Congé non payé (CNP) - Maladie

• Remplissez et signez le formulaire Demande de congé et rapport d'absence (GC-178) en utilisant le code de congé 230 et en tenant compte de ce qui suit :
  • Il ne faut pas combiner différents codes de congé sur un même formulaire.
  • Indiquez s'il s'agit d'une demande initiale. S'il s'agit plutôt d'une modification à une demande déjà soumise, fournissez les renseignements demandés.
  • Remplissez tous les champs de renseignements sur l'employé. Assurez-vous qu'ils concordent avec ceux figurant dans votre profil de maSGE (PeopleSoft). 
  • Même s'il n'y a pas de champ obligatoire ou spécifique pour inscrire vos coordonnées (adresse domiciliaire ou postale, numéro de téléphone, adresse électronique) sur le formulaire, il est tout de même recommandé de les fournir au cas où le Centre des services de paye aurait besoin de vous contacter pendant votre période de congé.
  • Les dates de début et de fin de votre congé doivent être clairement indiquées sur le formulaire et doivent correspondre à des jours de travail prévus à l'horaire.
  • Vérifiez que le nombre total d'heures de congé concordent avec votre horaire de travail ainsi qu'avec les dates du congé inscrites sur le formulaire. 

  Remarque : N'inscrivez pas les jours de fin de semaine à moins qu'ils soient prévus à votre horaire et n'inscrivez pas les jours fériés à moins que vous soyez payé le jour avant ou après.

• Toutes les demandes de CNP visant des journées partielles doivent être saisies dans maSGE (PeopleSoft) aux fins d'approbation par le gestionnaire délégué. Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter les procédures figurant dans le Guide PS – MaSGE (PeopleSoft).

  Libre-service > Déclaration heures travail > Déclaration heures > Demande congé

• Remettez le formulaire GC-178 rempli à votre gestionnaire délégué pour qu'il l'approuve et le transmette aux fins de traitement en votre nom.
• Consultez la section « CNP de six (6) jours ou plus – Généralités » pour obtenir de l'information importante sur les mesures à prendre relativement à votre CNP pour cause de maladie.

1. Lorsque la date d'entrée en vigueur du CNP est confirmée et que tous les congés de maladie payés sont épuisés, vous devez approuver et saisir, s'il y a lieu, les journées partielles de CNP dans maSGE (PeopleSoft). Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter les procédures figurant dans le Guide PS – MaSGE (PeopleSoft).

   Libre-service gestionnaires > Temps de l'équipe > Demande congé

2. Une fois la demande de congé approuvée dans maSGE (PeopleSoft), une demande correspondante est créée dans Phénix. Il vous faut l'approuver pour amorcer le recouvrement du salaire. Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter les procédures figurant dans la trousse de soutien à la productivité des utilisateurs de Phénix.
3. Approuvez et signez le formulaire Demande de congé et rapport d'absence (GC‑178) de l'employé. Soumettez une demande dans le Portail du CSRH :
   • Section : Je suis un gestionnaire…
   • Sélectionnez : « Action reliée à la paye ».
   • Remplissez la section Renseignements sur l'employé.
   • Catégorie : sélectionnez « Congé ».
   • Sous-catégorie : sélectionnez « Congé non payé (CNP) de plus de cinq jours – Maladie – Demande initiale ».
   • Date d'entrée en vigueur : inscrivez la première journée de rémunération complète du CNP pour cause de maladie.

   • Commentaires supplémentaires : indiquez le type de congé et la période correspondante. Par exemple : Congé de maladie non payé du 1^er mai 20XX au 15 juillet 20XX.

     Remarque : Indiquez les coordonnées personnelles de l'employé s'il ne les pas inscrites dans le formulaire GC-178.

   • Joignez le formulaire GC-178.
   • Transmettez la demande.

   Remarque : Il n'est pas nécessaire de remplir un formulaire de demande d'intervention de paye (DIP). La Direction de la rémunération s'en chargera lorsque la demande sera envoyée au Centre des services de paye aux fins de traitement.

4. Consultez la section « CNP de six (6) jours ou plus – Généralités » pour obtenir de l'information importante sur les mesures à prendre relativement au CNP pour cause de maladie de votre employé.

