FAQ : Lieu de travail à distance

• Le travail à distance a-t-il un impact sur la façon dont nous effectuons notre travail ?

  Le travail à distance présente à la fois des opportunités et des défis lorsqu’il s’agit d’accomplir des tâches professionnelles. Pour certains employés, la flexibilité accrue pour contourner les engagements familiaux peut les aider à gérer leur charge de travail et à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Pour d’autres, il faudra peut-être un certain temps pour acquérir de nouvelles habitudes, notamment la discipline nécessaire pour créer des limites claires entre le temps de travail et le temps familial. Lorsque le rythme de travail est élevé, les employés peuvent avoir tendance à travailler plus longtemps, ce qui entraîne un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée et peut conduire à l’épuisement professionnel.

  Les employés et les gestionnaires partagent la responsabilité de maintenir des lignes de communication ouvertes et claires pendant cette période de transition, puis d’aller de l’avant à mesure que de nouvelles routines sont établies. Une approche de travail collaborative entre les employés et les superviseurs directs, qui identifie les défis et les solutions, permettra de répondre aux exigences du travail de manière à contribuer également au mieux-être des employés.

  Les ressources et outils suivants peuvent aider tous les employés à effectuer cette transition :

  • Auto-évaluation individuelle : outil conçu pour aider tous les employés à gérer le changement en favorisant la prise de conscience des besoins individuels et collectifs pendant la transition, et en soutenant des conversations saines entre la gestion et les équipes. Dans les périodes de changement très dynamiques, l’outil peut être utilisé lors d’entretiens réguliers, et aider à sensibiliser aux besoins changeants des individus et des équipes.
  • Santé mentale et COVID-19 : Gérer les risques psychosociaux : des informations et des conseils sur la gestion des besoins des employés en matière de sécurité physique, de leadership clair, d’autonomie, de connexion et de sécurité psychologique, dont beaucoup peuvent être remis en question lorsqu’ils travaillent dans des environnements virtuels.
  • Travail à distance : Conseils pour rester productif : des stratégies pour travailler efficacement à domicile.
  • Équilibrez la vie familiale : des ressources pour aider les employés travaillant avec des enfants ou ayant des responsabilités d’aidant.
• Quels documents sont requis pour les employés qui travaillent à distance ?

  Les employés travaillant à distance sont censés maintenir un environnement de travail sûr, ce qui implique de faire en sorte que les exigences en matière de sécurité et de santé soient respectées. Ils doivent veiller à la protection des informations gouvernementales et suivre des pratiques de sécurité appropriées lorsqu’ils utilisent le matériel informatique et le réseau ministériel.

  À ce titre, les employés qui travaillent à distance doivent remplir les formulaires suivants :

  • Formulaire d'attestation de sécurité pour le travail à distance/télétravail (PDF, 115 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) ;
  • Formulaire d’attestation de santé et sécurité au travail relatif au travail à distance ou télétravail (PDF, 136 Ko)  (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) ; et,
  • Prêt de matériel appartenant au ministère (ADM3004) (PDF, 145 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) (le cas échéant).

  Les employés qui ont actuellement un accord de télétravail en place et qui ont rempli ces formulaires dans le cadre de leur accord de télétravail ne doivent pas les remplir à nouveau.

  Compte tenu du contexte actuel, les signatures ne seront pas nécessaires ; cependant, un courriel de réponse servira d’attestation que l’employé a lue et respectera les exigences.

  Les formulaires ne doivent pas être téléchargés dans maSGE (PeopleSoft) ; toutefois, les gestionnaires doivent conserver une copie du courriel et des formulaires.

• Les employés peuvent travailler avec des documents de nature délicate, ou des documents protégés ou confidentiels à partir de leur domicile  ?

  Les employés travaillent à distance peuvent seulement manipuler des documents allant jusqu’au niveau Protégé B et ne peuvent travailler avec des documents Protégé C ou confidentiels depuis leur station de télétravail.

  Les gestionnaires doivent se référer à la Directive ministérielle sur le télétravail pour les employés qui traitent l’information personnelle des citoyens et qui souhaitent travailler à distance.

  Toute information Protégé B (électronique ou version papier) doit être manipulée de la station de télétravail suivant l'Outil de catégorisation de l’information.

