Technologie permettant de transmettre de l’information de façon sécuritaire
Courriel
Description: Une méthode d’échange de messages numériques entre un auteur et un ou plusieurs destinataires.
Objet: Permet de transmettre des renseignements au nom du Ministère sur un réseau électronique.
Accès: Tous les employés. Taille limite des pièces jointes : 20 Mo pour la correspondance interne; 13,5 Mo pour la correspondance externe. Le chiffrement peut être nécessaire, selon le destinataire
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Choses à faire et ne pas faire lors du chiffrement | Choses à faire et ne pas faire lors de l’utilisation des permissions et délégationsInformation liée à la catégorisation pour ce dispositif :
Oui
Conformément à l’annexe 3: Nécessite l’utilisation de systèmes de courriel approuvés par le Ministère à l’intérieur du pare-feu ministériel.
Nécessite l’utilisation d’un logiciel de chiffrement approuvé par le Ministère (Entrust (DOCX 128 Ko), ) à l’extérieur du pare-feu ministériel.
Jamais
Télécopieur
Description: Une transmission téléphonique de documents numérisés et imprimés (texte et images).
Objet: Permet de transmettre des renseignements au nom du Ministère par l’intermédiaire d’une ligne téléphonique.
Accès: Tous les employés.
Information liée à la catégorisation pour ce dispositif :
Oui
Oui Il faut utiliser un télécopieur protégé (Admiral Secure Products). Communiquer avec le Bureau de la sécurité régionale pour obtenir de l’aide.
Oui Utilisez seulement l’équipement muni de Secure Communications Interoperability Protocol (SCIP). Communiquer avec le Bureau de la sécurité régionale pour obtenir de l’aide.
Lync
Description: Programme de messagerie instantanée. Partagez votre bureau dans le but de démontrer, d’illustrer, de mettre l’accent sur quelque chose aux fins de formation, d’encadrement ou de soutien. Vidéoconférence offerte.
Objet: Permet d’échanger de l’information à l’aide de texte dans un environnement en temps réel et en ligne. Les conversations peuvent être enregistrées. Les fonctions peuvent comprendre des documents partagés, le partage de bureau et la vidéoconférence.
Accès: Tous les employés.
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Information liée à la catégorisation pour ce dispositif :
Oui
Oui
Jamais
Scanneurs
Description : Un appareil qui saisit des images issues de photographies ou de textes, comme des imprimés, des affiches, des pages de magazines et des documents semblables, aux fins d’édition informatique et d’affichage.
Objet: Cet appareil est habituellement utilisé afin de créer une version électronique d’un document papier (par ex. reçus de voyages, RE). Réduction du fouillis de papier et maintien de la qualité de la copie.
Accès : Divers photocopieurs ont une fonction de balayage. Leur disponibilité varie selon l’emplacement.
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Information liée à la catégorisation pour ce dispositif :
Oui
Il faut utiliser la fonction d’impression protégée (Impression à l’aide d’un NIP).
Respecter les lignes directrices pour les Outils de catégorisation de l’information.
Dispositif sans fil
Description: Dispositif de communication permettant de transmettre de l’information à un autre dispositif sans connexion physique.
Objet: Travailler en ligne à l’aide d’une connexion au RPV (réseau privé virtuel) ou d’une connexion sans fil (Wi-Fi) sécurisée. Les fichiers de données ne doivent jamais être enregistrés sur le dispositif.
Accès: Les dispositifs comprennent les appareils BlackBerry, les téléphones intelligents, les téléphones cellulaires et les tablettes fournis par le Ministère.
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Choses à faire et ne pas faire lors de l’utilisation de ces dispositives
Information liée à la catégorisation pour ce dispositif :
Oui
Jamais
Jamais
Transmission de documents imprimés
Description : Transmission de documents imprimés
Objet : Pour une transmission sécuritaire des documents imprimés.
Accès : S.O.
| Protégé A | Protégé B | Protégé C |
|---|---|---|
| Oui Par télécopieur : Les renseignements peuvent être transmis par télécopieur régulier (le télécopieur doit se trouver dans une zone de travail). | Oui Par télécopieur :Télécopieur sécurisé (produits dotés d’un module de sécurité Admiral.) | Oui Par télécopieur : Le télécopieur de réception doit se trouver dans une zone de sécurité et le destinataire doit être présent pour recevoir la télécopie. SECOM – produits dotés d’un module de sécurité Admiral |
| Par courriel : Les renseignements peuvent être transmis au moyen du système de courriel du Ministère à des intervenants internes et externes. MS Lync peut être utilisé pour les transmissions internes. | Par courriel : Les renseignements de niveau « Protégé B » peuvent être transmis au sein du Ministère à l’aide de MS Outlook ou de MS Lync. Le destinataire doit être un employé d’Emploi et Développement social Canada. Les courriels qui contiennent des renseignements de niveau « Protégé B » envoyés en dehors du pare-feu ministériel doivent être chiffrés à l’aide d’Entrust. Les destinataires doivent aussi utiliser Entrust pour déchiffrer les courriels reçus. | Par courriel : Les systèmes de courriel du Ministère ne doivent jamais être utilisés pour transmettre ou communiquer des renseignements de niveau « Protégé C » ou des commentaires et des réflexions sur le contenu de tels documents. |
| Par la poste/courrier : Enveloppe simple ; courrier ordinaire. Enveloppe simple scellée sans marquage de sécurité pour les envois au Canada ou utilisation d’un service de messagerie. | Par la poste/courrier : Courrier interne : Deux enveloppes scellées, sans marquage de sécurité. Courrier externe : Courrier ordinaire dans une enveloppe simple scellée pour les envois au Canada. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec… nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité. | Par la poste/courrier : Enveloppe double scellée, sans marquage de sécurité correctement adressée et envoie par poste prioritaire, Xpress Post ou service de messager est requis ils utilisent un processus de suivi et de signature à la réception. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec... nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité et inclure une note d'envoi et un reçu |
Foire aux questions
1. Y a-t-il une façon sécuritaire de transmettre des renseignements par courriel?
Les documents contenant des renseignements allant jusqu’au niveau « Protégé B » inclusivement peuvent être envoyés de façon sécuritaire par courriel sur le réseau ministériel sans chiffrement. Les documents et l’information transmis à l’extérieur du réseau ministériel nécessite un chiffrement. Le chiffrement peut être appliqué à l’aide du produit maCLÉ. Ce processus respecte les normes du Ministère relatives à la transmission sécuritaire des renseignements de nature délicate.
2. Les documents de niveau « Secret » et « Protégé C » peuvent-ils être envoyés par courriel sur le réseau ministériel?
Non. Les renseignements de niveau « Protégé C » ou « Secret » ont des paramètres de transmission et de transport spécifiques (voir l’annexe 3 pour connaître tous les détails). Les employés doivent communiquer avec le coordonnateur du service de système de collaboration des documents de nature délicate de leur direction générale.
3. Comment puis-je transmettre des renseignements de nature délicate de façon sécuritaire à un client externe?
Les renseignements de nature délicate allant jusqu’au niveau « Protégé B » peuvent seulement être envoyés à des clients externes approuvés et doivent être chiffrés à l’aide de maCLÉ.