• Responsabilités de l'employé

  Si vous êtes en congé de maladie non payé et que vous pressentez que celui-ci se prolongera au-delà de la période initialement approuvée, vous devez communiquer immédiatement avec votre gestionnaire délégué et, si possible, lui transmettre un formulaire Demande de congé et rapport d'absence (GC-178) signé pour lui demander de prolonger le congé.

• Responsabilités du gestionnaire délégué en vertu de l'article 34

  Avant d'approuver la demande de prolongation de congé, vous devez vérifier dans la convention collective de l'employé si celui-ci y est admissible.

  Vous devez obtenir un nouveau formulaire GC-178 et le signer puis signaler la prolongation du congé dans le Portail du CSRH.

  • Section : Je suis un gestionnaire.
  • Sélectionnez « Action reliée à la paye ».
  • Remplissez la section Renseignements sur l'employé.
  • Catégorie : sélectionnez « Congé ».
  • Sous-catégorie : sélectionnez « CNP de plus de cinq jours – Maladie – Prolongation ».
  • Date d'entrée en vigueur : inscrivez la date du premier jour de rémunération de la période de prolongation.
  • Commentaires : Donnez des précisions. Par exemple : « Prolongation de la période initiale de CNP – Maladie du 1er mai 20XX au 31 décembre 20XX ».
  • Joignez le formulaire GC-178 rempli.
  • Transmettez la demande.

  Remarque : Il n'est pas nécessaire de remplir un formulaire de demande d'intervention de paye (DIP). La Direction des services de rémunération s'en chargera lorsque la demande sera envoyée au Centre des services de paye aux fins de traitement.

Au terme d'un CNP pour cause de maladie, le gestionnaire délégué doit signaler le retour au travail de l'employé pour que le statut de celui-ci soit réactivé.

S'il constate un retard dans la réception de sa première paye normale, l'employé doit suivre la procédure de paiement prioritaire et d'avance de salaire en cas d'urgence.

Les employés de retour au travail à la suite d'un CNP pour cause de maladie peuvent choisir parmi plusieurs options. Ils peuvent reprendre leur horaire de travail préalable ou effectuer un retour au travail progressif, qu'il soit approuvé ou non par l'assureur (Sun Life ou Industrielle Alliance)

Les gestionnaires d'un employé effectuant un retour au travail progressif devraient suivre le cours en ligne sur la gestion de l'invalidité.

• Retour au travail progressif (non approuvé par l'assureur)

  Suivant la recommandation d'un médecin, un employé qui ne reçoit pas de prestations d'assurance-invalidité ou d'invalidité de longue durée peut effectuer un retour au travail progressif au terme d'une période de CNP pour cause de maladie ou de blessure. Si l'employé envisage d'effectuer un retour au travail progressif qui n'est pas approuvé par l'assureur, son gestionnaire et lui devront mettre en place un plan de retour au travail. Pour en savoir plus sur ce processus, cliquez sur ce lien : Feuille de route : Congé d'invalidité de longue durée.

  L'horaire de travail de l'employé n'est pas modifié de manière à refléter sa semaine de travail réduite pendant sa période de retour au travail progressif (non approuvé par l'assureur). Son dossier de paye est réactivé et sa paye reprend selon son horaire préalable au congé dès que le gestionnaire signale le retour au travail. Il est donc indispensable que l'employé soumette une demande de CNP faisant état de ses heures de travail réduites et que le gestionnaire l'approuve en temps opportun pour éviter de créer une situation de trop-payé.

  • Responsabilités de l'employé

    1. Après avoir consulté votre gestionnaire, remplissez un plan de retour au travail (HRB5050) et faites-le-lui parvenir pour amorcer les procédures.

    2. Dès que vous avez accès au système après votre retour au travail, vous devez indiquer qui est votre gestionnaire délégué dans l'espace libre-service de Phénix. Si vous omettez de le préciser, cela aura pour conséquence d'empêcher le bon traitement de certains mouvements de paye, comme le traitement des heures supplémentaires et des congés non payés.

       Menu principal > Libre-service > Déclarations heures travail > Sélect. gest. délégué art.