  Les gestionnaires devraient offrir du soutien à leurs employés relativement la garde sécuritaire et le contrôle des informations sensibles, et prendre les mesures nécessaires afin que les employés respectent leurs obligations lorsqu’ils travaillent ailleurs qu’à leur lieu de travail.

  Pour de plus amples renseignements, se référer aux Mesures de sécurité et de protection à la vie privée en faisant du télétravail ou communiquez avec votre agent régional de sécurité.

• Si un employé travaille actuellement à leur domicile un gestionnaire peut-il approuver une demande de travailler à partir d’un deuxième lieu de télétravail  ?

  Dans le contexte actuel, puisque le domicile des employés est devenu leur lieu de travail principal, les deuxièmes lieus de télétravail peuvent être considérés de la même manière que les demandes de télétravail ponctuel classiques — de nature volontaire et à la demande de l’employé. Les employés qui souhaitent faire du télétravail à partir d’un deuxième lieu de télétravail sont tenus de couvrir tous les coûts supplémentaires qu’y sont associés.

  Avant d’approuver la demande, les gestionnaires doivent prendre en considération les éléments suivants :

  • Le lieu de télétravail secondaire doit être approprié d’un point de vue ergonomique. Le gestionnaire doit prendre en compte si l’employé dispose actuellement d’un équipement ergonomique adapté à son lieu de travail principal (son domicile) et si l’employé peut obtenir la même configuration sur le lieu de télétravail secondaire.
  • L’employé doit être en mesure d’assurer la protection des informations gouvernementales et de suivre les pratiques de sécurité appropriées lorsqu’il utilise le matériel informatique et le réseau ministériel.
  • Le gestionnaire et l’employé doivent discuter de tout problème de connectivité au réseau potentiel et prévisible et examiner le protocole approprié à suivre en cas de problème de connexion.
  • Le cas échéant, le gestionnaire et l’employé doivent connaître et discuter de toute restriction/condition relative aux déplacements interprovinciaux qui pourrait obliger l’employé à se mettre en quarantaine à son retour de deuxième lieu de télétravail. Il n’est pas recommandé d’approuver la demande de télétravail dans les situations où cela empêcherait l’employé de se présenter au travail à son retour.
  • Le gestionnaire et l’employé doivent discuter de l’équipement que l’employé sera autorisé à emporter sur le deuxième lieu de télétravail. Bien que cela puisse dépendre du type de travail à effectuer, en général, cela doit se limiter à l’ordinateur portable remis à l’employé (le cas échéant). L’employé reste responsable du transport en toute sécurité de l’équipement vers le deuxième lieu de télétravail.

  Pour limiter la charge administrative et compte tenu du contexte actuel, un formulaire d’accord de télétravail n’est pas nécessaire pour le moment. Toutefois, les employés doivent remplir suivants pour le deuxième lieu de télétravail :

  • Une nouvelle Formulaire d’attestation de santé et sécurité au travail relatif au travail à distance ou télétravai (PDF, 136 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) ;
  • Un nouveau Formulaire d'attestation de sécurité pour le travail à distance/télétravail (PDF, 115 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) ; et
  • un nouveau formulaire Prêt de matériel appartenant au ministère (PDF, 96 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) (le cas échéant).

  En outre, la demande et l’approbation doivent être saisies dans un courriel entre l’employé et le responsable, qui devrait également inclure l’adresse du deuxième lieu de télétravail aux fins de santé et de sécurité. Ce type d’arrangement est soumis à un examen régulier et peut être interrompu à la demande de la gestion ou de l’employé.

• Comment les équipes virtuelles peuvent-elles rester connectées ?

  L’un des éléments les plus importants qui contribuent au mieux-être sur le lieu de travail est le sentiment d’être en relation avec ses collègues. Non seulement les équipes doivent trouver le temps de se connecter régulièrement par des moyens virtuels pour s’assurer que leurs tâches professionnelles sont accomplies, mais elles doivent également prévoir du temps pour la connexion, le partage et l’échange d’informations qui ne sont pas liés au travail. Les gestionnaires et les employés doivent prendre le temps de réfléchir à leurs besoins de connexion et d’échange, et prendre le temps, lors des discussions bilatérales, d’établir de nouveaux modes de connexion adaptés aux situations dynamiques dans lesquelles certains membres de l’équipe, voire tous, travailleront virtuellement. Ces conseils pour une écoute active peuvent vous aider à établir des relations de confiance et saines avec les membres de votre équipe.

