Feuille de route de voyage
Préparatifs de voyage
- Nouveau voyageur
- Informations utiles avant d'effectuer un voyage
- Demande de voyage
- Préparatifs de voyage
- Quand vous êtes en service commandé
- Demande de remboursement de dépenses
- 1 à 6
- 2 à 6
- 3 à 6
- 4 à 6
- 5 à 6
- 6 à 6
Réserver un voyage
Une fois que le voyageur a obtenu un numéro d’autorisation de voyager (NAV), les réservations pour son voyage peuvent être faite en utilisant le Portail des Services de voyage partagés HRG / GBT*. Ce service en ligne est sécurisé, fiable et accessible 24 heures par jour, tous les jours de l'année.
* HRG / GBT est actuellement le fournisseur de services de voyage ministériel, offrant un outil de réservation en ligne (OREL) et un service téléphonique pour les réservations de voyage en service commandé.
- Ouvrir une session sur le Portail des Services de voyage partagés HRG / GBT et cliquer sur Connexion.
- Sélectionner Gérer Voyage à partir du menu du haut et cliquer sur Réservations de voyage dans le menu déroulant.
- Sélectionner les modalités du voyage, p. ex. vol en avion, hébergement à l'hôtel (au besoin), location d'automobile (au besoin), etc.
- N'oubliez pas les exigences en matière d'assurance lors de la location d'une automobile, 2.2 Assurance-automobile.
- Finaliser les réservations en entrant l'information demandée dans tous les champs obligatoires.
Les voyageurs doivent toujours faire leurs réservations de billets d'avion/de train par l'entremise de HRG / GBT et ainsi avoir ces frais prépayés par le ministère. Les chambres d’hôtel et les voitures de location réservées avec HRG / GBT ne seront pas prépayées et la carte de crédit du voyageur sera nécessaire pour la réservation de ceux-ci.
Les frais d'utilisation du portail en ligne de HRG / GBT sont beaucoup moins élevés que ceux facturer si vous téléphonez directement aux agents de voyage HRG / GBT. Si les réservations sont complexes et que vous ne vous sentez pas à l'aise de le faire directement en ligne, un agent de voyage HRG / GBT peut être contacté au 1‑866‑857‑3578.
Il y a certaines situations où il peut être approprié de téléphoner à un agent plutôt que d’utiliser l’outil en ligne, incluant : réservation de dernière minute (24h du départ); voyage international; voyage en région éloignée; voyage de groupe de 10 personnes ou plus voyageant ensemble ; ou les voyages demandant des dispositions particulières.
Que dois-je faire si je n’ai pas reçu ma facture de HRG / GBT?
Dans le Portail des Services de voyage partagés HRG / GBT sélectionner Documents de voyage dans le menu du haut et entrer la date ou la période du voyage. Si la facture n’est pas disponible, HRG / GBT doit être contacté au 1‑866‑857‑3578.
Vous devez joindre la facture au décompte de frais (à noter que l’itinéraire envoyé par HRG / GBT ne comprend pas les frais de service chargés).
Formation pour le portail des Services de voyage partagés HRG / GBT
- La formation est offerte dans l’Environnement de formation de HRG / GBT.
- Vous devrez vous créer un compte, en cliquant sur Créer un nouveau compte et en suivant les étapes (nous vous conseillons d’utiliser votre NIV comme nom d’utilisateur).
- Une fois dans l’Environnement de formation de HRG / GBT sélectionner MOD 2: Créer un itinéraire de voyage