    3. Vérifiez vos renseignements personnels dans maSGE (PeopleSoft). Si des changements doivent y être apportés, consultez Modifications des renseignements personnels.

       Libre-service des employés > Données personnelles

    4. Pendant votre retour au travail progressif (non approuvé par l'assureur), vous DEVEZ déclarer toutes les heures que vous n'avez PAS travaillées dans maSGE (PeopleSoft). Cette règle vaut pour les congés payés et les congés non payés. Pour obtenir des instructions détaillées au sujet des demandes visant une journée complète, une demi-journée ou une journée partielle, reportez-vous aux procédures des employés, que vous trouverez dans le GuidePS – maSGE (PeopleSoft).

       Libre-service > Déclaration heures travail > Déclaration heures > Demande congé

    Important : Entrez le nombre d'heures non payées en utilisant l'intitulé « CNP – Maladie » ou « CNP – Autre » dans le menu déroulant (n'utilisez PAS « CNP – Heures de réadaptation »).

  • Responsabilités du gestionnaire délégué en vertu de l'article 34

    Important : Le gestionnaire délégué doit veiller à approuver les demandes de CNP dans maSGE (PeopleSoft) et dans Phénix.

    1. Environ deux semaines avant le retour au travail de l'employé, vous devriez commencer à remplir la liste de vérification pour le retour au travail (DOCX, 68 Ko).
    2. Vous devez signaler le retour au travail de l'employé (le jour même de son retour) dans le Portail du CSRH :
       • Section : Je suis un gestionnaire.
       • Sélectionnez « Action reliée à la paye ».
       • Catégorie : sélectionnez « Congé ».
       • Sous-catégorie : sélectionnez « Retour de congé (plus de 5 jours) – Maladie et invalidité (réadaptation non approuvée) ».
       • Commentaires : Précisez la date de retour au travail de l'employé, au format JJ\MM\AAAA.
       • Transmettez la demande.

    3. Pendant la période de retour de congé progressif, approuvez toutes les demandes relatives aux heures non travaillées dans maSGE (PeopleSoft). Cette règle vaut pour les congés payés et les congés non payés. Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter les procédures des gestionnaires dans le Guide PS – MaSGE (PeopleSoft).

       Libre-service des gestionnaires > Approbations

       Important : Approuvez seulement les demandes de CNP de type « CNP – Maladie » ou « CNP – Autre ». N'approuvez pas les demandes de type « CNP – Heures de réadaptation ». Ce type de congé est utilisé uniquement pour les programmes de réadaptation approuvés.

    4. Approuvez la demande de CNP correspondante dans Phénix pour amorcer le recouvrement des heures et du salaire. Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter les procédures d'approbation des heures payables qui se trouvent dans la trousse de soutien à la productivité des utilisateurs de Phénix.

       Menu principal – Libre-service des gestionnaires – Gestion temps – Approbation heures/exceptions – Heures payables – Approuver une entrée de temps

       Important : Les gestionnaires délégués doivent approuver toutes les demandes de CNP en temps opportun pour éviter de créer un trop-payé ou une situation sans paye pour l'employé. Pour connaître les délais d'approbation, veuillez consulter le calendrier de traitement de la paye.

    5. Vous devez gérer le CNP de l'employé pendant sa période de retour au travail progressif (non approuvé par l'assureur). Il n'est pas nécessaire de déclarer la fin de cette période et la reprise de l'horaire de travail normal de l'employé.
• Retour au travail progressif selon un programme de réadaptation approuvé (par la Sun Life ou Industrielle Alliance)

  Un employé qui a été approuvé et qui reçoit des prestations d'assurance-invalidité ou d'invalidité de longue durée peut effectuer un retour au travail progressif au terme d'une période de CNP pour cause de maladie ou de blessure. Un programme de retour au travail progressif approuvé par l'assureur est conçu pour aider les participants au régime qui sont invalides à retrouver un niveau d'emploi acceptable.

  Tout employé qui envisage d'effectuer un retour au travail progressif doit convenir avec son gestionnaire délégué et l'équipe de gestion de l'incapacité d'un programme de retour au travail qui sera soumis à l'approbation de l'assureur. Pour en savoir plus sur ce processus, cliquez sur ce lien : Feuille de route : Congé d'invalidité de longue durée.