  • Auto-évaluation individuelle : outil conçu pour aider tous les employés à gérer le changement en favorisant la prise de conscience des besoins individuels et collectifs pendant la transition, et en soutenant des conversations saines entre la gestion et les équipes. Dans les périodes de changement très dynamiques, l’outil peut être utilisé lors d’entretiens réguliers, et aider à sensibiliser aux besoins changeants des individus et des équipes.
  • Point de vérification d’équipe (court ; long) : Prendre quelques minutes au début de chaque réunion peut aider à établir des relations d’équipe solides, à établir la confiance et la sécurité. Il s’agit d’un simple outil d’enregistrement qui permet de se faire une idée de la façon dont l’équipe s’en sort, tant dans leur vie professionnelle que personnelle. En partageant en groupe, il donne aux membres de l’équipe un aperçu de la façon dont leurs collègues s’en sortent, et renforce notre capacité collective à voir le monde à travers les yeux d’une autre personne afin que nous puissions prendre les mesures appropriées pour nous soutenir mutuellement.
  • Charte d’équipe virtuelle : Cette période de changement dynamique est l’occasion pour les équipes de définir « comment elles veulent travailler ensemble ». Cet outil pratique peut aider les équipes à créer ensemble une charte d’équipe virtuelle, qui peut donner aux équipes un sentiment d’autonomie et d’impact, une clarté des rôles, des liens et des réalisations accrus.

• En tant que travailleur à distance, comment dois-je configurer mon espace de travail à distance  ?

  Lorsque vous créez un espace de travail à distance, désignez un lieu de travail précis qui vous aidera à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Choisissez un espace de travail dans un endroit calme, avec une certaine intimité, loin des lieux de vie animés et des distractions.

  Assurez-vous que l’espace de travail vous permettra de mener vos activités professionnelles de manière à empêcher d’autres personnes de voir ou d’entendre des informations protégées. Fermez vos stores ou placez votre écran loin des fenêtres et éteignez les assistants virtuels, tels que Google Home ou Amazon Alexa.

  Tenez compte de vos besoins ergonomiques. Trouvez une surface de travail à la bonne hauteur pour vous asseoir lorsque vous effectuez votre travail — les coudes à 90 degrés et les épaules détendues. Consultez la rubrique de Conseils ergonomiques pour le travail à domicile pour obtenir des conseils pratiques sur la configuration de votre espace de travail à distance.

• Quelles sont mes responsabilités du point de vue de la santé et de la sécurité lorsque je travaille à distance  ?

  Lorsque vous travaillez à distance, vous êtes responsable :

  • d’avoir un plan d’évacuation personnel pour vous permettre de vous échapper en toute sécurité en cas d’urgence ;
  • de prendre des mesures pour favoriser votre santé mentale personnelle, notamment en prenant des pauses régulièrement ;
  • de partager respectueusement avec votre supérieur vos préoccupations concernant votre situation personnelle ou le comportement de vos collègues ;
  • de respecter et suivre toutes les communications telles que définies par le Ministère et votre gestionnaire ; et,
  • de veiller à ce que les exigences du Ministère en matière de sécurité soient respectées

Ces informations doivent être lues conjointement avec le Guide d'enquête, de consignation, et d'établissement de rapports sur les situations comportant des risques.

• Quelle est la définition de « lieu de travail » ?

  Le terme lieu de travail est défini par le Code canadien du travail comme suit : « tout lieu où un employé effectue un travail pour l'employeur ». En tant que tel, un lieu de travail est tout endroit où un employé accomplit des tâches pour le compte de l'employeur et comprend les sites des clients et les lieux de travail éloignés (par exemple, le domicile de l'employé).

• Quelles sont les responsabilités d'EDSC en matière d'enquête sur les incidents ou les accidents sur un lieu de travail qui n'est pas contrôlé par le Ministère ?

  Peu importe où l'incident sur le lieu de travail se produit, EDSC doit enquêter, recenser et signaler tous les accidents, maladies professionnelles et autres situations dangereuses connus. Cela signifie que si un incident ou un accident est déterminé comme étant lié au travail, il doit faire l'objet d'une enquête quel que soit le lieu où il s'est produit. Toutefois, ces enquêtes doivent être menées conformément aux procédures ministérielles et ne permettent généralement pas l'accès physique au lieu de travail en dehors du contrôle d'EDSC, comme le domicile d'un employé.

