Instructions maSGE (SAP) d'approvisionnement

Instructions pour approvisionnementSuivre les instructions ci-dessous pour accomplir les tâches d’approvisionnement dans maSGE (SAP).

Human Resources Service Standards
Pour accomplir cec…	Suivre ces instructions…
Purchase Requisitions (aka PReq)
Créer une demande d’achat	Pour les biens, suivez les instructions : Créer une demande d'achat pour de la marchandise Pour les services, suivez les instructions : Créer une demande d'achat pour services
Modifier/changer une demande d’achat	Pour les biens, suivez les instructions : Changer une demande d'achat pour des marchandises Pour les services, suivez les instructions : Modifier une demande d'achat pour services
Dresser, rechercher ou afficher une demande d’achat, pour but de: Dresser une liste de toutes les demandes d’achat de votre centre financier Identifier qui a été affecté à votre demande d’achat Vérifier le statut de votre demande d’achat	Suivez les instructions : Rechercher une demande d'achat Pour plus d’information, suivez le guide Comment faire : Demandes d’achat
Dresser une liste de documents d’achats (contrats, ou PO) par centre financier, dans le GUI	Lisez le guide Comment faire
Supprimer une ligne d’une demande d’achat	Récupérez la demande d’achat (assurez-vous d'être en mode de changement) et sélectionnez la ligne que vous voulez supprimer, puis appuyez sur le bouton poubelle
Trouver un NIBS (numéro d'identification des biens et services)	Ne sélectionnez aucun NIBS au niveau Synthèse des postes Sélectionnez le NIBS au niveau Détails sur le poste (sous l’onglet Données article) et recherchez le NIBS dans ce niveau, en utilisant la recherche avancée (supprimez la restriction de 500) La sélection du NIBS au niveau Détails sur le poste met à jour automatiquement le niveau Synthèse des postes
Impossible d’enregistrer une demande d’achat : vous obtenez un message d’erreur de GF ou un message indiquant qu’il n’y a aucun fond	Cela signifie qu’aucun fond n’a été alloué au centre financier et qu’il vous est donc impossible d’octroyer les fonds Communiquez avec votre conseiller en gestion financière
La demande d’achat est faite au profit du gestionnaire du centre financier (p. ex., pour permettre au gestionnaire d’assister à une formation, une séance d’encadrement, etc.)	Utilisez le centre financier habituel et informez le gestionnaire de centre financier qu’il ne doit pas approuver la demande Communiquez avec le superviseur immédiat du gestionnaire du centre financier et demandez-lui d’examiner et approuver la demande
Un montant supplémentaire demeure affecté sous une demande d’achat, car le montant de la commande d’achat final est inférieur au montant de la demande d’achat	Récupérez la demande d’achat, puis réduisez le montant en modifiant les lignes appropriées Cela est supposé se faire automatiquement ; l’équipe de maSGE tente actuellement de déterminer la raison pour laquelle cela ne se fait pas automatiquement
Questions au sujet d’un contrat donné	D’abord, si sous savez qui est le spécialiste d’approvisionnement affecté au contrat, communiquez directement avec lui Autrement, trouvez le nom du spécialiste d’approvisionnement affecté au dossier en suivant les instructions ci-dessus et communiquez directement avec cette personne Pour obtenir la liste des noms et des numéros de téléphone des spécialistes d’approvisionnement, consultez la page Contactez-nous
Qu’est-ce que le processus d’approvisionnement?	Consultez la feuille de route sur l'approvisionnement Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, envoyez un courriel Le processus varie. Habituellement, les gestionnaires et le personnel planifient, établissent un budget et définissent leurs besoins avant d’envoyer une demande d’achat. Les spécialistes d’approvisionnement mettent en œuvre le contrat conformément aux lois, règlements et politiques en vigueur, et consignent dans leurs dossiers les informations relatives au processus contractuel. Une fois le contrat conclu, une copie signée est envoyée au gestionnaire et/ou aux employés concernés. Le gestionnaire et/ou les employés concernés sont responsables de gérer le contrat, accuser réception des biens/services, traiter les factures, demander les modifications, assurer la tenue à jour de dossier relatif au besoin, etc. Une fois que tous les biens et les services convenus ont été reçus et que les paiements ont été faits, le contrat est clos
Exactitude : renseignements inexacts sur un contrat dans SAP	Des erreurs sont survenues pendant le transfert des données du MTEE au SAP Des spécialistes d’approvisionnement s’affairent à corriger ces erreurs Veuillez communiquer avec le spécialiste d’approvisionnement affecté à votre dossier
Détails sur les Cadres de gestion centralisée de l’enveloppe budgétaire (ou CMCP)	Pour les Cadres nationaux, consultez le site Service consultatif en établissement de coûts; pour plus d’information sur un Cadre national, communiquez avec le groupe responsable tel qu’identifié sur ce site Pour les Cadres régionaux, d’abord consultez les pages d’Approvisionnement pour plus d’information sur un Cadre régional, communiquez avec les Services gérés de votre région
