Feuille de route de voyage

Informations utiles avant d’effectuer un voyage

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L'employeur a la responsabilité d'autoriser et de déterminer quand un déplacement ministériel est nécessaire.  Après consultation entre l'employeur et le voyageur, la décision des exigences du voyage sera faite en tenant compte des besoins et intérêts du voyageur ainsi que des besoins opérationnels de l'employeur.

Les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences, de même que les dépenses connexes, doivent être gérées avec prudence et probité, d'une façon qui permet de maximiser l'efficacité des organismes à s'acquitter de leurs mandats, de minimiser les coûts et de démontrer l'optimisation des ressources. Compte tenu des modifications récentes à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, les voyageurs devraient consulter la Procédure de pré-approbation des événements si leur voyage est associé à un événement organisé.

Pour en savoir plus, veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

  • Pratiques exemplaires pour tous les employés
    • Le nombre de voyageurs doit être limité au strict minimum nécessaire pour la conduite des affaires du gouvernement.
    • Il faut sélectionner la solution la plus économique en fonction de la nature du voyage au moment de la réservation du transport, de l’hébergement et des salles de réunion, et utiliser de préférence des installations gouvernementales appropriées. Dans la mesure du possible, les dispositions de voyage doivent être prises à l’avance afin d’obtenir les meilleurs tarifs.
    • La carte individuelle de voyage (CIV) devrait être le principal outil de paiement des dépenses engagées dans le cadre de voyages d'affaires autorisés du gouvernement. Elle ne doit pas être utilisée pour des dépenses personnelles. Les transactions des CIV sont surveillées régulièrement pour identifier les utilisations inappropriées et les comptes en souffrance. Des avances de voyage ne seront autorisées que dans des circonstances très exceptionnelles.
    • Il importe de consulter des publications et de l’information traitant des voyages, par exemple, le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de TPSGC.
    • Tous les employés doivent utiliser l’Outil de réservation en ligne (OREL) pour faire leurs préparatifs de voyage.
    • Il faut minimiser le nombre de changements aux préparatifs de voyage pour ce qui est des réservations de train ou d’avion.
    • Il faut opter pour le tarif le plus bas quand il s’agit d’une décision efficace et réalisable.
  • Pratiques exemplaires pour les cadres
    • Les cadres et les employés exemptés doivent dorénavant utiliser la carte individuelle de voyage (CIV) pour toutes les dépenses engagées dans le cadre de voyages d'affaires autorisés du gouvernement.
    • Les voyages en Amérique du Nord par avion en classe affaire accordés selon le Autorisations spéciales de voyager ne sont pas applicables au sein d’EDSC. Les demandes d’exception doivent être soumises au sous-ministre ou au ministre pour approbation au cas par cas et appuyées par une justification complète.
    • La responsabilité de gestion au regard des ressources allouées aux voyages doit commencer avant le déplacement, avec les considérations liées aux autorisations préalables, y compris les solutions de rechange aux voyages et l’intégration de produits et de services verts.
  • Voyages des non-fonctionnaires
  • Transport

    Note: Les demandes de remboursement des frais de transport liés aux heures supplémentaires (rémunération pour services supplémentaires) comme le kilométrage, le stationnement, les taxis, etc. doivent être soumises via le libre-service de Phénix.