• Comment puis-je savoir si l'incident est « lié au travail » ?

  Le terme « lié au travail » n'est pas défini officiellement par le Code canadien du travail, partie II, ni par le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail (RCSST). Cependant, divers mots et phrases clés peuvent aider à déterminer si un incident est ou non considéré comme lié au travail. Il s'agit par exemple des mots suivants :

  1. survenant dans le cadre ou à l'occasion du travail de l'employé (RCSST, art. 15.3)
  2. qui affecte tout employé dans le cadre de son emploi (RCSST, par. 15.4(1))
  3. l'activité professionnelle exercée par l'employé (CCT, art. 125(1) (comprend le matériel fourni par l'employeur)

  En règle générale, un accident, et les blessures qui en résultent, sont considérés comme étant survenus au cours de l'emploi lorsqu'ils se produisent dans les circonstances suivantes :

  • à un moment qui correspond à celui où l'employé accomplit habituellement ses tâches ou activités professionnelles;
  • à un endroit qui correspond à l'endroit où l'employé effectue ces tâches ou activités, par exemple sur le lieu de travail physique ou à partir d'un lieu de travail à distance; et
  • en exerçant une activité directement ou incidemment liée à l'emploi.

  Il pourrait être nécessaire de procéder à une première enquête pour déterminer si l'incident est lié au travail.

  En général, les incidents ou accidents sont considérés comme liés au travail s'ils se produisent :

  • dans l'espace de travail défini pendant les heures de travail normales;
  • au-delà de l'espace de travail défini, ET qui sont directement liés à des activités professionnelles.

  Des exemples d'incidents ou d'accidents lies au travail comprennent :

  • une lésion ergonomique résultant d'une mauvaise configuration de l'espace de travail;
  • se cogner le genou contre le côté du bureau en travaillant;
  • glissement, trébuchement ou chute lors de la récupération d'un colis envoyé par l'employeur.

  Des exemples d'incidents ou d'accidents qui ne sont pas liés au travail comprennent :

  • se couper au doigt lors de la préparation d'un repas;
  • des lésions ergonomiques en effectuant des tâches ménagères (p. ex. faire la lessive, pelleter de la neige);
  • glissement, trébuchement ou chute sans lien avec l'espace de travail immédiat (p. ex. en montant ou en descendant les escaliers);
  • l'impact d'une partie du corps contre la surface de travail lors d'une activité non professionnelle (p. ex. suspendre des décorations de Noël).

  Si vous déterminez qu'un incident est lié au travail, vous devrez mener une enquête. Si vous n'êtes pas certain que l'incident ou l'accident est lié au travail, contactez votre conseiller régional en SST pour de l'orientation.

• Comment puis-je enquêter sur un incident lié au travail qui est survenu au domicile d'un employé ?

  Le processus d'enquête sur un incident est décrit à la section 5.4 du Guide d'enquête, de consignation, et d'établissement de rapports sur les situations comportant des risques.

  Pour les incidents qui surviennent au domicile d'un employé, EDSC ne permet pas aux enquêteurs internes de se rendre sur le lieu ou de le contrôler tel que décrit à l'étape 1. Cependant, il peut être utile de demander des photos de la scène afin de déterminer les causes de l'incident.

  Lors de l'entretien, il sera nécessaire d'organiser une téléconférence ou une vidéoconférence avec l'employé et tous les témoins. Il est important d'inclure un membre du comité de santé et de sécurité au travail ou un représentant en santé et sécurité dans le processus d'entretien.

• Qu'en est-il des demandes et des décisions de la Commission des accidents au travail ?

  Les demandes d'indemnisation auprès de la Commission des accidents au travail (CAT) portent sur la perte de revenus, les frais médicaux, etc. résultant d'un accident du travail. Les incidents ou accidents liés au travail doivent faire l'objet d'une enquête, indépendamment de toute demande d'indemnisation auprès de la CAT qui pourrait être déposée ou de la décision qui en découlerait.

  Pour plus d'informations, voir Comment puis-je savoir si l'incident est « lié au travail » ?

  Si un employé a demandé des soins médicaux, ou s'il est absent un jour suivant le jour de l'incident ou de l'accident, à la suite de blessures subies lors d'un incident ou d'un accident lié au travail, les demandes d'indemnisation doivent être déposées dans les 3 jours. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la Feuille de route : Indemnisation des accidentés au travail.