter de cette tâche. La personne qui a présenté la demande d’achat (DA) du bien peut consigner la réception du bien dans maSGE.

Remarque : dans le cas des biens reçus par les Services régionaux de gestion des biens (SRGB) de la DGDPF en votre nom (à un entrepôt ou un quai de chargement), c’est le personnel des SRGB qui se chargera de saisir la transaction d’entrée de marchandise dans le système.

L’aliénation de tous les appareils dotés de composantes électriques ou électroniques doit se faire conformément au Norme sur les équipements électroniques et électriques excédentaires. On entend par les appareils électroniques et électriques « tous les équipements qui requièrent une prise, une pile ou qui utilisent de l’électricité. » Reportez-vous au Guide et, au lieu, consultez les Services régionaux de gestion des biens pour obtenir de l’aide.

Seul le personnel des Services régionaux de gestion des biens (SRGB) de la DGDPF a les pouvoirs financiers délégués nécessaires pour approuver l’aliénation d’un bien d’EDSC. Les SRGB disposent également de l’accès nécessaire dans maSGE (SAP) pour mettre à jour les biens dans le système.

Faites intervenir les SRGB dès le début du processus de planification d’aliénation, afin de vous assurer qu’ils connaissent et approuvent la méthode d’élimination que vous comptez utiliser.

Vous pouvez apporter votre chaise adaptée avec vous dans votre nouveau ministère. Conformément à la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale et aux politiques ministérielles d’EDSC, les objets achetés en vertu de l’OPMA doivent se rapporter à une commande interne passée en vertu de l’OPMA. Tous les objets se rapportant à une commande interne passée en vertu de l’OPMA peuvent suivre l’employé tout au long de sa carrière au sein de la fonction publique. Les gestionnaires doivent documenter les mesures d’adaptation découlant de demandes d’OPMA, y compris les équipements fournis pour répondre aux demandes.

Les gestionnaires doivent également permettre aux employés de transférer l’équipement adapté qui leur a été fourni dans leur nouveau ministère. Remarque : À EDSC, la plupart de ces objets ne sont pas sujet à un suivi (et donc ne sont pas enregistrés dans maSGE); en cas de doute, communiquez avec les Services régionaux de gestion des biens.

Avec l’approbation des Services régionaux de gestion des biens (SRGB) de la DGDPF, EDSC peut faire don de biens excédentaires à l’un des organismes suivants. Tous les dons doivent être effectués selon une procédure qui sera perçue comme étant juste, équitable et transparente. Cela s’applique seulement aux biens de faible valeur, dont les coûts ensemble de la vente serait supérieur au produit de la vente.

• une société d’État, un organisme fédéral, une administration provinciale, une administration municipale ou un gouvernement des Premières nations au Canada; ou,
• un organisme à but non lucratif ou un organisme de bienfaisance reconnu qui est situé au Canada.

Dans le cas des biens de valeur (c.‑à‑d. qu’EDSC pourrait vendre pour réaliser un profit), des approbations supplémentaires pouvant aller jusqu’à l’échelon du ministre s’avèrent nécessaires. L’équipe des SRGB de votre région peut vous conseiller à ce sujet. De plus, dans le cas d’une immobilisation (c.‑à‑d. d’un bien dont la valeur initiale est supérieure à 10 000 $), les opérations comptables seront également impliquées.

Dans la mesure du possible, les ministères fédéraux doivent mettre leurs actifs excédentaires à la disposition d’autres ministères et organismes fédéraux en utilisant des services comme GC Transfert. Pour qu’un « transfert » puisse avoir lieu, le bien doit être transféré d’un ministère à un autre (pas autre part dans EDSC). Par exemple, EDSC pourrait transférer des écrans inutilisés à Transports Canada.

Les transferts sont appropriés lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :

• l’actif sert à l’exécution de programmes gouvernementaux, et l’échange constitue une solution économique dans une perspective fédérale d’ensemble; ou,
• l’actif consiste en matériel ou en ameublement adapté et est mis à la disposition d’un employé en application de la Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale. Cela s’applique, par exemple, aux fauteuils ergonomiques – veuillez vous reporter à la question précédente.

Les Services régionaux de gestion des biens (SRGB) de la DGDPF ont les pouvoirs financiers délégués nécessaires pour approuver le transfert d’un bien d’EDSC d’un ministère à un autre. Vous n’avez qu’à communiquer avec les SRGB de votre région pour amorcer le processus. Dans le cas d’une immobilisation (c.‑à‑d. d’un bien dont la valeur initiale est supérieure à 10 000 $), les opérations comptables seront également impliquées.

Au moment d’accuser réception d’un bien faisant l’objet d’un suivi en provenance d’un autre ministère, le gestionnaire du ministère qui reçoit le bien doit aviser les SRGB que le transfert a eu lieu, de sorte que les SRGB puissent créer une fiche d’actif dans maSGE.

Un transfert de bien a lieu quand un bien passe d’un ministère à un autre et requiert une approbation, alors qu’un mouvement de bien à l’intérieur d’EDSC est un processus moins complexe. Par exemple, il peut s’agir d’un employé qui déménage et dont le nouveau bureau se trouve sur un autre étage, mais dont les biens demeurent à l’intérieur du même ministère.

Quand un mouvement de bien faisant l’objet d’un suivi a lieu, vous devez communiquer avec les Services régionaux de gestion des biens (SRGB) pour les informer du changement. Contrairement à un transfert, il ne s’agit que d’un avis informel visant à mettre à jour l’information contenue dans maSGE.

Veuillez communiquer avec les Services régionaux de gestion des biens pour obtenir un rapport des actifs enregistrés dans maSGE.