    • Train
      • VIA 1 / Classe affaires est la norme pour les voyages en train (l’indemnité journalière ne doit pas être versée car le repas est fourni); il faut aussi examiner la possibilité d’opter pour la classe économique.
    • Avion
      • La norme applicable aux déplacements en avion est la classe économique. Il est interdit d’opter pour la première classe.
      • La classe affaires est réservée :
        • Tous les employés voyageant à l’étranger lorsque le temps de déplacement continu dépasse 9 heures. Le temps de déplacement continu en avion débute à l'heure prévue du départ et se termine à l'heure d'arrivée à destination ou au moment de l'escale pour la nuit ou du repos en escale correspondant à une escale pour la nuit. Comprend le temps d’attente d’une correspondance.
        • S’il est impossible d’obtenir le tarif classe affaires, il faut opter pour la classe économique.
    • Véhicules du parc du gouvernement/d’une agence centrale
      • On peut envisager d’utiliser des véhicules de ministère ou d’agence lorsqu’il y en a de disponibles afin d’optimiser leur utilisation et de réduire les frais de transport d’un voyage en service commandé. Dans la mesure du possible, il faut bien choisir le véhicule (type/consommation d’essence) afin de minimiser l’impact environnemental. Pour en savoir plus, veuillez consulter le gestionnaire du Service régional de transport terrestre.
    • Déplacements locaux (transport public)
      • Il convient d'envisager l'utilisation de taxis, de navettes et de services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance.
      • Les dépenses réelles, y compris les pourboires, doivent être remboursées. Un reçu n'est requis que pour une dépense de plus de 12 $.
      • Il ne faut pas utiliser de bons de taxi pour les déplacements à destination ou en provenance du transporteur public durant un voyage en service commandé* - Référence : 4.6 Politique sur les services de taxi
    • Autobus
      • Il faut envisager le transport en autobus quand la distance à parcourir est de moins de 300 km.
    • Location d’un véhicule
      • La norme applicable aux véhicules de location est la voiture intermédiaire.
        La location d’un véhicule de plus grande taille doit être justifiée et exige des assurances appropriées.
        Dans le but de réduire les coûts et lorsque cela est possible, on peut louer un véhicule compact.
      • La Carte de voyage désignée individuelle (CVDI) devrait être utilisée tant pour la réservation que le paiement.
    • Utilisation d’un véhicule particulier
      • Le gestionnaire devrait discuter des risques possibles avec l’employé avant d’approuver l’utilisation d’un véhicule particulier.
      • Les taux de kilométrage payables sont précisés à l’appendice B; le taux payable est celui qui s'applique dans la province d'immatriculation du véhicule.
      • Les voyageurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, sûrs et praticables et ne doivent demander un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il est nécessaire de parcourir en service commandé. Le service Google Maps peut être utilisé pour calculer les distances)
      • Les voyageurs que l'on conduit ou que l'on prend au terminus doivent recevoir le remboursement du taux par kilomètre selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour.
      • Dans l’intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure :
        • à 250 km après avoir travaillé toute une journée;
        • à 350 km après avoir travaillé une demi-journée;
        • à 500 km un jour où il n’a pas travaillé.
  • Assurances
    • Assurance-automobile
      • Selon la Directive sur les voyages, Une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location de l'automobile est exigée. Cette protection ne coûte rien lorsque les voyageurs utilisent la Carte de voyage désignée individuelle (CVDI). Si les voyageurs ne peuvent pas utiliser une telle carte, ils doivent être remboursés pour les frais engagés pour souscrire à une assurance-collision sans franchise. Pour plus d’informations consultez la Directive sur les voyages.
      • Si vous êtes dans un accident de voiture et que celle-ci a été louée avec la Carte de voyage désignée individuelle (CVDI) svp contactez BMO au 1-877-704-0341. Sinon contactez la compagnie de location du véhicule avec laquelle vous avez souscrit à l’assurance collision.
    • Assurance d'affaires supplémentaire
      • Selon la Directive sur les voyages, l'employeur n'assume pas, à l'égard des véhicules particuliers, de responsabilités financières autres que le taux par kilomètre et le paiement de la prime d'assurance d'affaires supplémentaires au besoin. L'employeur ne rembourse pas les franchises prévues par la police d'assurance. Pour plus d’informations consultez la Directive sur les voyages.
      • Pour réclamer le remboursement de la prime d'assurance d'affaires supplémentaire vous devez l’inclure dans votre Décompte de frais sous la catégorie “Assurance ” et vous assurer d’attacher le reçu.
  • Hébergement

    • Logements particuliers non commerciaux : (voir Appendice C)

      • Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice C.
      • En outre, les coûts de transport terrestre doivent être autorisés lorsqu'ils sont rentables. La rentabilité doit être déterminée en comparant le coût total du transport et de l'hébergement dans un logement particulier non commercial à celui de l'hébergement dans un logement commercial ou un local d'hébergement du gouvernement ou d'une institution et du transport associé.

    • Locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution

      • Sauf autorisation contraire du ministère, lorsque le déplacement se rapporte à des activités tenues au sein d'une institution, le fonctionnaire doit séjourner dans les locaux d'hébergement de l'institution, (p. ex., installation de NAVCAN à Cornwall).