  Le programme de retour au travail progressif doit être approuvé par écrit par la Sun Life (pour les participants au Régime d'assurance‑invalidité) ou par Industrielle Alliance (pour les participants au Régime d'assurance-invalidité de longue durée). Pendant la période de retour progressif, les prestations d'invalidité mensuelles de l'employé seront réduites du montant de ses gains mensuels. Le revenu total (prestations d'invalidité et revenus d'emploi) ne peut excéder 100 % du salaire assuré sur lequel les prestations d'invalidité ont été calculées.

  Pendant sa période de retour au travail progressif approuvé par l'assureur, l'employé doit déclarer toutes ses heures travaillées ou prises en congé payé sur sa feuille de temps dans Phénix. Le gestionnaire délégué doit approuver ces entrées afin de créer un paiement et de déclarer correctement les gains salariaux pendant la période de réadaptation. Il est fortement recommandé que ces heures soient déclarées et approuvées quotidiennement de manière à éviter tout retard de paiement. Veuillez consulter le calendrier de traitement de la paye pour connaître les délais d'approbation. Prenez note que les jours fériés peuvent influer sur les délais de saisie.

  Aux fins d'exactitude du calcul des indemnités de congé, l'employé doit demander un CNP pour toutes les heures non travaillées ainsi que pour les heures de congé payé dans maSGE (PeopleSoft). 

  • Responsabilités de l'employé pendant la période de réadaptation

    1. Après avoir consulté l'équipe de gestion de l'incapacité et votre assureur, transmettez le programme de retour au travail approuvé à votre gestionnaire délégué.

    2. Dès que vous avez accès au système après votre retour au travail, vous devez indiquer qui est votre gestionnaire délégué dans l'espace libre-service de Phénix. Si vous omettez de le préciser, cela aura pour conséquence d'empêcher le bon traitement de certains mouvements de paye, comme le traitement des heures supplémentaires et des congés non payés.

       Menu principal > Libre-service > Déclarations heures travail > Sélect. gest. délégué art.

    3. Vérifiez vos renseignements personnels dans maSGE (PeopleSoft). Si des changements doivent y être apportés, consultez le lien Modifications des renseignements personnels.

       Libre-service des employés > Données personnelles

    4. Pendant la période de réadaptation, vous devez déclarer vos heures comme indiqué ci-dessous :

       • Déclarez le total des heures travaillées, y compris les heures de congé payé sur une une feuille de temps, dans l'espace libre-service de Phénix, en utilisant le code HAB – Salaire en période réadapt. Ce code apparaîtra dans le menu déroulant seulement après que le Centre des services de paye aura réactivé votre compte. N'utilisez PAS le code LAB pour déclarer vos heures. Pour obtenir des instructions détaillées sur la déclaration des heures au moyen d'une feuille de temps, reportez‑vous à la trousse de soutien à la productivité des utilisateurs de Phénix.

         Menu principal > Libre-service > Déclarations heures travail > Déclaration heures > Feuilles temps

       • Remarque : Dans le cadre du programme de réadaptation, vous devez utiliser vos crédits de congé de maladie disponibles avant de pouvoir demander un CNP pour cause de maladie ou pour toutes autres raisons. Déclarez toutes vos heures de congé payé et non payé dans maSGE (PeopleSoft); pour un CNP, utilisez le type « CNP – Heures de réadaptation ». Pour obtenir des instructions détaillées au sujet des demandes visant une journée complète, une demi-journée ou une journée partielle, reportez-vous aux procédures des employés, que vous trouverez dans le GuidePS – maSGE (PeopleSoft).

         Libre-service > Déclaration heures travail > Déclaration heures > Demande congé

    Important : À la fin de la période de réadaptation, lorsque vous serez en mesure de reprendre votre horaire de travail normal, vous devrez cesser de déclarer les heures sous le type HAB – Salaire en période réadapt. (Réadaptation) dans l'espace libre-service de Phénix. Votre paye normale sera rétablie à partir de la date à laquelle vous reprendrez votre horaire préalable au congé. Si vous constatez un retard dans la réception de votre première paye normale, suivez la procédure de paiement prioritaire et d'avance de salaire en cas d'urgence.