Carte d’achat
Créer une pièce carte	Suivez les instructions : Créer une pièce de carte Si vous avez besoin de lignes multiples, suivez les instructions : Créer une pièce de carte à lignes multiples
Modifier ou annuler une pièce carte	Suivez les instructions : Modifier ou traiter des pièces de carte
Afficher la fiche d’une carte de paiement	Suivez les instructions : Afficher la fiche d'une carte de paiement a
Créer une pièce carte pour un achat exonéré des taxes Créer une pièce carte pour un achat en monnaie des États-Unis Entrer un CIDP (PRI) pour le Programme de fierté et reconnaissance (comptes généraux – GL) Commandes internes	Suivez les instructions : Créer une pièce de carte (voir étape 19) Des instructions mises-à-jour sont affichées sur la page de Formation en ligne sur maSGE Appuyez sur AC03 pour les instructions requises, sous le titre Validations du systè
Trouver votre numéro d’autorisation	Achat fait en personne : le reçu de caisse devrait indiquer le numéro d’autorisation Achat fait par téléphone ou en ligne : la facture ou le courriel devrait indiquer le numéro d’autorisation Votre compte de VISA Intellilink inclus tous les numéros d’autorisation pour vos achats avec la carte
Remplir la Demande d'information sur biens, pour un achat avec la carte d’achat	Suivez les instructions : Créer une pièce de carte au moyen d'un compte général d'immobilisation - Équipement suivi
Questions au sujet du Registre mensuel de la carte d’achat	Commencez par consulter la documentation dans maSGE Ensuite, consultez la rubrique d’aide dans maSGE Enfin, consultez le Catalogue de services de Comptabilité Si vous avez encore besoin d’aide, créez un billet dans maSGE et quelqu’un vous répondra
Que puis-je acheter au moyen de la carte d’achat	Consultez la page iService de la carte d’achat
Comment puis-je demander une carte d’achat?	Voir la page sur la carte d’achat
Réception de biens et services
Créer une Réception de biens pour un article sans numéro de série (pour les actifs/biens non-étiquetés ; faire référence à la Norme sur la gestion et suivi des actifs pour voir quels biens il faut étiqueter) Créer une Réception de biens pour des services	Suivez les instructions : Créer une entrée de marchandises pour un article sans numéro de série
Contre-passer une Réception de biens	Suivez les instructions : Contre-passation d'une entrée de marchandises
Créer une entrée de marchandises pour un article numéroté dans le portail	Suivez les instructions : Créer une entrée de marchandises pour un article numéroté dans le portail
Annuler un document article	Suivez les instructions : Annuler un document article
Pour payer une facture partielle (pas la facture finale), le système a traité la totalité de l’entrée de marchandises et maintenant, je suis incapable de payer d’autres factures pour ce contrat	Pour éviter ce problème, vous devez traiter une Réception de biens dans maSGE seulement pour la partie des biens ou des services que vous avez reçue, au moment où vous l’avez reçue Si la situation se produit, communiquez avec le spécialiste d’approvisionnement, qui apportera les correctifs nécessaires à la commande d’achat afin de vous permettre de poursuivre le paiement
Feuilles de saisie de services (FSS)	Pour le moment, utilisez les feuilles de saisie des services (ABBRFSS) seulement pour les contrats convertis du MTEE (SGM) avec un D dans la colonne A Pour ces contrats, suivez les instructions : Créer une FSS Créer une FSS pour des services non planifiés Annuler et modifier une FSS Annuler et supprimer une FSS
Autres choses
Financial Signing Authority (FSA) questions, including: À qui ma demande d’achat est-elle acheminée? Mon gestionnaire est absent. Qui fournira les autorisations nécessaires dans maSGE?	Consultez le Catalogue de services de Comptabilité Si vous n’y trouvez pas les informations que vous cherchez, afin de déterminer qui est/sont le(s) gestionnaire(s) responsable(s) du centre financier envoyez un courriel à l’adresse générique des services de comptabilité
Workflow	Consultez la documentation dans maSGE Si vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez, consultez la rubrique d’aide dans maSGE Si vous n’avez toujours pas trouvé, signalez un incident
Voyages	Consultez la page iService des Voyages Si vous n’y trouvez pas ce que vous cherchez, consultez le Catalogue de services de Comptabilité Si vous n’avez toujours pas trouvé la réponse que vous cherchez, envoyez un courriel à l’adresse générique des services de comptabilité
Questions sur les factures et les paiements Codes financiers, y compris pour l’envoi de commandes internes	Consultez le Catalogue de services de Comptabilité Si vous n’avez toujours pas trouvé l’information que vous cherchez, envoyez un courriel à l’adresse générique des services de comptabilité
Si de l’aide additionnelle relative à accomplir les tâches d’approvisionnement dans maSGE reste nécessaire…	Signaler un Incident
Se renseigner sur d’autres sujets liés à l’approvisionnement, tels que : Séances d'information Établissement des rapports Formation Billets, Signaler un incident (et statut et suivi) Accès	Consultez la page maSGE (SAP)