    • Hôtels – Pour les déplacements de moins de 30 jours civils consécutifs au même endroit

      • Il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels comme guide au moment de choisir un hôtel et le taux indiqué sur le site devrait être celui exigé par l’hôtel.
      • Les employés sont encouragés à séjourner dans des hôtels Feuille verte/Green Leaf, c’est-à-dire des établissements soucieux de l’environnement, afin de réduire l’impact des voyages sur l’environnement.
        Veuillez consulter le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules pour en obtenir la liste exhaustive, les hôtels pouvant dorénavant être triés selon leur cote écologique.
        Une chambre individuelle dans un environnement sûr, bien située et confortable représente la norme d’hébergement.                    
      • Vous pouvez séjourner dans un hôtel ne figurant pas dans le répertoire si ce choix est motivé par des économies au titre des frais de transport. Veuillez consulter les Limites de tarifs d’hébergement pour les villes canadiennes.
      • Important : Le répertoire des établissements d'hébergement n'indique plus si le fournisseur d'hébergement a ses tarifs dans la limite ou au-dessus de celle-ci. C'est la responsabilité du voyageur ou de l’organisateur de voyage de vérifier la limite de la ville à destination avant d’effectuer la réservation. L'utilisation des établissements hôteliers qui sont au-dessus de la limite doit toujours être justifiée et recevoir une approbation.
    • Hôtels - Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit
      • Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et de locaux d'hébergement du gouvernement ou d'une institution. 
      • Après le 30e jour, les voyageurs qui optent de séjourner dans un hôtel lorsque des résidences d'affaires ou des appartements sont libres à proximité du lieu de travail ne touchent que le remboursement prévu pour les frais de résidences d'affaires ou d'appartements disponibles.
  • Repas
    • Pour tous les employés
      • La direction doit tenir compte des horaires de travail souples, particuliers et à heures comprimées dans la détermination du droit à une indemnité de repas.
      • Un employé peut demander une indemnité de repas si ses heures de travail habituelles sont perturbées et s’il doit engager des coûts additionnels.
      • Une indemnité de repas ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni par le gouvernement ou une autre partie. Dans le cas où les voyageurs ont déboursé des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés, moyennant justification appropriée et production de reçus, jusqu’à concurrence du montant de l'indemnité de repas applicable (p. ex., Via 1).

        *Nota : Lorsqu’un voyageur est incapable de manger un repas fourni (c’est-à-dire un petit-déjeuner continental) et qu’il est nécessaire d’acheter un repas supplémentaire, le voyageur sera remboursé sous présentation d’un reçu jusqu’à concurrence de l’indemnité maximale de repas lorsqu’une justification est incluse dans la demande de remboursement.

      • À moins d'indications contraires dans les conditions d'emploi ou les conventions collectives, les frais de repas pris dans la zone d'affectation ne doivent pas normalement être remboursés. * Nota : Les repas découlant de l’exécution d’heures supplémentaires ne doivent pas figurer dans une demande de remboursement de frais de voyage.