  • Responsabilités du gestionnaire/gestionnaire délégué en vertu de l'article 34 pendant la période de réadaptation

    1. Environ deux semaines avant le retour de l'employé, vous devriez commencer à remplir la liste de vérification pour le retour au travail (DOCX, 68 Ko).
    2. Vous devez signaler le retour au travail de l'employé (le jour même de son retour) dans le Portail du CSRH :
       1. Section : Je suis un gestionnaire.
       2. Sélectionnez « Action reliée à la paye ».
       3. Catégorie : sélectionnez « Congé ».
       4. Sous-catégorie : sélectionnez « Retour de congé (plus de 5 jours) – Maladie et invalidité (réadaptation approuvée) ».
       5. Date d'entrée en vigueur : inscrivez la date de reprise de la rémunération de l'employé (c.-à-d. la date de retour au travail ou de départ en congé payé).
       6. Commentaires : inscrivez que l'employé effectue son retour au travail selon un programme de réadaptation approuvé par l'assureur.
       7. Joignez la lettre d'approbation de la SunLife ou d'Industrielle Alliance.
       8. Transmettez la demande.

    3. Pour créer le paiement, vous devez approuver les entrées de temps de l'employé portant le code HAB –  Salaire en période réadapt. (Réadaptation) dans Phénix, qui représentent les revenus d'emploi de l'employé. Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter les procédures d'approbation des heures payables qui se trouvent dans la trousse de soutien à la productivité des utilisateurs de Phénix.

       Menu principal > Libre-service des gestionnaires> Gestion temps > Approbation heures/exceptions > Approbation heures payables

    4. Vous devez approuver les heures non travaillées de l'employé (congé payé et non payé) dans maSGE (PeopleSoft) pour que les crédits de congé s'accumulent correctement. Notez que l'employé doit utiliser ses crédits de congé de maladie accumulés avant de demander un CNP de n'importe quel type. Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez consulter les procédures des gestionnaires dans le Guide PS – MaSGE (PeopleSoft).

       Libre-service des gestionnaires > Approbations

       Important : Approuvez seulement les demandes de type CNP – Heures de réadaptation. N'approuvez PAS celles du type CNP – Maladie ou CNP – Autre pendant la période de réadaptation.

    5. Au cours de la première semaine de chaque mois, le Centre de services de paye doit déclarer à l'assureur (Sun Life ou Industrielle Alliance) les heures travaillées par l'employé au cours du mois précédent. Cette information est requise pour déterminer le montant de la prestation d'invalidité mensuelle à payer à l'employé. Par conséquent, il est impératif que toutes les entrées du type HAB – Salaire en période réadapt. (Réadaptation) soient approuvées avant le premier du mois suivant. Si ce n'est pas le cas, vous devrez déclarer manuellement les heures de l'employé le premier jour ouvrable du mois suivant. Pour ce faire, remplissez l'annexe C : Modèle de déclaration des heures mensuelles payables (DOCX, 12 Ko). Soumettez une demande dans le Portail du CSRH :
       1. Section : Je suis un gestionnaire.
       2. Sélectionnez « Action reliée à la paye ».
       3. Catégorie : sélectionnez « Heures de travail ».
       4. Sous-catégorie : sélectionnez « Déclarer les heures mensuelles de l'employé (réadaptation) ».
       5. Commentaires : « Heures de réadaptation de l'employé pour le mois de XXXX 20XX. »
       6. Joignez l'annexe C remplie.
       7. Transmettez la demande.
• Reprise de l'horaire normal au terme d'un programme de réadaptation approuvé par l'assureur

  Au terme de la période de réadaptation, lorsque l'employé est prêt à reprendre son horaire habituel, le gestionnaire doit veiller à ce que toutes les heures travaillées par l'employé au cours du programme de réadaptation et toutes ses heures de congé, payé et non payé, aient été déclarées et approuvées jusqu'au tout dernier jour du programme. Il importe toutefois de ne pas approuver les feuilles de temps de l'employé qui suivent la date de reprise de l'horaire normal.

