Feuille de route de voyage

Demande de voyage

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Toutes les demandes de déplacement doivent être conformes aux Procédures relatives aux dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements (DVACÉ).

Création de la demande de déplacement dans maSGE
Les employés d'EDSC, de Service Canada et du Programme du travail doivent présenter leurs demandes de voyage par l'entremise de maSGE (SAP).

Pour visualiser la procédure à suivre pour créer une demande de déplacement, veuillez cliquer ici.
Pour la formation sur la Gestion des voyages de maSGE (SAP) : voir  l’étape 1 de la feuille de route – Nouveau voyageur »

Vous devrez fournir une estimation de toutes les dépenses de voyage ainsi que des commentaires à l'intention de votre approbateur.

Approbation de la demande de déplacement
Depuis le 30 octobre 2017, toutes les demandes de voyage domestiques seront transmises aux gestionnaires délégués à l’article 32 du centre de coûts indiqué dans la demande de voyage aux fins d’approbation.

La seule exception est lorsque l’Autorisation générale de voyager (AGV) aura été sélectionnée. Si la boite « AGV » a été cochée dans la demande de déplacement et si elle est conforme aux restrictions de celle-ci, la demande de déplacement s’approuvera automatiquement.

Veuillez noter que les demandes de voyage DOIVENT être approuvées (autorisées) dans maSGE (SAP) avant que le voyage n’ait lieu.

Numéro d’Autorisation de Voyager (NAV-TAN)
Si un NAV est requis (avion ou train prépayé), vous devrez cocher la case « NAV requis » dans votre demande, celui-ci vous sera transmis par courriel une fois la demande de voyage approuvée

Annulation d’une demande de voyage 

  • Pour supprimer une demande de voyage (sans NAV), veuillez ouvrir un billet via la Passerelle voyage.
  • Pour supprimer une demande de voyage (avec un NAV), compléter un décompte de frais pour le montant des billets d’avion et/ou train et des frais de service HRG / GBT seulement.
    Si aucune réservation n’a été faite avec HRG / GBT, entrer $0.00 sous la catégorie de dépense « frais de service HRG / GBT ».
    Assurez-vous de désélectionner la case pour les repas et les faux frais car sinon le voyageur sera remboursé pour ces indemnités.

Avance de voyage et Carte de voyage individuelle (CVI)

La carte individuelle de voyage (CIV) est le mode de paiement privilégié du Ministère pour les dépenses de voyage engagées dans le cadre de voyages d'affaires autorisés du gouvernement. Si un employé n'a pas de CIV, une avance de voyage peut être demandée. Le montant maximal payable comme avance de voyage est de 80% des coûts estimés sans les frais prépayés. Les demandes d′avance seront payées dans les 10 jours calendriers précédant la date de départ.

Non-employés

Les voyageurs qui ne sont pas des employés d'EDSC, de Service Canada ou du Programme du travail (consultants, membres d'un conseil arbitral ou d'un tribunal, etc.) doivent continuer de compléter une demande d'autorisation de voyager (FIN5030 (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre)) et la soumettre avec la demande de remboursement (FIN5031 (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre)) par l'entremise de la Passerelle pour le soutien aux voyages.