    • Groupe EX

      • Les membres du Groupe EX peuvent demander l’indemnité de repas quotidienne ou le remboursement de frais de repas réels et raisonnables étayés par des reçus. (Voir Autorisations spéciales de voyager)
      • Les exceptions sont définies à l’alinéa 3.1.9 de la Directive sur les voyages.
  • Bouteilles d’eau
    • Les frais raisonnables d'eau en bouteille seront remboursés sur présentation de reçus là où l’eau potable n’est pas facilement accessible.
    • L’eau en bouteille qui accompagne un repas ne devrait pas être remboursée.
  • Faux frais
    • Le fonctionnaire en service commandé lors d’un séjour avec nuitée a droit à une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement tel qu'il est énoncé aux appendices C et D, selon le cas. Cette indemnité sert à -couvrir certains des frais attribuables à un voyage avec nuitée. Aucune indemnité de faux frais ne sera versée si le voyageur fait un voyage sans nuitée.
    • Voyages au Canada, dans les États continentaux des É.-U et ailleurs à l’étranger
      • Lorsqu’un fonctionnaire doit voyager de nuit et qu’il n’arrivera à destination que le jour suivant, il peut demander une indemnité de faux frais pour la nuit de son départ (il a passé la nuit dans l’avion). Lorsqu’un voyageur visite des emplacements dans divers pays durant une même journée, le montant de l’indemnité de faux frais doit être établi en fonction du pays où le voyageur a entrepris sa journée.
    • L’indemnité des faux frais ne s’applique pas aux non-fonctionnaires.
  • Garde de personnes à charge
    • Un fonctionnaire tenu d'effectuer un voyage en service commandé a droit au remboursement des dépenses réelles et raisonnables engagées pour la garde de personnes à charge. A cet égard, une indemnité quotidienne jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par ménage est remboursable lorsqu'une déclaration est fournie et une indemnité quotidienne est remboursable jusqu'à concurrence de 75 $ CAN par ménage lorsqu'un reçu est fourni si :
      • le fonctionnaire doit s'absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé;
      • les fournisseurs de soins définis dans la Directive sur les voyages ne sont pas disponibles parce qu'ils doivent travailler ou se rendre à un rendez-vous médical ou à des cours à un établissement d'enseignement reconnu;
      • il n'a pas déjà préalablement été entendu que l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, ou la personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge, devait exercer la garde physique de la personne à charge;
      • les dépenses encourues en raison d'un voyage en service commandé sont des dépenses supplémentaires que le fonctionnaire n'aurait pas encourues s'il n'avait pas voyagé.
    • Aux fins des présentes, on entend par fournisseur de soins notamment :
      • l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas;
      • l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins;
      • d'autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus et résidant avec le fonctionnaire, ou avec l'ex-époux ou l'ex-conjoint de fait du fonctionnaire, selon le cas, qui partage la garde ou l'entretien d'une personne à charge à titre de fournisseur de soins, qui ne sont pas atteints d'une déficience physique ou intellectuelle qui les rendrait inaptes à la prestation de soins à la personne à charge ni à elle-même; ou
      • une personne à qui a été confiée la garde légale de la personne à charge nécessitant les soins.
    • Le remboursement des services en vertu de la présente disposition nécessite une déclaration figurant dans la demande de remboursement des frais de voyage disant que le fonctionnaire avait la responsabilité de fournir les soins à la personne à charge, précisant la période durant laquelle les services ont été rendus, le nom et le numéro de téléphone du fournisseur de soins, et confirmant que seul un des membres de la famille ayant un emploi a présenté une demande de remboursement des frais pour les services de garde précités. Nota : Les animaux de compagnie ne sont pas considérés comme des personnes à charge, le soin aux animaux de compagnie étant couvert par l’indemnité de faux frais.
  • Voyages à l’étranger (y compris aux É.-U.)

    Le voyageur devant assister à un événement se tenant à l’extérieur du pays doit obtenir confirmation que son nom figure dans le plan de voyage international avant d’entreprendre ses préparatifs de voyage. Il importe de bien préciser comment le voyage contribue à la réalisation des objectifs et des priorités du ministère et de fournir une estimation réaliste des coûts. Toutes les justifications de voyage doivent faire la démonstration qu’il s’agit d’une utilisation efficace de ressources et que notre participation engendrera des retombées positives pour le gouvernement du Canada et le ministère.

    Pour obtenir davantage d’information à cet égard, veuillez consulter le Site des voyages internationaux du ministère. Vous y trouverez de l’information utile concernant, par exemple, le plan de voyage, la procédure relative aux voyages à l’étranger et le gabarit à utiliser pour contribuer à la préparation du plan de voyage international.

    Assurez-vous que votre passeport est valide et qu’il satisfait aux exigences propres à votre voyage. Consultez le site Web d’Affaires étrangères, Commerce et Développement Canada où vous trouverez des conseils et avertissements par pays.

    Pour de l’information sur les voyages d’affaires à l’étranger : Directives à suivre avant et après un voyage (PDF, 739 Ko)

    Pour en savoir plus sur les voyages à l’étranger, veuillez consulter les Modules 3 et 4 de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

  • Service de réinstallation

    Vous devez communiquer avec le Bureau National de Réinstallation (BNR) afin de déterminer si la Directive sur la Réinstallation du Conseil National Mixte s’applique dans le cas où il y a une demande de dotation impliquant un fonctionnaire (ou une nouvelle embauche) pour une durée de plus d’un an et pour laquelle il y a un changement de lieu de poste.

    L'employeur doit prévoir un délai raisonnable entre l'émission de l’offre d’emploi et la date d'entrée en vigueur du nouveau lieu de poste.

    Veuillez communiquer avec le Bureau National de Réinstallation (BNR) avant de procéder à toute réservation de voyage et de mener des activités liées à la réinstallation.

  • Postes isolés et logements de l’État

    La Politique sur les postes isolés et les logements de l’État prévoit le remboursement aux employés travaillant dans des postes isolés des frais de voyage additionnels subis attribuables à l’absence d’installations de soins de santé.
    Veuillez consulter la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État du Conseil national mixte pour en savoir davantage à cet égard.
    Autres liens