  Le gestionnaire doit déclarer la reprise de l'horaire normal dans le Portail du CSRH :

  1. Section : Je suis un gestionnaire.
  2. Sélectionnez « Action reliée à la paye ».
  3. Catégorie : sélectionnez « Congé ».
  4. Sous-catégorie : sélectionnez « Retour de congé (plus de 5 jours) – retour au travail selon l'horaire normal après un retour au travail progressif accompagné d'un plan de réadaptation approuvé ».
  5. Date d'entrée en vigueur : correspond au premier jour de rémunération qui suit la fin du programme de réadaptation.
  6. Commentaires : « Reprise de l'horaire normal de l'employé en date du JJ/MM/AAAA à la suite d'un retour au travail progressif approuvé par l'assureur. »
  7. Transmettez la demande.

  Remarque : Si les heures de travail de l'employé ont changé par rapport à son horaire préalable au congé, il est nécessaire de présenter une demande distincte dans le Portail du CSRH. Pour obtenir des précisions sur cette procédure, consultez la section traitant de la modification des horaires de travail.

• Responsabilités de l'employé

  1. Communiquez avec votre gestionnaire dès que possible pour l'informer de la date de votre retour de congé et du fait que vous reprendrez votre horaire de travail hebdomadaire normal. Si vos renseignements pour le dépôt direct ont changé pendant votre période de congé, transmettez-lui l'information mise à jour.

  2. Dès que vous avez accès au système après votre retour au travail, vous devez indiquer qui est votre gestionnaire délégué dans l'espace libre-service de Phénix. Si vous omettez de le préciser, cela aura pour conséquence d'empêcher le bon traitement de certains mouvements de paye, comme le traitement des heures supplémentaires et des congés non payés.

     Menu principal > Libre-service > Déclarations heures travail > Sélect. gest. délégué art.

  3. Vérifiez vos renseignements personnels dans maSGE (PeopleSoft). Si des changements doivent y être apportés, consultez le document Modifications des renseignements personnels.

     Libre-service des employés > Données personnelles

• Responsabilités du gestionnaire/gestionnaire délégué en vertu de l'article 34

  Vous devez signaler le retour au travail de l'employé (le jour même de son retour) dans le Portail du CSRH :

  • Section : Je suis un gestionnaire.
  • Sélectionnez « Action reliée à la paye ».
  • Remplissez la section Renseignements sur l'employé.
  • Catégorie : sélectionnez « Congé ».
  • Sous-catégorie : sélectionnez « Retour de congé (plus de 5 jours) – Maladie et invalidité (retour à l'horaire de travail normal) ».
  • Date d'entrée en vigueur : inscrivez la date de reprise de la rémunération de l'employé (c.-à-d. la date de retour au travail ou de départ en congé payé).
  • Commentaires : inscrivez la date de retour au travail de l'employé et précisez qu'il a repris son horaire de travail préalable au congé.
  • Transmettez la demande.

  Remarque : Il n'est pas nécessaire de remplir un formulaire de demande d'intervention de paye (DIP). La Direction des services de rémunération s'en chargera lorsque la demande sera envoyée au Centre des services de paye aux fins de traitement.

• Responsabilité de l'employé

  Si vous rencontrez un problème de rémunération lié à votre retour de congé, référez-vous au processus de transmission d'un problème de paye et, si vous le jugez approprié, soumettez une demande de transmission d'un problème de paye en utilisant la catégorie Acheminement d'un problème lié à un congé et la sous-catégorie CNP – Maladie.

• Responsabilités du gestionnaire/gestionnaire délégué en vertu de l'article 34

  Si un employé est en congé ou a été licencié et qu'il y a un problème de paye lié à son retour de congé, référez-vous au processus de transmission d'un problème de paye et, si vous le jugez approprié, soumettez une demande de transmission d'un problème de paye en son nom en utilisant la catégorie Acheminement d'un problème lié à un congé et la sous-catégorie CNP – Maladie.

• Prestations de maladie de l'assurance-emploi – Survol
• Trousse d'information sur les congés non payés
• Formulaire d'évaluation d'aptitude au travail et des capacités fonctionnelles (DOCX, 84 Ko)
• GCpédia – Traiter l'inscription d'un employé à un programme de réadaptation dans le système de paye Phénix – Employés et gestionnaires (article 34) (PDF, 740 Ko)